aula 3 - Organograma e fluxograma...pptx

Fluxograma

1. O r ganog r a m a s e f l u x og r a m a s O r ganog r a m a s e f l u x og r a m a s

2. Histórico - Organograma  Em 1856, Daniel C. McCalum, um superintendente da York and E r i e R a i l r oa d C o mpan y ( E U A ) , u s o u o r ga n o g r a m a s par a m o s t r a r a aplicação da Administração Sistemática em ferrovias. Conforme registros históricos, McCalum foi o criador do primeiro o r g a no g r a m a d e q u e s e t e m no t í c i a .

3. O b j e t i v o Demonstrar os componentes da Estrutura Organizacional como a divisão do trabalho, o tipo de departamentalização, a margem de controle, Cadeia de comando, e a centralização e descentralização.  A relação superior-subordinado, o que deixa implícito os procedimentos relativos à de l ega ç ã o d e au t o r i dad e e r e s pon s a b il i da d e ;  O trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais. Dependendo da técnica de elaboração aplicada, poderá evidenciar:  o detalhamento do tipo de trabalho; o s c a r g o s e x i s t en t es ; o s no m e s d o s t i t u l a r e s da s un i dad es ; a q ua n t i dad e d e p esso a s p o r un i dad e; a r e l a ç ã o f unc i ona l , a l é m d a r e l a ç ã o h i e r á r qu i c a ;    

4. Conceito  O r ganog r a m a é u m grá fi c o qu e represen t a a est rutura f o rma l , ap r e s en t an d o o s d i v e r s o s se t ores , s ua s po s i ç õe s e r e s pe c ti v a s i n t e r dependên c i a s , v i a h i e r á r qu i c a , iti nerá r i o d e c o m un i c a ç õe s , v i n c u l a ç ã o e s ubo r d i na ç ão .  O organograma deve possuir um caráter dinâmico, ser altamente flexível e funcional, possibilitando uma integração sistêmica e s i n é rg i ca en t r e t o d o s o s se t ore s d a e m p r e s a .  A principal função do organograma é apontar os sistemas de responsabilidade e autoridade da organização.

5. T i p o s e Mo d e l os  Existem diversos tipos e modelos gráficos de organogramas, pois não existe uma padronização formal. O que seseguesão regras e técnicas que auxiliam a construção mais correta, de acordo com a organização/estrutura analisada  O s o r g a nog r a m a s m a i s c o m un s s ã o:    CLÁSSICO H O R IZ O N T A L INFORMACIONAL SETORIAL  L I N EA R D E R ESPO N SAB I L I D A D E E M BA RR A S R A D I AL O U C I RCU LA R MATRICIAL

6. Estrutural 6  No organograma Estrutural a responsabilidade e a autoridade são claras.  Éo tipo de organograma mais completo e usual, o qual permite melhor entendimento dos componentes da estrutura principalmente a de p a rtam e n t al i z aç ã o d e u m a e m p r e s a .  P o d e s e r V e r ti c a l o u H o r i z on t a l .  V e r t i ca l ( t a m bé m c ha m ad o d e cl á ssic o ) , é m a i s u s ad o pa r a r ep r e s en t a r cl a r a m en t e a h i e r a r qu i a n a e m p r e s a ; ( m a is níve is) horizontal também é criado combase na hierarquia da empresa, mastem essa característica amenizada pelo fato do cargo mais baixo na hierarquia não estar numa posição abaixo dos outros (o que pode ser interpretado como discriminação, ou que ele tem menos importância), mas ao lado. (menos níveis) 

7. Organograma Vertical(Clássico) Organograma vertical O organograma vertical, também chamado de organograma clássico ou organograma hierárquico, é um modelo clássico, sendo mais usado por empresas que possuem um viés mais tradicional. O próprio nome já indica que, nesse modelo, as partes que compõem uma empresa são dispostas de maneira vertical, onde quem está acima, possui o cargo de maior hierarquia dentro da empresa.

8. Organograma Horizontal Organograma horizontal O organograma horizontal é um modelo utilizado por empresas que acreditam que a hierarquização dos cargos e a subordinação dos papéis não é o mais importante.

9. O rganogra m a I n f orma c i ona l Apresenta ummáximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa e não necessariamente as funções. DEPARTAMENTO DE PESSOAL Adm.: João da Silva Código: 6754 Referência:400 -30 Lotação: 21 Síntes e da Atribuições: -Processar o controle de férias -Elaborar a Folha de Pagamento -Recrutar e selecionar pessoal

10. O rganogra m a C i r c u l a r o u S o l a r Sã o e l abo r ado s po r m e i o de cí r c u l o s c on c ênt r i c o s , o s qu i s r ep r e s en t a m o s d iv e r s o s níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a autoridade maior da empresa.

11. Organogramas em Barras Considerado um modelo de organograma menos popular entre as empresas, por meio dele cada coluna é elaborada dentro de um retângulo posicionado na vertical e conforme a hierarquia. Quanto mais elevado for o nível hierárquico do cargo, maior será a barra a ele destinada. Não costuma ser muito usado pelas empresas, pois não é possível fazer a ligação entre os cargos. Porém é considerado de fácil compreensão já que as informações são entrepostas de forma direta. Entretanto, ela possui benefícios como por exemplo auxiliar no momento que precisar reportar problemas e na identificação de responsabilidades. Assim também, permite melhor compreensão como já citado e ainda pode ser aproveitado como ferramenta estratégica.

12. O rganogra m a R ad i a l o u C i r c u l a r O seu objetivo é mostrar o macro sistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial. É um modelo de organograma considerado mais moderno, as informações setorizadas estão num gráfico circular, cada área, cargo e função são separadas por cores específicas. Sendo que os responsáveis ficam no centro e os demais ao redor. A principal característica do circular não é relacionada a representar hierarquia. E sim, para quem deseja ressaltar o trabalho em equipe, a unicidade entre as divisões e proximidade das áreas. Dessa forma, se este é o objetivo da sua empresa esta com certeza é a melhor representação. Além disso, demonstra a capacidade decisória do líder, por isso ele fica no centro.

13. Or ganog r a m a L i nea r d e R esponsab i li d a d e Já este, é o modelo de organograma que apresenta cada atividade de determinada área e identificando quem é o responsável por cada uma delas. O objetivo é demonstrar as relações entre as diversas atividades, como uma comunicação de linhas cruzadas. Ou seja, o organograma linear tem uma função diferente dos outros, o qual é de organizar as tarefas e demonstrar a obrigação de cada um dos colaboradores. Dessa forma, ele gera benefícios como facilitar e identificar de forma mais rápida as atribuições e responsabilidades de cada função. E ainda como é a interações entre as equipes e as respectivas atividades.

14. T é c n i c a s pa r a C on s t r u ç ã o  Representação dos órgãos de Assessoria (Staff) A ss e ss o r e s – li g ad o s à li nha A ssi st en t e s – li g ad o s a o ó r g ã o Diretoria Diretoria 1 Assessoria (do órgão) 2 ( Assessoria da pessoa)

15. T é c n i c a s pa r a C on s t r u ç ã o  Linhas de Responsabilidade Tracejadas Para os órgãos que não existem formalmente/ institucionalmente ou que haja i n t en ç ã o d e de s t a c á - l o s , ob j e ti v an d o u m e s t ud o i s o l ado . Manutenção Ônibus Automóveis Caminhões Tratores

16. T é c n i c a s pa r a C on s t r u ç ã o Os níveis superiores devem ser, discretamente, maiores que os níveis subordinados e se utilizar cores, recomenda-se cores semelhantes, a não ser que haja intenção de destacar. Departamento Divisão

17. Organogramas T é c n i c a s p a r a C on s t r u ç ã o  Representação das Linhas V e r t i ca i s - Ó r gão s d e de c i s ão Horizontais – Divisão do trabalho H o rizon t ais ligadas a V e r t i ca i s - Ó r gão s d e a ss e ss o r i a

18. T é c n i c a s pa r a C on s t r u ç ã o  R epre s enta ç ã o do s T i po s d e A u t or i dade . Autoridade Colorido Preto / Branco Deliberativa Executiva Fiscal Consultiva Técnica

19. T é c n i c a s pa r a C on s t r u ç ã o  Nível dos Órgãos Ní v el m ais alto – ó r gão s de li be r a tiv o s Ní v el mais baixo – ó r gão s ope r a c i o n a i s D e l i b e rati v os Se houver mais níveis intermediários, seguir a se E gu x i e n c te u o ti r v d o em s 2 º n í v e l – ó r gão s e x e c u t i v o s 3 º n ív e l – ó r gão s t é c n ic o s O p e rac i o n a i s O p e rac i o n a i s Técn i cos Técn i cos O p e rac i o n a i s

20. T é c n i c a s pa r a C on s t r u ç ã o  Nomenclatura dos Órgãos Os órgãos que estiverem no mesmo nível hierárquico devem possuir a mesma nomenclatura.

21. Organograma Matricial Modelo muito útil para representar estruturas temporárias, que serão formadas por uma ou mais unidade de trabalho e que atuarão juntas no projeto. Também é utilizada por consultores para ilustrar parte de um trabalho. Costuma ser bastante utilizado pelas empresas por conta da sua flexibilidade e adaptação para execução de tarefas. Dentre suas vantagens estão a ligação entre os departamentos, auxilia no controle de resultados, proporciona um quadro flexível, colabora para o ambiente ter mais fluidez, todos funcionários podem participar das tomadas de decisões.

22. F l u x og r a ma : o qu e é? ● R ep r e se n t a ç ã o gráf i c a d a s eqüên c i a d e at i v idade s d e um processo. ● Além da seqüência das atividades, o fluxograma mostra o qu e é re a li z ad o e m c a d a e t a p a , o s m a t er i a i s o u s er v i ç o s que entram e saem do processo, as decisões que devem ser tomadas e as pessoas envolvidas (cadeia cliente/ fornecedor). 2

23. Qua i s a s u t ili dad e s d o F l u x ogra m a ? O f l u x og r a m a t o r n a m a i s f á c i l a a n á li s e d e u m p r o c e s s o , a t r a v é s da identificação: ● da s en t r ad a s e d e s eu s f o r ne c e d ore s; da s s a í da s e d e s eu s c li ente s ; d e pon t o s c r í t i c o s d o pro c e s s o . ● ● 3

24. A u x ili a a .. . ● E nte n d e r u m p r o c e ss o e i d en t i f i c a r oportunidades de melhoria ( s i tua ç ã o a t ua l ) . D e s enh a r u m no v o p r o c e s s o , j á i n c or p o r a n d o a s me l hor i a s ( s i tua ç ã o de s e j ada ) . F a c ili t a r a c o m un i c a ç ã o en tr e a s p e ss o a s e n v o l v i d a s n o me s mo processo. D i ss em i n a r i n f o r m a ç õe s so b r e o processo. ● ● ● 4

25. S í m b o l o s de um fl u x og r a m a O fluxograma utiliza um conjunto de símbolos para representar as etapas do processo, as pessoas ou os setores envolvidos, a seqüência das operações e a c i r c u l a ç ã o do s dado s e do s do c umen t o s . O s s í m b o l o s ma i s comumente utilizados são os seguintes: 5

26. FLUXOGRAMA 6 Ta m bé m c ha m ado de FA P – F l u x o de Aná li s e de P r ocessos , é u m a f e rr a m en t a g r á f i c a qu e d e mon s t ra a se q ü ê n c i a o p eracion a l do desenvolvimento de um trabalho, processo informação ou comunicação. Caracteriza:  o trabalho que está sendo realizado, o te m p o ne c e ss á r i o pa r a a su a r ea li z a ç ã o , a d i stânc i a pe r c o rr i d a , q ue m e s t á r e a li za nd o o t r aba l ho como ele flui entre os participantes deste processo.    

27. S i m b o l o g ia 7 TÍTULO SÍMBOLO REPRESENTA Terminal Ponto de início e término do fluxo Processamento Operações manuais Documento Relatórios, formulários, documentos, fichas, etc Emissão Doc. Doc. emitidos p/ computador ou manualmente Decisão Possibilidade de alternativas (sim/não, +/-, etc) Pr. Predefinido Ponto limítrofe e de interseção entre processos Microcomput. Entrada/saída de dados de mini/microcomputadores Arq. definitivo Arquivo permanente de materiais ou documentos Arq. provisório Arquivo temporário de materiais ou documentos

28. Simbologia Complementar 8 TÍTULO SÍMBOLO REPRESENTA Fluxo do processo E indica o fluxo de informações e de operações Conector de fluxo Conexão do fluxo na mesma página Conector de página Conexão de fluxo de uma pág. para outra pág. Conec t or de pág i na/ f lu x o X y Conexão de fluxos para páginas diferentes Teleprocessamento Comunicação, via teleprocessamento Atenção Falhas e possibilidades de racionalização

29. Simbologia Eventual 9 TÍTULO SÍMBOLO REPRESENTA Volumes em geral Materiais, peças, e outros tipos de volumes que fazem parte de um processo Fita magnética Arquivo magnético em fita ( Digital Áudio Tape, Digital Linear Tape , etc) Disco Arquivo em disco (óptico, CD-ROM, DVD, etc) Informações adicionais Observações, explicações ou algo inserido no processo

30. Regras Básicas 10 1. Entrada/Saída : todos ossímbolos devem possuir entrada(s) e saída(s), exceto os d e t é r m i n o d e fl u x o ( i t e m 2 ) , q u e p o ss ue m s o m en t e en t r ad a s , o s c on e c t o r e s – f l u x o e página – possuementrada e saída conforme o caso, e osde informações a d i c i ona i s q u e p o ss ue m s o m en t e s a í da s . 2. Término de fluxo (opções possíveis): FIM Des tr u i ção de documento

31. Regras Básicas 11 3. Conjunto de Documentos : (A) deverão ser representados pela sobreposição da s i m bo l og i a de do c u m en t o , o u ( B ) n o c a s o de r ep r e s en t a r u m g r upo de documentos em que não há a necessidade de identificá-los. 4. Nome do documento / número de vias : escrever o nomedo documentona primeira vez que o documento aparecer no processo, e depois basta simplesmente colocar a sua sigla. SCP Solicitação de Contratação de Pessoal (SCP) (A) (B)

32. Tipos de fluxograma

33. Fluxograma horizontal (diagrama de blocos) Diagrama de blocos Também conhecido como fluxograma linear, é um fluxograma mais simples, composto apenas por blocos e não envolve pontos de decisão, apenas a sequência de funcionamento de um processo, ou seja, é como se fosse um checklist gráfico. É muito utilizado em instruções de trabalho simples ou um fluxo mais macro dos processos.

34. Fluxograma vertical Também conhecido como diagrama de processo, é um diagrama de formato diferente, composto por colunas verticais onde estão disponíveis simbologias referentes aos tipos de processo, descrição e outras informações.

35. Fluxograma vertical Como preencher os campos? Distância: deve ser utilizado em casos de atividades que envolvem movimentação de materiais ou deslocamento dos funcionários. Neste caso, caso seja conveniente, pode ser registrada a distância percorrida Tempo: deve ser preenchido com o tempo de duração estimado das operações Tipo de atividade: referência ao tipo de atividade. Normalmente, é representada por cinco estilos básicos: Operação : principais etapas de um processo, onde materiais ou produtos são modificados; Transporte : movimentos de colaboradores, materiais ou equipamentos; Inspeção : realização de alguma inspeção de qualidade ou verificação de processo; Espera : representa um atraso ou uma espera na sequência de operações; Estoque : indica a armazenagem de materiais ou produtos. Descrição das atividades : uma breve descrição de cada atividade é importante para facilitar a compreensão do fluxograma durante sua utilização.

36. E x 1 : 12

37. E x 2 : 13

38. Fluxograma funcional O fluxograma funcional mostra a sequência de atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele ocorre. É um tipo de fluxograma muito utilizado para processos que não se restringem a uma única área, e como são identificados os responsáveis por cada fase, é possível identificar até certos gargalos de processo .

39. P ri n c í p i o s d e u m F l u x og r a ma 14 Princípio da Evidência : não aceitar nada como verdadeiro, en q ua n t o nã o f o r c on v en c i d o c o m o t a l , d e mod o a p r o c u r a r e v it a r a precipitação e a prevenção contra determinados fatos. Princípio da Análise : fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessárias, de modo a facilitar a sua c o m p r een s ã o e s e u en t e n d i m en t o . Princípio da Síntese : pensar ordenadamente, a partir dos fatos ou objetos mais simples até chegar aos mais complexos, admitindo existir entre eles uma certa ordem de execução. Princípio da Enumeração : fazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas, de modo a certificar-se de que nada foi omitido e esquecido.