02 MSL916001A Mengembangkan dan memelihara dokumen laboratorium.pptx

serkom

1. UNIT KOMPETENSI MSL916001A Mengembangkan dan memelihara dokumen laboratorium

2. MSL916001A Mengembangkan dan memelihara dokumen laboratorium Unit kompetensi ini mencakup kemampuan untuk mengembangkan dan memelihara dokumen serta sistem yang terkait dengan merespon kebutuhan informasi atau perubahan kebijakan laboratorium atau persyaratan akreditasi eksternal . Ini termasuk analisis persyaratan teknis , pengembangan atau perubahan dokumen , prosedur , sistem penyimpanan rekaman , dan prosedur lain yang relevan sesuai dengan prosedur di tempat kerja yang telah ditetapkan .

3. Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja

4. Klausul dalam ISO/IEC 17025:2017

5. Informasi terdokumentasi

6. Klausul 4.1-Organisasi- Laboratorium Harus Memiliki Identitas yang Jelas . Sebelum mempersiapkan yang lain-lain, pendiri laboratorium harus memiliki organisasi dan identitas hukum . Jenis organisasi dan ruang lingkup kegiatan organisasi dibahas dalam klausul ini . Klausul 4.2-Sistem Manajemen – Manual Mutu Setelah Anda memiliki sebuah organisasi , Anda memerlukan sistem manajemen berdasarkan sasaran mutu laboratorium . Mendefinisikan sistem dan kepatuhan mereka adalah inti dari klausul 4.2. Klausul 4.3-Pengendalian Dokumen - review dan persetujuan Untuk membuat sistem manajemen dan mengimplementasikannya , hal pertama dan terpenting adalah mendokumentasikan sistem dan prosedur dengan benar . Klausul 4.3 meliputi pengendalian dokumen , penerbitan dokumen dan perubahan dokumen . Klausul 4.4-Review permintaan , tender dan kontrak-menerima tantangan di hari yang akan datang Ketika sistem manajemen organisasi dan dokumentasi dasar tersedia , Anda harus siap untuk meninjau permintaan , tender, dan kontrak berdasarkan klausul 4.4. Klausul 4.5-Subkontrak pengujian dan kalibrasi -outsourcing jika Anda perlu Saat meninjau tender dan kontrak permintaan , mungkin timbul kebutuhan untuk melakukan outsourcing atau mensubkontrakkan beberapa parameter pengujian . Tugas harus dialihdayakan hanya dengan persetujuan klien ke laboratorium terakreditasi lain. ISO / IEC 1025 : 2017

7. Klausul 4.6-Pembelian, Layanan , dan Persediaan-Kualitas input dan menentukan output Ketika laboratorium ingin melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak , artinya setiap pemesanan peralatan harus sesuai dengan standar kualitas dan kuantitas sebagaimana prosedur yang tertulis . Klausul 4.6 membahas hal ini dengan tepat . Klausul 4.7-Layanan untuk umpan balik pelanggan-pelanggan selalu penting Ketika semua alat dan perlengkapan yang dibutuhkan sudah siap , kini waktunya menjaga hubungan profesional . Menjaga hubungan dengan bersahabat pada pelanggan melalui komunikasi yang baik dilakukan dengan pelayanan yang baik pula. Mulai dari pelaksanaan analisis tepat waktu , menjaga kerahasiaan data. Klausul 4.8-Keluhan-pelanggan yang puas adalah pemasaran gratis Saat melayani pelanggan pasti ada keluhan yang harus ditangani dan diselidiki dengan benar dan juga tindakan korektif harus segera diambil . Setiap memberikan solui bagi orang-orang, kita harus belajar dari hasil analisa agar bisa memberikan pelayanan terbaik di hari yang akan datang . 4.9-Kontrol pengujian yang tidak sesuai dan / atau pekerjaan kalibrasi – Tetap buka opsi untuk penyelidikan yang adil Membuka lembaga pelayanan akan terus mendapat keluhan . Oleh karena itu , penting untuk mengontrol pengujian dan kalibrasi yang tidak sesuai serta prosedur dan kebijakan untuk menangani pekerjaan yang tidak sesuai . Klausul 4.10-Perbaikan- langit adalah batas untuk perbaikan Keluhan adalah cara yang bagus untuk mengidentifikasi area potensial untuk memperbaiki sistem kerja laboratorium . Buat tim spesialis untuk mengidentifikasi , implementasi dan pemantauan rencana perbaikan .

8. Klausul 4.11-Tindakan Korektif-selalu berpikiran terbuka Setelah mendapat pengaduan sebaiknya segera ambil tindakan terhadap pekerjaan yang tidak sesuai , sangat penting untuk melakukan koreksi yang diperlukan , analisis mendalam mengenai penyebab dan tindakan korektif . Penting untuk mencegah kesalahan yang sama agar tidak terjadi lagi di masa mendatang . Klausul 4.12-Tindakan Pencegahan-pencegahan lebih baik daripada mengobati Pendekatan proaktif berdasarkan umpan balik , pemeriksaan kualitas , analisis tren , dll untuk mencegah terjadinya keluhan dan ketidakpuasan pelanggan . Kebijakan dan prosedur harus tersedia untuk mengidentifikasi penyebab potensial ketidaksesuaian dan menyelesaikannya sebelum ketidaksesuaian terjadi . Klausul 4.13 Pengendalian Rekaman-catatan memelihara urutan kegiatan Semua aktivitas yang berkaitan dengan , pembelian , layanan kepada pelanggan , keluhan , perbaikan dan tindakan korektif dan preventif , laporan audit, dll akan menghasilkan banyak catatan . Setiap karyawan yang bertugas harus mengerti tentang pembatasan catatan tersebut , artinya tidak semua kegiatan layak untuk dicatat sebagai laporan perusahaan laboratorium . Klausul 4.14 Audit internal – inspeksi mandiri selalu membayar Semua catatan yang dihasilkan dan aktivitas berbeda yang dilakukan di laboratorium harus diaudit secara berkala secara internal untuk memastikan bahwa segala catatan mengikuti sistem yang sudah ditetapkan . Klausul 4.15-Tinjauan Manajemen-Libatkan manajemen Anda dalam pemeliharaan sistem kualitas Komunikasi top-down dan bottom-up dalam perusahaan laboratorium adalah kunci utamanya . Penting untuk mendiskusikan persyaratan baru , temuan audit, dll . Dengan manajemen puncak dalam forum yang terbuka dan interaktif .

9. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU} DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN DOKUMENTASI Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan. Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi yang berhubungan dengan sistem manajemen Mencakup: Panduan Mutu Prosedur Instruksi Kerja Form, Dokumen pendukung, Rekaman

10. RUANG LINGKUP DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU} mengumpulkan informasi; menata dan mengolah informasi; menyimpan informasi; mencari kembali informasi; mendistribusikan informasi; memutakhirkan informasi.

11. FUNGSI DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU} menjadi acuan dalam penerapan dan pengembangan sistem manajemen { mutu} ; menumbuhkan kepercayaan pelanggan terhadap konsistensi mutu produk; menjadi pedoman { penyediaan bahan}; pelaksanaan sistem manajemen { mutu} menghindarkan pengertian ganda dan tumpang tindih . DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU} Catatan: Secara umum pengertian produk mencakup juga jasa

12. DOKUMENTASI BERGUNA BILA: Mudah digunakan Tidak berbelit-belit dan rujuk-silang tidak terlalu banyak, sehingga mudah dimengerti dan memungkinkan pemeliharaan dan revisi yang mudah Sederhana, ringkas, tidak berlebihan, dan langsung mengenai sasaran Sesuai dengan tingkat keahlian dan pengalaman dari pengguna Terkendali, sehingga informasi yang diminta segera bisa dicari Digunakan !!

13. 4.2 SISTEM { MUTU} MANAJEMEN APA YANG DIPERSYARATKAN DALAM STANDAR? Laboratorium harus menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem {mutu} manajemen yang sesuai dengan lingkup kegiatannya. Laboratorium harus mendokumentasikan kebijakan, sistem, program, prosedur, dan instruksi sejauh yang diperlukan untuk menjamin mutu hasil pengujian dan/atau kalibrasi. Dokumentasi sistem manajemen { mutu} harus dikomunikasikan kepada, dimengerti oleh, tersedia bagi, dan diterapkan oleh semua personil yang terkait; Kebijakan dan tujuan sistem manajemen {mutu} laboratorium , termasuk pernyataan kebijakan mutu yang terkait dengan mutu ditetapkan dalam panduan mutu; Tujuan keseluruhan organisasi didokumentasikan dalam pernyataan kebijakan mutu yang diterbitkan di bawah kewenangan pimpinan tertinggi organisasi. Setelah Anda memiliki sebuah organisasi , Anda memerlukan sistem manajemen berdasarkan sasaran mutu laboratorium . Mendefinisikan sistem dan kepatuhan mereka adalah inti dari klausul 4.2.

14. 4.2 SISTEM MANAJEMEN { MUTU} (LANJUTAN) Pernyataan kebijakan mutu mencakup sedikitnya : komitmen pada praktek profesional dan pada mutu pengujian dan kalibrasi dalam melayani pelanggan; pernyataan manajemen untuk standar pelayanan laboratorium; tujuan dari sistem manajemen{ mutu} ; persyaratan yang menyatakan bahwa personil yang terlibat dalam pengujian dan kalibrasi memahami dokumentasi mutu dan menerapkan kebijakan serta prosedur di dalam pekerjaan mereka, dan; komitmen manajemen laboratorium pada kesesuaian dengan Standar ini dan secara terus menerus meningkatkan efisiensi sistem manajemen {mutu}.

15. 4.2 SISTEM MANAJEMEN MUTU (LANJUTAN) Panduan mutu harus mencakup atau menunjuk prosedur pendukung termasuk juga prosedur teknisnya. Hal ini harus menggambarkan struktur dokumentasi yang digunakan dalam sistem manajemen { mutu} ; Peranan dan tanggung jawab manajemen teknis dan manajer mutu termasuk tanggung jawab mereka untuk memastikan kesesuaian dengan Standar ini harus ditetapkan dalam panduan mutu.

16. 4.3 PENGENDALIAN DOKUMEN Laboratorium menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen, baik yang diterbitkan sendiri maupun yang diperoleh dari sumber eksternal, seperti peraturan, standar, atau dokumen normatif lain, metode uji/ kalibrasi, gambar, perangkat lunak, spesifikasi, instruksi dan panduan. Semua dokumen yang diterbitkan harus ditinjau (reviewed) dan disetujui (approved) untuk digunakan oleh personil yang berwenang sebelum diterbitkan. Untuk menghindarkan penggunaan dokumen yang tidak sah dan/atau kadaluwarsa harus dibuat daftar induk atau prosedur pengendalian dokumen yang setara, yang mudah didapat, yang menunjukkan status revisi yang terakhir dan distribusi dokumen dalam sistem manajemen {mutu}. Untuk membuat sistem manajemen dan mengimplementasikannya , hal pertama dan terpenting adalah mendokumentasikan sistem dan prosedur dengan benar . Klausul 4.3 meliputi pengendalian dokumen , penerbitan dokumen dan perubahan dokumen

17. 4.3 PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN) Prosedur yang diberlakukan harus memastikan, bahwa: edisi resmi dokumen yang sesuai tersedia di semua lokasi tempat dilakukan kegiatan laboratorium; dokumen dikaji ulang secara berkala, dan bila perlu, direvisi untuk memastikan kesinambungan kesesuaian dan kecukupannya terhadap persyaratan yang digunakan; dokumen yang tidak sah atau kadaluwarsa ditarik dari semua tempat penerbitan atau penggunaan, atau dengan cara lain yang menjamin tidak digunakannya dokumen tersebut; dokumen kadaluwarsa yang disimpan untuk keperluan legal atau untuk maksud suaka pengetahuan diberi tanda yang jelas.

18. 4.3 PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN) Dokumen sistem manajemen {mutu} harus diidentifikasi secara unik, mencakup tanggal penerbitan dan/atau identifikasi revisi, penomoran halaman, jumlah keseluruhan halaman atau tanda yang menunjukkan akhir dokumen, dan pihak berwenang yang menerbitkan; Perubahan dokumen harus ditinjau dan disetujui oleh fungsi yang sama dengan yang melakukan sebelumnya, kecuali bila ditetapkan lain. Personil yang ditunjuk harus memiliki akses ke informasi latar belakang yang tepat yang mendasari tinjauan dan persetujuannya; Apabila memungkinkan, teks yang telah diubah atau yang baru harus diidentifikasi di dalam dokumen atau lampiran yang sesuai.

19. 4.3 PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN) Jika sistem pengendalian dokumen laboratorium membolehkan dilakukan amandemen dokumen dengan tulisan tangan yang menunda penerbitan kembali dokumen, maka harus ditetapkan {penundaan penerbitan kembali dokumen,} prosedur dan kewenangan untuk melakukan amandemen itu. Dokumen yang telah direvisi harus secara formal diterbitkan kembali sesegera mungkin; Harus ada prosedur yang menjelaskan cara dilakukan dan dikendalikannya perubahan dokumen yang disimpan dalam sistem komputer.

20. PENGENDALIAN DOKUMEN sesuatu yang sangat penting dalam implementasi sistem manajemen { mutu } ; harus mencakup seluruh dokumen , baik internal maupun eksternal ; harus dimulai sejak tahap preparasi , dengan pengawasan oleh orang yang telah ditunjuk untuk itu ; mencakup dokumen yang { jika } telah kedaluwarsa atau karena sesuatu hal dokumen harus segera ditarik dari seluruh titik peredaran ; jika ada usulan perubahan implikasinya harus ditinjau oleh penanggung jawab sebelumnya ; perubahan dan revisi harus dikendalikan seketat penerbitan sebelumnya sesuai prosedur ; dilakukan dengan mengidentifikasikan dokumen dengan jelas , termasuk status revisinya . DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU}

21. Hierarki Dokumentasi Sistem Manajemen { Mutu) DOKUMENTASI SISTEM Manajemen { MUTU} Panduan Mutu/Level 1 Prosedur/Level 2 Metode/Instruksi Kerja/Level 3 Form, Rekaman Dokumen Pendukung/Level 4

22. STRUKTUR DOKUMENTASI Tingkat I (Panduan Mutu ) – MENGAPA – Filosofi dan kebijakan: Menggambarkan secara garis besar latar belakang, kebijakan mutu, tujuan dan sasaran sistem manajemen mutu organisasi Tingkat II (Prosedur) – APA, BILA, DI MANA, SIAPA (dan BAGAIMANA) – Prinsip dan strategi: menggambarkan mengenai pelaksanaan rangkaian kegiatan untuk menyelesaikan suatu tugas dan interaksi antara suatu bagian dengan bagian lain Tingkat III (Instruksi Kerja) – BAGAIMANA – Menggambarkan mengenai bagaimana kegiatan di suatu bagian dilaksanakan  Rekaman , Dokumen Pendukung REKAMAN (Bukti)

23. PANDUAN MUTU DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU} Suatu dokumen yang berisi kebijakan mutu, sistem manajemen { mutu} dan pelaksanaan mutu dalam suatu organisasi (Pedoman BSN01-1991) A document stating the quality policy and describing the quality system of an organization(ISO 8402) Panduan Mutu merupakan dokumen induk yang merumuskan kebijakan dan prinsip-prinsip dasar yang digunakan dalam pengoperasian laboratorium, dan memberikan hubungan koordinasi dengan kumpulan prosedur {-prosedur} pengoperasian, informasi sumber daya dan rekaman yang menentukan sistem manajemen { mut u} laboratorium

24. suatu pernyataan mengenai tujuan yang ingin dicapai suatu organisasi dan komitmennya untuk mencapai tujuan tersebut; suatu pernyataan kebijakan dan penjelasan sistem manajemen { mutu} yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi; merupakan suatu bukti bahwa sistem manajemen { mutu} telah dirancang secara sistematis; suatu mekanisme mengkomunikasikan kebijakan dan tujuan organisasi kepada seluruh elemen organisasi; merupakan syarat mutlak agar audit dan tinjauan sistem manajemen { mutu} dapat diselenggarakan secara efektif. PANDUAN MUTU, merupakan: DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU}

25. PROSEDUR MUTU, menjelaskan mengenai cara yang digunakan untuk melaksanakan sistem manajemen { mutu} yang ditetapkan dalam Panduan Mutu. Dalam prosedur mutu dijelaskan mengenai apa, siapa, bagaimana, kapan sesuatu harus dilaksanakan, sumber daya apa yang dibutuhkan dan sebagainya. prosedur pengendalian dokumen; prosedur kalibrasi; prosedur perawatan; prosedur pelatihan; prosedur audit internal, dsb. Prosedur Mutu dapat mencakup: DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU}

26. METODE/INSTRUKSI KERJA, menjelaskan mengenai cara yang digunakan untuk melaksanakan suatu kegiatan tertentu dan merupakan dokumen yang ditunjuk oleh dokumen yang levelnya lebih tinggi. Metode/Instruksi Kerja dapat berupa: petunjuk pengoperasian alat tertentu; metode pengujian/kalibrasi; petunjuk penerimaan permintaan layanan; petunjuk penyampaian laporan lewat fax.; petunjuk pemeriksaan barang masuk, dsb. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU}

27. FORM {, REKAMAN,} adalah formulir yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan sesuai instruksi kerja serta barang-barang bukti yang diperoleh berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan. Form {Dokumen ini} dapat berupa: formulir permintaan layanan; Formulir untuk merekam data pengujian/kalibrasi; formulir perubahan dokumen mutu; kartu riwayat alat; label sampel, dsb. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU}

28. {PROSEDUR } PENGENDALIAN DOKUMEN mencakup: a) Tanggung jawab penyiapan, pemeriksaan dan persetujuan; amandemen; penerbitan. b) Identifikasi identifikasi unik; status; penerbitan dan revisi. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU}

29. identifikasi pemegang yang berhak; penyampaian. c) Distribusi pemutakhiran; penggandaan; dokumen yang kedaluwarsa; kerahasiaan; audit. d) Pengendalian kebutuhan perubahan e) Tinjauan DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU}

30. LANGKAH KERJA MENYIAPKAN PANDUAN MUTU pimpinan menetapkan tujuan organisasi; pimpinan menyatakan kebijakan dan komitmennya untuk mencapai tujuan organisasi; sebaiknya dibentuk suatu tim; tim melakukan: inventarisasi sumber daya; menentukan format, struktur , isi serta sistem penomoran; mengumpulkan dan mengolah informasi; menulis konsep; mengkomunikasikan dan menyempurnakan konsep.

31. INVENTARISASI SUMBER DAYA organisasi; personil; sarana dan kondisi lingkungan; peralatan; metode; rekaman. MENYIAPKAN PANDUAN MUTU

32. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU} PANDUAN MUTU , FORMAT lingkup kegiatan; Kemudahan pengendalian {amandemen} ; keunikan. STRUKTUR pendekatan standar; pendekatan sistem yang ada; pendekatan pemikiran. disesuaikan dengan format, struktur PENOMORAN

33. DOKUMENTASI SISTEM MUTU PANDUAN MUTU, ISI lembar judul, pengesahan dan status pengendalian; catatan amandemen; penjelasan umum tentang laboratorium; daftar isi; kebijakan mutu dan komitmen manajemen; organigram; rincian tugas dan tanggung jawab; lingkup kegiatan; daftar kebijakan dan prosedur terkait. lampiran (bila ada)

34. BUTIR-BUTIR ISI PANDUAN MUTU Meskipun tidak ada ketentuan standar format penulisan panduan mutu, namun diusulkan mengikuti format butir-butir ISO/IEC 17025 Umum : halaman judul, pengesahan dan pengendalian; Daftar Isi Daftar dan status perubahan / rekaman perubahan Kebijakan mutu, termasuk komitmen manajemen dan ruang lingkup penerapan; Penjelasan tentang Laboratorium: lingkup kegiatan, struktur organisasi, rincian tugas, tanggung jawab dan wewenang Daftar distribusi Panduan Mutu Terkendali; Penjabaran Sistem Manajemen { Mutu }, mencakup seluruh persyaratan standar (4.1-4.14 serta 5.2 -5.10) .

35. HALAMAN LUAR PANDUAN MUTU Halaman Luar, mencakup: Kata “Panduan Mutu” Nama organisasi Keterangan apakah Terkendali atau Tak-Terkendali Nomor dokumen Nomor salinan/ copy (terutama untuk yang terkendali) Nomor revisi Tanggal mulai berlaku Persetujuan /Pengesahan

36. TUJUAN DAFTAR DISTRIBUSI Mengetahui siapa saja yang memegang dokumen terkendali Mengetahui di mana dokumen terkendali yang harus dimutakhirkan

37. PANDUAN MUTU: PENDAHULUAN Berisi informasi umum tentang: Organisasi Panduan mutu Tentang organisasi ( company profile ) Nama laboratorium dan lokasi Ruang lingkup pengujian/kalibrasi Sejarah Ukuran Tentang Panduan Mutu Tujuan Prosedur distribusi Prosedur

38. PANDUAN MUTU: PERNYATAAN KEBIJAKAN MUTU Menyatakan komitmen manajemen puncak sebagai pencerminan komitmen laboratorium secara menyeluruh Memberi jaminan bahwa mutu merupakan salah satu aspek yang sangat penting dalam kebijakan laboratorium Ditandatangani oleh manajemen puncak Dimengerti oleh setiap karyawan Penerapannya merupakan tanggung jawab manajemen

39. PANDUAN MUTU: CIRI-CIRI KEBIJAKAN MUTU LABORATORIUM Menyatakan maksud untuk memenuhi ISO/IEC 17025, menjalankan praktek profesional yang baik, memenuhi kebutuhan pelanggan dalam hal mutu pengujian / kalibrasi, memenuhi standar pelayanan lab, tujuan dari sistem mutu, Menjamin kepuasan pelanggan Menyatakan bahwa semua personel memahami dokumentasi mutu dan menerapkan kebijakan dan prosedur di dalam pekerjaan mereka Melaksanakan penyempurnaan secara berkelanjutan

40. PANDUAN MUTU: ISI KEBIJAKAN MUTU Menyatakan: Tujuan organisasi dalam hal mutu. Komitmen organisasi untuk secara konsisten memenuhi semua persyaratan ISO/IEC 17025. Komitmen manajemen pada praktek profesional yang baik dan pada mutu pengujian dan kalibrasi dalam melayani pelanggan. Pernyataan manajemen untuk std pelayanan lab Semua personel laboratorium yang terlibat dalam kegiatan pengujian dan kalibrasi memahami dokumentasi mutu dan menerapkan kebijakan serta prosedur dalam dalam melaksanakan pekerjaan.

41. PANDUAN MUTU: ISTILAH DAN DEFINISI Seluruh karyawan harus memiliki pengertian yang sama tentang suatu istilah penting Istilah dan definisi harus digunakan secara konsisten dalam semua dokumen mutu Menyajikan definisi dan istilah yang digunakan dlm Panduan Mutu yang mungkin kurang dipahami, dan bila ada, sebaiknya menggunakan definisi yang diakui secara internasional Memasukkan definisi dari istilah tambahan yang digunakan dalam Panduan Mutu, bila istilah tersebut dianggap kurang jelas

42. PROSEDUR MENYEBUTKAN: Apa yang harus dilakukan Siapa yang melakukan Bagaimana melakukannya Kapan dilakukan (bila diperlukan) Siapa pemberi masukan dan pelanggan atas keluarannya (internal / eksternal) Dokumentasi terkait dan rekaman mutu yang harus dipelihara Mengapa harus dilakukan

43. TEKNIK PENULISAN PROSEDUR Ada beberapa corak prosedur yang dapat dipakai untuk memenuhi persyaratan standar yaitu: o Bentuk uraian o Bentuk diagram alir o Gabungan dari keduanya Organisasi dapat memilih atau menciptakan sendiri corak yang diinginkan kemudian mempertahankan keseragaman corak yang dipilih tersebut

44. PENYUSUNAN PROSEDUR Yang perlu diperhatikan dalam penyusunan prosedur: Kata-kata Gunakanlah kata-kata yang sederhana atau dikenali pembaca Kalimat Gunakanlah kalimat pendek dan tidak rumit Tata Bahasa Bahasa yang digunakan hendaknya jelas, apakah HARUS atau SEBAIKNYA atau DISARANKAN untuk dilakukan Komunikasi Hendaknya isinya dipahami jelas oleh karyawan lama maupun yang baru

45. FORMAT PROSEDUR Tujuan , menyebutkan alasan diadakannya prosedur ini; Ruang Lingkup , menyebutkan kegunaan, untuk bidang atau personel mana prosedur ini berlaku; Acuan , menyebutkan daftar dokumen yang berisi informasi yang diperlukan untuk memahami prosedur ini sepenuhnya; Penanggung Jawab , menyebutkan siapa yang bertang-gung jawab atas keseluruhan pelaksanaan prosedur ini; Langkah pelaksanaan , menyebutkan secara rinci (siapa, apa, bilamana, dan di mana) segala aspek dalam prosedur yang terkait dalam kegiatan tertentu dengan cara sistematis; Dokumentasi terkait Definisi , bila perlu, untuk istilah khusus yang ada dalam prosedur ini.

46. INSTRUKSI KERJA Pengertian Suatu petunjuk rinci yang menjelaskan bagaimana suatu proses atau prosedur diikuti/dilaksanakan Uraiannya lebih rinci dari Prosedur Tujuannya selain sebagai pelengkap Prosedur, untuk membantu dalam proses pengendalian Bentuk Instruksi Kerja Secara tertulis: dokumen tertulis atau bagan alir Secara visual: grafis

47. INSTRUKSI KERJA Menggambarkan mengenai “bagaimana” kegiatan di suatu bagian / area kerja dilaksanakan Memberikan jawaban atas pertanyaan: “bagaimana cara melakukannya” Merupakan dokumen yang ditunjuk oleh dokumen yang levelnya lebih tinggi Termasuk dalam Instruksi Kerja: petunjuk membuat sesuatu petunjuk untuk memeriksa, menguji, mengkalibrasi metode penerbitan sertifikat petunjuk penerimaan permintaan layanan melindungi petunjuk untuk mengangkat, melindungi, menyimpan, memperbaiki petunjuk pembuatan laporan evaluasi petunjuk untuk pengusulan revisi dokumen, dll.

48. CIRI INSTRUKSI KERJA YANG BAIK Berisi tahapan kegiatan selangkah demi selangkah Berisi penjelasan secara rinci tiap langkah beserta peralatan, dokumen penunjang, dll. yang diperlukan Berisi patokan penilaian hasil kerja Sudah diuji dan diterapkan

49. INSTRUKSI KERJA Format Instruksi kerja Isi Tujuan Ruang lingkup Acuan Penanggungjawab Isi Instruksi kerja Daftar formulir terkait

50. FORMULIR Form adalah formulir yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan sesuai instruksi kerja serta barang-barang bukti yang diperoleh berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan. Fungsi formulir mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi dalam format

51. FORMULIR Identifikasi formulir -   nama, nomor, status revisi -   memungkinkan ketertelusuran ke kelompok proses, bagian yang mengeluarkan. Format formulir -    landscape atau portrait , disesuaikan dengan penggunaan. Cara pengisian -   ditulis tangan, diketik, atau komputer. Ruang isian data -   perlu dipastikan (dicoba) ruang isian mencukupi -   pertimbangkan kegunaan data, sebelum memasukkan ‘bidang’. Petunjuk penggunaan formulir -   sediakan petunjuk pengisian, melalui dokumen tersendiri atau dicantumkan di form -   bila form rangkap, cantumkan distribusi masing-masing di form.

52. DOKUMEN PENUNJANG Termasuk dalam dokumen penunjang: uraian tugas spesifikasi tugas formulir aturan pelaksanaan (panduan acuan) standar

53. SISTEM PENOMORAN YANG BAIK Sistematis Menunjukkan pengelompokan Menunjukkan peningkatan Membedakan dokumen dengan jelas Konsisten

54. Pengendalian dokumen PM.06 Nomor Bab/Butir/Urut Panduan Mutu PR.03.111 Nomor urut Prosedur

55. Tabel Amandemen/Perubahan Penarikan yang Berubah Sisipan Perubahan No. Tanggal No. Bagian Edisi/Revisi Halaman No. Bagian Edisi/Revisi Halaman Paraf

56. Tabel Daftar Dokumen Pendukung No. Judul Dokumen Tanggal Terbit No. Dokumen

57. PENGERTIAN DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN { MUTU } A dalah “Sistem yang Terdokumentasi” BUKAN “Sistem Mendokumentasi”

58. TERIMA KASIH