apresentação, conceitos de Bases de Dados.pptx

Base de dados

1. Gestão de bases de dados Professor: António Ramalho TIC

2. Conceitos Básicos A forma mais comum de guardar dados era, até poucas décadas, o arquivo em papel.

3. Os primeiros computadores vieram facilitar a tarefa de armazenar informação. Fichas com cartões perfurados foram usadas, nos primórdios da informática.

4. As modernas bases de dados são conjuntos digitais relacionados entre si. Foi usando potentes bases de dados que recentemente foi sequenciado o genoma humano.

5. Conceito de bases de dados Uma base de dados tem como objetivo o armazenamento de diversos tipos de informação relacionada, de tal forma que a sua atualização e consulta possa ser eficiente e efetuada num curto espaço de tempo. Exemplo de uma base de dados - o arquivo das avaliações dos módulos de cada aluno na secretaria.

6. Um programa de trabalho com base de dados como, por exemplo, o Access da Microsoft permite: criar, abrir, fechar e guardar bases de dados em disco, pen ou noutro suporte, para posterior utilização;

7. Sistema Gestor de Base de Dados (SGBD) SGBD - é o software que faz a gestão do acesso aos dados da BD e que garante a sua correta manutenção. Isto é, serve de interface entre os vários utilizadores e a BD. Os dados estão armazenados de uma forma estruturada permitindo um fácil acesso à informação, no formato mais adequado.

8. Funções de um SGBD Um SGBD tem de garantir: segurança – deve proteger a BD de utilizadores não autorizados; integridade dos dados – proteger a BD de utilizadores autorizados, evitando que estes executem tarefas que ponham em risco a integridade da informação (não permitindo, por exemplo, que se apaguem dados de um sítio que são necessários noutro sítio da BD);

9. controlo e acesso dos utilizadores aos dados – num sistema com muitos utilizadores, a partilha de dados tem de ser feita de modo que cada utilizador a use como se estivesse sozinho; recuperação/tolerância a falhas – sempre que ocorram falhas, por exemplo do disco, de hardware ou de software, o SGBD tem de reconstruir a BD até ao momento em que ocorreu a falha.

10. Noções de dados, campo, registo, tabela, relação e associação Para trabalhar com uma BD há um conjunto mínimo de conceitos que convém ter presentes: Dados – elementos que caracterizam uma entidade (pessoa, objecto ou organização). Numa base de dados, uma entidade corresponde a uma tabela. Campo – característica ou atributo individual, tipicamente representado em colunas de uma tabela. Registo – linha de uma tabela com a informação de cada elemento de uma entidade.

11. Tabela – elemento suporte da base de dados, que se estrutura segundo campos (colunas) e registos (linhas). Relação – agrupamento de dados sem repetição, armazenado como uma tabela num SGBD relacional. Associação – processo pelo qual se ligam tabelas através de valores de dados relacionados. Campo Registo Dados

12. O Modelo Relacional de Base de Dados O modelo relacional é o modelo mais usado nos sistemas de bases de dados atuais. O Microsoft Access é um SGBD relacional, isto é, representa os dados como um conjunto de relações, onde cada relação é representada por uma tabela/entidade de registos únicos.

13. As Bases de Dados São representadas por tabelas, em que as linhas contém os registos e as colunas definem os campos.

14. Bases de Dados com uma tabela Estas bases de dados são designadas por monotabelas . Podem ser utilizadas através da folha de cálculo (Ex: Excel) e permitem a criação e a manipulação de bases de dados estruturadas em campos e registos. As bases de dados só com uma tabela são limitadas e por isso deverá existir sempre mais do que uma tabela.

15. Uma base de dados deverá ter sempre mais do que uma tabela porque assim evita-se a redundância ou repetição da informação , visto que os dados estão organizados por tabelas.

16. Sistemas de Gestão de Bases de Dados - SGBD Os SGBD’s são programas que permitem criar e manipular bases de dados, em que os dados são estruturados com independência relativamente aos programas de aplicação que os manipulam.

17. Independência dos dados num SGBD Significa que é possível alterar a estrutura dos dados de uma base de dados (quer ao nível físico, ou ao nível conceptual) sem reformular o programa que opera com os dados (o SGBD).

18. Níveis de Arquitectura de um SGBD Existem 3 níveis: Nível fisico Nível conceptual (ou independência lógica) Nível de visualização (ou nível externo)

19. Nível físico: É o armazenamento das bases de dados em suportes informáticos e a forma como eles estão organizados nesses suportes, discos, pen , etc.

20. Nível Conceptual É a maneira como os dados estão estruturados e organizados na nossa base de dados. Por exemplo a definição dos campos, a criação de tabelas e as suas relações.

21. Nível externo ou de visualização É o interface que o utilizador final utiliza, este não necessita de saber os níveis anteriores para poder trabalhar como utilizador da base de dados. São os formulários que o utilizador tem acesso.

22. Principais tipos de operações num SGBD 1 - Operações de definição e alteração da estrutura de uma base de dados – Linguagem de Definição de Dados 2 – Operações de manipulação de dados, sem alteração da estrutura da base de dados – Linguagem de Manipulação de Dados 3 – Operações de controlo de dados

23. Operações típicas em cada operação Linguagem de Definição de Dados Criação de uma nova base de dados Criação de uma ou várias tabelas Alteração da estrutura de campos de uma tabela Criação e alteração de ficheiros de índices Eliminação de tabelas Esta situa-se no nível conceptual

24. Linguagem de Manipulação de Dados Consultas ou pesquisas de dados Inserção de novos dados (registos) Alteração de dados existentes (campos e registos) Eliminação de dados (registos) Esta situa-se ao nível de visualização

25. Operações de controlo de dados Atribuição ou eliminação dos direitos de acesso aos dados em relação a utilizadores ou grupo de utilizadores. Esta também se situa no nível de visualização

26. Bases de dados “É um conjunto normalizado de informações, em ligação lógica umas com as outras, que, depois de terem sido recolhidas uma só vez, permitem o acesso aos diferentes escalões da hierarquia da organização, às informações actualizadas de que tenham necessidade num determinado momento.” In “ Concepção de uma base de dados” A ideia essencial de uma base de dados consiste em evitar a duplicação de ficheiros e a redundância das informações.

27. Modelos de Bases de Dados O desenvolvimento de uma base de dados é feito por diferentes modelos conceptuais, estes dividem-se em: Modelos baseados em objetos Modelos baseados em registos

28. Modelos baseados em objectos Estes modelos baseiam-se em objetos, e tentam representar sempre a realidade desses objetos. Nestes modelos existe um que é muito importante e por isso se destaca – Modelo EAR – Entidade, atributo e relacionamento

29. Modelo EAR E – Entidades  Estas são objetos concretos que podem representar pessoas (funcionários, clientes, alunos), organizações (empresas, escolas), coisas (produtos, faturas, livros), etc. Estas são compostas ou caracterizadas por atributos.

30. A – Atributos  São os elementos ou propriedades que caracterizam as entidades Relação entre as entidades Após a identificação das entidades e dos atributos temos de definir o modo como as entidades se relacionam entre si.

31. Conceitos importantes: Chave – É um campo ou um grupo de campos que identificam um registo na tabela. Chave simples – É constituída por um campo Chave Composta – É constituída por dois ou mais campos Chave Principal ou Primária – É a chave de uma tabela Chave externa – É a chave principal de uma tabela e um campo de outra.

32. Definição de uma chave primária Chave primária – campo ou conjunto de campos que permite identificar de modo exclusivo cada registo da tabela. A chave permite criar ligações com as restantes tabelas da BD. Uma chave primária tem de ser única (nenhuma outra é igual a si), não nula (não vazia) e não redundante (não deve conter mais campos que os necessários).

33. A chave pode ser escolhida a partir dos campos que definem a entidade. Pode também ser criado um campo artificial, quando não existir nenhum campo que obedeça às regras para ser chave ou para facilitar a memorização dessa chave.

34. Tipos de relações ou ocorrências São diagramas onde se apresentam as relações entre as entidades de uma organização, isto é o Diagrama de entidades e associações.

35. As ocorrências podem ser do tipo: UM para UM – É uma correspondência biunívoca, isto é, a cada entidade corresponde apenas uma outra.

36. Mulher Ex: Um casamento Entidades do casamento Homem e Mulher A cada marido corresponde uma mulher A cada mulher corresponde um marido Homem 1 1

37. UM para VÁRIOS (N) – A cada entidade corresponde uma ou várias entidades. Ex : A Escola A cada escola corresponde muitos alunos Cada aluno corresponde a uma escola Escola Alunos N 1

38. VÁRIOS para VÁRIOS – A N entidades correspondem outras N entidades. Neste relacionamento são sempre necessárias 3 tabelas. Ex: Um cliente que tem contas em vários bancos Cliente N N Contas

39. Neste caso cria-se uma 3 entidade para efectuar as relações

40. Nota: A criação da tabela de relacionamento entre as duas tabelas relativas às duas entidades, altera o tipo de relacionamento, em vez de um relacionamento de N para N , passamos a ter dois de UM para N . Esta transformação é importante no esquema da base de dados, porque normalmente, os SGBD’s não conseguem lidar diretamente com situações de N para N, tendo estas que ser convertidas para situações do tipo UM para N.

41. Exercícios utilizando o modelo EAR

42. Modelos baseados em Registos Estes modelos representam a realidade através de registos. Estes registos (records) equivalem aos registos utilizados em programação, contendo, informação estruturada com o formato de campos.

43. Existem 3 modelos de base de dados de registos Modelo Hierárquico Modelo de Rede Modelo Relacional

44. Modelo Hierárquico É uma base de dados concebida segundo o modelo hierárquico, consiste numa coleção de registos que se encontram relacionados entre si, através de ligações. A estrutura hierárquica de ligação entre os registos toma o aspeto de um diagrama de árvore (invertida).

45. Neste, cada registo , exceto o primeiro tem uma ligação a um outro registo que se apresenta como o seu superior hierárquico (Se este for eliminado todos os que se encontram por baixo dele também serão eliminados.

46. Modelo de Rede Este também é constituído por um conjunto de registos relacionados entre si, só que este tem uma forma de rede. Isto significa que os registos podem ser relacionados uns com os outros de uma forma mais flexível, o que dá uma representação mais real do que se pretende representar.

47. Modelo Relacional O modelo Relacional, é o modelo mais difundido e utilizado nos sistemas de gestão de bases de dados - por isso também é designado por Sistema de Bases de Dados Relacionais ou SGBD’s Relacionais.

48. Tabelas As tabelas são os elementos fundamentais numa base de dados, nestas a informação é estruturada em campos e registos. Cada tabela é designada por um único nome e corresponde a uma classe de entidades ou a um relacionamento entre entidades.

49. Uma tabela é definida por um conjunto de colunas , estes correspondem aos campos ou atributos de uma entidade ou classe de entidades. Cada coluna ou campo tem um nome único dentro da tabela, mas esse nome pode existir noutras tabelas.

50. As linhas de uma tabela correspondem aos registos ou ocorrências de entidades concretas. As linhas podem ter alguns campos repetidos, mas não pode haver duas linhas iguais. Cada linha representa uma entidade única ou relacionamento único entre entidades.

51. Regras para construir uma tabela Não pode haver 2 colunas com o mesmo nome, cada coluna é identificada de um único modo; Não deve haver campos vazios, e os campos chaves nunca podem estar vazios. Os registos não podem ser duplicados.

52. Índices O tipo mais comum de índice é uma lista ordenada dos valores de uma coluna de uma tabela, contendo ponteiros para as linhas associadas a cada valor. Um índice permite que o conjunto das linhas de uma tabela que satisfazem determinado critério seja localizado rapidamente.

53. Uma das maiores confusões que existe nos utilizadores das bases de dados é entre os termos ordenação e indexação. Ordenação de dados – É ordenar a base de dados por um determinado campo, exemplo, por nome, por telefone, pela morada, etc.

54. Indexação – É a estrutura que permite simular a ordenação dos dados. Na realidade consiste normalmente numa árvore de termos que revertem para uma determinada posição no ficheiro ou tabela.

55. Sempre que se introduz um valor num campo que é chave externa de uma tabela o SGBD tem de se certificar se esse valor existe na tabela onde ele é chave primária, senão acontecer existe uma falha da integridade referencial. Também teremos de ter cuidado ao apagar um registo que é chave primária numa tabela e chave externa noutra porque senão também cria uma falha da integridade referencial.

56. Objetivos a atingir numa base de dados Todas as bases de dados têm objectivos gerais a atingir, que são: Introduzir toda a informação relevante na BD Evitar a redundância ou repetição desnecessária de informação Assegurar a consistência e integridade da informação

57. Fases para criar uma BD Relacional Existem várias fases ou etapas para criar uma base de dados relacional. De um modo geral ter-se-á sempre fazer uma análise da situação real.

58. Análise da situação – para recolha da informação relevante a incluir na BD. Elaboração no papel , de um primeiro esboço da estrutura geral da BD, descrevendo as entidades e relacionamentos entre elas. Definição exata de cada entidade , identificando os seus atributos e chaves. As fases são :

59. Determinação dos relacionamentos entre as diferentes entidades/tabelas. Eventual revisão da estrutura das entidades, atributos e relacionamentos, através de um processo de normalização

60. Criar as tabelas da BD a partir da estrutura das entidades e relacionamentos a que se chegou. Desenvolvimento do esquema da BD num SGBD Criar a aplicação com interfaces gráficos, menus de comando, rotinas, etc.

61. Estratégias para a concepção de uma base de dados Existem 2 estratégias ou metodologias: A abordagem do geral para o particular (Top- Down ) A abordagem do particular para o geral ( Bottom-up )

62. Abordagem Top-Down Neste caso cria-se o modelo EAR das várias entidades e dos tipos de relacionamentos existentes entre elas, e com base nos diferentes tipos de relacionamentos entre as entidades, determina-se as tabelas necessárias à base de dados.

63. Abordagem Bottom-up Nesta estratégia, começa-se por considerar uma ou mais tabelas que contenham os atributos ou campos considerados necessários à representação de cada aspeto da situação, e com base na NORMALIZAÇÃO determinam-se as tabelas que são necessárias para a base de dados.

64. NORMALIZAÇÃO Para um SGBD funcionar adequadamente necessita de um conjunto de normas que se designa por normalização, esta divide-se em várias etapas: FNN – F orma N ão N ormalizada – Nesta etapa definem-se todos os campos necessários à base de dados

65. 1FN – Primeira Forma Normal – Nesta etapa define-se as entidades com os atributos considerados relevantes. 2FN – Segunda Forma Normal – Nesta etapa analisam-se as relações e as dependências entre os atributos de cada entidade, removendo as dependências da chave parcial. Este trabalho é feito através das relações que tenham uma chave do tipo composta. Para cada um dos campos “que não são chave” deve ser colocada a seguinte questão:

66. “Será que o campo depende apenas de uma parte da chave ou de toda a chave?” Quando se detecta uma dependência da chave parcial, numa relação, devemos remover os campos associados a essa dependência parcial, arrastando com eles a parte da chave correspondente. 3FN – Terceira Forma Normal – Analisam-se novamente as relações, reestruturam-se os atributos ou separam-se da entidade original para formar uma nova entidade ou tabela.

67. Exercícios Considere o seguinte formulário:

68. 2 - exercício

69. 3 - exercício

70. 4 - Exercício

71. Ficha formativa de revisões para o teste de avaliação

72. Identifique, transcrevendo para a sua folha de prova, os “termos” adequados ao preenchimento dos espaços assinalados (  ,  ,...), relativamente aos Sistemas Gestores de Bases de Dados ( SGBDs ). Na fase inicial da criação de uma tabela, procede-se à identificação dos seus ____________ e respectivos ______________. A ______________ permite excluir, à partida, valores não permitidos. Nos SGBD relacionais, considera-se que não existe limite quer para o número de tabelas de uma ______________, quer para o número de campos de uma _____________.

73. Se uma _______________ tiver uma coluna que contenha valores únicos, como por exemplo números de código, pode-se definir essa coluna como ______________. Designa-se por __________________ um ou mais campos de uma tabela que se referem ao campo ou campos da chave primária de uma outra tabela. Uma relação um para muitos é o tipo de relação mais _______________. Numa relação um para muitos, um registo da tabela A pode ter ___________ registo(s) correspondente(s) na tabela B, mas um registo na tabela B tem apenas ___________ registo(s) correspondente(s) na tabela A.

74. Nas situações em que um só __________ não garante a identificação inequívoca de cada registo da tabela, define-se uma ________________ constituída por dois ou mais campos. Um campo do tipo ____________ não admite caracteres alfabéticos, mas um campo do tipo _________________ admite números.

75. 2.1 - Considere as seguintes tabelas, pertencentes ao registo dos funcionários e projectos em que estiveram envolvidos. Apresente, para cada uma das tabelas anteriores, o campo ou combinação de campos que devem constituir a chave primária. classifique os tipos de relações estabelecidas entre as tabelas: Funcionários – Funcionários/Projectos Funcionários/Projectos – Projectos Projectos – Clientes Cliente – Projectos Projectos – Funcionários/Projectos

76. os tipos de relações estabelecidas entre as tabelas: Funcionários – Despesas Despesas – Tipo despesa Funcionários – Departamento a chave primária.

77. a chave primária. os tipos de relações estabelecidas entre as tabelas: Produtos – Vendas Vendedores – Vendas Vendas - Produtos

78. Programa de Gestão de Base de Dados – Access Elaborar as normalizações dadas em access 1 – Criação das tabelas 2 – Criação das relações 3 – Criação de formulários através do assistente de formulários

79. Propriedades dos campos de uma tabela

80. Exercício Nome do campo Tipo Tamanho Descrição fracao texto 6 Identificação da fração em que o condómino habita nome Texto 60 Nome do condómino Telefone Texto 9 Telefone de contato fixo email texto 30 Endereço de correio electrónico Cria uma nova base de dados em access com o nome Condomínio. Cria uma tabela para os condóminos com a seguinte estrutura:

81. Mascaras de introdução Facilitam e controlam a introdução de dados num campo. Cria um novo campo na tua tabela com o nome telemóvel, texto tamanho 9, e descrição telemóvel de contacto. Vamos criar uma máscara

82. Introduza campos na tabela e verifique como ficou a máscara.

83. Valores predefinidos Volta à tabela condóminos e cria um novo campo: Data Tipo: Data/hora Descrição: data da criação do registo Valor predefinido: data do sistema Formatar: data normal Legenda : data do registo

84. No final terá de estar como o apresentado

85. Regras de validação Estas servem para validar os campos. Imagina que no nosso exemplo, temos 5 entradas tendo cada uma 6 andares, então teremos de validar o nº de entradas e o nº do andar. Vamos criar 2 campos na nossa tabela Campo Tipo de dados Descrição Legenda Regra de validação Texto de validação Entrada numérico Nº de entrada para o condomínio Nº da entrada Só pode ser valores entre 1 e 5 Digite um nº entre 1 e 5 Andar numérico Nº do andar Nº do andar do condomínio Só é aceite valores entre 1 e 6 Digite um nº entre 1 e 6

86. Campos necessários Há campos que pela sua importância, devem ser preenchidos, é o caso das chaves primárias. Para isso temos de defini-los como sendo de preenchimento obrigatório. Na nossa tabela vamos definir como preenchimento obrigatório a fração e o nome

87. O campo chave primária deve ter as seguintes propriedades Indexado – A criação de um índice faz com que o access mnatenha a tabela ordenada pelo campo pretendido, permitindo otimizar todas as pesquisas que se realizam por esse campo.

88. Altere o tipo de dados do campo entrada para Assistente de pesquisas

89. Verifique que agra ao introduzir os dados o campo entrada pode ser selecionado através de uma combobox . Introduza um dado novo e verifique

90. Consultas Criar e guardar uma consulta Crie uma nova base de dados com as seguintes tabelas:

91. Valide o campo código postal do tipo 0000-000 Preencha as tabelas com 3 registos no minimo

92. Criar consultas – Estrutura da consulta Adicionar as tabelas

93. Adicionar os campos das 2 tabelas, no fim grava clica na diskette e dá o nome à consulta

94. Para executar a consulta clique em ! Aparece os dados introduzidos

95. Introdução de critérios nas consultas Visualizar apenas os que vivem em Santarem , então no campo localidade em critério escreva = Santarem

96. Guarda a consulta e executa-a, surge apenas os registos cuja localidade é Santarem

97. Crie formulários para as 2 tabelas

98. Menus no access Criar – formulário em branco

99. Opção Botão

100. Selecione o formulário amigos e crie outro botão para o formulário cod -postal

101. Crie o botão sair, no final deverá ficar do tipo

102. Fazer o mesmo para os registos – entrar com vista de esquema o formulário e em botão selecionar

103. Ambiente de trabalho

104. Criação da tabela

105. Elementos de uma Base de Dados Os objectos de uma base de dados são cruciais na manipulação e visualização de uma base de dados. Os elementos principais são: Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Páginas, Macros e Módulos.

106. Tabelas As tabelas constituem o corpo principal da BD, pois são o sítio onde se guardam os dados.

107. Formulários Os formulários são os ecrãs que permitem ver, adicionar, eliminar ou actualizar dados nas tabelas. Podem ser criados directamente, a partir de tabelas ou de consultas.

108. Relatórios Os relatórios permitem mostrar vários registos de uma só vez, em formato de listagem, para análise no ecrã ou para impressão em papel.

109. Páginas As páginas de acesso a dados permitem ver, actualizar ou analisar os dados de uma BD na Internet.

110. Macros As macros (à semelhança do que acontece no Word e no Excel ) permitem agrupar acções para tornar automáticas operações como imprimir relatórios, abrir formulários, mostrar mensagens aos utilizadores, etc.

111. Módulos Os módulos são conjuntos de código em VBA ( Visual Basic for Applications ), que é uma linguagem de programação para aplicações.

112. Abertura de uma Base de Dados Para abrir uma BD já existente, pode fazer-se:

113. Criação de uma Base de Dados O Access possui vários modelos de BDs, com assistentes associados, que permitem criar rapidamente uma BD mediante as escolhas do Utilizador

114. A BD é iniciada com um painel de navegação que permite começar a inserir dados nas tabelas a partir de formulários

115. Tabelas Antes de se criar a estrutura de uma tabela deve ter-se em conta que: 1 .Os campos devem ser guardados nos seus elementos mais simples. Por exemplo, se se tiverem os campos Primeiro nome e Apelido, em vez de um único campo chamado Nome, as operações de pesquisa e ordenação podem ser mais fáceis. 2. Os campos não podem ter dados onde apareçam listas . Por exemplo, na tabela de Realizadores se se criar um campo chamado Filmes, onde constem os filmes separados por vírgulas, torna-se muito difícil localizar um determinado filme.

116. 3. Não se devem incluir campos que resultam de cálculos obtidos a partir de outros campos. Por exemplo, numa tabela de compras, se se tiver um campo Preço unitário e outro campo Quantidade, não se deve incluir um campo chamado Total (que resulta de multiplicar os outros dois), pois este valor pode ser facilmente obtido sempre que for preciso. 4. Não devem existir campos semelhantes . Por exemplo, na tabela de Actores não devem existir os campos ParticipaçãoEmFilme1, ParticipaçãoEmFilme2, etc. Neste caso, deve criar-se uma tabela de ligação entre as tabelas de Actores e de Filmes. 5. Deve escolher-se um campo chave ou um campo não nulo com valores únicos para cada registo da tabela. A chave permite ligar as tabelas.

117. Ao abrir uma base de dados, aparece o seguinte formulário

118. Clique em vista e seleccione Vista de Estrutura

119. 1. Criar a tabela na vista de Estrutura definindo:

120. Propriedades dos campos numa tabela Para cada campo, de acordo com o tipo de dados escolhido, é possível configurar as respectivas propriedades.

121. A propriedade Formatar permite escolher várias opções: Formatar Opções Número Data/Hora Moeda Numeração automática Sim/Não

122. Definição de uma chave primária Chave primária – campo ou conjunto de campos que permite identificar de modo exclusivo cada registo da tabela. A chave permite criar ligações com as restantes tabelas da BD. Uma chave primária tem de ser única (nenhuma outra é igual a si), não nula (não vazia) e não redundante (não deve conter mais campos que os necessários). A chave pode ser escolhida a partir dos campos que definem a entidade. Pode também ser criado um campo artificial, quando não existir nenhum campo que obedeça às regras para ser chave ou para facilitar a memorização dessa chave. Para se criar a chave , seleccionar o campo na vista de estrutura e pressionar o botão na barra da BD. Para criar chaves compostas por campos que não se encontram juntos, usar a tecla Ctrl e o clique do rato.

123. Exercício

124. 3 - exercício

125. Exercício Criar as 3 tabelas para adicionar uma nova tabela

126. Criar relações entre as tabelas Primeiro feche todas as tabelas

127. Depois de criar as relações entre as tabelas, grave e feche o formulário das relações Introduza 5 dados para cada tabela Primeiro introduz os dados na tabela clientes, depois na filmes e por ultimo na tabela aluguer

128. Alteração da estrutura de uma tabela Para se alterar a estrutura de uma tabela, seleccionar a tabela da janela da BD e escolher Estrutura .

129. Criar formulários

130. Seleccionar a tabela e os campos

131. Aspecto final do formulário

132. Exercícios Elabore os formulários dos exercícios que foram elaborados na normalização

133. Introdução, modificação e eliminação de dados numa tabela Para inserir dados numa tabela, abrir a vista Folha de dados na barra de ferramentas ou pressionar o botão Abrir da janela da BD e digitar os dados por linha. Não esquecer que o campo chave não pode ser vazio nem repetido! Para modificar dados , posicionar-se no campo e proceder às alterações necessárias.

134. Para eliminar dados , campos ou registos de uma tabela: Posicionar-se no campo e apagar o dado, pressionando a tecla Apagar . Seleccionar o cabeçalho do campo e escolher EDITAR- Eliminar coluna ou escolher Eliminar coluna do menu de atalho. Seleccionar o cabeçalho do registo e escolher EDITAR - Eliminar registo ou escolher Eliminar registo do menu de atalho.

135. Consulta de dados numa tabela Para ver os dados de uma tabela em Folha de dados, seleccionar a tabela da janela da BD e escolher Abrir.

136. A consulta de dados de uma tabela pode ser facilitada se: os dados estiverem ordenados; se fixar uma coluna, que estará sempre visível quando se percorre a tabela até ao fim.

137. Para filtrar apenas os registos que sejam iguais ao valor seleccionado, pressionar o botão Filtrar por selecção. Para voltar a mostrar todos os registos, premir o botão Remover filtro .

138. Para se poder escolher as opções de filtro a partir de caixas de listagem num formulário, escolher Filtrar por formulário e preencher os critérios de procura.

139. Para localizar um valor de campo numa tabela, há vários caminhos possíveis EDITAR – Localizar. Ctrl + L. Premir o botão Localizar na barra de ferramentas.

140. Os selectores de registos são outras ferramentas que facilitam a pesquisa de dados. Para os usar, escolher EDITAR – Ir para ou a barra no fundo da página

141. Tarefa 6.3 – abrir o Access – escolher criar um ficheiro novo

142. Base de Dados vazia

143. Nome da base de dados

144. Criar tabela na vista de estrutura

145. Preencher a tabela

146. 2-Alterar o tamanho do campo para simples

147. Casas decimais para 2

148. 3- Altere todos os campos para nº inteiro

149. 4- Inserir um intervalo para o nº de portas entre 2 e 5

150. Seleccionar nas funções o sinal >

151. Seleccionar > 2 E < 5

152. Seleccione EXPR e apague

153. 5- Texto de validação para o nº de portas possíveis

154. 6 – Inserir a descrição de cada campo

155. 7 – Definir a chave primária da tabela

156. 8 – Gravar a tabela com o nome Carros

157. 9 – Abrir a tabela para introduzir os dados

158. 10 – Seleccionar o campo Portas

159. Seleccionar o botão Filtrar por selecção

160. Para remover o filtro seleccione o botão Remover filtro

161. Seleccionar consumo 8,2 e filtrar por selecção

162. Seleccionar potência 90 e filtro

163. 11 – Utilize filtro por formulário

164. filtro para ver o resultado

165. Para limpar os filtros

166. Relacionamento entre tabelas Para que seja possível navegar entre as tabelas, de modo a reunir a informação, é necessário ligar as tabelas. Escolher FERRAMENTAS – Relações . Pressionar o botão Relações , seleccionar as tabelas e premir Adicionar.

167. Para associar duas tabelas, clicar no campo da primeira tabela e arrastar até ao campo correspondente da segunda tabela. Na tabela Editar relações , activar as caixas: Impor integridade referencial. Propagar actualização dos campos relacionados. Propagar eliminação dos registos relacionados.

168. Impressão de uma tabela Para imprimir uma tabela, abri-la numa das vistas. Seguidamente, é possível proceder de diferentes formas: Escolher FICHEIRO – Configurar Página . FICHEIRO – Imprimir . Ctrl + P . Pressionar o botão .

169. Tarefa 6.4 Criar a base de dados alunos.mdb Criar as respectivas tabelas

170. TABELA ALUNOS

171. 4 – Inserir regras de validação para a data

172. 5 – Criar as relações entre as tabelas

173. Seleccionar a chave da tabela alunos e arrastá-la para tabela alunos/disciplinas

174. Seleccionar os 3 e criar

175. Fazer o mesmo para todas as tabelas

176. 6 – Introduzir os dados nas tabelas 7 – Preparar a impressão dos dados dos alunos, professores e disciplinas Abre uma das bases de dados ex: alunos, seleccionar – configurar página Seleccione 2 páginas configurar

177. Em margens coloque 10 – pagina fica igual

178. Consultas «Consultas» é o objecto do Access que permite fazer interrogações à base de dados, segundo determinados critérios e extrair apenas a informação que preenche esses critérios. As consultas permitem filtrar, analisar, actualizar, acrescentar ou eliminar dados das tabelas.

179. No Access podem criar-se vários tipos de consultas. A Consulta Seleccionar permite obter dados de uma ou de várias tabelas que obedeçam a determinados critérios e mostrar o resultado numa folha de dados. Um caso particular são as consultas parametrizadas, que quando executadas, abrem uma janela onde o utilizador insere os dados que servirão de critérios de filtragem. A Consulta de referência cruzada permite fazer cálculos como a adição, a média, a contagem, etc. e reestruturar dados para facilitar a sua análise. As Consultas Criar tabela, Actualizar e Eliminar são consultas de acção , isto é, produzem efeitos reais sobre a BD. Quando executadas, a primeira consulta cria uma nova tabela; a segunda actualiza os registos das tabelas e a terceira elimina o conjunto de registos que obedeçam aos critérios definidos.

180. Criação de uma consulta Para criar uma consulta, premir o botão Novo da janela da BD e seleccionar o tipo de consulta.

181. Determinação dos campos para a consulta Após a adição das tabelas é necessário inserir os campos sobre os quais se definem critérios.

182. Para isso, proceder à seguinte sequência: clique duas vezes sobre o campo; arrastá-lo da tabela até à linha de campos.

183. seleccionar o campo da lista na linha Campo.

184. Inserção, movimentação e eliminação de um campo Para inserir novos campos, escolher INSERIR – Linhas ou Colunas. A movimentação de campos pode ser feita através de operações tão simples como Cortar e Colar . Para eliminar um campo, seleccionar o cabeçalho da coluna correspondente e escolher EDITAR – Eliminar , com o botão direito do rato, ou Eliminar Coluna .

185. Tarefa 6.5 Abra a base de dados da tarefa 6.4 e crie uma consulta

186. 2 – Seleccionar a tabela alunos e adicionar

187. 3-Guardar com o nome Calunos

188. 4 - Adicione as outras tabelas e campos

189. 5 – Guardar a nova consulta com o comando Guardar Como e nome Calunosdisciplinas

190. 6 – Eliminar o campo datanascimento

191. 7-Seleccionar e arrastar

192. Introdução de critérios Na definição de critérios para filtrar registos podem usar-se operadores de comparação, operadores aritméticos, operadores E e Ou , Como , etc. Operadores de comparação = Igual > Maior < Menor >= Maior ou igual <= Menor e igual <> Diferente Operadores aritméticos + Adição - Subtracção * Produto / Divisão

193. Ordenação de registos de tabelas Para se obter uma consulta ordenada por um dos campos, escolher Ordenação Ascendente ou Descendente

194. Tarefa 6.6

195. 2 – Seleccionar a tabela alunos

196. Arrastar os campos nome e datanascimento

197. 3 e 4 – Inerir os critérios necessários – como “a* e > 1985

198. 5 – Crie uma nova consulta com as datas no intervalo 2-01-1998 e 5-10-1998

199. 6 – Nova consulta com a tabela de professores

200. Listar os professores com indicativo de telemóvel 96

201. 7 – Nova consulta com tabela alunos/disciplinas, alunos e disciplinas

202. 8 – Listar os professores com carga horárias superiores a 2h

203. 9- carga horária superiores a 2h e inferior a 6h

204. Adição e eliminação de tabelas ou consultas Após a criação da consulta é possível adicionar mais tabelas ou consultas à tarefa em que se está a trabalhar. Para isso, premir o botão Mostrar tabela e escolher, a partir dos separadores Tabelas ou Consultas , o objecto que se pretende adicionar.

205. Gravação de uma consulta Para guardar uma consulta, pode fazer-se: FICHEIRO – Guardar . Ctrl + G. Premir o botão Guardar

206. Elaboração de cálculos nas consultas Supondo que cada actor recebe por cada filme uma percentagem dos ganhos mensais, para se saber quanto ganha cada actor pode fazer-se uma consulta que elabore esse cálculo.

207. Cálculos de totais para o grupo de registos Para se efectuarem totais para grupos de registos, premir o botão Totais e escolher a função pretendida a partir da nova linha Total

208. Tarefa 6.7 Criar uma base de dados de acordo com a seguinte figura e inserir registos nas respectivas tabelas.

209. 3 – Criar uma consulta que some os empréstimos dos clientes, grave com o nome soma empréstimos

210. 4 – Altere a consulta para calcular a média dos empréstimos

211. 5,6 e 7 – Criar uma nova consulta para contar o empréstimo por cliente, colocar por ordem decrescente e alterar o titulo para contagem

212. 8 – Efectuar o calculo do produto da taxa pelo valor do empréstimo

213. 9 – Altere a consulta de modo a apresentar a taxa de juro por empréstimo

214. Mascara de Introdução de dados – Estas facilitam a introdução de dados nos campos, criando regras de introdução, de modo a evitar erros de digitação por parte dos utilizadores. Para especificar uma máscara devemos utilizar uma combinação dos seguintes caracteres:

215. Carácter Significado Introdução obrigatória de um dígito (0,1,2,…9) 9 Introdução obrigatória de um dígito ou espaço # Não é obrigatório introduzir um dígito ou espaço, pode inserir o sinal + ou - L Introdução obrigatória de uma letra (A,B,C,…Z) ? Introdução opcional de uma letra A Introdução obrigatória de uma letra ou dígito a Introdução opcional de uma letra ou dígito & Introdução obrigatória de um qualquer carácter ou espaço C Introdução opcional de um qualquer carácter ou espaço . , : ; - / Introdução de um dos seguintes separadores: casas decimais, milhares, datas ou horas  Converte todos os caracteres para minúsculas  Converte todos os caracteres para maiúsculas ! Obriga a introduzir os caracteres da direita para a esquerda. \ Permite escrever os caracteres que são utilizados como máscara Palavra-Passe Qualquer carácter escrito será visualizado apenas com *

216. Regras de validação Regra de validação Significado <>0 O valor introduzido tem de ser diferente de zero >1000 ou 0 O valor introduzido tem de ser superior a 1000 ou igual a 0 Como “A????” O valor introduzido tem de ter 4 caracteres e inicia-se pela letra A >= #1/1/96 E < # 1/1/97# A data introduzida tem de ser superior ou igual a 1/1/96 e inferior a 1/1/97.

217. Consultas com parâmetros Estas consultas são criadas como as outras , seleccionando as tabelas necessárias e os campos necessários. Na linha critério, escreve-se entre [ ] a mensagem que será a questão apresentada quando se abre a consulta Exemplo: Abra o exercicio 6.7 , consulta do ponto 3 (soma os empréstimos dos clientes) e no nome do cliente, em critério escreva [Qual o cliente?] Grave e execute essa consulta

218. Consultas com cálculos Função Significado Soma Calcula a soma de todos os valores de um campo Média Calcula a média de todos os valores de um campo Min Apresenta o menor valor de um campo Max Apresenta o maior valor de um campo Contar Conta o número de valores de um campo DesvP Calcula o desvio-padrão de um campo Var Calcula a variância de valores de um campo Primeiro Apresenta o valor do primeiro registo de um campo Último Apresenta o valor do último registo de um campo Expressão Um campo calculado Onde Oculta um campo no resultado da consulta

219. Consultas de acção Estas consultas distinguem-se das anteriores porque permitem fazer alterações às bases de dados. Nestas consultas pode-se: Criar tabelas Eliminar, adicionar ou actualizar os campos da base de dados.

220. Consultas para criar tabelas Abra a tarefa 6.7 e crie uma nova consulta com as 3 tabelas. Seleccione consulta criar tabela

221. Adicione o campo nome cliente e guarde a consulta e vai verificar que vai aparecer nas tabelas uma nova tabela com o nome clientes-emprestimos

222. Consultas para eliminação Elimina todos os registos que satisfaçam uma condição. Criar nova consulta. Tabela Clientes

223. Consulta adiciona registos Seleccione todos os campos da tabela e no último campo introduza o critério SIM

224. Criação de um formulário utilizando o assistente de formulários Um formulário é o objecto do Access que permite introduzir ou apresentar dados numa base. Pode ser usado como painel de navegação para outros formulários ou relatórios. Pode ainda ser utilizado como caixa de diálogo que aceita entradas do utilizador e executa acções em função dessa entrada. Para criar um formulário usando o assistente, seleccionar Formulários e escolher a opção para criar formulários.

225. O assistente abre uma série de janelas, onde se indicam: a tabela ou consulta que possuem os campos que se pretendem incluir; o esquema para o formulário; o estilo do formulário; o título do formulário, e ainda se se pretende abrir o formulário para ler ou introduzir informação ou para modificar a sua estrutura. Quando se prime o botão Concluir, o assistente abre um formulário.

226. Colocação de campos em formulários Quando for necessário colocar mais campos na estrutura do formulário, arrastar o campo pretendido da lista de campos até à área do formulário.

227. Selecção, eliminação e movimentação Para seleccionar um campo, clicar sobre ele. Desta forma, ficam seleccionados o rótulo e a caixa de texto (ou outro controlo) correspondentes. Ao clicar uma segunda vez, selecciona-se apenas um dos dois elementos.

228. Para seleccionar um conjunto de campos, clicar e arrastar, abrindo um rectângulo à volta dos campos. Ao premir a tecla Apagar , elimina-se tudo o que estiver seleccionado. Para movimentar um campo, clicar e arrastar para a localização pretendida (alternativamente, usar a tecla Ctrl em conjunto com o rato para deslocações mais pequenas).

229. Gravação de um formulário Para guardar o formulário criado há várias opções: FICHEIRO – Guardar . Ctrl + G. Premir o botão Guardar da barra de ferramentas

230. Tarefa 6.8 Criar as tabelas necessárias para a criação da base de dados e os seus campos. Sugestão: Tabela Actores

231. Código Actor Texto Código único composto pela letra A e um nº no máximo até 5. Apelido Texto Ultimo nome do actor – máximo 20 Primeiro nome Texto Primeiro nome do actor Local de nascimento Texto Local de nascimento do actor Data nascimento Data/Hora A data de nascimento terá de ser inferior à data actual Telemóvel Número Nº do telemóvel do actor BI Número Nº do bi do actor Nr contribuinte Número Nº fiscal do actor Percentagem Número Percentagem de dinheiro que ganha por filme Foto Objecto OLE Fotografia do actor não necessita de legenda

232. Tabela Filmes Código Filme Texto no máximo até 5. Titulo Filme Texto Cod realizador Texto Ano realização Numero Mascara de introdução: 0000 Formatar: numero geral Casas decimais : 0 Valor predefinido: 0 ganhos moeda Formatar: euro Casa decimais: automático Valor predefinido : 0

233. Tabela realizadores Código Realizador Texto Nome realizador Texto País Texto Telemóvel número Mascara: 000 000 000 BI numero Mascara: 00000000 Contribuinte número Mascara: 000\000\000 Data nascimento Data/hora Data inferior à actual

234. Tabela filmes/actores Cód filme Texto Tamanho 5 Cod actor Texto Tamanho 5 Depois de criar todas as tabelas criar as relações entre elas e introduzir alguns registos

235. 13 – Criar um novo formulário

236. Clique 2 vezes em página 1 e altere o nome

237. Altere a cor do fundo

238. Mude o tamanho e o tipo de letra

239. Escreva o titulo e mude a cor

240. Coloque uma imagem

241. Para ligar aos outros formulários Adicione um botão de comando Selecciona Operações de Formulários Abrir formulário

242. Relatórios Um relatório é o objecto do Access que permite controlar e personalizar o aspecto dos dados de uma base de dados para impressão.

243. Criação de um relatório utilizando o assistente de relatórios Para criar um relatório utilizando um assistente do Access, escolher a respectiva opção em Relatórios.

244. Criação de um relatório utilizando o assistente de relatórios O assistente de relatórios abre uma série de janelas, onde se indicam: a tabela ou consulta que possuem os campos que se pretendem incluir; a ordenação dos registos e quais as opções de sumário; o esquema do relatório; o estilo do relatório; o título do relatório; se se pretende pré-visualizar o relatório ou modificar a sua estrutura.

245. Ao premir o botão Concluir, o assistente abre a pré-visualização do relatório

246. Formatação de um relatório Para formatar cada um dos elementos do relatório, proceder da seguinte forma: abrir a vista de estrutura; seleccionar o controlo pretendido e alterar lhe as características, usando os comandos de menus ou das barras de ferramentas.

247. Gravação, impressão e fecho de um relatório Para gravar um relatório, proceder de acordo com uma das seguintes opções: FICHEIRO – Guardar . Ctrl + G . Premir o botão Guardar da barra de ferramentas Configurador de relatórios. A impressão de um relatório pode ser feita da seguinte forma: seleccionar FICHEIRO – Imprimir; configurar as opções de impressão.

248. Visualização das propriedades de um relatório Ao premir o botão Propriedades na barra de ferramentas Configurador de relatórios, é aberta a janela da Figura. Na parte superior da janela, escolher o elemento que se pretende visualizar ou alterar. Usar todas as opções disponíveis para alterar os respectivos elementos, formatando-os de forma conveniente. Como nas outras aplicações do Microsoft Office não convém exagerar nas variações estéticas, sendo preferível um estilo coerente e sóbrio, em vez da sobrecarga de formatações.

249. Exercício Abra o formulário do exercício 6.8 vamos alterá-lo de maneira a abrir os outros formulários criados, seleccione botão de comando

250. Seleccione operações de formulários – Abrir Formulário

251. Repita os mesmos passos para os outros formulários

252. Abra o formulário dos actores e adicione botões de comando para manipular os registos e para voltar ao formulário principal

253. O formulário deverá ficar do mesmo tipo que o apresentado

254. Páginas Páginas é o objecto do Access que permite a criação de páginas com formato Web, possibilitando aceder, inserir ou alterar os dados da BD a partir de uma Intranet ou da Web.

255. Criação de páginas utilizando o assistente de páginas Seleccionar a opção ABRIR e escolher «Criar página de acesso a dados utilizando o assistente».

256. O assistente de páginas abre uma série de janelas, onde se indicam: a tabela ou consulta que possuem os campos que se pretendem incluir; o nível de agrupamento e intervalo de agrupamento; a sequência de ordenação dos registos e quais as opções de sumário; o título da página e, ainda, se se pretende abrir a página ou modificar a sua estrutura. Ao premir o botão Concluir, o assistente abre a pré visualização do relatório.

257. Gravação, impressão e fecho de uma página Para gravar um relatório, seguir um dos seguintes procedimentos: FICHEIRO – Guardar . Ctrl + G. Premir o botão Guardar da barra de ferramentas Vista de Página ou Estrutura de Página (conforme a vista em que se está a trabalhar). A impressão de uma página pode ser feita da seguinte forma: FICHEIRO – Imprimir . Configurar as opções de impressão.

258. Inserção de campos numa página Para inserir campos numa página, proceder do seguinte modo: abrir a estrutura da página; seleccionar o campo da lista de campos e arrastar até à área da página.

259. Ferramentas disponíveis numa página Para inserir novos componentes e enriquecer a página de acesso a dados, o Access disponibiliza um vasto leque de ferramentas.

260. Criação de macros À semelhança de outras aplicações do Microsoft Office , a utilização de macros é possível no Access . Este objecto não se limita a uma simples repetição de sequências de operações: permite manusear a abertura, fecho, impressão de formulários ou consultas, usar estruturas de decisão, etc. Para criar uma nova macro, premir o botão Novo da janela da BD.

261. É aberta uma janela com duas colunas: Acção. Comentário

262. Ao escolher uma acção do tipo Abrir formulário , a secção de Argumentos de acção permite escolher: o nome do formulário a abrir; a vista; o modo de dados; o modo da janela (se é possível adicionar ou apenas ler os dados, por exemplo).

263. Criação de macros com condições Para especificar condições para declarar que acções são executadas (por exemplo, para se criar uma macro que abra as listagens dos filmes cujo ano de realização seja 2003), proceder da seguinte forma: activar a coluna Condições , premindo o botão respectivo; posicionar-se na linha e premir o botão Compilar ; construir a expressão no Construtor de expressões ; fechar o construtor de expressões.

264. Após o fecho do Construtor de expressões , a janela da macro apresenta a condição preenchida

265. Execução de uma macro Para executar uma macro, deve seleccioná la na barra de objectos da BD e clicar em Executar

266. Execução de uma macro Se a macro não executar as tarefas que se esperavam pode ser corrida passo a passo: premir o botão «Passo a passo» de modo a detectar possíveis erros. As macros, em bases de dados nas folhas de cálculo ou no processador de texto, podem ter grande utilidade. Sempre que repetirmos uma série de procedimentos informáticos neste tipo de programas devemos perguntar-nos: «Poderíamos fazer uma macro?»