la gran Organización de Eventos en E..pptx

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1. Un PROYECTO es una planificación que consiste en un conjunto de objetivos que se encuentran interrelacionados y coordinados La razón de un PROYECTO es alcanzar resultados o metas específicas dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente, y un lapso de tiempo previamente definido 2

2. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO 1 – INICIO: Definición preliminar y autorización formal 2 – PLANIFICACIÓN: Definición y planificación detallada 3 – EJECUCIÓN: Llevar acabo el plan de gestión del proyecto 4 – CONTROL: Medir, supervisar, regularmente el avance 5 – CIERRE: Formalizar la aceptación 3

3. PLANEAR ORGANIZAR COORDINAR 1 2 3 CONTROLAR 4 4

4. PLANEAR 1 Hacer el plan o proyecto de actuación, o proyectar una unidad o una institución hacia el futuro deseado.   Requiere decidir los objetivos , determinar las políticas y las estrategias y prever el desarrollo de las acciones necesarias. Debe garantizar el uso eficaz de los recursos . No garantiza el éxito , si las metas no son alcanzables, o no se dispone de las capacidades necesarias, o falta motivación, coherencia, estabilidad o continuidad en el proceso de toma de decisiones. 5

5. ORGANIZAR 2 “Encaminar las intenciones y las operaciones hacia un fin determinado” “Guiar mostrando o dando las señas de un camino”. 1 Encaminar = guiar, orientar, conducir, llevar de la mano … 2 Intenciones y las operaciones = objetivos claros, conocidos o consensuados y hechos que responden a las intenciones. 3 Fin determinado = meta, objetivo (alcanzables, evaluables, corregibles, mejorables). 6

6. COORDINAR 3 Asegurar que tras una distribución clara de funciones y tareas, cada unidad y cada responsable puedan desarrollar las acciones necesarias para contribuir a alcanzar los objetivos últimos de la institución.   Se hace imprescindible la COMUNICACIÓN entre las personas que ocupan puestos de base y toda la cadena de mando y entre los distintos niveles de dirección. Es necesario el CONTACTO PERSONAL , para no limitarse a una transmisión mecánica de normas y consignas. Hay que garantizar los RECURSOS INDISPENSABLES -personas, dinero, espacio, equipamientos- si se pretende un alto nivel de exigencia. 7

7. CONTROLAR 4 Verificar si todo se realiza CONFORME A LO PREVISTO, siguiendo las órdenes impartidas y de acuerdo a los principios y criterios admitidos, para poder comprobar eficazmente si se alcanzan los resultados señalados como objetivos o metas. Hay que evaluar los INPUTS (planificación, medios, preparación), los OUTPUTS (resultados, costes, rendimiento) y el PROCESO (personas, funciones, métodos) e identificar faltas o errores, a fin de poder subsanarlos y evitar su repetición. El control debe hacerse ANTES, DURANTE Y DESPUÉS de la ejecución de acciones o programas y en cada momento tomar las decisiones necesarias para conseguir la mejora continua. 8

8. ¿QUÉ CREE USTED QUE ES UN EVENTO? Se remonta a la Grecia clásica , partiendo de una sociedad más o menos organizada , donde la vida se regia por el ocio, tiempo libre para disfrutar de la cultura, religión para complacer al Olimpo y el deporte. El origen real del concepto evento nos lleva a Tiro, ciudad fenicia del Mediterráneo en la que Britania, ya en la época de los romanos, la usaría como trampolín para que el mundo la conociera poniendo por bandera su potencial comercial y la conquista de nuevos mercados. 9

9. ¿QUÉ SE NECESITA PARA ORGANIZAR UN EVENTO? Ya sea una reunión pequeña o una conferencia grande , ¡la planificación de eventos puede ser una tarea desalentadora! Cualquier actividad simple o compleja requiere una planificación y organización detallada. Desde un presupuesto preciso hasta la promoción de eventos , hay muchos componentes que debes considerar desde el principio para que todo el proceso sea lo menos estresante posible. PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO: 10

10. DEFINIR METAS Y OBJETIVOS Antes de saltar directamente a la logística, como el lugar o los ponentes, debes dedicar tiempo a identificar el propósito y la razón para planificar este evento. Deberías responder a esta pregunta: Esta es la razón que te impulsó a planificar el evento en primera instancia. Estás buscando: Al planificar cualquier evento, debe identificar un conjunto de objetivos que respaldarán tu objetivo final. A continuación, se muestran algunos ejemplos de objetivos de eventos Aumentar en un 10% los inscritos desde el último evento Incrementar los ingresos en un 25% desde el último evento Recibir 100 pedidos anticipados para el próximo producto Aumentar las menciones / seguidores / compartidos en las redes sociales durante el evento. 11

11. ESTABLECER UN PRESUPUESTO La creación de un presupuesto es un paso inicial esencial en la planificación de eventos que ayuda a aclarar otros aspectos del plan. Además, establecer un presupuesto ayuda a evitar sorpresas no deseadas (como quedarse sin dinero para la decoración, etc.). Tendrás más éxito si planificas todo tu presupuesto con anticipación y lo vas actualizando a medida que finalizas cada partida. Sigue muy de cerca el proceso . 12

12. CREAR TU EQUIPO DE EVENTOS Para eventos pequeños, es posible que únicamente tú estés manejando muchas o todas las tareas de las que hablamos en esta sección. Sin embargo, para eventos grandes, es necesario un equipo organizado para ejecutar la producción.  Si estás formando un equipo desde cero, es importante designar roles desde el principio para garantizar la responsabilidad. Todos los miembros del equipo deben informar a un GERENTE DE PROYECTO que tenga visibilidad y conocimiento de todas las piezas en movimiento 13

13. Aquí va un vistazo de cómo se distribuyen normalmente las funciones: PROJECT MANAGER: Supervisa todos los miembros de los que hablamos a continuación. Esta persona es, en última instancia, responsable de la ejecución del evento. Gestiona el presupuesto, impulsa la estrategia y toma decisiones de compra de alto nivel. COORDINACIÓN: La persona responsable de la coordinación del evento mantiene el contacto principal entre el lugar, los proveedores, los patrocinadores, los voluntarios y el personal del lugar: seguridad, fotografía y catering. PLANIFICACIÓN: El encargado de la planificación lidera el desarrollo de la agenda, trabaja con los ponentes y se asegura de que la programación esté actualizada y se comunique a las partes adecuadas. Además, coordina las reuniones en el evento y conecta a los asistentes entre sí. 14

14. DISEÑO CREATIVO: Los responsables del diseño creativo reúnen todo el diseño visual para materiales impresos y web: horarios, banners, publicidad, merchandising , señalización y todo lo necesario de la parte de diseño. MARKETING & COMUNICACIONES: Los encargados del marketing y la comunicación trabajan mano a mano con la parte de diseño. Se encargan de hacer llegar el anuncio del evento a las personas adecuadas . Crean ofertas y estrategias medibles para impulsar las inscripciones, se comunican con los inscritos y gestionan toda la comunicación en redes sociales y medios de prensa digital y escrita. 15

15. REGISTRO Y CHECK-IN: Estas personas se encargan de la configuración del registro, trabajan con un proveedor de software, producen y administran credenciales, generan informes y se aseguran de que el proceso de registro (antes del evento y durante el evento) se desarrolle sin problemas. PATROCINIOS: Un miembro del equipo trabaja para trazar espacios de stand, vender oportunidades de patrocinio, mantener relaciones con patrocinadores y explorar las relaciones de organizaciones comunitarias. Esta persona debe tener grandes capacidades organizativas y dotes sociales. 16

16. ELIGE EL LUGAR Y LA FECHA La elección del lugar y la fecha del evento son dos consideraciones importantes que darán forma al resto del plan del proyecto . Empieza a buscar lugares lo antes posible, pues es una de las partes más complicadas. El mercado de eventos está abarrotado, por lo que es importante encontrar un momento en el que haya disponibilidad de lugares. Al decidir un lugar, también tendrás que considerar las fechas para la ubicación en función de factores estacionales y circunstanciales. Por ejemplo, lo más probable es que en navidad te resulte difícil encontrar espacios cerrados durante el periodo estival y los días previos. 17

17. DESARROLLAR LA MARCA DEL EVENTO Desde el nombre y el tema del evento hasta el diseño del sitio web del evento y la apariencia del lugar , la marca de tu evento marca el tono del evento. Cuando la gente piensa en tu evento, quieres que brille una personalidad fuerte. Además, una marca de evento sólida proporciona una visión y ayuda a orientar la dirección del evento. CUANDO SE PIENSA EN LA MARCA DE UN EVENTO, NORMALMENTE INCLUYE: El primer paso crucial, el nombre del evento es lo primero que verán los asistentes, por lo que debe reflejar la visión del evento. Si bien no es necesario que cada punto de contacto tenga una hipermarca . Los elementos individuales deben unirse para respaldar la historia que estás contando. Debe haber coherencia en todos los puntos de contacto de marketing. Un nombre por sí solo no puede contar toda la historia. A menudo, los eventos crearán un tema para unir el evento. 18

18. ¿CÓMO DEFINIR OBEJTIVOS DE UN VENTO? Una vez que tenemos claro el Propósito del Evento , llega el momento de definir los objetivos. Esto también es un paso esencial, pero en la mayoría de los casos ni los organizadores de eventos más expertos se dan el tiempo de hacerlo o lo toman muy a la ligera A la hora de definir objetivos, debemos diferenciar entre Macro-objetivos y Micro-objetivos 19

19. 👉 Los MACRO-OBJETIVOS son los objetivos principales, los objetivos básicos del evento y los MICRO OBJETIVOS son aquellos, más específicos que van destinados a alcanzar los macro objetivos. 👈 Espero lo entiendan mejor con este gráfico: PROPÓSITO EVENTO Macro-Objetivo Macro-Objetivo Macro-Objetivo Micro Objetivo 01 Micro Objetivo 02 Micro Objetivo 03 Micro Objetivo 04 Micro Objetivo 01 Micro Objetivo 02 Micro Objetivo 03 Micro Objetivo 04 Micro Objetivo 01 Micro Objetivo 02 Micro Objetivo 03 Micro Objetivo 04 20

20. Veamos un ejemplo de esto: Vamos a imaginarnos que vamos a organizar un evento con un fin lucrativo , es decir, el PROPÓSITO del evento es el beneficio económico. Teniendo claro este propósito decidimos organizar un EVENTO , por ejemplo; un espectáculo (deportivo, concierto, infantil…). Una vez claro el propósito, y definido el tipo de evento, habrá que definir los objetivos. PROPÓSITO EVENTO En este caso los MACRO-OBJETIVOS podrían ser por ejemplo: obtener X beneficio con la venta de entradas, conseguir X patrocinios, obtener X beneficio con la venta de productos de merchandising , etc. MACRO-OBJETIVO MICRO-OBJETIVOS tendrían que ser los objetivos destinados a cumplir los macro-objetivos . Por ejemplo, en el primer macro-objetivo de la venta de entradas los micro-objetivos podrían ser la venta de X palcos a empresas, La venta X entradas básicas, etc MACRO-OBJETIVO 21

21. Los objetivos deben estar bien definidos deben ser: 22

22. 23 Cuando vayan a organizar un evento, ya sea dentro de su propia organización como fuera de ella, asegúrense de tener claros el propósito y los objetivos.

23. 24 ¿QUÉ MEDIOS DE PUBLICIDAD SON MÁS EFECTIVOS PARA PROMOCIONAR UN EVENTO? Estrategias e ideas del marketing de eventos:   No importa que tan bien hayas planeado y organizado un evento, estará condenado al fracaso si no aseguras la cantidad suficiente de asistentes que visitarán el evento.   Es muy raro que un evento, no importa qué tan perfecto sea, se venda por sí solo, por lo que es crucial tener una estrategia de promoción de evento para que el evento sea exitoso. MARKETING DE EVENTOS El Marketing de Eventos se trata de diferentes técnicas a través de varios canales de marketing para promocionar tu evento a tu audiencia objetivo. Podemos desglosar la mayorías de las estrategias de marketing de eventos, en cuatro fases:

24. 25 Estrategias e ideas efectivas para marketing de eventos que debes probar: Ahora que has definido e investigado a tu audiencia objetivo, discutiremos cuáles son las estrategias e ideas de marketing de eventos efectivas que debes probar en tu próximo evento. 1. Comparte un comunicado de prensa con los medios Fase de marketing del evento: fase primaria del lanzamiento del evento, pero también pre-registro y a lo largo de la fase día-a-día.   Esta es bastante auto explicativa. Al compartir tu comunicado de prensa formal con los medios, puedes ampliar tu alcance para hacer correr la voz entre tus asistentes objetivo. 2. Registros Early Bird Fase de lanzamiento del evento: Vender entradas tipo early bird a un precio más bajo es una táctica de marketing de eventos muy popular, sencillamente porque todavía es muy efectiva de dos formas:   Estás construyendo una sensación de urgencia: “consíguelo antes de que se acabe”, lo cuál es muy efectivo para atraer conversiones.vender entradas tipo early bird también puede ayudarte con el flujo de caja del evento. La gente hablará de ello, y por eso es muy efectivo hacer ruido y ampliar tu alcance. 3. Promociones pre-evento efectivas   Fase lanzamiento del evento y la venta de las entradas, pero la fase de registro pre-evento también es muy importante.   Puedes crear una página pre-evento (por ejem, en Facebook o en tu propio sitio web), que puede ser muy efectiva para generar un interés temprano. Puedes usar la página para capturar leads que puedes contactar de nuevo una vez el evento sea lanzado oficialmente, y también puedes realizar concursos y giveaways para ayudar a construir el awareness del evento.  

25. 26 4. Marketing de redes sociales   Fase de marketing del evento: todas De nuevo, esta es bastante obvia: en la era de las redes sociales, solo tiene sentido promocionar tu evento en las plataformas de redes sociales donde tu audiencia objetivo sea más prevalente.   El marketing de redes sociales es útil en todas las fases del marketing de eventos: para hacer ruido e impulsar el lanzamiento de tu evento, para atraer a tu audiencia objetivo y en última instancia, para construir comunidad. 5. Marketing de Contenido   Fase de marketing del evento: todas Escribir en tu propio sitio, así como publicar como invitado en blogs y sitios relevantes en tu nicho puede ser una gran forma de establecer tu liderazgo intelectual, lo que de hecho, puede ayudar a atraer a más personas a que se registren. 6. Canales Pagos   Fase de marketing del evento: principalmente marketing día-a-día. Escribir en tu propio sitio, así como publicar como invitado en blogs y sitios No es un secreto: no siempre podemos confiar en el marketing gratuito y orgánico si realmente queremos optimizar nuestro alcance y conversiones. Probablemente necesitarás invertir algún dinero en opciones de anuncios pagos: ads en redes sociales, Google Ads , retargeting ads , publicaciones patrocinadas, marketing de influencers , entre otros. 7. Canales Pagos   Fase de marketing del evento: principalmente marketing día-a-día, pero también todas las fases. El correo electrónico sigue siendo un canal de mercadeo bastante efectivo y es especialmente poderoso en el marketing de eventos.

26. 27 ¿ CÓMO GESTIONAR LA CRISIS EN UN EVENTO? La planificación y ejecución de eventos puede ser una tarea emocionante y gratificante, pero también está llena de desafíos imprevistos que pueden convertirse en auténticas crisis. ¿Qué es una crisis y cómo puede afectar la realización de un evento?   Una crisis es una situación inesperada que afecta negativamente la percepción o confianza de una empresa o marca entre sus grupos de interés (clientes, empleados, accionistas, reguladores, etc.).

27. 28 Cómo gestionar la crisis en un evento   Plan de crisis   Para llevar adelante una buena gestión de la situación que pone en riesgo la reputación de la organización será necesario elaborar un plan de crisis del evento.   Este plan es un conjunto de procedimientos y medidas de emergencia que ayudan a prepararse y responder de manera efectiva a cualquier emergencia o circunstancia imprevista que pueda surgir durante el evento. Este incluye:   Una identificación detallada de los riesgos potenciales y situaciones de crisis , así como las acciones específicas que se deben tomar en caso de que se produzcan.   Medidas de comunicación claras y efectivas, asignación de responsabilidades y procedimientos de trabajo, capacitación de las partes interesadas, y un plan de contingencia en caso que el plan inicial no sea suficiente para resolver el problema. Protocolo de crisis Para crear un protocolo de crisis para un evento, sigue estos pasos: 1. Crea un Comité de Crisis: Reúne un grupo de personas clave que puedan tomar decisiones rápidas y efectivas en una emergencia. Incluye representantes de varios campos relacionados, tales como: seguridad, operaciones, relaciones públicas, legal, etc. 2. Identifica posibles crisis: Antes del evento, evalúa las posibles crisis que pueden surgir y cómo responder a ellas. Considera factores externos, como desastres naturales, y factores internos, como problemas de seguridad o salud pública. 3. Planifica la respuesta: Prepara respuestas detalladas para cada crisis potencial, incluida la evaluación de la situación, la toma e decisiones y las acciones correctivas.

28. 29 5. Realiza un reunión inicial y cronograma de acciones: Antes del evento, ensaya el proceso de manejo de crisis con el comité y asegúrate de que todos entiendan sus funciones y responsabilidades mediante un cronograma detallado de acciones. 6. Actualizaciones continuas: Mantén actualizado el protocolo y evalúalo después de cada evento para identificar posibles mejoras.

29. 30 ¿CÓMO DISEÑAR UN PLAN PARA ORGANIZAR UN EVENTO? Antes de todo esto, tenemos que plantear  tres fases  para la  organización de eventos , que nos ayudarán a tener un esquema mucho más objetivo de todo lo que abarca esta acción:  Fase de preproducción (antes del evento):   Fase de preproducción o Desarrollo del Evento:   Fase de postproducción:   Esta fase incluye todas las acciones de preparación y planificació n realizadas de cara al evento. Aspectos como la definición de objetivos que queremos alcanzar, el briefing y la planificación del espacio. Una vez visitado el espacio y realizado el seguimiento del montaje del evento, realizadas las gestiones con proveedores y elaborado el plan de trabajo con ensayos y que esté todo organizado, tendrá lugar el día del evento.  Al terminar el evento, esta fase incluye el desmontaje, el análisis de los resultados objetivos (marcados y conseguidos), valorando del evento por parte de los usuarios que han asistido.

30. 31 ¿CÓMO VALORAR UN EVENTO? Una vez que tenemos claro por qué es importante la evaluación de eventos, es hora de hablar de cómo se puede llevar a cabo de manera efectiva. Para ello habrá que seguir una serie de pasos como: Definir Objetivos: Recopilar datos: Analizar los datos: Identificar áreas a mejorar:

31. 32 ¿CÓMO SE REALIZA UNA MEMORIA DE UN EVENTO? Publicación que recopila las ponencias que se llevaron a cabo en un determinado evento académico. Incluye el resumen y/o el texto completo de dichas ponencias Las memorias de los temas tratados se pueden hacer en distintos formatos: powerpoint , prezi ,, Word, pero siempre pensando en el público     ¿Qué elementos debe constar en la presentación de una ponencia?   ✓ Título de la ponencia. ✓ Datos del autor. ✓ Tabla de contenido numerada. ✓ Introducción: tema, objetivos, tesis, principales fuentes utilizadas.

32. 33 ¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS MÁS PRIMORDIALES PARA TENER EN CUENTA EN UN EVENTO? Objetivo del evento Presupuesto Ubicación Agenda Evento Tiempo Planeación

33. 34 ¿CUÁL SERIA LA DIFERENCIA ENTRE COORDINAR Y ORGANIZAR UN EVENTO? Un Coordinador de Eventos y un Organizador de Eventos (o Event Planner ) son profesionales con tareas diferentes, pero que se complementan. Incluso, puede que el mismo profesional pueda hacer las dos tareas, si está preparado para ello. Coordinador de Eventos Organizador de Eventos Se encarga de organizar integralmente el evento se encargará de gestionar todos los detalles y proveedores el mismo día B Coordinador de Eventos   Recomendar algún profesional con el que suele trabajar o con el que tiene algún convenio especial que os puede favorecer. Se encarga de hacer un croquis de la sala para que podáis hacer la distribución de los invitados cómodamente Es el responsable de pasar información tanto al maître como al jefe de cocina sobre las intolerancias/alergias que tengan los invitados Elabora un “ timming ” ( cronograma completo de todo el día del evento) para todos los actores involucrados en el evento, y se encarga de que estos lo tengan bien claro. El mismo día del evento, estará pendiente de que todo este timming s e cumpla correctamente. Comprueba que el personal de sala ha montado el salón tal como le han pasado los novios o las personas que lo han contratado (asignación de asientos, decoración, etc ).  

34. 35 Event Planner u Organizador de Eventos   Ofrecer claridad y tranquilidad: el Event Planner asesora y ayuda con el diseño, organización y planificación del evento, respetando el estilo y necesidades al 100%. De este modo, proporciona tranquilidad y seguridad a las personas que lo contratan, y no saben ni por dónde empezar. Soluciona dudas e imprevistos: Ofrece soluciones a cualquier duda que le puedan surgir a los novios o a las personas que lo contraten para organizar cualquier tipo de evento (un botón en la chaqueta del novio roto, olvido del ramo de la novia en casa, algún proveedor que no ha llegado, conferenciante que se retrasa, etc.) Búsqueda y gestión de proveedores: llamadas, emails, reuniones, cuadros de presupuestos, búsqueda de inspiración, pruebas de impresión … Un Event Planner hace mucho trabajo multitarea en la sombra, lo que requiere dedicación, esfuerzo y conocimiento.

35. 36 ¡GRACIAS!