ANALISIS JABATAN, DESKRIPSI JABATAN DAN SPESIFIKASI JABATAN

Analisis jabatan adalah proses sistematis untuk mengumpulkan dan mengevaluasi informasi mengenai tugas, tanggung jawab, serta kompetensi yang diperlukan pada suatu pekerjaan. Hasilnya dituangkan dalam deskripsi jabatan, yaitu dokumen yang merinci tujuan, tugas utama, wewenang, hubungan kerja, dan kondisi kerja sehingga jelas apa yang harus dilakukan pemegang posisi tersebut. Dari deskripsi tersebut kemudian diturunkan spesifikasi jabatan, yakni daftar kualifikasi atau persyaratan yang harus dimiliki calon pemegang jabatan, seperti tingkat pendidikan, pengalaman, keterampilan, pengetahuan, dan karakter pribadi yang mendukung pelaksanaan tugas secara efektif.

1. ANALISIS JABATAN, DESKRIPSI JABATAN, SPESIFIKASI JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA ISU-ISU KONTEMPORER MSDM Dosen Pengampu : Prof. Dr. Elisabet Siahaan , SE., M.Ec KELOMPOK 1 Berliana Desy Manik (227019041) Ramadani (227019004)

2. Menurut Mathis dan Jakson analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan JOB ANALYSIS ATAU ANALISIs JABATAN

3. Analisis Pekerjaan berbasis Tugas Analisis Pekerjaan berbasis Kompetensi Perbedaan Utama: Berbasis Tugas: Fokus pada tugas-tugas dan aktivitasspesifik yang harus diselesaikandalam pekerjaan. Berbasis Kompetensi: Fokus pada keterampilan, pengetahuan, dan sifat yang diperlukan untukmelaksanakantugas-tugas tersebutdengan efektif. Analisis pekerjaan melibatkan pengumpulan informasi tentang karakteristik pekerjaan yang membedakan dari pekerjaan lainnya. Informasi yang dihasilkan berguna untuk menangkap pemahaman yang jelas tentang apa yang dilakukan pada pekerjaan dan kemampuan apa yang diperlukan untuk melakukannyasesuai dengan yang sudah dirancang Ada dua pendekatan untuk analisis pekerjaan yaitu fokus pada tugas yang dilakukan dalam pekerjaan dan fokus pada kompetensi yang dibutuhkan untuk kinerja pekerjaan.

4. Analisis pekerjaan berbasis tugas melibatkan pemahaman mendalam tentang tugas-tugas spesifik yang harus diselesaikan dalam pekerjaan tertentu. Fokusnya adalah pada aktivitas, tugas harian, tanggung jawab, dan prosedur yang harus diikuti oleh individu yang memegang posisi tersebut. Contoh dan Penjelasan: Misalkan ada analisis pekerjaan untuk posisi "Spesialis Pemasaran Digital". Dalam pendekatan berbasis tugas, analisis akan mempertimbangkan tugas-tugas spesifik yang harus dilakukan oleh spesialis tersebut: Optimasi SEO: Menganalisis dan meningkatkanperingkat situs web melalui strategi SEO. Manajemen Kampanye PPC: Membuat dan mengelola kampanye per klik (PPC) melalui platform seperti Google Ads. Analisis Data: Mengumpulkan dan menganalisis data dari kampanye digital untuk mengidentifikasitren dan peluang. Konten Pemasaran: Mengembangkankonten yang menarik untuk situs web, media sosial, dan email. Analisis Berbasis Tugas

5. Analisis pekerjaan berbasis kompetensi fokus pada keterampilan, pengetahuan, dan sifat yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan denganbaik. Ini menekankan pada karakteristik pribadi dan profesional yang penting untuk sukses dalam peran tersebut. Contoh dan Penjelasan: Misalkan analisis pekerjaan dilakukan untuk posisi "Manajer Proyek". Dalam pendekatan berbasis kompetensi, fokus akan pada kualitas-kualitas dan keterampilan yang diperlukan untuk manajer proyek yang sukses: Kemampuan Kepemimpinan: Mampu memimpin dan menginspirasi tim, serta memberikan arahan jelas kepada anggota tim. Keterampilan Komunikasi: Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan tim, pelanggan, dan pihak-pihak terkait proyek. Manajemen Konflik: Kemampuan untuk mengatasi konflik internal dalam tim dan menemukan solusi yang memuaskan semua pihak. Analisis Risiko: Kemampuan untuk mengidentifikasi risiko proyek dan mengembangkan strategi untuk mengatasi risiko tersebut. ANALISIS BERBASIS KOMPETENSI

6. Manakah dari dua metode di atas yang paling optimal?. Jawabannya kedua-duanya. Optimal tergantung dari sifat pekerjaan, dan bagaimana pekerjaan berubah. Organisasi industri teknologi tinggi yang karyawannya bekerja dalam tim proyek lintas fungsi dan bergeser dari proyek ke proyek lebih baik menggunakan analisis pekerjaan berbasis kompetensi. Misalnya, satu tim proyek yang terdiri dari empat karyawan bertugas mengembangkan perangkat lunak jenis kartu kredit yang dapat digunakan di seluruh dunia akan mengerjakan tugasnya dengan kompetensi yang dimilikinya. Ketika proyek itu selesai, keempat karyawan itu akan pindah ke proyek lain dengan anggota tim yang berbeda. Oleh karena itu, dasar untuk merekrut, memilih, dan memberikan kompensasi kepada individu-individu adalah berdasarkan kompetensi mereka. Pendekatan analisis pekerjaan berbasis tugas, lebih optimal digunakan pada organisasi yang mengedepankan penyelesaian tugas. Misalnya buruh pabrik yang harus menghasilkan jumlah tertentu dari pekerjaan yang dilakukannya.

7. MANFAAT JOB ANALYSIS Untuk keperluan penarikan dan seleksi Contoh: Seorang job analis membantu mereview persyaratan posisi manajer proyek yang baru dibuka dan menyusun deskripsi pekerjaan yang jelas, memungkinkan tim HR untuk menarik calon yang memiliki keterampilan dan pengalaman yang sesuai. Untuk keperluan kompensasi Contoh : Dengan bantuan analisis pekerjaan, perusahaan dapat memutuskan gaji yang kompetitif untuk seorang insinyur perangkat lunak dengan pengalaman 5 tahun, memastikan kompensasi yang adil dan mempertahankan bakat terbaik. Untuk keperluan penilaian kinerja Contoh: Dalam proses penilaian tahunan, manajer menggunakan analisis pekerjaan sebagai pedoman untuk mengukur sejauh mana karyawan mencapai tujuan mereka sesuai dengan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi pekerjaan. Keselamatan dan kesehatan Contoh: Dengan memahami pekerjaan seorang teknisi lapangan, termasuk kemungkinan paparan bahan kimia, perusahaan dapat mengimplementasikan prosedur keselamatan yang tepat dan memberikan pelatihan kepada karyawan untuk mengurangi risiko kecelakaan. Hubungan karyawan dan perburuhan Contoh: Ketika deskripsi pekerjaan disusun dengan hati-hati, mempertimbangkan tanggung jawab dan otoritas yang melekat pada pekerjaan, karyawan cenderung merasa lebih dihargai dan lebih puas dengan pekerjaan mereka, mengurangi potensi konflik hubungan kerja. Untuk keperluan pelatihan Contohnya apa Sebuah analisis pekerjaan menunjukkan bahwa seorang manajer proyek harus memiliki keterampilan kepemimpinan dan manajemen konflik yang kuat. Berdasarkan temuan ini, perusahaan dapat mengembangkan program pelatihan khusus yang membantu manajer mengasah keterampilan ininggunakan analisis pekerjaan berbasis kompetensi.

8. Planning The Jobs Analysis Misalnya, menilai persyaratan pekerjaan untuk mengembangkan program pelatihan Misalnya, wawancara, survei, observasi pekerjaan, atau kombinasi dari metode-metode tersebut Misalnya, karyawan yang melakukan pekerjaan, atasan, atau data dari survei pelanggan Tujuan Analisis Metode Analisis Sumber Data Preparing and communication the job analysis Pada tahap ini, perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan analisis pekerjaan, metode yang akan digunakan, dan sumber data yang diperlukan. Ini mencakup: TAHAPAN DALAM ANALISIS JABATAN Langkah ini melibatkan persiapan instrumen analisis pekerjaan dan komunikasi dengan para karyawan Contohnya: Pengembangan Survei atau Kuesioner: Membuat pertanyaan yang relevan untuk mengumpulkan informasi pekerjaan. Komunikasi Karyawan: Memberi tahu karyawan tentang tujuan analisis dan bagaimana mereka dapat berkontribusi

9. Conducting the job analysis Tahap ini mencakup pengumpulan data dari karyawan yang sedang menjalankan pekerjaan. Contoh langkah-langkahnya adalah: Wawancara: Menanyakan pertanyaan terstruktur kepada karyawan dan manajer tentang tugas dan tanggung jawab mereka. Observasi Pekerjaan: Mengamati karyawan saat mereka menjalankan tugas-tugas harian mereka. Developing job description and job specification Berbasis pada data yang terkumpul, langkah ini melibatkan pembuatan dokumen resmi yang menjelaskan pekerjaan. Contohnya: Deskripsi Pekerjaan (Job Description): Menjelaskan tugas-tugas harian, tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan, dll. Misalnya, "Manajer Proyek akan bertanggung jawab untuk merencanakan, mengorganisir, dan mengawasi proyek-proyek perangkat lunak perusahaan." Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification): Menjelaskan kualifikasi yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Misalnya, "Kandidat harus memiliki gelar sarjana di Ilmu Komputer dan pengalaman minimal 5 tahun dalam pengelolaan proyek perangkat lunak."

10. Maintanning and updating job description and job specification Memelihara dan Memperbarui Deskripsi Pekerjaan dan Tahap ini melibatkan pembaruan teratur dari deskripsi dan spesifikasi pekerjaan untuk mencocokkan dengan perubahan di organisasi. Contohnya: Evaluasi Berkala: Menilai apakah pekerjaan masih relevan dengan tujuan organisasi. Pembaruan: Memperbarui deskripsi pekerjaan jika ada perubahan signifikan dalam tugas atau tanggung jawab.

11. METODE ANALISIS JABATAN 1. Metode Wawancara Metode ini melibatkan interaksi langsung dengan pekerja atau manajer untuk mendapatkan pemahaman mendalam tentang tugas dan tanggung jawab mereka . Wawancara bisa terstruktur ( pertanyaan telah disiapkan sebelumnya ) atau tidak terstruktur ( pertanyaan dikembangkan berdasarkan tanggapan individu ). Contoh Implementasi : Seorang analis jabatan melakukan wawancara dengan seorang manajer proyek untuk memahami pekerjaannya . Pertanyaan yang diajukan mencakup aspek-aspek berikut: " Apa tugas harian Anda dalam pengelolaan proyek ?" " Bagaimana Anda mendekati situasi konflik di dalam tim proyek ?" " Apa keterampilan kunci yang menurut Anda paling penting untuk sukses dalam peran ini?" Keuntungan : Memungkinkan analis mendapatkan wawasan mendalam dan mendalam tentang pengalaman dan penilaian subjektif karyawan . Pertimbangan : Bergantung pada kejujuran dan objektivitas jawaban karyawan , kadang-kadang ada bias.

12. Metode observasi melibatkan pengamatan langsung pekerja saat mereka menjalankan tugas mereka sehari-hari. Observasi dapat dilakukan dengan interaksi langsung (karyawan tahu bahwa mereka diamati) atau tanpa interaksi (karyawan tidak menyadari bahwa mereka diamati). 2. Metode Observasi Contoh: Seorang analis jabatan mengamati seorang teknisi lapangan yang melakukan instalasi perangkat keras. Dia mencatat prosesnya, mencatat apakah ada hambatan atau kendala yang dihadapi, dan mengamati keterampilan teknis dan interaksi dengan pelanggan. Observasi ini membantu mengidentifikasi aspek pekerjaan yang mungkin tidak terungkap melalui wawancara saja, seperti keterampilan fisik yang diperlukan atau tantangan yang dihadapi saat berhadapan langsung dengan pelanggan. Keuntungan: Memberikan gambaran langsung tentang pekerjaan yang tidak dipengaruhi oleh perspektif subjektif karyawan. Pertimbangan: Bisa menjadi intrusive dan memerlukan waktu ekstra, serta pekerja mungkin berperilaku berbeda ketika mereka tahu mereka diamat

13. Metode angket melibatkan penggunaan formulir pertanyaan tertulis yang disiapkan sebelumnya dan didistribusikan kepada karyawan atau manajer. Responden diminta untuk memberikan jawaban tertulis terhadap pertanyaan-pertanyaan yang dirancang untuk mengumpulkan informasi tentang pekerjaan mereka. Contoh Implementasi: Sebuah perusahaan ingin melakukan analisis jabatan untuk memahami tugas dan tanggung jawab pegawai administrasi. Mereka membagikan angket kepada seluruh staf administrasi. Pertanyaan-pertanyaan pada angket mungkin mencakup: "Jelaskan tugas harian Anda secara rinci." "Apa keterampilan teknis yang Anda gunakan dalam pekerjaan sehari-hari?" "Apakah ada tugas tambahan yang tidak termasuk dalam deskripsi pekerjaan resmi Anda?“ Keuntungan Metode Angket: Skala: Bisa digunakan untuk mengumpulkan data dari sejumlah besar responden secara efisien. Anonimitas: Memberi kesempatan kepada responden untuk memberikan jawaban secara anonim, yang dapat meningkatkan kejujuran dalam tanggapan. Analisis Statistik: Data yang dikumpulkan melalui angket dapat diolah dan dianalisis secara statistik untuk mendapatkan wawasan yang mendalam. Pertimbangan Metode Angket: Interpretasi Jawaban: Terkadang, jawaban tertulis pada angket memerlukan interpretasi, yang dapat memunculkan ambiguitas. Keterbatasan Pertanyaan: Pertanyaan yang tidak dirancang dengan baik atau pertanyaan terbuka yang terlalu umum dapat menghasilkan jawaban yang kurang spesifik. Kesadaran Subyektif: Tanggapan responden terkadang bisa dipengaruhi oleh persepsi dan pandangan subyektif mereka terhadap pekerjaan mereka. 3. Metode Angket

14. Metode catatan karyawan melibatkan meminta karyawan untuk mencatat aktivitas dan tugas-tugas pekerjaan mereka dalam bentuk jurnal atau catatan harian selama periode waktu tertentu. Dengan cara ini, detail tugas sehari-hari dapat direkam secara langsung oleh karyawan yang menjalankan pekerjaan. Contoh Implementasi: Seorang perusahaan ingin memahami rutinitas harian teknisi lapangan. Mereka meminta teknisi tersebut untuk mencatat kegiatan mereka setiap jam selama seminggu. Catatan harian mungkin mencakup detail seperti waktu mulai dan selesai tugas, jenis pekerjaan yang dilakukan, peralatan yang digunakan, dan tantangan yang dihadapi. Keuntungan: Memberikan wawasan yang sangat rinci tentang aktivitas sehari-hari, dapat mengidentifikasi tugas-tugas yang mungkin terlupakan dalam metode lain. Pertimbangan: Karyawan harus konsisten dalam mencatat aktivitas mereka, dan ada risiko terjadi bias karena karyawan bisa mencatat hanya tugas-tugas yang dianggap penting. 3. Metode Catatan Karyawan (Diary)

15. Metode kombinasi melibatkan penggunaan lebih dari satu metode dalam analisis jabatan. Misalnya, menggunakan wawancara untuk mendapatkan wawasan mendalam tentang tugas-tugas utama, metode observasi untuk melihat proses secara langsung, dan angket untuk mengumpulkan informasi tambahan atau memvalidasi temuan dari metode lainnya. Contoh: Dalam menganalisis peran seorang konsultan penjualan, analisis jabatan dimulai dengan wawancara mendalam untuk memahami dinamika pasar dan hubungan dengan pelanggan. Selanjutnya, observasi dilakukan selama beberapa hari saat konsultan berinteraksi dengan pelanggan secara langsung. Angket kemudian diberikan kepada karyawan dan pelanggan untuk mendapatkan pandangan eksternal dan internal tentang performa konsultan. Keuntungan: Menghasilkan pemahaman yang lebih komprehensif tentang pekerjaan dengan menggabungkan keunggulan metode-metode yang berbeda. Pertimbangan: Memerlukan pengelolaan sumber daya yang baik, dan koordinasi yang cermat untuk memastikan bahwa setiap metode digunakan secara efektif dan hasilnya diintegrasikan dengan baik. 4. Kombinasi Metode

16. Proses Analisis Pekerjaan Menganalisis pekerjaan adalah inti dari proses manajemen orang. Menetapkan dan mendefinisikan pekerjaan dengan benar adalah titik awal tidak hanya untuk proses rekrutmen; tetapi mencakup cara karyawan dikelola dan dimotivasi, membentuk dasar untuk proses manajemen kinerja, membantu untuk menetapkan bagaimana kebutuhan pelatihan karyawan dianalisis, dan membentuk dasar dalam mendesain sistem penggajian, terutama perbandingan gaji satu karyawan dengan yang lain. Proses analisis pekerjaan terdiri dari dua tahap utama yaitu pengumpulan data dan penyusunan uraian tugas, spesifikasi pekerjaan, dan standar pekerjaan.

17. 1. Pengumpulan Data Proses dimulai dengan pengumpulan data tentang pekerjaan tersebut. Ini melibatkan interaksi dengan pekerja, pengamatan langsung, dan penggunaan metode seperti wawancara, survei, atau observasi. Data ini mencakup tugas-tugas harian, keterampilan yang diperlukan, alat yang digunakan, dan konteks pekerjaan. Contoh: Seorang analis jabatan melakukan wawancara dengan karyawan toko pakaian untuk memahami pekerjaannya. Data yang dikumpulkan mencakup tugas seperti membantu pelanggan, menjaga persediaan barang, dan mengelola kasir.

18. 2. Penyusunan Uraian Tugas, Spesifikasi Pekerjaan, dan Standar Pekerjaan Setelah data terkumpul, tahap berikutnya adalah menyusun informasi ini kedalam dokumen-dokumen yang jelas dan terstruktur, yaitu uraian tugas, spesifikasi pekerjaan, dan standar pekerjaan. a. Uraian Tugas (Job Description):Uraian tugas adalah dokumen yang mendeskripsikan tugas-tugas dan tanggungjawab yang harus dilakukan oleh individu dalam pekerjaan tersebut. Contoh Uraian Tugas: Judul Pekerjaan: Asisten Penjualan Toko Pakaian Tugas-Tugas: Memberikan bantuan kepada pelanggan dengan memilih pakaian yang sesuai. Memastikan kebersihan dan kerapihan toko. Mengelola transaksi kasir dan menjaga akurasi uang di kasir.

19. JOB DESCRIPTION Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan Menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu.

20. Pemegang jabatan : sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi Sebagai contoh, seorang spesialis pemasaran digital yang memiliki job deskripsi yang rinci dapat menggunakannya sebagai pedoman untuk mengembangkan strategi pemasaran yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga mencapai tujuan penjualan yang ditetapkan. Perekrut : untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan Sebagai contoh, dalam industri kesehatan, seorang rekruter rumah sakit yang memiliki job deskripsi yang terinci untuk seorang perawat ICU dapat mencari kandidat dengan pengalaman dan keterampilan khusus yang diperlukan untuk memberikan perawatan yang optimal kepada pasien. Trainer : untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan Sebagai contoh, seorang pelatih di sebuah perusahaan manufaktur dapat merancang pelatihan keamanan kerja berdasarkan job deskripsi operator mesin, memastikan bahwa mereka memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk bekerja dengan aman.

21. Assessor Untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan Contoh : Di sebuah perusahaan IT, seorang assessor menggunakan job deskripsi seorang pengembang perangkat lunak untuk melakukan analisis mendalam tentang pekerjaan tersebut. Perencana Karir Untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi Contoh : Seorang konsultan karir di sebuah lembaga penempatan kerja menggunakan job deskripsi seorang administrator jaringan komputer untuk membantu lulusan baru menemukan pekerjaan yang sesuai.

22. Perencanaan dan Pengembangan Organisasi ( Organization Development & Planner ) Untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan Contoh : Seorang kepala pengembangan organisasi di sebuah perusahaan manufaktur menggunakan job deskripsi berbagai posisi produksi untuk merencanakan pengembangan tim produksi. Job Evaluator U ntuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi Contoh : Dalam sebuah lembaga pemerintah, seorang penilai jabatan menggunakan job deskripsi untuk membobotkan jabatan-jabatan di berbagai departemen. Dengan memahami kompleksitas tugas dan tanggung jawab dari posisi-posisi seperti manajer keuangan, analis kebijakan, dan staf administrasi, penilai jabatan dapat membuat skala penilaian yang adil, memungkinkan perbandingan yang akurat antar jabatan dan memastikan gaji yang seimbang dalam organisasi tersebut.

23. Tujuan Job Description Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung pada prinsip : ”Adanya Jabatan yang benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar dengan cara yang benar” Bahwa seperti waktu kita diserap untuk bekerja, oleh karena itu harus ada penyusunan job description yang baku dan benar 1 2 3

24. Job Identification (Identifikasi Pekerjaan) Job Identification adalah proses penentuan identitas atau pengenalan pekerjaan tertentu di dalam organisasi. Ini mencakup memberikan nama jabatan, departemen terkait, serta penempatan dalam struktur organisasi. Contoh Job Identification: — Nama Jabatan: Analis Keuangan — Departemen: Keuangan dan Akuntansi — Laporan ke: Kepala Departemen Keuangan Job Objective (Tujuan Pekerjaan) Job Objective adalah tujuan atau hasil yang diharapkan dari posisi pekerjaan. Tujuan ini memberikan gambaran tentang kontribusi yang diharapkan dari individu yang memegang posisi tersebut. Contoh Job Objective: Tujuan: Memastikan akurasi dan ketepatan laporan keuangan perusahaan setiap bulan, serta menyediakan analisis keuangan yang mendalam untuk mendukung pengambilan keputusan strategis Elemen-elemen Job Description

25. Duties and Responsibilities (Tugas Dan Tanggung Jawab) Duties and Responsibilities adalah daftar tugas-tugas harian, tanggung jawab, dan aktivitas yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan untuk mencapai tujuan pekerjaan tersebut. Contoh: Tugas: Mengumpulkan data keuangan dari berbagai departemen dan menyusun laporan keuangan bulanan. Tanggung Jawab: Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur keuangan perusahaan dan berkomunikasi dengan manajer departemen untuk klarifikasi data keuangan. Relationships (Hubungan) Relationships menjelaskan interaksi dan hubungan pekerjaan dengan pihak-pihak lain di dalam dan di luar organisasi. Ini mencakup rekan kerja, atasan, dan pihak eksternal yang harus berinteraksi dengan pemegang jabatan. Contoh: Rekan Kerja: Berinteraksi dengan tim keuangan, analis departemen lain, dan administrator sistem keuangan. Atasan: Melapor kepada Kepala Departemen Keuangan. HubunganEksternal: Berkomunikasi dengan auditor eksternal dan pihak pajak. Elemen-elemen Job Description

26. Accountability (Akuntabilitas) Akuntabilitas merujuk pada tanggung jawab yang dimiliki oleh pemegang jabatan untuk menjalankan tugas dan mencapai hasil yang diharapkan. Ini melibatkan pertanggungjawaban atas tindakan dan keputusan yang diambil dalam konteks pekerjaan. Contoh: Seorang Manajer Produksi bertanggung jawab atas efisiensi produksi dan kualitas produk. Dia harus memastikan bahwa proses produksi berjalan lancar, mengidentifikasi masalah, dan mengambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk memastikan target produksi tercapai. Authority (Kewenangan) Kewenangan adalah hak atau wewenang yang diberikan kepada individu untuk membuat keputusan, memberi perintah, dan mengelola sumber daya dalam konteks pekerjaan mereka. Contoh: Seorang Manajer Proyek memiliki kewenangan untuk mengalokasikan anggaran proyek, mengambil keputusan strategis terkait proyek, dan memberi arahan kepada anggota tim proyek. Elemen-elemen Job Description

27. Licenses (Lisensi) Lisensi adalah izin resmi yang diberikan oleh otoritas yang memungkinkan individu untuk melakukan pekerjaan tertentu atau menggunakan keahlian khusus yang memerlukan keberhasilan dalam ujian atau pemenuhan kriteria tertentu. Contoh: Seorang dokter harus memiliki lisensi praktik yang diberikan oleh badan medis negara untuk dapat melaksanakan praktik medis secara sah. Lisensi tersebut menunjukkan bahwa dokter tersebut memenuhi standar pendidikan dan etika yang ditetapkan oleh otoritas medis. Special Circumstances (Keadaan Khusus) Keadaan khusus merujuk pada situasi luar biasa atau kondisi yang jarang terjadi yang dapat mempengaruhi cara pekerjaan dilakukan. Ini mencakup situasi-situasi yang memerlukan penanganan khusus atau prosedur yang berbeda dari biasanya. Contoh: Dalam kasus bencana alam, seorang Koordinator Bantuan Darurat harus memiliki rencana tanggap darurat yang dirancang khusus untuk menangani situasi darurat, termasuk koordinasi dengan badan bantuan, evakuasi, dan distribusi sumber daya. Elemen-elemen Job Description

28. Performance Standards (Standar Kinerja) Standar kinerja adalah ukuran yang digunakan untuk menilai kualitas dan hasil kerja seseorang. Ini mencakup target-target yang harus dicapai dan standar kualitas yang harus dipertahankan. Contoh: Seorang Sales Executive harus mencapai target penjualan bulanan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Standar kinerja juga dapat melibatkan evaluasi kepuasan pelanggan dan jumlah pelanggan baru yang diperoleh. Trade Union/Professional; Associations (Serikat Pekerja/Profesional; Asosiasi) Serikat pekerja dan asosiasi profesional adalah organisasi yang mewakili kepentingan pekerja dalam negosiasi dengan majikan dan memberikan dukungan serta bimbingan kepada anggotanya dalam hal hak dan kewajiban pekerja. Contoh: Kontraktor local yang masuk ke asosiasi kontraktor se Indonesia (GAPENSI) Elemen-elemen Job Description

29. Standar Pedoman Penulisan Job Description 1. Daftar tugas dan tanggungjawab dalam urutan yang logis: Deskripsi pekerjaan harus disusun secara terstruktur dan logis, mulai dari tugas yang paling penting hingga yang lebih rutin. Contoh: —Mengelola inventaris barang secara teratur. —Membuat laporan keuangan bulanan. —Menanggapi pertanyaan pelanggan melalui email dan telepon. 2. Tugas bagian terpisah dan tanggung jawab jelas, sederhana, dan ringkas: Setiap tugas dan tanggung jawab harus diuraikan dengan jelas, tanpa kebingungan, dan disusun dengan kata-kata yang sederhana dan langsung. Contoh: Tugas: Menganalisis data penjualan. Tanggung Jawab:Menyusun laporan analisis penjualan setiap minggu.

30. 3. Memulai setiap kalimat dengan kata kerja tindakan: Gunakan kata kerja tindakan (verbs) untuk memulai setiap kalimat sehingga memberikan arah dan kejelasan pada tugas yang diuraikan. —Contoh: Melakukanpengembanganproduk baru. Mengelolatim pemasaran dan penjualan. 4. Menggunakan istilah kuantitatif dimana memungkinkan untuk mencapai objektivitas yang lebih besar dan kejelasan: Gunakan angka atau data kuantitatif untuk menjelaskan tugas atau target yang dapat diukur dengan jelas. —Contoh: Memproses setidaknya 50 pesanan pelanggan setiap hari. Mencapai target penjualan bulanan sebesar 20% dari bulan sebelumnya.

31. 5. Menggunakan istilah khusus daripada yang tidak jelas: Gunakan istilah spesifik yang menggambarkan tugas atau kualifikasi yang dibutuhkan dengan jelas. Contoh: Menggunakan perangkat lunak pengelolaan proyek seperti Trello atau Asana. Memiliki pengetahuan mendalam tentang protokol keamanan jaringan. 6. Menggunakan terminologi yang tersandardar: Gunakan istilah dan frasa yang umum dan diakui secara luas dalam industri atau bidang pekerjaan yang bersangkutan. Contoh: Menggunakan kode etik keuangan yang diakui oleh asosiasi keuangan nasional. Mengikuti standar keselamatani ndustri yang berlaku.

32. 7. Jawab pertanyaan apa, bagaimana, kapan, mengapa. Ini akan membantu menghasilkan deskripsi pekerjaan lengkap: Deskripsi pekerjaan harus menjawab pertanyaan-pertanyaan esensial untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang pekerjaan tersebut. Contoh: Apa: Apa tugas utama seorang analis data? Bagaimana: Bagaimana proses pelaporan penjualan dilakukan setiap bulan? Kapan: Kapan deadline penyerahan laporan bulanan ke manajemen? Mengapa: Mengapa kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan sangat penting dalam posisi ini? 8. Jelasidentitas hasil akhir atau standarkinerja yang akandievaluasi: Deskripsi pekerjaan harus merinci ekspektasi hasil kerja yang diharapkan dan standar kinerja yang akan dinilai. Contoh: Mencapaitingkat kepuasanpelanggan setidaknya 90% setiap bulan. Menyelesaikanproyek pengembanganperangkat lunak dalam batas waktu yang ditetapkan.

33. Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko:1996). JOB SPESIFICATION

34. Beberapa Hal Dalam Job Spesification Persyaratan pendidikan, latihan, dan pengalaman kerja Persyaratan fisik dan mental Persyaratan pengetahuan dan keterampilan Persyaratan umur dan jenis kelamin

35. Persyaratan pendidikan, latihan, dan pengalaman kerja Pengalaman Kerja Pendidikan Minimal 3 Tahun pengalaman dalam pengembangan perangkat lunak Sarjana dalam Ilmu Komputer Ini merinci tingkat pendidikan formal yang diperlukan, pelatihan yang relevan, serta pengalaman kerja yang diinginkan atau dibutuhkan untuk dapat menjalankan pekerjaan dengan baik Contoh:

36. Persyaratan Pengetahuan dan Keterampilan Keterampilan Pengetahuan Kemampuan analisis data menggunakan perangkat lunak statistik seperti SPSS Memahami bahasa pemrograman Java dan Python. Ini mencakup pengetahuan khusus atau keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas pekerjaan dengan efisien dan efektif Contoh:

37. Persyaratan Fisik dan Mental Mental Fisik Kemampuan untuk membuat keputusan cepat dalam situasi tekanan Kemampuan untuk mengangkat beban berat hingga 20 kilogram. Ini merinci persyaratan fisik dan mental yang diperlukan untuk posisi tertentu. Ini bisa mencakup kekuatan fisik, ketahanan, atau kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan yang tinggi stres. Contoh:

38. Persyaratan Umur dan Jenis Kelamin Jenis Kelamin Umur Wanita Usia 25-35 tahun Catatan: Persyaratan umur dan jenis kelamin biasanya tidak boleh digunakan sebagai kriteria dalam pengambilan keputusan pekerjaan, kecuali dalam kasus-kasus yang sangat terbatas yang membutuhkan kriteria ini untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu yang sah. Contoh:

39. TUJUAN JOB SPESIFICATION 1. Menemukan pekerja yang prospektif Tujuan utama dari job specification adalah membantu perusahaan menemukan karyawan yang sesuai dengan persyaratan pekerjaan . Dengan merinci persyaratan pendidikan , keterampilan , dan pengalaman kerja yang dibutuhkan , perusahaan dapat menilai calon pekerja dan memilih individu yang paling cocok untuk posisi tersebut . Contoh: Sebuah perusahaan teknologi mencari seorang pengembang perangkat lunak senior. Dalam job specification, perusahaan merinci bahwa calon harus memiliki minimal lima tahun pengalaman dalam pengembangan aplikasi web menggunakan bahasa pemrograman tertentu . Mulai Presentasi

40. TUJUAN JOB SPESIFICATION 2. Rincian spesifikasi jabatan Job specification memberikan rincian yang mendalam tentang posisi tersebut, termasuk tanggung jawab, tugas, dan persyaratan spesifik. Ini membantu karyawan yang sudah ada atau calon karyawan memahami ekspektasi dan persyaratan pekerjaan dengan jelas. Contoh Sebagai bagian dari job specification untuk seorang manajer proyek IT, tanggung jawabnya mencakup merencanakan proyek, mengelola anggaran, dan berkomunikasi dengan klien secara teratur. Mulai Presentasi

41. TUJUAN JOB SPESIFICATION 3. Sebagai orientasi untuk calon karyawan Job specification memberikan informasi yang jelas kepada calon karyawan tentang apa yang diharapkan dari mereka jika mereka diterima untuk posisi tersebut. Ini membantu calon karyawan memutuskan apakah pekerjaan tersebut sesuai dengan keahlian dan minat mereka. Contoh: Seorang lulusan baru melihat job specification untuk posisi analis data dan mengetahui bahwa dia harus memiliki pengetahuan tentang statistik, pengalaman dalam analisis data, dan kemampuan menggunakan perangkat lunak statistik Mulai Presentasi

42. TUJUAN JOB SPESIFICATION 4. Mengidentifikasi kompetensi Karyawan Job specification membantu perusahaan mengidentifikasi kompetensi karyawan yang dibutuhkan untuk sukses dalam posisi tersebut. Ini mencakup keterampilan teknis, kepemimpinan, dan kemampuan interpersonal yang diperlukan untuk mencapai tujuan pekerjaan. Contoh: Dalam job specification untuk seorang manajer penjualan, perusahaan mungkin menyoroti keterampilan negosiasi, kepemimpinan tim, dan kemampuan membangun hubungan pelanggan yang kuat sebagai kompetensi yang diperlukan. Mulai Presentasi

43. MANFAAT JOB SPESIFICATION 1. Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan Job specification memberikan kerangka kerja yang jelas untuk mengevaluasi jabatan dalam organisasi. Dengan merinci tugas, tanggung jawab, dan persyaratan pekerjaan, perusahaan dapat memahami kompleksitas pekerjaan dan membandingkannya dengan jabatan lain dalam organisasi, membantu menetapkan gaji dan kompensasi yang adil dan seimbang. Contoh: Sebuah perusahaan menggunakan job specification untuk mengevaluasi jabatan seorang manajer pemasaran. Mereka membandingkan tugas dan tanggung jawab manajer pemasaran dengan spesifikasi pekerjaan lainnya untuk menentukan tempatnya dalam struktur gaji perusahaan. Mulai Presentasi

44. MANFAAT JOB SPESIFICATION 2. Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang Job specification membantu dalam menetapkan standar kinerja yang jelas untuk individu dalam posisi tersebut. Standar ini memberikan panduan bagi karyawan tentang apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana kinerja mereka akan diukur. Contoh: Dalam job specification seorang analis keuangan, standar hasil kerja mungkin mencakup pencapaian target laba bersih, akurasi laporan keuangan, dan waktu penyelesaian laporan bulanan. Mulai Presentasi

45. MANFAAT JOB SPESIFICATION 3. Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen, seleksi, dan penempatan pegawai baru Job specification membantu dalam proses rekruitmen dan seleksi karyawan baru. Dengan mengetahui persyaratan pekerjaan secara rinci, perusahaan dapat mencocokkan kualifikasi calon dengan persyaratan pekerjaan yang spesifik, memastikan bahwa karyawan yang direkrut memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan. Contoh: Dalam proses perekrutan untuk seorang manajer proyek IT, tim HR menggunakan job specification untuk menyaring pelamar dan memilih mereka yang memiliki pengalaman manajemen proyek dan keahlian teknis yang sesuai Mulai Presentasi

46. Konten Job Spesification Ketrampilan merujuk pada kemampuan teknis atau praktis yang diperlukan untuk menjalankan tugas pekerjaan dengan efisien. Ini bisa mencakup keterampilan berbasis komputer, keterampilan interpersonal, keterampilan analitis, dll. Contoh: Ketrampilan Komputer: Mampu menggunakan perangkat lunak Microsoft Office dengan mahir. Pengetahuan mencakup pemahaman tentang prinsip-prinsip, fakta, teori, atau konsep dalam bidang tertentu yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Contoh: Pengetahuan Akuntansi: Memahami prinsip-prinsip dasar akuntansi keuangan. Kemampuan merujuk pada kemampuan untuk melakukan tugas-tugas tertentu atau menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Ini mencakup kemampuan fisik, mental, atau keterampilan khusus yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Contoh: Kemampuan Analitis: Mampu menganalisis data kompleks dan membuat rekomendasi berdasarkan temuan analisis Keterampilan Pengetahuan Kemampuan Job specification mencakup beberapa elemen penting yang mencerminkan kualifikasi dan karakteristik yang diharapkan dari calon karyawan. Berikut adalah penjelasan lebih detail beserta contoh untuk setiap elemen tersebut:

47. Konten Job Spesification Kepribadian merujuk pada karakteristik pribadi yang mencakup sifat-sifat seperti ketekunan, kerjasama, kepemimpinan, dan ketabahan emosional. Ini penting terutama dalampekerjaan yang melibatkan interaksi sosial atau tim. Contoh: Ketekunan: Kemampuan untuk tetap fokus dan bekerja keras untuk mencapai tujuan, bahkan dalam situasi sulit. Minat merujuk pada hal-hal yang menarik dan memotivasi individu. Pekerjaan yang sesuai dengan minat seseorang cenderung membuatnya lebih termotivasi dan berkinerja tinggi. Contoh: Minat dalam Teknologi: Minat yang kuat dalam teknologi dan inovasi, tertarik pada perkembangan terbaru di dunia teknologi informasi. Kepribadian Minat

48. Evaluasi Pekerjaan Evaluasi pekerjaan adalah proses sistematis untuk menilai nilai relatif dari setiap pekerjaan dalam sebuah organisasi. Tujuan dari evaluasi pekerjaan adalah untuk menetapkan nilai atau gaji yang adil dan seimbang untuk berbagai pekerjaan berdasarkan faktor-faktor seperti tanggung jawab, ketrampilan yang diperlukan, kompleksitas tugas, dan pengambilan keputusan. Evaluasi pekerjaan membantu organisasi membuat keputusan tentang struktur gaji, promosi, dan pengembangan karier.

49. manfaat Evaluasi Pekerjaan Penyusunan Struktur Gaji yang Adil : Evaluasi pekerjaan membantu menentukan kompensasi yang wajar dan adil untuk setiap posisi dalam organisasi. Pekerjaan dengan tanggung jawab dan kompleksitas yang tinggi harus dibayar lebih tinggi daripada pekerjaan dengan tugas yang lebih sederhana. Meminimalkan Diskriminasi Gaji : Dengan evaluasi pekerjaan, organisasi dapat mengidentifikasi dan mengatasi potensi ketidaksetaraan dalam pembayaran berdasarkan jenis kelamin, etnis, atau latar belakang lainnya, sehingga mengurangi risiko diskriminasi gaji. Mendukung Keputusan Promosi dan Pengembangan Karier : Evaluasi pekerjaan membantu dalam identifikasi kriteria yang objektif untuk promosi dan pengembangan karier. Karyawan yang memiliki pekerjaan dengan tanggung jawab dan kompleksitas yang lebih tinggi dapat diakui dan diberi peluang yang sesuai. Pengambilan Keputusan Rekrutmen dan Seleksi : Dengan memahami nilai relatif dari berbagai posisi, organisasi dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang kompensasi yang harus ditawarkan kepada calon karyawan yang berhasil direkrut.

50. tujuan Evaluasi Pekerjaan Menentukan Gaji yang Adil : Evaluasi pekerjaan membantu menentukan berapa seharusnya gaji untuk setiap posisi berdasarkan kompleksitas, tanggung jawab, dan ketrampilan yang diperlukan. Mendukung Pengambilan Keputusan Manajerial : Evaluasi pekerjaan memberikan informasi yang diperlukan bagi manajemen untuk membuat keputusan tentang gaji, promosi, dan pengembangan karier. Mengurangi Ketidaksetaraan dalam Pembayaran : Tujuan dari evaluasi pekerjaan adalah untuk mengidentifikasi dan mengatasi ketidaksetaraan dalam pembayaran, sehingga memastikan bahwa semua karyawan diperlakukan dengan adil. M endorong Kepuasan dan Kinerja Karyawan : Ketika karyawan merasa bahwa sistem kompensasi adil dan transparan, ini dapat meningkatkan kepuasan kerja dan kinerja mereka.