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ARQUITETURA PARA INTEGRAÇÃO DE SISTEMA

1. Controle e Encerramento de Projeto Elaborado por : Filipe Raposo Ivan Gemusse Jacinta Nascimento Momed Ossumane

2. Tópicos Controle de Projetos Processos que definem controles de projeto Objetivos e Benefícios do Controle de Projetos Etapas do Controle de Projetos Desafios no Controle de Projetos Melhores Práticas no Controle de Projetos Encerramento do projeto Etapas a serem seguidas para o encerramento do projeto Importância do encerramento do projeto

3. Controle de Projetos O controle de projetos é um conjunto de práticas e ferramentas utilizadas para gerenciar e monitorar o progresso de um projeto. Ele permite que o gestor do projeto exerça maior controle sobre todas as etapas e atividades, identificando possíveis problemas e tomando medidas para garantir que o projeto siga seu fluxo natural . Os controles de projeto envolvem processos para coleta e análise de dados de projetos, visando manter custos e cronogramas sob controle. Suas funções principais incluem iniciar, planejar, monitorar e controlar, comunicar e encerrar custos e cronogramas de projetos. Além disso, os controles de projeto são processos iterativos para mensurar o status do projeto, prever resultados prováveis com base nessas medições e melhorar a performance do projeto se os resultados projetados forem considerados inaceitáveis.

4. Processos que definem controles de projeto O planejamento de projetos é uma etapa crucial, onde controladores e gerentes trabalham juntos para criar planos, cronogramas, e estimativas de custos, fornecendo uma linha de base para todo o projeto. O orçamento é integrado às atividades do projeto, permitindo o cálculo preciso dos custos e a compreensão das variações. O gerenciamento de riscos é meticuloso, identificando e monitorando riscos continuamente, e desenvolvendo planos de contingência para minimizar problemas.

5. Processos que definem controles de projeto O gerenciamento de mudanças é crítico para lidar com desvios das estimativas originais, enquanto a previsão precisa permite uma melhor compreensão dos impulsionadores de custos e cronogramas. O gerenciamento de desempenho utiliza indicadores-chave para monitorar a integridade do projeto e prever tendências, enquanto a administração de projetos estabelece processos e sistemas para facilitar a comunicação e colaboração entre os membros da equipe.

6. Objetivos e Benefícios do Controle de Projetos Primeiramente, ele contribui para a satisfação do cliente, pois permite que o projeto seja entregue de maneira ágil e com alta qualidade. O controle de projetos é uma prática essencial para garantir o sucesso e a eficiência na execução de projetos. Seus principais objetivos são : Redução de custos: Ao tomar decisões oportunas com base em indicadores-chave de desempenho, o controle de projetos resulta em uma redução dos custos do projeto. Além disso, aumenta a previsibilidade quanto aos custos e prazos de conclusão. Alcance dos objetivos: Auxilia na organização, acompanhamento e execução do trabalho relacionado a um projeto específico, permitindo que as equipes cumpram os objetivos do negócio e entreguem os produtos ou serviços planejados .

7. Objetivos e Benefícios do Controle de Projetos Controle de riscos: Permite mapear e identificar os riscos envolvidos em um projeto, possibilitando a busca de alternativas para minimizá-los e aproveitar oportunidades que possam surgir. Melhor tomada de decisões: O controle durante as diferentes fases de um projeto ajuda a realizar uma gestão das inter-relações e a tomar decisões assertivas. Isso determina se o projeto deve continuar para o próximo nível e contribui para o sucesso do empreendimento . Maior produtividade: Proporciona maior controle dos processos, o que resulta em uma maior produtividade da equipe. O diálogo e o compartilhamento de informações entre os colaboradores motivam o engajamento e a produção de resultados mais eficientes.

8. Etapas do Controle de Projetos O controle de projetos é uma parte essencial da gestão de projetos, pois permite acompanhar e monitorar o progresso do projeto, garantindo que ele esteja dentro do escopo , prazo e orçamento estabelecidos. As etapas do controle de projetos são : Definição das etapas do projeto: Elabora a distribuição das fases do projeto ao longo de sua condução, permitindo uma organização eficiente das entregas e facilitando o acompanhamento do status de andamento do projeto. Subdivisão das entregas: Após definir as etapas do projeto, subdividir as entregas em atividades menores e mais complexas. Isso possibilita um maior controle sobre o projeto, identificando possíveis obstáculos e atrasos, e contribui para a satisfação do cliente e a conexão da equipe de trabalho. Controle de tempo e dinheiro: Monitora o tempo e os recursos alocados em cada etapa do projeto, permitindo uma previsão mais precisa do tempo gasto e dos recursos financeiros utilizados. Isso facilita a análise do orçamento e o cumprimento das metas estabelecidas. Criação de fluxos de projeto dinâmicos: Implementa uma pipeline de projetos que permite a visualização e análise do progresso do projeto de forma dinâmica. Isso auxilia na identificação de possíveis desvios e na tomada de decisões assertivas para o avanço do projeto .

9. Desafios no Controle de Projetos O controle de projetos é vital para o sucesso e a eficiência dos empreendimentos empresariais. No entanto, enfrenta desafios que exigem superação para alcançar os melhores resultados. Monitoramento e Acompanhamento: É essencial monitorar constantemente o progresso do projeto e acompanhar as etapas em tempo real, requerendo o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos adequadas. Gestão de Equipes: Liderar equipes e garantir que todos alcancem os objetivos exige promover a comunicação eficaz, motivar os membros da equipe e resolver conflitos para garantir o engajamento e a produtividade. Planejamento e Organização: Cada projeto apresenta desafios únicos, e é fundamental planejar e organizar as tarefas de forma eficiente para evitar prazos apertados, falta de comunicação e mudanças no escopo que comprometam o sucesso do projeto. Controle de Custos: O controle dos gastos é crucial. É necessário acompanhar de perto os custos, evitar retrabalhos e garantir a produtividade da equipe para evitar desperdícios e manter o projeto dentro do orçamento.

10. Melhores Práticas no Controle de Projetos Definir Objetivos e Escopo Claros: Estabelecer objetivos e escopos claros desde o início evita problemas futuros e permite que a equipe trabalhe com eficiência, sabendo exatamente o que precisa ser alcançado. Realizar um Planejamento Adequado: Um planejamento detalhado, incluindo marcos, prazos, alocação de recursos e identificação de riscos, é fundamental para o sucesso do projeto. Manter uma Comunicação Efetiva: Comunicar de forma clara e aberta sobre o progresso, desafios e mudanças é essencial para evitar problemas e garantir a colaboração eficiente da equipe. Monitorar e Avaliar Constantemente: Monitorar regularmente o progresso do projeto e avaliar continuamente os resultados permite identificar problemas e desvios em tempo hábil, possibilitando a implementação de ações corretivas. Utilizar Ferramentas de Gerenciamento de Projetos: O uso de ferramentas adequadas facilita o controle e o acompanhamento das atividades, permitindo o registro, monitoramento, compartilhamento de informações e geração de relatórios para uma tomada de decisão mais eficaz.

11. Encerramento do projeto Encerramento do projeto é um termo que descreve qualquer ação tomada para finalizar todas as atividades de um projeto e concluí-lo formalmente. É a última etapa do ciclo de vida da gestão de projetos. Os objetivos do encerramento do projeto são: Liberar os membros da equipe envolvidos: Permitir que os membros da equipe sejam realocados para outros projetos ou atividades após a conclusão do projeto. Determinar as lições aprendidas: Identificar e documentar as lições aprendidas ao longo do projeto para melhorar processos futuros. Verificar se todo o trabalho foi concluído: Garantir que todas as atividades planejadas tenham sido realizadas conforme o escopo do projeto. Confirmar se todos os processos acordados foram executados: Certificar-se de que todos os processos e procedimentos acordados foram seguidos durante a execução do projeto. Reconhecer a conclusão formal do projeto: Formalizar e reconhecer oficialmente o término do projeto, incluindo a entrega de produtos ou serviços e a aceitação do cliente, quando aplicável .

12. Algumas tarefas típicas de encerramento do projeto O encerramento do projeto, quando realizado corretamente, traz benefícios significativos para os gerentes de projeto, equipes e clientes. Um fluxo de trabalho típico de encerramento de projeto envolve : Aceitação das entregas do projeto: Confirmação de que todas as entregas do projeto atendem aos requisitos acordados com o cliente. Realização de uma reunião de "lições aprendidas" ou de encerramento: Discussão entre os membros da equipe para revisar o que funcionou bem, o que não funcionou e as lições aprendidas ao longo do projeto. Arquivamento ou transferência de documentação importante: Documentação de todas as informações relevantes do projeto para referência futura ou transferência para outros departamentos ou equipes, conforme necessário. Encerramento da gestão de problemas, financeira ou de riscos: Formalização do encerramento de processos relacionados à gestão de problemas, financeira e de riscos, garantindo que todas as questões tenham sido resolvidas e todos os recursos financeiros tenham sido devidamente utilizados ou realocados .

13. Etapas a serem seguidas para o encerramento do projeto O encerramento do projeto, quando feito corretamente , é extremamente vantajoso para os gerentes de projeto, as equipes e os clientes. Mas como ele acontece? Aqui está um fluxo de trabalho típico de encerramento de projeto: Transferir as entregas do projeto: como documentos, assinaturas e contratos. Confirmar a conclusão do projeto: procurar por detalhes ou requisitos não atendidos. Garantir a conclusão dos documentos: revisão adicional de contratos e pagamentos. Distribuir recursos: o gerente do projeto libera os documentos após a aprovação do cliente e garante o pagamento integral. Realizar avaliações do projeto: reunião com a equipe interna para avaliar o que funcionou e o que poderia ter sido feito de outra forma. Registrar e arquivar documentos: criar um registro organizado de todos os ativos e contratos relevantes.

14. Importância do encerramento do projeto O encerramento do projeto é importante por vários motivos. Primeiramente, faz parte da criação de um processo financeiro para realizar os pagamentos finais às equipes e recursos. Isso inclui a documentação financeira detalhada para relatar custos, orçamentos projetados e valores gastos. Ter todas as informações financeiras organizadas é fundamental para os interesses internos e externos da organização, garantindo consistência com as partes interessadas. Além disso, o encerramento do projeto assegura uma transição suave da equipe para futuras iniciativas, evitando pendências que possam afetar projetos subsequentes em termos de tempo ou recursos.

15. Obrigado pela Vossa Atenção!