TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos que contienen en forma clara y ordenada información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

Los manuales administrativos son instrumentos de apoyo para el buen funcionamiento de la organización, ya que contienen información amplia y detallada acerca de sus funciones, base legal, atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, grado de autoridad y responsabilidad, puestos en general, etc.

¿Cómo se puede elaborar un manual?

1. Establece los elementos y estructura que tendrá el manual. 2. Es importante definir qué estructura y elementos queremos que tenga nuestro manual.
3. Define el alcance e involucrados.
4. Establece los procesos y procedimientos.
5.Completa el manual.
6. Valida el manual.

¿Cuáles son las partes de un manual administrativo?

1. Portada o identificación.
2. Índice o contenido.
3. Introducción.
4.Objetivo del manual.
5. Antecedentes históricos.
6. Legislación o base legal.
7. Atribuciones.
8. Estructura Orgánica.

¿Cuáles son los objetivos de los manuales?

1. Presentar una visión de conjunto de la organización.
2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
3.Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
4.Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
5.Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
6.Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
7.Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

¿Cómo se clasifican los manuales?

1. Por su contenido se clasifican en:

- De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.
- De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
- De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
- De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

2. Por su ámbito:

- Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
- Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.

Tu empresa, tiene manuales administrativos actualizados? Los integrantes de tu empresa lo conocen? lo usan? o solo lo tienen por política y están archivados en caso de auditorias cuando se requiere?

Ya conocen la importancia y porque todo empresa y personal debe de conocer el contenido para que de esta manera se puedan resolver los inconvenientes que se presentan en el día a día de todas las actividades de las empresas.

1. @comodirigirunaempresa
@claudiekarolconsultora
@comodirigir
@comodirigirunaempresa
MANUALES
Varias soluciones con
una sola Aliada
Sabes….
¿Cuáles son
los tipos de
manuales
administrativos
que deben existir
en tu empresa?
TEMA 1ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

2. Clasificación de los
Manuales Administrativos
Por su
contenido
Por su Función
Específica
Manuales
Generales
Manuales
Específicos
1.Históricos
2.Organización
3.DePolíticas
4.Procedimiento
1.M.Políticasde
Personal.
2.M.Específico
procedimiento
detesorería.
3.M.Específico,
reclutamiento
yselección.
1.M. De
Organización.
2.M. De
Procedimientos.
3.M. De Políticas.
1.M. Ventas
2.M. Finanzas
3.M. Cobranza
4.M. Contabilidad
5.M. De
Formación.
6.M. Inventario
7.M.
Administración.
8.M. Compras
9.M. Formación
10.M. Logística

3. Con este manual
conocerásmás ala
empresaysufilosofía.
Manual de Organización
Estructura Organizacional
Niveles Jerárquicos
Niveles Mandos Medios
Niveles Operativos
Descripcióndecada
uno de los
departamentos
Cronología de la Empresa
Filosofía Empresarial
Misión
Visión
Valores
Políticas internas
Generales

4. Indispensableestemanual
con lafinalidadde
garantizarquelastareasse
ejecutencorrectamente.
Flujos de procesos
Sedescribendeforma
gráficalosprocesos
para su mejor
comprensión y
ejecución,paracada
unadelastareas.
Manual de Normas y
Procedimientos
Normas
Detallaelpasoapaso,
laejecuciónconsus
requerimientosexigidos.
Importanteseimplemente
enlaempresa.
Secreanparacadauno
delosprocesos.

5. Esencialparaconocerel
puesto,susfunciones,
perfil,requisitosyayuda
paraelascensoanuevos
puestos.
Formato Descriptor de
puestos
Conanálisis
detodoslos
detallesdel
puestopara
evitar
confusiónen
laselección.
Manual Descriptores de
puestos
Secreanparacadauno
delospuestos.
Descriptor de puestos
Actualizarconloscambios
yexigenciasde la
empresa.
DESCRIPTORDEPUESTOS
NOMBREDELPUESTO:
FUNCIONES:
REQUISITOS:

6. Describeeldiseñode
marcadelaempresa:
colores,significadodel
logo,redaccióndela
correspondencia interna
entreotros.
Identidad Corporativa
Manual Diseño de Imagen
Tipo de letra de los
documentos
Títulos y subtítulos
Todoeldiseñode
imagendelaempresa.

7. Documento quedescribe
pasoapasolosprocesos
detodoslasejecucionesde
unaempresa.
Tipos de Operaciones
Manual Operativo
Secreanparacadauno
delosprocesos.
Instrumento de Medición
Controldelosprocesos
condetalle.
Ayudaalanálisisytoma
de decisionespara
inversionesycambios.
PolíticasyNormas Flujosdeprocesos
Plantillas –Formatos
FormatosAuditoríaControl
deCalidad

8. Manualtécnicoparael
manejo de sistemas
informáticoseInstructivos
decomo manejarun
producto: sistemas
contables,gestión de
clientes.
Manual de Usuario
Explicaciónpasoapasode
comoejecutarlo.
Instructivos
Ej.:Grilla de RRHH
Ej.: Sistemas Informáticos

9. Manualdestinadoparala
implementación del
sistemadegestión.
Manual de Calidad
Indispensables este
manual.
Políticas de cumplimiento
de la Calidad
Objetivos
Objetivosquedebende
dirigirasucumplimiento
total, para la
certificaciones.
Cuestionariosconsus
respuesta de
calidad.
Requisitosexigidos
paralasNORMA
ISOuotras.

10. Sonunconjuntode
manualesquefacilitanla
transferencia del
conocimiento sobreel
conceptodenegociodel
franquiciador al
franquiciado.
Manual de Franquicia
Algunos datos exigidos
Tipos de Manuales
Cómo y donde
realizarlascompras
deloquenecesitará
elnegocio.
Herramientas de
estandarizacióndetodo
elproceso.
Configuración del
diseñodelatiendao
puntosdeventas.
1.Manual inicio de
actividad.
2.Manualdeoperaciones.
3.Manual deRecursos
Humanos.
4.Manual de Gestión
Comercial.
5.ManualdePublicidade
ImagenCorporativa.
6.ManualdeControly
Supervisión.
7.ManualImagendeMarca.

11. IMPORTANTE contarcon
unaherramientadonde
especifiquelospuntos
básicosdetodapersona
contratadacomofreelance
enunaempresa.
Manual para Freelance
Datosquedebecontener
elmanual
Condiciones de
contratación.
Trabajoarealizar.
Inducciones para
conocerelproducto.
Relaciónnopatronal,de
clienteacliente.

12. DemuchanecesidadHoy
endíasecuentacon
pasantíasenlasempresas,
tambiénrequiereinducción
yorganizaciónenlas
gestiones.
Manual de Pasantía
Datosquedebecontener
elmanual
Objeto de la
contratación del
pasante.
Proceso de las
gestiones.
Deacuerdoalaley
laboralsedebede
realizarelcontrato.
Horarios
permanenciaenla
empresa.
Inducción –
Capacitaciónyotros.
Ayuda económica
pactada.

13. Manualparadetallarel
trabajoadistancia,(el
puntodondeviva,ofuera
delpaís).
Manual para Teletrabajo
Datos que debe contener el
manual
Condiciones de
contratación.
Manualesdeacuerdo
alcargo.
Existeynoexisterelación
laboralmáscomocliente.
Tienegarantíasdelas
mismas condiciones
laboralesquepresencial,
cuandolapersonatrabaja
dentrodeláreaperimetral
quelaempresalopueda
controlar.
Debedepactarse:
1.Pormutuoacuerdo
2.Porcontrato
Trabajo100%fuerade
oficinaofueradeuna
país.

14. Manualmuyactualenestos
tiemposdondesedetallael
trabajoadistanciayde
oficinadelpersonal.
Manual para Home Office
Datos que debe contener el
manual
Condiciones de
contratación.
Manualesdeacuerdo
alcargo.
Onboarding
Existerelaciónlaboral.
Mismas condiciones
laboralesquepresencial.
Debedepactarse:
1.Laempresadeacuerdo
asusnecesidadeslo
implementa.
2.Trabajo80%casa20%
oficina.(olopactado)

15. Hojaderutaquecontiene
las indicaciones,
procedimientosasegur
cuandosurjanproblemas
delproductoypersonal.:
Manual de Crisis
¿Qué contiene el manual?
Medirlostiemposde
respuestadeunaentrega
tardía.
Erroresenlarecepción
delproductoempresa-
fabricante.
Quejasdelosclientes
presencialyenredes
sociales.
Respuestaadecuadapara
cadacrisis.
Mediosoestrategiaspara
distraeralaaudiencia
mientrasseresuelvela
crisis.
Canaldecomunicaciónpara
desarrollarlasoluciónde
lacrisis.

16. Documentosdondedetalla
elprocesodelasmedidas
preventivasencasode
personas con la
enfermedad covid-19u
otraspararesguardarsu
salud.
Manual de Bioseguridad
CONTENIDO
Nosolamenteelcovid-19
sedetallaenelmanual,
también otras
enfermedadesyevitaruna
pandemiaenlaempresa.
Precaucionesymedidas
generales,decualquier
enfermedad quepueda
contagiar.
Medidaspreventivasenel
trabajoyenlacasa.
Proceso de descanso
ajustadoalasleyes
laboralesomutuoacuerdo.

17. ¿Ves la importancia de contar con
manuales administrativos?, te ayudará a
que tu empresa esté al margen de las
exigencias para las presentes gestiones y
futuras. Esto es parte de la
Organización y Métodos (O y M).
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
[email protected] 505 88405305
@comodirigirunaempresa
@claudiekarolconsultora
@comodirigir
@comodirigirunaempresa

18. CONSULTORÍAS Y FORMACIÓN
@comodirigirunaempresa
@claudiekarolconsultora
@comodirigir
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Conoce tu Empresa (MIPYMES)
Habilidades Gerenciales Efectivas
Empresarios –Gerentes –Responsables Jefes –Coordinadores
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Presencial
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