1760005656455_Project_Management_and_Information_Technology_Context.pptx

Good presentation for learn engineer

1. 2. The Project Management and Information Technology Context 1

2. Learning Objectives Menjelaskan pandangan sistem manajemen proyek dan bagaimana penerapannya pada proyek teknologi informasi Memahami organisasi , termasuk empat kerangka , struktur organisasi , dan budaya organisasi Jelaskan mengapa manajemen pemangku kepentingan dan komitmen manajemen puncak sangat penting untuk keberhasilan proyek Pahami konsep fase proyek dan siklus hidup proyek dan bedakan antara pengembangan proyek dan pengembangan produk Diskusikan atribut unik dan beragam sifat proyek teknologi informasi Jelaskan tren terbaru yang memengaruhi manajemen proyek TI, termasuk globalisasi , outsourcing, dan tim virtual 2

3. Projects Cannot Be Run in Isolation Proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas Manajer proyek perlu menggunakan pemikiran sistem : Mengambil pandangan holistik dalam melaksanakan proyek dalam konteks organisasi Manajer senior harus memastikan proyek terus mendukung kebutuhan bisnis saat ini 3

4. A Systems View of Project Management Pendekatan sistem muncul pada tahun 1950-an untuk menggambarkan pendekatan yang lebih analitis untuk manajemen dan pemecahan masalah Tiga bagian meliputi : Filosofi sistem : model keseluruhan untuk berpikir tentang hal-hal sebagai sistem Analisis sistem : pendekatan pemecahan masalah Manajemen sistem : mengatasi masalah bisnis , teknologi , dan organisasi sebelum membuat perubahan pada sistem 4

5. Three Sphere Model for Systems Management 5

6. Discussion Jelaskan model tiga lingkup kegiatan manajemen sistem ! 6

7. Understanding Organizations 7

8. What Went Wrong? Banyak proyek perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) gagal karena masalah organisasi , bukan masalah teknis . Misalnya , jaringan toko kelontong Kanada Sobey meninggalkan sistem ERP dua tahun , $ 90 juta karena masalah organisasi . Seperti yang dinyatakan oleh Associate Professor Universitas Dalhousie Sunny Marche, " Masalah membangun sistem terintegrasi yang dapat mengakomodasi orang yang berbeda adalah tantangan yang sangat serius . Anda tidak dapat memisahkan teknologi dari masalah sosial budaya . Mereka memiliki peran yang sama ." Sistem ERP Sobey ditutup selama lima hari , dan karyawan berebut untuk menyimpan rak yang berpotensi kosong di beberapa toko selama berminggu-minggu . Kegagalan sistem merugikan Sobey lebih dari $90 juta dan menyebabkan pemegang saham menerima pukulan 82 sen setelah pajak per saham.* 8 Hoare, Eva. “Software hardships,” The Herald, Halifax, Nova Scotia (2001)

9. Organizational Structures Fungsional : manajer fungsional melapor kepada CEO Proyek : manajer program melapor kepada CEO Matriks : jalan tengah antara struktur fungsional dan proyek ; personel sering melapor kepada dua atau lebih bos ; Struktur bisa lemah , seimbang , atau matriks kuat 9

10. Functional, Project, and Matrix Organizational Structures 10

11. Organizational Structure Influences on Projects 11

12. Organizational Culture Budaya organisasi adalah seperangkat asumsi , nilai , dan perilaku bersama yang mencirikan fungsi suatu organisasi Banyak ahli percaya penyebab yang mendasari masalah banyak perusahaan bukanlah struktur atau staf , tetapi budaya 12

13. Ten Characteristics of Organizational Culture Identitas anggota * Penekanan kelompok * Fokus orang
Integrasi unit* Menguasai Toleransi risiko * Kriteria hadiah * Toleransi konflik * Orientasi sarana-akhir Fokus sistem terbuka * 13 *Project work is most successful in an organizational culture where these items are strong/high and other items are balanced

14. Discussion Jelaskan bagaimana memahami organisasi dari sudut pandang empat frame organisasi ! Jelaskan tiga jenis struktur organisasi ! Sebutkan sepuluh karakteristik dari kultur organisasi ! 14

15. Stakeholder Management Manajer proyek harus meluangkan waktu untuk mengidentifikasi , memahami , dan mengelola hubungan dengan semua pemangku kepentingan proyek Menggunakan empat kerangka organisasi dapat membantu memenuhi kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan Eksekutif senior/ manajemen puncak adalah pemangku kepentingan yang sangat penting 15

16. Media Snapshot The New York Times melaporkan bahwa proyek untuk membangun kembali Ground Zero di New York City mengalami masalah parah ; Bayangkan semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek besar dan sangat emosional ini Sebuah laporan setebal 34 halaman menggambarkan banyak tantangan yang dihadapi dalam rekonstruksi bekas situs World Trade Center hampir tujuh tahun setelah serangan teroris 11 September 2001 Laporan tersebut mengidentifikasi perlunya kemudi untuk membuat keputusan akhir tentang hal-hal penting 16

17. The Importance of Top Management Commitment Orang-orang di posisi manajemen puncak adalah pemangku kepentingan utama dalam proyek Faktor yang sangat penting dalam membantu manajer proyek berhasil memimpin proyek adalah tingkat komitmen dan dukungan yang mereka terima dari manajemen puncak Tanpa komitmen manajemen puncak , banyak proyek akan gagal Beberapa proyek memiliki manajer senior yang disebut juara yang bertindak sebagai pendukung utama untuk suatu proyek 17

18. How Top Management Can Help Project Managers Menyediakan sumber daya yang memadai Menyetujui kebutuhan proyek unik secara tepat waktu Mendapatkan kerja sama dari bagian lain dari organisasi Pendampingan dan pembinaan tentang masalah kepemimpinan 18

19. Best Practice Tata kelola TI membahas otoritas dan kontrol untuk aktivitas TI utama dalam organisasi , termasuk infrastruktur TI, penggunaan TI, dan manajemen proyek Kurangnya tata kelola TI bisa berbahaya , sebagaimana dibuktikan oleh tiga kegagalan proyek TI yang dipublikasikan dengan baik di Australia ( sistem manajemen hubungan pelanggan Sydney Water, sistem manajemen akademik Royal Melbourne Institute of Technology, dan sistem penagihan One.Tel ) 19

20. Need for Organizational Commitment to Information Technology (IT) Jika organisasi memiliki sikap negatif terhadap TI, proyek TI akan sulit untuk berhasil Memiliki Chief Information Officer (CIO) di tingkat tinggi dalam organisasi membantu proyek TI Menugaskan orang-orang non-TI untuk proyek TI juga mendorong lebih banyak komitmen 20

21. Need for Organizational Standards Standar dan pedoman membantu manajer proyek menjadi lebih efektif Manajemen senior dapat mendorong : Penggunaan formulir dan perangkat lunak standar untuk manajemen proyek Pengembangan dan penggunaan pedoman untuk menulis rencana proyek atau memberikan informasi status Penciptaan kantor manajemen proyek atau pusat keunggulan 21

22. Project Phases and the Project Life Cycle Siklus hidup proyek adalah kumpulan fase proyek yang mendefinisikan : Pekerjaan apa yang akan dilakukan di setiap fase Hasil apa yang akan diproduksi dan kapan Siapa yang terlibat dalam setiap fase Bagaimana manajemen akan mengontrol dan menyetujui pekerjaan yang dihasilkan di setiap fase Kiriman adalah produk atau layanan yang diproduksi atau disediakan sebagai bagian dari proyek 22

23. More on Project Phases Pada fase awal siklus hidup proyek : Kebutuhan sumber daya biasanya terendah Tingkat ketidakpastian ( risiko ) tertinggi Pemangku kepentingan proyek memiliki peluang terbesar untuk memengaruhi proyek Pada fase tengah siklus hidup proyek : Kepastian menyelesaikan proyek meningkat Dibutuhkan lebih banyak sumber daya Fase akhir dari siklus hidup proyek berfokus pada: Memastikan bahwa persyaratan proyek terpenuhi Sponsor menyetujui penyelesaian proyek 23

24. Phases of the Traditional Project Life Cycle 24

25. Product Life Cycles Produk juga memiliki siklus hidup Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) adalah kerangka kerja untuk menggambarkan fase-fase yang terlibat dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi Proyek pengembangan sistem dapat mengikuti Siklus hidup prediktif : ruang lingkup proyek dapat diartikulasikan dengan jelas dan jadwal serta biaya dapat diprediksi Siklus hidup Pengembangan Perangkat Lunak Adaptif (ASD): persyaratan tidak dapat diungkapkan dengan jelas , proyek digerakkan oleh misi dan berbasis komponen , menggunakan siklus berbasis waktu untuk memenuhi tanggal target 25

26. Predictive Life Cycle Models Model air terjun : memiliki tahap pengembangan dan dukungan sistem linier yang terdefinisi dengan baik Model spiral: menunjukkan bahwa perangkat lunak dikembangkan menggunakan pendekatan iteratif atau spiral daripada pendekatan linier
Model build inkremental : menyediakan pengembangan progresif perangkat lunak operasional Model pembuatan prototipe : digunakan untuk mengembangkan prototipe untuk mengklarifikasi kebutuhan pengguna Model Rapid Application Development (RAD): digunakan untuk memproduksi sistem dengan cepat tanpa mengorbankan kualitas 26

27. Waterfall Model 27

28. Spiral Model 28

29. Prototyping Model 29

30. Agile Software Development Agile software development telah menjadi populer untuk menggambarkan pendekatan baru yang berfokus pada kolaborasi erat antara tim pemrograman dan pakar bisnis Visit www.agilealliance.org for information 30

31. The Importance of Project Phases and Management Reviews Sebuah proyek harus berhasil melewati setiap fase proyek untuk melanjutkan ke fase berikutnya Tinjauan manajemen , juga disebut keluar fase atau titik pembunuhan , harus dilakukan setelah setiap fase untuk mengevaluasi kemajuan proyek , kemungkinan keberhasilan , dan kompatibilitas berkelanjutan dengan tujuan organisasi 31

32. What Went Right? Peningkatan nyata yang saya lihat adalah kemampuan kami untuk , dalam kata-kata Thomas Edison, tahu kapan harus berhenti memukul kuda yang mati . Kunci sukses Edison adalah bahwa dia cukup sering gagal , tetapi seperti yang dia katakan , dia bisa mengenali kuda mati sebelum mulai berbau . Dalam teknologi informasi kita mengendarai kuda mati , proyek yang gagal , lama sebelum kita menyerah . Tetapi apa yang kita lihat sekarang adalah bahwa kita dapat melepaskannya , mampu mengurangi pembengkakan biaya dan pembengkakan waktu . Di situlah dampak besar datang pada tingkat keberhasilan .
Banyak organisasi , seperti Huntington Bancshares, Inc., menggunakan komite pengarah eksekutif untuk membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya . Cabanis , Jeannette, "'A Major Impact': The Standish Group's Jim Johnson On Project Management and IT Project Success," PM Network, PMI, Sep.1998, p. 7 32

33. The Context of IT Projects IT projects can be very diverse in terms of size , complexity , products produced, application area , and resource requirements IT project team members often have diverse backgrounds and skill sets IT projects use diverse technologies that change rapidly; even within one technology area, people must be highly specialized 33

34. Recent Trends Affecting IT Project Management Globalization : lower trade and political barriers and the digital revolution have made it possible to interact almost instantaneously with billions of other people across the planet Outsourcing : outsourcing is when an organization acquires goods and/or sources from an outside source ; offshoring is sometimes used to describe outsourcing from another country Virtual teams : a virtual team is a group of individuals who work across time and space using communication technologies 34

35. Important Issues and Suggestions Related to Globalization Issues Komunikasi Percaya Praktik kerja umum Perkakas Saran Terapkan disiplin proyek yang lebih besar Berpikir global tetapi bertindak lokal Pertahankan momentum proyek Gunakan alat dan teknologi yang lebih baru 35

36. Outsourcing Organisasi tetap kompetitif dengan menggunakan outsourcing untuk keuntungan mereka , seperti menemukan cara untuk mengurangi biaya Tantangan mereka selanjutnya adalah melakukan investasi TI strategis dengan outsourcing dengan meningkatkan arsitektur perusahaan mereka untuk memastikan bahwa infrastruktur TI dan proses bisnis terintegrasi dan terstandarisasi Manajer proyek harus menjadi lebih akrab dengan negosiasi kontrak dan masalah outsourcing lainnya 36

37. Virtual Teams Advantages Meningkatkan daya saing dan responsif dengan memiliki tim pekerja yang tersedia 24/7 Menurunkan biaya karena banyak pekerja virtual tidak memerlukan ruang kantor atau dukungan di luar kantor rumah mereka Memberikan lebih banyak keahlian dan fleksibilitas dengan memiliki anggota tim dari seluruh dunia yang bekerja kapan saja , siang atau malam Meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja dan kehidupan bagi anggota tim dengan menghilangkan jam kerja tetap dan kebutuhan untuk bepergian ke tempat kerja 37

38. Virtual Team Disadvantages Mengisolasi anggota tim Meningkatkan potensi masalah komunikasi Mengurangi kemampuan anggota tim untuk berjejaring dan mentransfer informasi secara informal Meningkatkan ketergantungan pada teknologi untuk menyelesaikan pekerjaan 38

39. Discussion Jelaskan tiga trend yang mempengaruhi IT project management! 39

40. References Kathy Schwalbe , Managing Information Technology Projects 6 th Edition , Course Technology, Cengage Learning , 2010 A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK Guide 4 th Edition , Project Management Institute , 2008 40