AULA 3 - Produção de documentos e tipos de documentos.pptx

Produção de documentos
Estrutura de documento
Conceito, objectivos da gestão de documentos
Caracteristicas de documentos de arquivo

1. UNIVERSIDADE PEDAGOGICA DE MAPUTO FACULDADE DE CIÊNCIAS DE COMUNICAÇÃO E LINGUAGEM GEST Ã O DA INFORMAÇÃO E ARQUIVO DOCUMENTAL AULA SOBRE: Produção de documento e tipos de documentos Docente: dra. Telma Amarilis Mboa

2. Produção de documentos Arquivística, é essencial , visto que é um conjunto de procedimentos e técnicas que orientam a produção, tramitação, uso e o destino do documento nas fases corrente e intermediária de um arquivo. Possibilitando assim, criação de padrões que norteiam todos os procedimentos institucionais, facilitando o seu acesso de forma segura, eficiente e eficaz. segundo a norma abnt nbr iso 15489:1 2018   A produção de documentos é uma actividade relacionada à elaboração de documentos oficiais, administrativos, formulários e outros;

3. À implantação de sistemas de organização da informação, assim como de novas tecnologias, aos procedimentos administrativos, obedecem a seguinte estrutura: Estrutura do documento Cabeçalho Que contem os seguintes elementos: a) Símbolo da instituição b) Endereço; c) Nome da Instituição/Direcção orgânica 2. Área de identificação de produção e classificação do assunto e data do documento;

4. 3. Área do assunto; 4. Área de escopo; 5. Área da finalização do assunto, assinatura e carimbagem do documento. Documento E o registo de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém. Desta forma, qualquer informação registada em suporte material que possibilita a consulta, prova, pesquisa, é um documento do arquivo, pois comprova factos fenómenos e pensamentos de homem em determinado momento histórico.

5. Gestão de Documentos é o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. (Artigo 3º Lei nº 8.159/91). Objectivos da gestão de documentos • Organizar a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos de modo eficiente; • Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico e/ou científico; • Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos; • Garantir a preservação e o acesso aos documentos de carácter permanente.

6. Importância elemento essencial do documento, a informação , pois: Racionaliza os espaços; Op timiza os recursos humanos, materiais e físicos, e Auxilia de forma positiva na organização, administração e na tomada de decisão .

7. Características dos documentos de Arquivo: Os documentos de arquivo, além de serem produzidos para fins administrativa da instituição, podem também ser recebidos pela mesma; Os documentos de arquivo podem ser registados em qualquer suporte e serem de vários tipos; Os documentos de arquivo possuem um caracter orgânico, por se manter em um conjunto de documentos produzidos no decorrer das actividades e funções a qual a instituição foi criada; Possuem um valor probatório;

8. Unicidade – documento de arquivo é único e original (por ser único sem a duplicidade de documento); Naturalidada – documentos acumulados de acordo com com as actividades desenvolvidas na instituição .

9. Imparcialidade – relacionada a Produção ou recepção do documento de uma instituição pois ocorre num determinado contexto e para determinado fim atendendo um objectivo específico; Autenticidade – são criados, mantidos e custodiados de acordo com os procedimento para fins de Prova (informações passadas); Organicidade – tem um relação entre si(relação que existe entre os documentos e a forma como são organizada pela instituição produtora);

10. Tipologia Documental É o estudo que tem por objecto a divisão de espécies documentais, entendidos como a actividade que a gerou, a natureza do conteúdo ou técnica de registo, isto é, que reúne documentos por suas características comuns em termos de fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registo. Quanto a Forma do documento Conjunto de características físicas de apresentação, das técnicas de registo, da estrutura da informação e conteúdo de um documento. É o estágio de preparação e transmissão de documentos. Ex: cópia, original, minuta, rascunho, esboço, etc.

11. Quanto ao Formato do documento Conjunto de documentos segundo a apresentação física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi feito. Ex: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo de filme, tira de microfilme, , pecas tridimensionais, etc. Quanto a Gênero Documental Conjunto dos documentos segundo ao aspecto da sua formatação nos diferentes suportes e são classificados, segundo a forma em que a informação foi registada. Podendo ser:

12. Documentos textuais Documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual. Ex.: Documentos manuscritos, dactilografados ou impressos. contratos, atas, relatórios, certidões. 2. Documento filmográfico Documentos em peliculas cinematográfica e fita magnética de imagem em movimento. Ex: programa de paisagem apresentada na televisão.

13. 2. Documento sonoro Documentos com dimensões em forma de som e rotações variáveis, contendo registos fonográficos. Ex. discos e fitas Audiomagnéticas, fita cassete 3. Documentos audiovisuais Documentos cuja informação esta em forma de imagem em movimento e som. Ex.: Novelas, telejornais, documentários apresentado na televisão, etc.

14. 4. Documentos micrográficos Documentos em suporte fílmico, resultantes de microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas especifica microformas. Ex.: microfilmes, microfichas, rolos. 5. Documentos informáticos ou digitais Conjunto de documentos codificados em dígitos binários, produzido, tramitados e armazenado por sistema computacional. Ex.: arquivo em MP3, arquivo em pastas no computador usando os programas Word, Excel, Arquivo em servidor,

15. 6. Documentos iconográficos Documentos cuja informação esta em forma de imagem estática. Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotográficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras. 7. Documentos cartográficos Documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior. Ex.: mapas, perfis e plantas. Quanto a espécie Documental Designação dos documentos segundo seu aspecto formal ou natureza dos actos que deram origem ao documento, forma de registo de factos e tomando

16. por base os actos administrativos mais comuns nas actuais estruturas do governo, podem ser: carta, certidão, decreto, edital, ofício. relatório, requerimento, gravura, diapositivo (slide), planta, mapa, etc. Actos normativos São as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Ex: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluções, portarias, instrução normativa, ordem de serviço, decisões, despacho decisório.

17. 2. Actos enunciativos São os opinativos que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Ex: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório. 3. Actos de assentamento São os configurados por registos consubstanciando assentamento sobre factos ou ocorrências. Ex: apostilas, actas, termo, auto de infracção. 4. Actos de ajuste São representados por acordos em que a administração pública(nacionais, provinciais, distritais ou municipais) é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, transacção, termo, ajuste etc.

18. 5. Actos comprobatório São os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Ex: traslado, certidão, atestado, copia autenticada ou idêntica. 6. Actos de ajuste São representados por acordos em que a administração publica(Nacional, Provincial, Distrital ou Municipal) e parte. Ex: tratado, convénio, contrato, transação, termo, etc. 7. Actos de correspondência Aqueles cujo objectivo visam a execução dos actos normativos, em sentido amplo.

19. Ex: aviso, oficio, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telefax, alvará, circular, e-mail. Quanto a natureza do assunto Os documentos podem ser ostensivos e sigilosos de com o assunto que aborda. Documentos ostensivos São documentos cuja sua divulgação não prejudica a instituição, podendo ser de domínio publico. 2. Documentos sigilosos São documentos que, por sua natureza, devem ser do conhecimento restrito, requerendo, por isso, medidas especiais de salvaguarda para a sua custodia e

20. Divulgação. São documentos cuja a divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e das imagens das pessoas. Pela sua importância, o sigilo e objecto de uma legislação especifica. Segundo a necessidade do sigilo e quanto a extensão do meio em que pode circular, existem quatro graus de sigilo, nomeadamente Ultra-secreto – conjunto de documentos cujo assunto abordado requerem excepcional grau de segurança e o teor ou característica so devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Ex: politica governamental de alto nível e segredo de Estado(negociações para

21. alianças politicas e militares; planos de guerra; informações sobre politica estrageira de alto nível). Secreto – são documentos cujo assuntos requerem alto grau de segurança, teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que , sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomarem conhecimento funcionamento. Ex: planos, programas e medidas governamentais, assuntos extraídos da matéria de ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes da matéria militares, planos ou detalhes de operações económicas e financeiras, etc.

22. Confidenciais – conjunto de documentos cujo assunto não requerem alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada, pode ser prejudicial a um individuo ou criar embaraços administrativos. Em geral são documentos referentes a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes. Ex: Cartas, actividades de pessoas e entidades, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para segurança nacional. Reservado – Conjunto de documentos cujo assunto não devam ser do conhecimento do publico, em geral. Ex: parte de planos, programas e

23. projectos e suas respectivas ordem de execução, cartas e fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes. NB: É importante destacar que, um documento inserido em um dos tipos acima referenciado, não exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo, isto é, alguns documentos possuem características que lhe permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos. Ex: Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo tempo em que é um documento digital, é também um documento fotográfico e, ainda, um documento iconográfico.

24. BOA LEITURA!