ANALISIS_DESCRIPCION_Y_DISENO_DE_CARGOS1 (2).pptx

El análisis y diseño de cargos es el proceso para identificar y definir las tareas, responsabilidades y requisitos de un puesto de trabajo, y luego estructurar y mejorar ese puesto de manera proactiva

1. ANALISIS, DESCRIPCION Y DISEÑO DE CARGOS Msc. María Jimena Wilches Arango

2. INTRODUCCIÓN La estructura de cargos está condicionada por la estructura organizacional que la contiene. Los cargos forman parte del formato estructural de la organización que condiciona y determina la distribución, configuración y el grado de especialización de los cargos. El diseño organizacional representa la arquitectura de la organización. Si la estructura es rígida e inmutable, los cargos también serán fijos, permanentes y definidos, cerrados, individualizados y delimitados.

3. Por otra parte, si la estructura es flexible y adaptable, los cargos también serán manejables, adaptables y abiertos, y tendrán elevado índice de interacción con el ambiente que los rodea. Cuanto más flexible sea la estructura de la organización, mas adaptables serán los cargos y mas la presencia de equipos multidisciplinarios y auto gestionados. INTRODUCCIÓN

4. CONCEPTOS DE CARGOS Para la organización, el cargo es la base de la aplicación de las personas en las tareas organizacionales; para la persona, el cargo constituye una de las mayores fuentes de expectativas y de motivación en la organización. El cargo es la descripción de todas las actividades desempeñadas por una persona (el ocupante), englobadas en un todo unificado, el cual ocupa cierta posición formal en el organigrama de la empresa.

5. La posición del cargo en el organigrama define su nivel jerárquico, la subordinación (a quien responde), los subordinados (sobre quién ejerce autoridad) y el departamento o división en que está situado. Desde la perspectiva horizontal, cada cargo está alineado con otros cargos del mismo nivel jerárquico, que en general, reciben denominación equivalente (directores, gerentes, jefes, operadores); desde la perspectiva vertical, cada cargo está incluido en algún departamento, división o área de la empresa. CONCEPTOS DE CARGOS

6. POSICIÓN DEL PUESTO EN EL ORGANIGRAMA Puesto Áreas de actuación Niveles jerárquicos Responsabilidad Autoridad

7. CONCEPTOS DE CARGOS El cargo es una unidad de la organización y consta de un conjunto de deberes y responsabilidades que lo separan y distinguen de los demás cargos. A través de los cargos, la empresa asigna y utiliza los recursos humanos para alcanzar objetivos organizacionales, ayudada por determinadas estrategias. Los cargos representan la interacción entre la organización y las personas que trabajan en ella.

8. El diseño de cargos incluye la especificación del contenido de cada cargo, los métodos de trabajo y las relaciones con los demás cargos. Proceso de organización del trabajo a través de las tareas necesarias para desempeñar un cargo especifico. Incluye el contenido del cargo, las calificaciones del ocupante, y las recompensas de cada cargo para atender las necesidades de los empleados y de la organización. DISEÑO DE CARGOS

9. El diseño de cargos constituye la manera como cada cargo está estructurado y dimensionado; diseñar un cargo significa definir cuatro condiciones básicas: El conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante deberá desempeñar (contenido del cargo). Cómo deben desempeñarse las tareas o las atribuciones (métodos y procesos de trabajo). A quién deberá reportar el ocupante del cargo (responsabilidad), es decir, quien es el superior inmediato. A quién deberá supervisar y dirigir (autoridad) el ocupante del cargo, es decir, quienes son sus subordinados. DISEÑO DE CARGOS

10. El diseño de cargos define el grado de responsabilidad o de libertad del ocupante: si el cargo ofrece compromiso personal con el negocio o con el cliente, o si el cargo ata al individuo a condiciones humillantes o a reglas burocráticas. Los cargos no son estables, sino que siempre están en evolución. Innovación y cambio para adaptarse a las continuas transformaciones que experimenta la organización. DISEÑO DE CARGOS

11. ANALISIS OCUPACIONAL Es un proceso riguroso y sistemático para determinar las funciones que se realizan actualmente en los cargos, mediante la observación, el cuestionario y la entrevista. Este estudio debe comprender además, los requisitos necesarios para desarrollar las actividades, como son la educación básica y especifica, la experiencia necesaria en cargos similares dentro o fuera de la organización, la iniciativa que se debe desplegar, de acuerdo con la complejidad de los cargos y la autonomía para resolver problemas.

12. Así mismo, se debe investigar, en este análisis, las responsabilidades que se le han otorgado, los esfuerzos y las condiciones de trabajo y los riesgos a que se exponen las personas que deben desempeñar cualquier cargo de la empresa. Finalmente, se debe aprovechar la investigación para preguntar por aspectos relacionados con el perfil del cargo como son: Las habilidades mentales; los intereses y las aptitudes y los rasgos de personalidad . ANALISIS OCUPACIONAL

13. APLICACIÓN DE ANALISIS OCUPACIONAL El desarrollo del análisis ocupacional permite: Detectar problemas actuales y potenciales Detectar posibles efectos negativos para el desempeño de la organización. Si a esta información se le da la importancia que se merece, puede servir de base para programas de prevención, mejoramiento o para aplicación de correctivos oportunos.

14. APLICACIÓN DE ANALISIS OCUPACIONAL PREVENTIVOS MEJORAMIENTO CORRECTIVOS  Diseño de herramientas y/o equipos o procesos que eviten posibles accidentes.  Medir el clima laboral que permita ver, analizar las relaciones laborales y sus posibles efectos sobre la producción o servicios.  Rediseño de puestos de trabajo para facilitar con seguridad el desarrollo de las actividades productivamente.  Disminución o eliminación de procedimientos, que dificultan el trabajo.  Implementar mejoras, donde se observan problemas en el desarrollo del trabajo.  Implementar mejoras en el puesto de trabajo según las observaciones de los trabajadores, buscando darle importancia a las sugerencias o alternativas que éstos proponen.  Implementar acciones correctivas, con base en las condiciones más críticas.  Contratar expertos para corregir condiciones especiales de trabajo.  Comprometer a quienes toman las decisiones cuando los correctivos son necesarios y decisivos para evitar problemas de gravedad para la organización.

15. PROCEDIMIENTO Haga una presentación formal de la propuesta a la alta gerencia. Crear un comité de valoración. Solicitar el nombramiento del facilitador de la empresa. Capacitar el grupo de analistas ocupacionales. Hacer el trabajo de campo paralelo al manual de funciones Presentar documento final.

16. Es un proceso dinámico y privilegia el cambio en función del desarrollo personal del ocupante. En otras palabras, posibilita la adaptación del cargo al potencial del desarrollo personal del ocupante. Se refiere a la reorganización y ampliación del cargo para proporcionar adecuación al ocupante, aumentar la satisfacción intrínseca a través de la variedad, la autonomía, el significado de las tareas, la identidad con las tareas y la retroalimentación. ENRIQUECIMIENTO DE CARGOS

17. El enriquecimiento del cargo puede ser: Horizontal o lateral (carga lateral con adición de nuevas responsabilidades del mismo nivel). Añade tareas variadas con la misma complejidad de las tareas actuales, al mismo que transfiere tareas actuales a otros cargos del mismo nivel. Vertical (carga vertical con nuevas responsabilidades más elevadas). vertical añade tareas más complejas o atribuciones administrativas del cargo, como planeación, organización y control, al tiempo que transfiere tareas más sencillas a otro cargo de nivel menor. ENRIQUECIMIENTO DE CARGOS

18. Lo que se espera de este proceso no es solo el mejoramiento de las condiciones de trabajo, sino sobre todo, el aumento de la productividad y la reducción de las tasas de rotación y de ausentismo del personal. El enriquecimiento de cargos ofrece: Elevada motivación intrínseca del trabajo Desempeño de alta calidad en el trabajo Elevada satisfacción con el trabajo Reducción de ausencias y desvinculación ENRIQUECIMIENTO DE CARGOS

19. ENRIQUECIMIENTO DE CARGOS Enriquecimiento vertical Puesto Puesto Enriquecimiento horizontal Enriquecimiento horizontal

20. ALTERNATIVAS DE ENRIQUECIMIENTO DE CARGOS Carga vertical Aumenta la complejidad del puesto Atribuir responsabilidades más elevadas Para enriquecer un cargo se deben reordenar sus elementos Atribuir a otros o automatizar las tareas simples Incluir el trabajo anterior Incluir el trabajo posterior Carga horizontal Aumenta la variedad del puesto

21. Los resultados del trabajo aumentan cuando están presentes tres estados sicológicos críticos en las personas que ejecutan el trabajo: Cuando la persona cree que el trabajo es significativo o tiene valor Cuando la persona se siente responsable de los resultados del trabajo Cuando la personas conoce los resultados que obtiene al hacer el trabajo.

22. CONTENIDO DEL CARGO Qué hace? -> Tareas y actividades por ejecutar Cuándo lo hace? -> Periodicidad: Diaria, semanal, mensual, anual y esporádica Cómo lo hace? -> A través de: personas, máquinas y equipos, materiales, datos e información. Dónde lo hace? -> Sitio y ambiente de trabajo Porqué lo hace? -> Objetivos del cargo , metas y resultados por alcanzar

23. DESCRIPCIÓN DE CARGOS Relacionar que hace el ocupante, cómo lo hace, en qué lo hace, en qué condiciones lo hace y porque lo hace. La descripción del cargo es un retrato simplificado del contenido y de las principales responsabilidades del cargo. El formato común en la descripción del cargo incluye el nombre del cargo, el resumen de las actividades que se deben desempeñar y las principales responsabilidades del cargo. Además los métodos y técnicas que utiliza el trabajador para realizar su trabajo, las máquinas, herramientas y equipos que utiliza y los materiales, proyectos o servicios producidos por el trabajador.

24. METODOS PARA REUNIR DATOS Entrevistas. Existen tres tipos: Entrevistas individuales Entrevistas grupales con varios trabajadores que ocupan el mismo cargo Entrevistas con el supervisor que conoce los puestos a analizar. La entrevista es el método más utilizado para reunir datos de los puestos y determinar sus obligaciones y responsabilidades.

25. PROS: Es el método para obtener datos que se emplea con más frecuencia. Permite que el ocupante del puesto presente una relación de sus actividades y comportamientos que otros no han podido definir. Brinda oportunidades de airear las posibles frustraciones que genera el puesto. Método simple y rápido para obtener información. METODOS PARA REUNIR DATOS

26. CONTRAS: Puede distorsionar la información y presentar datos falsos o preconcebidos. El ocupante puede exagerar ciertas responsabilidades y minimizar otras. El ocupante puede legitimar su visión del puesto para obtener ventajas personales en razón a la remuneración o la importancia de su puesto. METODOS PARA REUNIR DATOS

27. Cuestionario. Sigue la misma ruta de la entrevista, con la diferencia que quien lo contesta es el ocupante del puesto, el supervisor o los dos en conjunto. Algunos cuestionarios están bien estructurados y son fáciles de usar. La principal ventaja es que ofrece un medio eficiente y rápido para reunir información de un número importante de trabajadores. Tiene un costo operacional mas bajo. CONTRAS. Su organización requiere de tiempo y de pruebas preliminares. METODOS PARA REUNIR DATOS

28. PROCESO DE ANÁLISIS DE CARGOS Paso 1 Examinar la estructura de la organización entera y de cada puesto Paso 2 Definir la información que se requiere para el análisis de los puestos Paso 3 Escoger los puestos a analizar Paso 4 Reunir los datos necesarios para el análisis de los puestos Paso 5 Preparar las descripciones de los puestos Paso 6 Preparar las especificaciones de los puestos Utilizar la información de los pasos 1 al 6 para: Planificación de los RH Diseño de Puestos Reclutamiento y Selección Entrenamiento Evaluación del desempeño Remuneración y beneficios Evaluación de los resultados

29. CHIAVENATO, Idalberto . Gestión del Talento Humano. Tercera Edn . McGraw-Hill. México. 2009 BIBLIOGRAFIA