Actividad Indagacion Documental - Unidad 2.docx

Actividad Gestion documental

1. Indagación Documental Unidad 2 – Análisis Documento
Función Pública (2020). Lineamiento técnico de gestión del conocimiento y la innovación.
Subintendente ANSELMO TORRES BALLESTAS
Alex Yesid Gil Vega
Tutor
Dirección Nacional de Escuelas
Escuela de Suboficiales y Nivel Ejecutivo “Gonzalo Jiménez de Quesada”
Especialización Tecnológica En Gestión Publica Territorial
Barranquilla, 2025

2. Indagación Documental Unidad 2 – Análisis Documento
Función Pública (2020). Lineamiento técnico de gestión del conocimiento y la innovación.
1. Caso hipotético
En una Estación de Policía, un señor Intendente comandante de estación, con más de 20 años de
experiencia se retira sin dejar documentadas las estrategias exitosas que implementó para reducir los
índices de hurto en el municipio. Al no existir un protocolo de transferencia del conocimiento, el nuevo
personal debe aprender desde cero, repitiendo errores y desaprovechando metodologías que funcionaban.
Falla o vacío: ausencia de mecanismos formales para capturar y transferir el conocimiento
tácito (experiencia, saber empírico) del personal que se retira.
Estrategia para mitigar:
Implementar un Programa de Transferencia del Conocimiento Institucional, que incluya:
Entrevistas de salida y registro de buenas prácticas.
Mentorías entre personal próximo al retiro y nuevos integrantes.
Creación de una base de datos de “lecciones aprendidas” accesible para toda la unidad.
Uso de comunidades de práctica para socializar soluciones innovadoras.

3. Introducción al tema y justificación de su relevancia.
El conocimiento institucional se ha establecido como una estrategia dentro de la gestión
pública moderna, pues permite aumentar la capacidad del Estado para responder con eficiencia,
transparencia y de forma oportuna a las necesidades de la comunidad. En este contexto, el
“Lineamiento técnico de gestión del conocimiento y la innovación” del Departamento
Administrativo de la Función Pública (DAFP) ofrece a los organismos del Estado un punto de
referencia para orientar la creación, uso, transferencia y preservación del conocimiento como
aprendizaje organizacional, innovación y generación de valor público.
Este lineamiento, articulado con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión
(MIPG), resalta la importancia de la interlocución entre las dimensiones de talento humano,
planeación, comunicación, evaluación y control interno, con el fin de garantizar la continuidad
institucional y evitar la pérdida del conocimiento tácito que poseen los servidores públicos. Su
aplicación permite que las entidades aprendan de sus aciertos y errores, documenten sus
experiencias y fortalezcan la toma de decisiones basadas en evidencias, promoviendo así una
cultura de mejora continua y colaboración.
En la Policía Nacional el conocimiento y la innovación son pilares para construir una
institución más eficiente, proactiva y cercana al ciudadano. Seguir estas directrices permite
difundir experiencias operativas, reconocer buenas prácticas y generar estrategias novedosas que
fortalezcan la convivencia y el respeto a los derechos humanos. Así, el conocimiento se
transforma en un activo para mejorar el servicio policial y fortalecer la confianza Estado-
ciudadano.

4. Respuestas argumentadas a las preguntas orientadoras.
1. ¿Cuáles son los principales retos que plantea el documento frente a la gestión del
conocimiento en las entidades del Estado?
Entre los principales retos que plantea el documento se destacan:
Cultura organizacional resistente al cambio: muchos servidores públicos no
perciben el conocimiento como un activo institucional.
Falta de sistematización: ausencia de procesos para capturar el conocimiento
tácito de los funcionarios.
Carencia de herramientas tecnológicas adecuadas para almacenar y compartir
información de manera efectiva.
Escasa articulación entre talento humano y gestión del conocimiento, lo que
dificulta que el aprendizaje se traduzca en innovación y mejora institucional.
El lineamiento propone superar estos retos fortaleciendo el aprendizaje organizacional,
la documentación de experiencias exitosas y el uso de herramientas colaborativas dentro del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG)
2. ¿Qué herramientas propone el lineamiento para la identificación y transferencia
del conocimiento clave en las organizaciones?
El documento establece varias herramientas concretas:
Lecciones aprendidas y buenas prácticas: permiten capturar experiencias
exitosas y replicarlas.

5. Comunidades de práctica: grupos de funcionarios que comparten conocimientos
en torno a un tema común.
Autodiagnóstico de gestión del conocimiento: instrumento del MIPG para
evaluar el nivel de madurez institucional.
Planes institucionales de capacitación y bienestar: orientados al fortalecimiento
de competencias y cultura de innovación.
Analítica institucional y FURAG (Formulario Único de Reporte de Avances
de Gestión): permiten medir resultados y tomar decisiones basadas en evidencia.
3. ¿Cómo puede una institución policial implementar estos lineamientos para
fortalecer su función en el marco de la convivencia ciudadana y los derechos humanos?
La Policía Nacional puede aplicar estos lineamientos mediante:
1.Identificación del conocimiento clave operativo y estratégico, documentando
experiencias de control del delito y mediación comunitaria.
2.Creación de comunidades de práctica policial, donde se comparta conocimiento entre
unidades territoriales.
3.Uso de tecnologías de la información (plataformas internas, bases de datos y
aplicaciones móviles) para difundir protocolos y lecciones aprendidas.
4.Programas de formación continua centrados en derechos humanos, liderazgo y
convivencia.
5.Incorporación de la innovación abierta, invitando a la ciudadanía y otros actores
sociales a participar en soluciones de seguridad y convivencia.

6. Estas acciones fortalecen la confianza Estado-ciudadano y consolidan una policía más
transparente, efectivo y respetuosa de los derechos humanos.

7. Reflexión personal sobre la aplicación de los conceptos estudiados en su práctica
institucional.
Es esencial la gestión del conocimiento para prevenir que se pierdan experiencias
institucionales de gran valor. En mi trabajo policial, aceptar que cada procedimiento, operación o
contacto con la comunidad produce aprendizaje es necesario para aplicar estos principios. Si se
documentan y comparten estos conocimientos, se optimiza la legitimidad de la institución, la
eficiencia del servicio y el proceso de toma de decisiones. La innovación debe ser considerada
como una responsabilidad compartida que promueve la mejora constante y fortalece la confianza
de los ciudadanos en la Policía Nacional.

8. Referencias
Departamento Administrativo de la Función Pública. (2020). Lineamiento técnico de gestión del
conocimiento y la innovación (Versión 1). Dirección de Gestión del Conocimiento.
https://www.funcionpublica.gov.co
Davenport, T. H., & Prusak, L. (2001). Conocimiento en acción: Cómo la organizaciones
manejan lo que saben. Harvard Business Review Press.
Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1999). La organización creadora de conocimiento: Cómo las
compañías japonesas crean la dinámica de la innovación. Oxford University Press.
Luna, J., & Rodríguez, M. (2011). Gestión del conocimiento y aprendizaje organizacional en
el sector público. Revista Iberoamericana de Administración Pública, 8(2), 45–62.
Función Pública. (2019). Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión
(Versión 3). Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional.
https://www.funcionpublica.gov.co