678962484-1-2-PPT-5-3-Tecnicas-de-Archivo-1.pdf

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1. Técnicas de Archivo

2. ELARCHIVO:Sondenominadostambiénficheros,conjuntodedatosquevanaser
organizadosporelpersonaladministrativoqueeslaSecretaria,parateneruna
informaciónordenadayclasificada,quepuedenutilizarseenunaempresa.
Esuntemadevibranteactualidad“ELARCHIVOENLAEMPRESA”enelámbito
empresarialdelmundomoderno,yloimportanteparanosotroslosperuanosesqueya
ennuestropaís,setieneverdaderaconcienciadeloquesignificaelarchivodentrode
laempresa.
Lapalabraarchivoesentendidadedosmaneras:
La1°hacereferencia:Alconjuntodedocumentosodocumentacióndeunaempresa.
La2°:Allocaldondesealmacenanesosdocumentos.
Elprocesodearchivocadavezesmásimportanteenlaempresaoinstitución,el
individuodebearchivarporelmétodoapropiadoparaconseguirelarchivo.Toda
empresatiendeatransformarseenunacoleccióndepapeles,anotaciones,fichas,
cuestionarios,etc.
Aellovemoslassiguientesdesventajas:

3. Activos: Cuando los documentos son de utilización frecuente. Ejemplos:
Oficios –Currículum -Cuaderno o Tarjeta de control de asistencias -código de
barras y huella, Carta comercial, etc.
Semiactivos:Sus documentos proceden de los archivos activos, reflejan
operaciones recientes pero se consultan casualmente.
Pasivos:Susdocumentosprocedendelarchivosemiactivo,muyraravezson
solicitadosperodebenconservarse.
Solicitud–Memorándum–Citación–Constancia–Comunicados-Cartasde
renuncias–Tarjetas,etc.
FINALIDADDELARCHIVO:Laorganizaciónyelfuncionamientodelos
serviciodelosarchivos,encualquierorganismo,debendeestablecerseconlos
siguientesfines.
Satisfacción:Delamejorymáseconómicamanera,laexigenciadelas
restantesoficinasudependenciasyserviciosdelaempresa.Esdecir,la
organizacióndelarchivoseráconsideradaóptimacuandodespuésdemostrarla
máximaperfección,proporcionelosmejoresserviciosalaorganización,con
elmenorcostoposible.
Constituir:Unverdaderocentroactivodeinformaciónydocumentacióna
disposicióndelasotrassecciones,ynounsimpleinstrumentodeconservación
depapelesdiversos.

4. Aseguraunaperfectaconservacióndelosdocumentosaélconfiados.
CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS:
Independencia de la Información.
El archivo tiene información permanente, que va a ser almacenado.
Un archivo también puede ser atendida en distintosmomentos.
Los archivos nos permiten guardar con gran capacidadde almacenamiento.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS:
Permanentes:Enestetipodearchivosdondeseguardanlasinformacionestiendena
variarpocoyavecespodemosactualizarlos,sepuedenrechazarposteriora10años.
Movimiento:Estostiposdearchivossonaquellosqueseactualizanconstantemente.
DeManiobraodeTrabajo:Estosarchivostienenlacapacidaddepoderser
utilizadosenlaempresadeformaestableoinestable,tienenunavidamáslarga.
OTROSTIPOS:

5. A.Central:Unid.Adm.quecoordinaycontrolaelfunc.delosarchivosdegestióny
reúnelosdoc.transmitidosporlosmismosunavezfinalizadosutrámiteycuandosu
consultaesconstante.
ArchivoPrivado:Conj.dedocumentosproducidosorecibidosporpersonasnat.o
jurídicasdederechoprivadoendesarrollodesusfuncionesoactividades.
ArchivoPúblico:Conj.dedocumentospertinentesaentidadesoficialesyaquellosquese
derivandelaprestacióndeunserviciopúblicoporentidadesprivadas.
ArchivoPrivadodeInterésPúblico:Aquelqueporsuvalorparalahistoria,la
investigación,lacienciaolaculturaesdeinteréspúblicoydeclaradocomotalporel
legislador.
A.deGestión:oarchivodeoficina,contienelosdocumentosquesegúnaedaddentrodel
ciclovitalcorrespondealaprimeraetapaoedaddondesondenominadosdoc.corrientes.
A.Depart.:Diseñadoparaarchivardocumentosenla2°fasedesuciclovital,que
requierenelaccesocontinuoporpartedeunoovariosusuariosdelmismodepartamento.
A.OrdenNacional:Archivointegradoporlosfondosdocumentalesprocedentesdelos
organismosdelordennacionalyporaquellosquerecibenencustodia.
A.HistóricoEspecial:Sonlosqueseconsideranconrelaciónalanaturalezadematerial
quelosconforma,clasificándosedeacuerdoalsistemaqueseimplante.Pueden
considerarselosdemicrofilm,fotográficoentreotros.

6. ArchivoGeneraldelaNación:EsunlugarpúblicodelgobiernonacionalPeruanoque
promuevelaconservaciónyconsultadellegadodocumentalnacional.Eslacabezadel
SistemaNacionaldeArchivo.
ArchivoHistórico:Archivoalcualsetransfieredelarchivocentralodelarchivode
gestión,ladocumentaciónquepordecisióndelcorrespondientecomitédearchivo,debe
conservarsepermanentemente,dadoelvalorqueadquiereparalainvestigación,la
cienciaylacultura.Estetipodearchivotambiénpuedeconservardocumentos
históricosrecibidospordonación,depósitovoluntario,adquisiciónoexpropiación.

7. AlmacenamientodeDocumentos:Accióndeguardarlosdocumentosenmobiliarioy
unidadesdeconservaciónapropiadas.
LOS ARCHIVOS EN LA EMPRESA:
FORMALES: NO FORMALES:
Solicitud Memorándum Festivales
Las tramitacionesOficios Actuaciones
Cartas Certificado Aniversarios
Constancias Informes Invitaciones de diferentes índoles
CapacitacionesDeclaración JuradaTarjetas (Pollada, Lunch, Cuyadas,
Diplomados Conferencias Parrilladas, etc.)
SISTEMA DE MANEJO DE ARCHIVOS:
Se encarga de controlar los datos que han sido almacenados.
También proporciona a la secretariacomo puede manipularlos datos del archivo.
Controla los datos de almacenamiento para así poder procesarlos.
Proporcionainformaciónalusuariosobrecómopodemosutilizaromanipularnuestros
archivos.

8. CentralizaciónoDescentralizacióndeArchivos:Engeneral,losarchivospuedenser
reunidos,yaseamaterialmentecolocándolosbajounaautoridadcentral.Amedidaque
creceelvolumendelaempresasedebilitadeltiempodeconcentración.Enlasentidades
muyimportantesydenumerosopersonal,puedenorganizarsevariasunidadescentralizadas
condiversassubdivisiones,preferentementebajounsupervisorquecoordinelas
actividades.
Entre las ventajas de la centralización podemos mencionar las siguientes:
Seeliminaladuplicacióndeequipos,guías,carpetas,personal,etc.
Netadivisiónydelimitacióndelasresponsabilidades,losresponsablesdelos
documentossonperfectamenteidentificables.
Lalabordearchivosserealizandiariamenteynodevezencuando,conla
posibilidaddellegaracabounmayorordenyrapidezenarchivar,ynosucederácomo
enlosarchivosperiféricos,dondehaysiempremontonesdedocumentosenesperade
archivos,hastaqueunempleadotengatiempolibreparaordenarlos.
PERSONAL DEL ARCHIVO
2.1Archivística:Profesionalencargadodelmanejodocumentaldesdesuelaboración
hastasueliminaciónoconservaciónpermanente.

9. Esnecesariaunamejorseleccióndelpersonalparaeltrabajodearchivo.Enmuchos
casosprevalecelaideadequealempleadonohábilparalaslaboresdeoficina,debe
asignárseleeltrabajodearchivo,locualesungravísimoerror.Elpersonalparael
archivodebeposeerconocimientostécnicossobrearchivoytenerdestrezamanual,rápida
compresióndelalectura,gustoporlosdetalles,etc.
Archiveroeficienteysuscaracterísticas:Notodospuedendesempeñardemanera
productivalasfuncionesdearchivero.Sepuedemencionaralgunasdelascualidadeso
característicasquedebetenerunbuenarchivero.
Apropiadainstrucciónprofesional
Conocimientoprofundodelatécnicadelarchiverooespecializaciónenlarama;
OrdenyPrecisión:exactodondedebenestarloskardex,esdecir,cadacualensu
lugar,tendencianaturalalarchivoengeneral;
Sentidoderesponsabilidad:Responsablecontodoloquenosllega.
Memoria:Facilidadpararecordardondeseencuentralosdocumentos;asícomo
hechosycircunstanciasdiversas.
“Una Secretaria representa el archivero por su gran eficiencia en el trabajo
archivístico”

10. Debensersometidosapruebasdeaptitudprofesional.Mencionaremosalgunasdelas
prácticasmásusualesparaestoscasos.
Requisitos para una prueba:
Entregarles100fichasmecanografiadasparaponerlasenordenalfabético;
comprobarcuandotiemponecesitacadaunopararealizarestalabor.untrabajodeesta
naturalezanollevamásde10minutosyofrecelaposibilidad,comomáximo,de1
error.
Otrapruebapuedeserladeestablecerencuantotiempopuedeescribiramáquina25
fichas,controlandolaprecisiónconquedesempeñaeltrabajo.Aquísecalificatiempo
ydestreza.
Paralapruebadeconocimientosobrearchivossepuedehacersondeossobrelos
siguientespuntos:
Describir un ejemplo de archivo:
a.Por orden alfabético d. Por orden geográfico
b.Por orden numérico e. Por orden cronológico.
c.Por materiales
Prueba de aptitud para aspirantes a archiveros

11. 2.¿Qué sistema de clasificación le parece más conveniente para:
Correspondencia En orden alfabético
Actos de Asambleas En orden cronológico
Periódicos En orden cronológico
Libros Por asuntos en orden de llegada
3.¿Cómo determinaría que el documento está listo para archivarse?
Respuesta:cuandoeldocumentollevamarcadolaclave"Archívese"o"listo
paraArchivar,coninícialesyestampa.
EQUIPOS, MATERIALES Y MOBILIARIO
Hayunagranvariedaddeequipos,materialesymobiliarioparalospropósitosde
archivo.Cadadíaseinventansistemasmásmodernos,prácticostécnicospara
atenderysatisfacermásymáslasnecesidadesparticularesdecadaoficina.Antesde
elegirseharáunestudiosobreminuciosoyproyeccionesdelaempresaconelfinde
elegirelequipo,materialesymobiliarioadecuado.
Muebles:Elarchivonecesita,evidentemente,deunainfinidaddemueblesy
equipamientocompletodeoficinas.

12. Utilizadosparaguardartodaclasedeexpedientesapruebadeincendioparalaconservación
dedocumentosdegranvalor.
Losarchivadoresverticalespuedenserdedosgavetasalaalturadelescritorio,detres,
cuatro,cincoyhastaseis;estasvaríandetamañodesdeelpequeñoparatarjetascartas
oficioshastacartaslegales;tambiénseconsiguengacetasconfeccionadasespecialmentepara
archivarplanosdegrantamaño.
Comoprincipalescaracterísticasobservaremoslassiguientes
Cerraduracilíndricaofrecegranseguridad
Asaindependienteencadacajónfacilitasumanejo
Portaetiquetasencadacajónfacilitalabúsquedadedocumentos
Cierresimultaneódetodosloscajonesconunasolallaveahorratiempoensuuso
Portafólderesconubicaciónlateralfacilitanelmanejodelosfóldereslibrementeyse
logralamáximautilizacióndelespaciointernodecajón
Todosloscajonesestánprovistosdeunapiezadefrenoparaevitarloscierresbruscos
Cada Cajón tiene su portaetiquetas.
(Los cajones se deslizan suavemente sobre carrillas de acero, evitando ruidos molestos)
Archivadores Verticales o Gabinetes de Archivo

13. EstanteríasyArmarios:Unaestantería,estante,libreríaolibreroesunmueblecon
estanteshorizontalesquesirveparaalmacenarlibros.
Mueble Archivador:La carpeta se introduce en la parte del cajón del archivador donde
debe estar colocada la carpeta
LosArmarios:Debensermuysólidosydepreferenciaconpuertascorredizas,
paraevitarqueestasestorbenyquelaaberturadeunarmarioimpidaladeotroen
casodequeseencuentreninstaladosenserie,además,estosarmariosdebenestar
previstosdecerradurasdeseguridad,porlogeneralcilíndricas.
FicherosHorizontalesVisibles–(Kárdex):Cuandolaorganizacióndelarchivo
empiezaasercomplejalatécnicamodernadeesteorientandohaciaestetipodeficheros
individualesqueocupantantoespacioyofrecenladificultaddeencontrarconfacilidad
laquesebusca.
Kardex:Es un mobiliario, para un tipo de archivo activo que permite, obtener cualquier
clase de información, de una manera fácil y flexible.
Estos ficheros son metálicosforrados de cartón de tamaño estándar, de gran
duración y residencia,debido a la gran cantidad de fichas que se archivan en él;
economizan mucho espacio en la oficia.
Losficheroshorizontalesvisiblesconservanmuybienlasfichasquesearchivan
enél,porestarprotegidasenlaparteexpuestaeldeterioro,conmaterialplástico
transparente.

14. Laconsultadelasfichasysupuestaaldíaresultamuyfácil,yaquenoes
necesariosostenerconlamanodurantesulecturaoregistro,debidoaun
dispositivoespecialquelasdejaensuspensión.
Ofrecegranseguridadcontraperdidas,yaquenoesnecesariosacarlas
fichasdelosarchivosparasuregistro.
Lacapacidaddetarjetasporcadabandejaycharoladependedeltipodetarjeta
usada.Ochenta(80)tarjetasporbandejaesunabuenacifrapromedio.
Ficheros:Mueble que contiene fichas, las cuales son pedazos de cartulina o papel fuerte
en la que se consignan datos o reseñas de: libros, documentos, datos personales, etc.
Tarjeteros:Es la caja donde se guardan las tarjetas que sirven de guía para localizar
documentos archivados.
Otros Elementos Necesarios
Perforadora Grapadora  Tijeras
Sacaganchos Sellos
Almohadillas (almacena la tinta que se ha de utilizar en el sello).
Laconsultadelasfichasysupuestaaldíaresultamuyfácil,yaquenoes
necesariosostenerconlamanodurantesulecturaoregistro,debidoaun
dispositivoespecialquelasdejaensuspensión.
Ofrecegranseguridadcontraperdidas,yaquenoesnecesariosacarlas
fichasdelosarchivosparasuregistro.
Lacapacidaddetarjetasporcadabandejaycharoladependedeltipodetarjeta
usada.Ochenta(80)tarjetasporbandejaesunabuenacifrapromedio.

15. ArchivoIndividualparaSecretaria(TipoEscritorio):Suprincipalfineseldeahorrar
tiempoymovimientoalasecretaria,puesnodebelevantarsecadavezquenecesite
archivaroconsultardatos.
Archivo individual para secretaria tipo Kardex
Equiposymateriales:Esmuyimportanteutilizarequipoymaterialfuncional,
moderno,queahorretrabajoytiempo,sisequierequeunprogramadearchivopresteun
buenservicio,todaoficinadebecontarconunequiposuficienteynecesario.

16. LAS CARPETAS:Las carpetas pueden ser de varias clases:
Carpeta para archivar Carpeta con varilla fáster
C.Simple:Dondeseguardaenformaordenadalacorrespondenciaydemás
documentosrelacionadosconelmismoasunto.
C.Múltiples:Secomponendevariashojasencuadernadas,cadaunoconuna
pestaña.
C.Colgantes:Tieneundoblesoportedeplásticoenlapartesuperiorcuyoobjetivoes
permitirsucolocaciónsobrelasguíasdeunbastidorparasuordenaciónymovilidad
CarpetasdeFuellesodeAbanico:Esunarchivadormanualcerradoporloscostados
yconvariassubdivisiones.Seutilizanparaguardardocumentosypapelesenorden
alfabéticosonuméricosantesdesertrasladadosasuscarpetasdefinitivasdearchivo.
CarpetasArchivadorAZ:Soncarpetasdepastashechasdematerialbastantegrueso,
disponededosfuertesganchos,loscualessirvenparaarchivardocumentosyfijarlos
pormediodeganchosdepresión.
CarpetadelasFacturas:Eldocumentosecolocaenlacarpetacorrespondiente.

17. CarpetasArchivadorconAnillos:Soncarpetascondosanilloslacualseusan
paraarchivardocumentosunavezperforados.
LegajooCarpetaInterna:Sondostapasdecartulinaocartónqueseutilizan
paraconservarlosdocumentospertenecientesaunmismotema,código,nombre
ofecha.
CarpetasCorporativas:Hoyendíalapresentaciónesmuyimportantepara
lograrventajascompetitivas,promocionarlaimagencorporaldesuempresa.
Estosproductossirvenparaguardarytransportardocumentosypapeles.Estos
archivadoresocarpetas,portacredenciales,portadocumentos,portafotos,porta
CDS,cajas,accesorios,trasladodedocumentosypapeles,siendoalavez,
atractivosyelegantes.
Porta fólder para archivador metálico vertical.
Forma de colocar el folder o bolsa dentro del porta fólder.
Laeficienciaquesitienelasfichaspuedeseracrecentadaporestoslosmediosde
señalización:

18. Guías:Eselelementoquesirveparasepararlasagrupaciones,carpetas,hojas,etc.Hay
grandiversidadovariedaddeguías.
LaguíaSimple:Estetipodeguíanecesitadeunapestañasuperpuesta.Comoregla
general,sepuedecolocar,comomáximo,15pestañasosalientes.
ElÍndice:Etiquetaqueidentificaelcontenidodelagaveta,secolocaenelportaíndice.
Elíndiceenellibrooenlapublicación,esteaparececomounalistaordenadaque
muestraloscapítulos,artículos,materias,voces,uotroselementosdellibroetc.,
indicandoellugardondeaparece,enelcuallostérminosdeindizaciónsonordenados
enordenalfabético.
Inventario:Eselinstrumentodeconsultaquedescribeunfondoounacolección,
mediantelareseñadesusseries,yquedeacuerdoconlanormainternacionalgeneralde
descripción,debeconsignarseiselementosobligatorios:
Código de referencia Nivel de descripción
Título Volumen y soporte
Fechas extremas Nombre del productor

19. SISTEMAS DE CLASIFICACIONES O ARCHIVO
Paraordenarlosdocumentosexistendiversossistemasentreellas:numéricayalfabética.
Definición:Eselconjuntodenormascuyaaplicaciónpermiteeladecuado
ordenamientoyconservacióndedocumentos,afindepoderlocalizarlosconrapidez.
Eleccióndeunsistemadeclasificación:Cadasistemaesespecialmenterecomendable
paraaplicacionesadeterminadoscasos
Alefectuarselaeleccióndeunsistemadearchivosetendráencuenta:
Queelsistemaadoptadoseaelmássimpleposibleydejaelmenornúmerodecasos.
Quedebesimplificaralmáximolacolocacióndelosdocumentos,subúsquedayel
vaciamientoperiódicodelarchivo.
CUADRO DE LOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO.
¿Qué se entiende por clasificación de archivos? Clasificar es la actividad de ordenar y
disponer por categorías los documentos que se van archivar.

20. a) Por Nombres
con sus 11
Reglas
b) Por Asunto o
Sistemático
De personas
De Razón social
De Actividades o Proyectos
Geográficos
Direcciones
Clases de cosas
Esferas de Conocimiento
Materias
a) Numérico Correlativo
b) Dígito Terminal
c) Decimal
d) Cronológico o por fechas
Días
Meses
Años
Fechas de vencimiento
a) Alfanumérico
b) Numérico –Asunto
c) Alfabético -Geográfico
1ALFABÉTICO
2.NUMÉRICO
3. Mixto o por
Combinación de
Sistemas Básicos

21. Alfabético:Eselarreglomásusadoparaarchivo;sebasaenelordenalfabéticodel
diccionariodetodaslasletrasdelnombreoasunto,sinexcepción.Silaprimeraletrano
essuficienteparadeterminarellugarapropiadodelmaterial,seusalasegundaysies
necesarialatercera,yasísucesivamente.
Elarchivoalfabéticopuedeser:
Pornombres:Depersonas,razónsocial,deactividadesoproyectos,geográficos,
direcciones,etc.
Porasuntososistemáticos:Porclasesdecosas,esferasdeconocimientos,materias,
etc.Porasuntosnosayudaaindicarlasprincipalesclasificacionesdearchivo.
Ejemplo:costos,pedidos,compras,etc.
Paraarchivarpornombresexisten11reglasbásicas.
CUADRO DE LAS 11 REGLAS PARA ARCHIVAR POR NOMBRES
REGLA Nº 1NOMBRES DE PERSONAS
Se invierte el orden natural de los nombres.
Se escribe
SE ORDENA
1ª. Unid. 2ª. Unid. 3ª. Unid.
Yeny Palermo Rubio Palermo Rubio Yeny

22. REGLA Nº 2ORDEN ALFABETICO
Losapellidosenordenalfabético,ubicandoalfinallosnombres.
Teniendoencuentala1,23…
REGLA Nº 3UN APELLIDO SOLO O UNA INICIAL
Unapellido,cuandovasolo,secolocaantesqueelmismoapellido
acompañadoconunnombre.Unapellidoconunainicialsecoloca
antesqueapellidoynombre.
Se escribe
SE ORDENA
1ª. Unid. 2ª. Unid. 3ª. Unid.
YenyPalermoRubio Palermo Rubio Yeny
EnriqueSantosO´neglioSantos O´neglio Enrique
Se escribe
SE ORDENA
1ª. Unid. 2ª. Unid.
Palermo Palermo
YenyPalermo Palermo Yeny
Y.Palermo Palermo Y.
JulioC.Tello Tello JulioC.

23. REGLA Nº 4APELLIDOS COMPUESTOS
Losapellidoscompuestosquecontienenunapreposición,artículoo
contracción,sonconsideradoscomounaunidad.
REGLA Nº 5Nombres de casas comerciales que contienen el nombre de una
persona
Cuandoincluyeelnombrecompletodeunindividuo,seinviertecomo
ennombrepropio.
REGLA Nº 6LOS ARTICULOS
El,la,los,las,ylacontraccióndel,estánalprincipio,seponenalfinal
entreparéntesis.
Se escribe
SE ORDENA
1ª. Unid. 2ª. Unid.
AntonioD´Anuncio D´Anuncio Antonio
BernardodelaTorre DelaTorre Bernardo
GuillermoVanderEden VanderEden Guillermo
Se escribe
SE ORDENA
1ª. Unid. 2ª. Unid.3ª. Unid.
HermilioValdizánMedrano Valdizán Medrano Hermilio
AugustoSalazarBondy Salazar Bondy Augusto

24. REGLA Nº 7ABREVIATURAS.
Seconsiderancomosiestuvierancompletas.Lasinicialesoletras
solasseconsiderancomounidadesseparadas.
REGLA Nº 8Conjunciones, Prep., Contracciones, y Términos Finales.
Como: y, para, en, de, del, en español, o and, for, in, of, en inglés, no
se toman en cuenta para la clasificación, tan solo se colocan entre
paréntesis como referencia.
Los términos al final como Ltda., Co., Hnos., Cía., se clasifican como
una unidad y no se abrevian.
Se escribe
SE ORDENA
1ª. Unid.2ª. Unid.
Lacasadelpintor Casa(del)Pintor(la)Casa(del)pintor(La)
Lafábricablanca Fabrica Blanca(la)Fábricablanca(La)
Se escribe
SE ORDENA
1ª. Unid. 2ª. Unid. 3ª. Unid.
Cía.MineraAtacocha Atacocha Minera Compañía
InstitutoO.yM. Instituto O.(y) M.

25. REGLA Nº 09BANCOS.
Seclasifica1ºporelnombredelBanco,2ºporelnombredela
ciudad,Estado,País.Encasodevariassucursalesenlamisma
ciudad,searchivandeacuerdoconelnombredelsector,barrio,
avenida,etc.
Se escribe
SE ORDENA
1ª. Unid. 2ª. Unid. 3ª. Unid.
JuanGómezyHnos. Gómez Juan(y) Hermanos
GabrielPérezIng. Pérez Gabriel Ingeniero
Se escribe
SE ORDENA
1ª. Unid. 2ª. Unid.3ª. Unid.4ª. Unid.
BancodelaNación
Huánuco-Perú
Banco Nación (de la)Huánuco Perú
BancodelaNación
Huánuco-Perú
Banco Nación (de la)
Pillco
Marca
Amarilis
BancodelaNación
Ambo-Huánuco
Banco Nación (de la)Ambo Huánuco
BancodelaNación
Amarilis-Huánuco
Banco Nación (de la)AmarilisHuánuco

26. REGLA Nº 10NUMEROS.
Cualquiernúmeroqueformepartedeunnombreseconsideracomo
siestuvieraescritoenletrasycomounaunidad.
REGLA Nº 11MUJERES CASADAS.
Elapellidodesoltera,máselapellidodelesposo,formanla1º
unidad.
La preposición “de”se conserva en el mismo sitio y entre
paréntesis.
Se escribe
SE ORDENA
1ª. Unid. 2ª. Unid. 3ª. Unid.
Club30 Club Treinta
Lavandería2por3 Lavandería Dos (por) Tres
Se escribe
SE ORDENA
1ª. Unid.2ª. Unid. 3ª. Unid.
SusydelPilarParedesdeCozParedes(de)Coz SusydelPilar
GiselaValcárceldeVera Valcárcel(de)Vera Gisela
BetinadelaRosadeBravo DelaRosa(de)Bravo Betina
CeciliaRuizdePicón Ruiz (de)Picón Cecilia

27. Archivoporasuntos:Esunamodificacióndelarregloalfabéticoenelquese
archivadeacuerdoconunamateriaocaracterísticadescriptiva,enlugardel
nombre.Porejemplo,todoelmaterialqueperteneceasegurosseponeenuna
divisiónprincipalytodoelmaterialsobreimpuestosenotra.
Numérico:Pormediodeestesistema,elmaterialsecoleccionamediantenúmeros
progresivosasignadosacadacarpeta,losquerepresentanelnombreoasuntodeun
grupodepapeles.
Usosdelarchivonumérico:
1.Seusaendeterminadasoficinasdondeesdenecesidadelempleodelosnúmeros,por
lanaturalezadeladocumentación,como:
Comprobantes de pago
Órdenes de compra
Guía de remisión
2.En la correspondencia de carácter reservada.
3.En las bibliotecas por medio del sistema Dewey.
Radiografías, etc.
Recibos por Honorarios
Pólizas (impuestos, pasquines, propagandas, etc.)
Cronológicooporfechas:Lasventajasdeestemétodoson:lasencillez,lasfelicidades
queseencuentranparaarchivaryunaseñalconvenientepararecordareltrabajo
terminado,quesemuestraenelarchivoporelmaterialconunafechaespecífica.

28. Porfechas:
Devencimientos:Ejemplo:Losdocumentosdepagosocobros,agua,luz,teléfono,
cable,internet,Sunat,etc.
«Unamiradaalarchivoporfechasdevencimientosmuestra,almomento,que
asuntosestánparavencerse,cualesestánretrasadosycualesestánparaelfuturo».
Promesasacumplir:Ejemplo:Memorándum,OficiosySolicitudes,
Mixto o por combinación de sistemas básicos:Son formas compuestos que resultan de la
combinación ordenada de los sistemas alfabéticos numéricos.
Suscaracterísticasson:
Óptimorendimientoconequiposmodernos. Requierepersonalentrenado.
Resuelvenmuchosproblemasdelarchivo. Fácilesparautilizarymantener.
Sonflexiblesyelásticas,adaptablesalasnecesidades.
Eselsistemamáscompletoparaordenarcualquiertipodedocumentación.
Alfanumérico:EsconocidatambiéncomoALFABETICONUMERIO opor
NUMERALFA.Estesistemaeslacombinacióndeunalfabetosimpleocompuesto
numerado.

29. Numérico-Asunto:Estesistemaesconocidocomounodelosmejoresporsermuy
técnico.SueledecirselaguíadelArchivoCentral.Lospasosaseguirseparala
confeccióndelarchivosonlossiguientes:
Primero:Sehaceunlistadodelosasuntosprevistosquesenecesitarányqueirán
cadaunoenunfólder.Ejemplo:Administración.
Segundo:Lalistadelosasuntosprevistossearreglaenestrictoordenalfabético,para
asegurarsequesetienentodoslostitularescompletosyquenohayduplicaciones;
estosirvealavezcomobaseparala“Guíadelarchivocentral”.
Tercero:Enseguidasepreparaunalistadetítulosdeclasificaciónmayor,dandoun
númerocorrelativoacadatítulo.Ejemplo:
Administración.
Biblioteca.
Compras.
Contabilidad.
Estadísticas.
Etc……

30. Enlascarpetasindividualesserotulasdelasiguientemanera:
Ciudad TítuloEspecífico
(Huánuco) Emp.Trans.BahiaContinental
Estetipodearchivoloutilizanlasempresascomercialesquetienen
sucursales,oquetienerepresentantesendiversasciudadesdelpaís
(cadenas).
Esdefáciloperatividad,porquesedividenengrupossimples.
Sepuedeusarcomoarchivoauxiliar,porquesecombinanconnombresde
personas,asuntosetc.
Ejemplos:
Bolsasoenvolturasdelasfarmacias
Huánuco:JrAbtao#570
Lima:Jr.LunaPizarro#1067
Enlastarjetasdepresentacióndelasagenciasdeviaje.
ARCHIVO GEOGRÁFICO

31. PROCEDIMIENTO, REGLAS Y SUGERENCIAS PARA ARCHIVAR
Procedimientos:Alarchivonollegaunsolodocumento,sinogruposdepapelesquedeben
archivarse.Puedeadoptarse,independientementedelsistemadeclasificaciónesseguido,y
soncincosuspasos:
Inspeccionar:Laprimeraoperacióndeldocumentoparaarchivarse,esinspeccionar
cadapapelconelfindeasegurarsedequeyaestáexpeditoparairalarchivo.Todo
documentoquecarezcadelaanotación“archívese”debeserdevueltoalaoficinaojefe
deprocedencia,paralacorrespondienteautorización.
Clasificar:Consisteendeterminarcuálhadeserelnombre,asuntonúmero,fecha,bajo
elcualsearchivaráeldocumento.
Marcar:Eselprocedimientodeindicarconunaclaveelnombre,número,fecha,
asunto.Ponerlaclavenosolamenteeconomizatiempocuandosearchivanlospapeles
porprimeravez,sinotambiéncuandosearchivanpapelesquehansidodevueltas
despuésdehaberseusado.
Distribuir:Laseparaciónodistribuciónpermiteabrircadagavetasólounavezy
archivarsistemáticamente,deadelantehaciaatrás.

32. Archivar:Consisteencolocarlospapelesenlascarpetasrespectivas,deacuerdo
conunplandeterminado.
Sedebearchivaralmomento,pueslasdemorasdanlugaraunmalfuncionamiento
delarchivo.
LAGUIAFUERA:Seconfeccionaencartulinadecolorllamativo,enuntamañode
0.21x0.26cm.,esimpresaexactamenteigualenambascaras.
MOVIMIENTO DE LA DOCUMENTACION
Controldedocumentosrecibidosyproducidos:Lafinalidaddecontrolaryadministrar
eldocumentodelosdocumentoseseldedirigirlosasupropioprocedimiento,
asegurándosequevayanasudestino,quesesepadóndeestánencualquiermomento,y
quefinalmentelleguedesuarchivoactivo,oinactivo.
Elcontroldeladocumentaciónsepuedeefectuaratravésdelassiguientesoperaciones:
Registrar:Conelfindejustificarlarecepcióninicialyprotegerlosdocumentos
importantesverdaderamenteimportantesparacadatipodeempresa,losdocumentos
quecarecendevalorparalainstituciónnojustificanlaspérdidas.

33. Controlarelmovimientointernodepapeles:Estoserefierealmovimientodepapeles
entrámiteyapapelesquesalenyvuelvealarchivo.
Mesadecontrol:Eselpuntobásicoycentralparacontrolarladocumentaciónenlos
siguientesaspectos:
a)Larecepcióndedocumentos d) Elarchivocentral
b)Elmovimientointerno e) Eldespachodedocumentos
c)Elmovimientoexterno
Elalcancedelamesadecontrolyellugardesuinstalacióndependedelaextensióny
númerodepersonaldelaunidadservidaydelvolumendedocumentosprocesados.
TRASLADO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO ACTIVO AL INACTIVO
Laeliminacióndelosdocumentoscaducadosconstituyeuntemadelquetodoslos
directivosdeunaempresadebenpreocuparsealtratardeexaminarelserviciodearchivo.
¿Quéseentiendepordocumento?Seentiendeacualquiermaterialquedeunau
otraformacontieneinformaciónyescapazdeproporcionarla.

34. GestióndeDocumentos:Eselconjuntodeactividadesrelacionadasconladoc.
producidayrecibidaporlasentidadesdesdesuorigenhastasudestinofinal.
FunciónArchivística:Eselconjuntodeprocesosyprocedimientosnecesariospara
adelantarlagestióndelosdocumentos,suarchivoyelmanejodelacorrespondencia,
encadaunadelasentidadesysusdependencias,quecomprendedesdelaelaboración
deldocumentohastasudisposiciónfinal.
Folio:Seentiendeporfoliodocumentallaagrupaciónorgánicadedocumentos
generadosporunainstituciónopersonafísicaojurídicaenelejerciciodesus
funcionesqueconstituyenlaexpresióndelconjuntodelasactividadesdesarrolladas.
ConservacióndeDocumentos:Conelobjetivodedesarrollarunaguíaparala
preservaciónyconservacióndelosdocumentos,seestablecenunaseriede
lineamientosparaeltratamientodelasdiferentesclasesdecoleccionesydocumentos.
ConsultadeDocumentos:Esbásicamenteunaformadebuscar,encontrar
determinadainformación.Laconsultadedocumentosenlosarchivos,porpartede
otrasdependenciasodelosciudadanos,deberáefectuarsepermitiendoelaccesoalos
documentoscualquieraqueseasusoporte.
DocumentodeArchivo:Registralainformaciónqueesproducidaorecibidayasea
porunaentidadpúblicaoprivadaenrazóndesusactividadesofunciones.

35. Documento:informaciónregistrada,cualquieraqueseasuformaoelmedioutilizado.
Depuración:Operación,dadoenlafasedeorganizacióndedocumentos,porlacualse
retiranaquellosquenotienenvaloresprimariosnisecundarios,parasuposterior
eliminación.
Expediente:Unidaddocumentalcomplejaformadaporunconjuntodedocumentos
generadosorgánicayfuncionalesparaunainstantáneaproductoraenlaresoluciónde
unasunto.
Encuadernación:Técnicamediantelacualcosenunoovariosdocumentosdeformato
uniformeysecubrecontapasylomoparasuprotección.Launidadproductodela
encuadernaciónsellamalibro.
AutenticacióndeDocumentos:(Derecho).Legitimarolegalizar;unafirmao
documento,eselprocedimientoporelcualsevalidaunactocelebradoenotra
jurisdicciónoenotropaís(legalizar).
CertificacióndeDoc.:Tramitemedianteelcualsehaceconstarquelacopiadeun
documentoesfieldeloriginaloqueenesteseasientadatos,verificadosofidedignos.
ClasificacióndeDoc.:Estaclasificacióngarantizalaadecuadagestióndelosarchivos
encuantoalaorganizaciónynormalización,contribuyendoconlaconfianzaenel
manejodelainformación.

36. CustodiadeDoc.:Guardaotenenciadedocumentosporpartedeunainstitucióno
unapersona,queimplicaresponsabilidadjurídicaenlaadministraciónyconservación
delosmismos,cualquieraqueseasutitularidad.
Formadeefectuareltrasladodedoc.alarchivoinactivo:Esdeseableeltraspasode
lospapelesaexpedientesinactivos,conelfindeprevenirelcrecimientodelos
expedientesaproporcionesquedificultensumanejo.
Conservacióndedoc.enelarchivoinactivo:Essumamenteimportantetomartodaslas
garantíasparaelcuidadoyconservacióndelosdocumentosenelarchivoinactivo,puesto
queahíquedanalmacenadoslosdocumentosvitalesdelaempresa.
DestruccióndeDocumentossinValor:Ladestruccióndelosdocumentossinvalor,
despuésdeunperiodoadecuadodearchivación“inactiva”,esconvenientequesea
controladaporunjefe.
Espreferiblequemarlosdocumentosinserviblesynovenderloscomopapelviejo.En
todocaso,sisecarecedehornosparaquemar,lospapelespodránvendersealpeso
solodespuésdecortarlosenpequeñostrozos,mediantemaquinasespeciales.

37. Inventariodelarchivo:Entodoarchivoinactivoopasivoesindispensable
contarconun“inventario”,elquedeberealizarseanualmenteenunafecha
establecidadeacuerdoalsistemaperiódicooperpetuodelostrasladosdelos
documentos.
Tipos de Documentos:Podemos distinguir los siguientes:
Loquecaracterizaaundocumentoimpresoesquelabasefísicasobrelaque
seimprimelainformación.(Losdocumentosimpresos)
LosDocumentoHistórico:Documentoúnicoqueporsusignificado
jurídico,autográficooporsusrasgosexternosysuvalorpermanenteparala
direccióndelestado,especialmentevaliosoparaelpaís.
Losdocumentosvideograbados.
Losdocumentosfílmicos.
Losdoc.Digitalizados
Losdoc.Audiograbados.
Duplicado:Segundoejemplarorepetidotenorliteralqueelprimero.Puede
sersimpleoautenticado.
Copia:Eslareproducciónexactadeundocumento.

38. Documento Inactivo:Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores
primarios.
Documento Oficial:Es aquel que expide cualquier funcionario de los tres niveles del
gobierno: municipal estatal y federal; algunos ejemplos: actas de nacimiento, de
función y matrimonio, etc.
DisposiciónFinalDeDocumentos:Decisiónresultantedelavaloraciónhechaen
cualquieretapadelciclovitaldelosdocumentos,conmirasasuconservacióntotal,
eliminación,seleccióny/oreproducción.
EliminacióndeDocumentos:Consisteenladestruccióndelosdocumentos
consideradosinnecesarios.ParaelloesnecesarioconformarunComité
EvaluadordeDocumentos.

39. Microfilmación:
Esunnuevotipoparalaorganizacióndelosarchivos.Esunmediofotográficoderetener
lainformacióndelosdocumentosdelasoficinas.Losmaterialessefotografíanprimeroen
películadetamañoreducido,luegoserevelaparaquesirvacomounregistropermanente.
CaracterísticasdelaMicrofilmación:
Esunatécnicadeconservaciónyguardadedocumentos,basadoenelcambiode
soporte.
Se“fotografían”losdocumentosconfuertesreducciones,sinperdercalidado
información.
Objetivos:
Preservarpormediodelatécnicadelmicrofilm,lacoleccióndedatos.
Disponerdeunmediomoderno,económico,eficienteyprácticodeconsultasycopias
delosdocumentossolicitados.
Posibilitarlaconsultaenformalocaloremotadelabasededatos.
Distribuirdemaneraeficienteelcontenidodelasbasesdedatosparalasbúsquedasde
losdocumentossolicitados.
CumplireficientementeconlamisióndelArchivoGeneral,deconservar,distribuir
yponeradisposicióndelosciudadanoslosdocumentosquehacenalosactos.

40. Microfilmación de los documentos:Microfilmadora rotativa de alimentación manual.
Película “Kodak”, 16mm, de sales de plata, base estar de poliéster, de 30,5 mts. de
largo.
Reducción 40:1.
Se microfilmaron 607.000 páginas.
Fases:Las fases del sistema microfilm son las siguientes:
Tomafotográficadelosdocumentos:Medianteelempleodeelevadoscoeficientes
dereducción,conlamaquinamicrofilmadora.
Reveladodelosfilms:Constituyeunafasemuydelicadadeltrabajodemicrofilmary
deéldependeladuracióndelaspelículas.Enelreveladoseincluyeelbañoenel
revelador,elbañoenelfijador,ellavadoylesecado.
Lecturadelosmicrofilms:Serealizaatravésdeunaparatoespecialllamado
“lector”,quehacepasarlaimagenenlapantallaencualquierdirecciónypermitela
rotacióndelamismaaccionandounamanecilladecontrol.Estoesdegranutilidad
paralosarchivosenelcasodequesenecesiteconsultarcontododetalledocumentos
importantes.
El“lector”puedeestarequipadoconundispositivoespecialparareproducciones
fotográficas,sintenerquellevarelaparatoaunacámaraoscura.Seobtienedeeste
modocopiasenpocosminutos.

41. Ventajas:Puedessintetizarseenlassiguientes:
Importantísimoahorrodeespaciorespectoalosprocedimientosconocidos.
Seahorradel98%al99%.
Ahorrodeelementosdearchivo.
Muyestable:duraciónentre400y500años.
Lareduccióndelaoportunidaddepérdidadedocumentos.
Seguraconservacióndelosdocumentosyproteccióncontrasiniestro,por
serlapelículadematerialnocombustible.
Facilidaddistribuciónyreproducción.
Accesorápido,yconsultaágil.
Granrapidezenelfuncionamientodelosserviciosdearchivo.
Desventajas:Enlamicrofilmacióntenemosquelostribunalesgeneralmente
prefierenlosdocumentosoriginales.Encasosdeempresaquenotienen
seriedadodeempleadosirresponsablespuedeprestarseafraudes.Esmás,alos
empleadoshadeadiestrárselesparalastécnicasespecialesrequeridas,loque
acarreadificultades.
SistemasdeArchivos,MicrofilmaciónyDigitalización

42. LOCAL DEL ARCHIVO
Tradicionalmenteloscuartosdealmacenamientodedoc.hassidolosáticosdelos
negociosoempresas.Actualmentelaideahacambiadoporcompletoyseconsideraqueel
lugardelarchivodebeserespacioso,ventilado,atractivo,bieniluminadoyquereúna
lascondicionestécnicasnecesarias.
DepósitodeArchivo:Localespecialmenteequipadoyadecuadoparaelalmacenamientoy
laconservacióndelosdocumentosdearchivo
Situación:Entérminosgenerales,elarchivoseubicarácercanoalaoficinaque
sirveoquetienemayorvolumenymovimientodepapeles.Esevidenteque,eninterés
detodalaorganización,seráútilenestudiopreviodetodaslassituacionesmediante
unplanodeloslocalesquesedispone.
Ventilación:Segúnloshigienistas,latemperaturaambienteoptima,paralos
empleadosentrabajooscilaentrelos16y18°centígrados,conunahumedadmedia
del40%.
Iluminación:Perodeacuerdoalasconstruccionesmodernas,noessimplecontarcon
lailuminaciónartificial,prefiriéndoselailuminacióntotalmenteindirecta,porserla
másaconsejableparaloslocalesdestinadosaarchivos,yaqueevitatodoreflejo.
Disposición:Elespaciodisponibleparalosarchivospuedetenerformarectamenteo
cuadrado,peroentodocasotendrádisponibleunespaciotalquepermitiráun
funcionamientoeficientededichoservicio.

43. LOS ARCHIVOS DE COMPUTADORA
Losarchivostambiéndenominadosficheros;esunacoleccióndeinformaciónlocalizada
oalmacenadacomounaunidadenalgunapartedelacomputadora.
CARACTERISTICA DE LOS ARCHIVOS:
Las principales características de esta estructura son:
Independencia de las informaciones respecto de los programas
La información almacenada es permanente
Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos
Grancapacidaddealmacenamiento.
Adopcióndemedidasparaasegurarlosdocumentoscontralosdiversosfactoresde
deterioro:controldehumedad,incendioyrobo.
Mantenimientoycontroldelasinstalacionesdelarchivo(estadodeedificios,
instalacióneléctrica,estanterías,etc.)
Restauracióndedocumentosdeteriorados
Reproduccióndeladocumentaciónmasrepresentativa

44. CONCLUCIONES
Paraelnormalfuncionamientodeunaempresaesindispensablecontarconunarchivo
perfectamenteorganizadoyeficiente.
Otropuntosumamenteimportante,paraqueelarchivodentrodeunaempresalogre
losfinespropuestos,esloreferentealempleodemobiliario,equipoymateriales
modernosfuncionalesytécnicos.
Otropuntodevitalimportanciaquesehadecuidarenunaempresaeselcontroldel
movimientodeladocumentación,instaladaunbuenservicioparaevitarextravíosque
puedanacarrearproblemasmuyseriosalainstitución.
Esindispensableestableceruncontrolenlaretencióndedocumentos,paraevitarel
almacenarencantidadpapelesinútilesyprodigarcuidadoyproteccióndebidaala
“documentaciónvital”paraelfuncionamientodelaempresa.
Lamicrofilmaciónesunanuevatécnicaenarchivos,siendosumamenteimportante
paralaempresamodernaporelahorrodeespacioqueproporcionaenel
almacenamientodearchivo.
Sinunestudioyconocimientoprofundodetodolorelacionadoconelarchivopor
partedelaempresa,esimposiblequellegueaestablecersesupropioarchivo.
Anivelnacionalrecientementeseestádandolaimportanciadebidaalarchivoenla
empresa,enespecialdebidaalarchivoenlaempresa,enespecialcuandosetratadade
dependenciasestatales.

45. RECOMENDACIONES
Debedarsealarchivolaimportanciaquesemerece,tantoenla
pequeñacomograndeempresa.
Debeencargarselaorganizaciónymanejodelarchivosoloa
personalexperto.
Debedifundirseanivelnacionallaimportanciayfinalidaddel
archivoenlasreparticionesestatalesdondenoselodacasininguna
importanciaempleándosemuchasbeseparaarchivoslosrincones
polvorientosdelainstitución.
Sugieroquesedictecursillosprácticosdearchivosanivelnacional
paralasempresasestatalesperonoenlimasinocursos
vacacionalesenloscapitalesdelosdepartamentosconelfinde
buscarladescentralizaciónadministrativaparaqueestéalalcance
detodoslosempleadosperuanos.
Deserposiblesedebedesignarenelpropuestodelaempresauna
partidaespecíficaparaequipamientoyadiestramientodelpersonal.

46. CONCLUSIONES
DE LAS SECRETARIAS JUANBOSQUINAS
Podemosdecirquecadaunadelassecretariastienenestilosdiferentesyesoles
diferenciadelrestodelasdemás,cadatécnicaqueutilizanparaarchivarsus
documentossonlamaneraenqueellassesientenmasidentificadasconellosy
conocenalaperfecciónsusarchivosyesolesfacilitaraenencontrarlosmás
rápidamente.
Lassecretariascumplimosunpapelimportanteenlaempresayaquesomosla
imagendelaempresa,dependemuchodenosotrasquelaempresase
caractericeporelbuentratocordialylarápidaatencióndelosdocumentos
solicitadosdelpúblicoengeneral.Paraesodebemosestarenconstante
capacitacionesparamejorarnuestrastécnicasdearchivoyelvalorporlacual
secaracteriza.Losarchivossonimportantesenunaempresaporesoes
recomendablequesedeladebidaatenciónyaquecumplenlafuncióndeserla
columnadelaempresaporrepresentarsupasado,presenteyfuturo.
RECOMENDACIONES