1. Guia Prático_Conselhos_2025_Final.pptx

Guia de Implementação dos Conselhos Municipais

1. Apresentação de Documentos dos Conselhos de Direitos para análise da Vale 2025 Guia Prático

2. Importante Introdução O envio dos documentos não garante a obtenção de recursos da Vale para o Fundo de Direitos. O processo de aprovação e definição de valores passa por várias etapas internas. Em caso de dúvidas, entre em contato com o ponto focal para Leis de Incentivo do seu município. Este material tem como objetivo apresenta r aos Conselhos de Direitos da Criança e do Adolescente e da Pessoa Idosa a lista de documentos necessários para análise da Vale, para possíveis repasses de recursos incentivados. A documentação exigida pela empresa segue suas normativas internas e se baseia na legislação federal em vigor. Os documentos e processos que os Conselhos precisam observar para o adequado funcionamento não se limitam as informações solicitas pela Vale. Assim, exigências específica de órgãos municipais, estaduais ou federais devem ser observadas e cumpridas pelos Conselhos diretamente junto aos órgãos solicitantes.

3. Documentação necessária Documentos complementares podem ser solicitados aos Conselhos para esclarecimento de dúvidas específicas durante a análise. A relação de documentos pode variar anualmente , mas mantemos nossa transparência habitual para que os Conselhos compreendam as exigências e os pontos não atendidos em caso de reprovação do Fundo. Cartão de CNPJ do Fundo Lei de criação do Conselho Lei de Criação do Fundo Conta corrente em nome do Fundo Nomeação do ordenador de despesas do Fundo (Portaria ou Resolução) Nomeação dos Conselheiros (representantes poder público e sociedade civil) Dados do Presidente e do Ordenador de despesas Demonstração de uso do último repasse da Vale Documentos relativos a chancela de projetos (quando se aplicar ) Plano de ação e aplicação (não obrigatório)

4. CNPJ em nome do respectivo Fundo 1 - Cartão de CNPJ do Fundo Todos os itens listados serão verificados. O CNAE, como descrito no exemplo, deve ser atendido e ajustado junto à Receita Federal, se necessário, mesmo não sendo um item de reprovação do Fundo para repasse da Vale. Exemplo ilustrativo CNAE ( Código e Descrição da Atividade Econômica) 84.11-6-00 Administração Pública em Geral (preferencialmente) Código da natureza jurídica 133-3 Fundo Público da Administração Direta Municipal Estar vinculado ao endereço no qual o fundo está subscrito. Situação cadastral ativa Emitido em site oficial, entre julho e setembro do ano que os documentos estão sendo apresentados. Sugestão: https://solucoes.receita.fazenda.gov.br/Servicos/cnpjreva/cnpjreva_Solicitacao.asp

5. A Lei deve: G arantir o papel deliberativo do Conselho ; Prever o número de conselheiros, de forma paritária em relação a sociedade civil e governo; Explicitar o tempo de mandato, com alternância d os mandatos da mesa diretora entre governo e sociedade civil; Vincular o Fundo ao Conselho; Identificar a Secretaria à qual o Conselho está administrativamente vinculado; Explicitar a f orma de escolha dos conselheiros da Sociedade civil (eleição); Não considerar elegíveis como conselheiros pessoas que ocupem função de: Autoridade Judiciária ou Legislativa; Conselheiro Tutelar em exercício; Cargo Comissionado ou Função Comissionada representando a sociedade civil. 2 – Lei de criação do Conselho Importante Os Conselhos e os Fundos só podem ser criados por Lei. D ecreto ou outro ato não são aceitos. Geralmente a lei do Fundo é a mesma do Conselho, mas podem ser leis separadas. A Lei deve estar publicada no diário oficial.

6. Lei do conselho A Lei deve: Discriminar as fontes de recurso (prever doação com incentivo fiscal ou doação de forma geral, de pessoas físicas e jurídicas); Explicar a finalidade do Fundo; Definir como é feita a gestão do Fundo (clareza sobre responsabilidade do Conselho na deliberação sobre aplicação do recurso e fiscalização do seu uso); Não considerar como ordenador ou g estor do Fundo a mesma pessoa que ocupa o cargo de presidente, tesoureiro ou outro conselheiro (titular ou suplente). A forma que o nome do Fundo consta na Lei deve ser a mesma que consta no CNPJ. Em caso de divergência, o Conselho deve providenciar o ajuste do documento necessário. 3 – Lei de criação do Fundo Importante Os Conselhos e os Fundos só podem ser criados por Lei. D ecreto ou outro ato não são aceitos. Geralmente a lei do Fundo é a mesma do Conselho, mas podem ser leis separadas.

7. Para cadastro de Fundos que nunca receberam aporte da Vale ou que tiveram alteração da conta cadastrada na empresa, são necessários os seguintes documentos: Cópia do contrato de abertura da Conta (preferencialmente ) , assinado pelo Banco e pelo representante do Fundo ou Declaração do Banco em papel timbrado assinado e carimbado, com nome do Fundo, CNPJ, agência e conta com dígito. Planilha de cadastro de Fundos (utilizar arquivo abaixo) 4 – Conta Corrente em nome do Fundo Para Fundos que receberam aporte da Vale e não tiveram alteração da conta apresentar Declaração recente do Banco, em papel timbrado, com nome do Fundo, CNPJ, dados bancários completos, informando que a conta está ativa para recebimento de depósito. Cadastro de novos fundos

8. A nomeação do Ordenador deve constar em Resolução ou Portaria publicada em diário oficial , considerando: O ordenador ou gestor do Fundo deverá ser um servidor público. Observar se não há incoerência ou contradição em relação à legislação ( exemplo: a lei determina que o ordenador é o secretário de assistência e a nomeação para a função de ordenador foi feita para o secretário da Fazenda) Não confundir ordenador do Fundo com Contador da Prefeitura ou Tesoureiro do Conselho. Ordenador não deve ser o Presidente, Tesoureiro do Conselho ou outro conselheiro (titular ou suplente). Quando a Lei do Fundo determinar que o Ordenador é o “secretário” de Assistência, a nomeação do titular da referida pasta também deverá ser apresentada. Nesse caso, pode ser dispensada a nomeação específica para a função de ordenador. 5 – Nomeação do ordenador de despesas do Fundo (Portaria ou Resolução) Importante Quando a Lei do Fundo determinar que o Ordenador é a “pasta” de Assistência , é necessário apresentar a nomeação específica do servidor para a função de Ordenador do Fundo.

9. 6 – Nomeação dos Conselheiros (Representantes poder público e da sociedade civil) O número de conselheiros nomeados deve corresponder ao previsto na Lei vigente do Conselho. Eventuais alterações da composição durante o mandato também devem ser apresentadas. Observar também: A nomeação de todos Conselheiros é um ato do poder executivo. O tempo de mandato dos representantes do governo deve estar expresso no documento de nomeação. O tempo de mandato dos representantes da sociedade civil deve corresponder ao que está determinado na legislação municipal. Os nomes das instituições eleitas e suplentes devem estar explícitos na nomeação. Observar as vedações de prorrogação de mandatos com recondução automática, de acordo com a legislação. A OSC terá como seu suplente outra entidade. A instituição eleita indica o titular e seu substituto. Nenhuma instituição pode ter 2 assentos no Conselho. Atenção! Considerando os prazos do processo da empresa, o mandato dos conselheiros precisa estar vigente no momento da apresentação do documento e no momento de repasse dos valores (dezembro). Importante Observar os impedimentos que a legislação determina, na composição do Conselho. I - Conselhos de políticas públicas; II - Representantes de órgão de outras esferas governamentais; III - Representantes que exerçam simultaneamente cargo ou função comissionada de órgão governamental e de direção em organização da sociedade civil; IV - Conselheiros Tutelares em exercício; V - a autoridade judiciária, legislativa e o representante do MP e da Defensoria Pública com atuação na área da criança e do adolescente ou em exercício.

10. 7 – Dados do Presidente e do Ordenador de despesas Dados do presidente e do ordenador Devem ser preenchidos utilizando o arquivo abaixo Em função da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018), os dados coletados neste formulário são necessários para o processo de Compliance - uma das etapas de análise dos Conselhos e Fundos de Direitos para repasses de recursos incentivados pela Vale. Os dados são acessados pelos representantes da Vale que interagem com os Conselhos e serão utilizados pela Fundação Vale e pela área de Integridade Corporativa. Poderão ser usados no prazo máximo de 5 anos, após o qual serão destruídos. O recibo para o repasse do valor ao Fundo aprovado deverá ser assinado pelas mesmas pessoas informadas nessa planilha . Caso haja alguma alteração durante o processo, o ponto focal da Vale deverá ser informado imediatamente após a mudança ocorrida.

11. 8 – Demonstração de uso do último repasse da Vale Para a demonstração do uso do último recurso recebido da Vale, devem ser utilizados os arquivos aqui disponibilizados. Todos os campos devem ser preenchidos, inclusive o nome do representante do Conselho que está fornecendo as informações . Devem ser observadas, atentamente, as orientações para o preenchimento de cada coluna da planilha. Todos os projetos desenvolvidos por entidades governamentais e não governamentais que tiveram execução e/ou recebimento de recurso ao longo do ano corrente devem ser descritos na planilha , independente de haver outras fontes de recurso além do aporte da Vale. Para a aprovação do Fundo para novo aporte da Vale, será analisado o % do recurso utilizado considerando o último repasse da Vale e o valor total do Fundo. Planilhas de demonstração de uso dos recursos A planilha do FIA é diferente da planilha do Fundo do Idoso – utilize o arquivo correto para cada Fundo. Disponibilizaremos posteriormente os arquivos a serem preenchidos

12. 9 – Documentos relativos a chancela de projetos (quando se aplicar) Os conselhos que têm previsto em sua legislação editais para chancela de projetos, deverão apresentar a documentação pertinente: Documento que regula essa prática no Conselho (ex. Lei, Resolução) Relação dos projetos aprovados e respectivos Certificados de Autorização para Captação de Recurso válido para captação no ano corrente; Edital de chancela publicado que deu origem aos Certificados de Autorização de Captação de recurso vigentes Especificidades municipais relativas ao processo, como: modelo de termo que a empresa deve utilizar para informar o projeto ao qual deseja direcionar recurso; prazo para a empresa se manifestar para o direcionamento do recurso.

13. Esse documento não é obrigatório no fluxo de análise da Vale. Entretanto, sendo uma ação mandatória para os Conselh os, e instrumento que formaliza as prioridades de uso dos recursos, solicitamos que seja enviado ao representante da Vale, junto com os demais documentos, constando: Ações priorizadas pelo Conselho que serão executadas a partir do próximo ano. Quando o plano for plurianual, o documento deve especificar as ações planejadas que já foram executadas no ano corrente e aquelas que ainda serão executadas no próximo ano. O Plano deve ser assinado pelo Presidente do Conselho . Idealmente já estar aprovado em plenária, registrado em ata do Conselho. O documento deve ser detalhado com objetivos, metas, previsão de despesas e receitas, para atendimento a política da criança e do adolescente e/ou da pessoa idosa, considerando sempre a legislação federal e municipal que definem ações que podem ser custeadas com o Fundo correspondente. 10 – Plano de ação e aplicação (não obrigatório)

14. Formatação geral dos documentos Os arquivos devem ser em PDF (escaneados) observando se estão legíveis e na ordem correta das páginas; A penas os arquivos em planilha deverão ser apresentados em Excel, nos modelos disponibilizados para o atual ciclo. Cada documento deve ser enviado como 1 arquivo - um mesmo documento não pode ser dividido em vários arquivos. Ex : a lei do Conselho/Fundo deve ser encaminhada como arquivo único ; n ão pode ser 1 arquivo por página. Nomear os documentos par a permitir sua identificação imediata. Exemplo: FIAC anaaCarajas_Lei Conselho ; Idoso_NovaLima_nomeação ordenador . Conferir se todos documentos estão atendendo as orientações e e nviar dentro do prazo estabelecido pelo ponto focal, que os disponibilizará para a análise final da Fundação Vale. Arquivos em word sem identificação oficial não são aceitos. Os Conselhos devem verificar com os pontos focais da Vale os prazos de envio, considerando as demais etapas do processo. Algumas orientações que devem ser observadas, permitindo a análise adequada dos documentos: Dicas