BàiTậpNhómkỹ năng làm việc nhóm_Slide.pptx

kỹ năng làm việc nhóm

1. BÀI TẬP NHÓM Môn học : KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM (TEAMWORK) THỰC HIỆN : NHÓM 6 GV HƯỚNG DẪN : ThS . PHÍ THỊ THÚY NGA HỌC VIỆN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG __________  ***  _________ Hà nội , 8/2025

2. Phần 1. Giới thiệu vê ̀ nhóm Tên nhóm : Dream Work Sô ́ lượng thành viên : 10 STT Họ va ̀ Tên MSSV STT Họ va ̀ Tên MSSV 1 Đào Văn Huy (NT) K24DTCN016 6 Phạm Văn Việt K23DTCN470 2 Phạm Thị Quỳnh Trang K22DTQT007 7 Lê Thị Hương K23DTCN365 3 Đào Ngọc Tùng K23DTCN404 8 Nguyễn Việt Bách K24DTCN002 4 Hà Trung Đức K23DTCN446 9 Nguyễn Quan Tuấn K24DTCN034 5 Trần Văn Tới K23DTCN465 10 Thái Sơn Tùng K24DTCN035 Thực hiện nội dung : Các thành viên trong nhóm Trình bày slide : Đào Ngọc Tùng , Đào Văn Huy Slogan : Team Work, Dream Work – chơi hết mình , làm hết sức Nhóm Trưởng : Đào Văn Huy

3. Phần 2 : Nội Dung I. DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TRONG NHÓM Để một nhóm đạt được thành công không chỉ cần xây dựng và quản lý tốt mà còn phải duy trì một môi trường giao tiếp và hợp tác lành mạnh.. Tăng cường hiệu quả làm việc, tạo ra một không khí làm việc tích cực Giao tiếp hiệu quả Xây dựng mối quan hệ Tạo ra sự đồng thuận và giải quyết xung đột Giao tiếp đóng vai trò như một cầu nối, kết nối các cá nhân trong nhóm thành một khối thống nhất Giao tiếp hiệu quả Hiểu rõ mục tiêu chung, tự tin chia sẻ ý tưởng và sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau Giao tiếp gặp khó khăn gây hiểu lầm, xung đột, làm ảnh hưởng đến tinh thần làm việc. Gây lãng phí tài nguyên dẫn đến thất bại.

4. I.1 Kỹ năng giao tiếp trong nhóm Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong nhóm

5. Các hình thức giao tiếp Các thành viên nhóm cùng nhau thảo luận trự c tiếp, đưa ra quyết định Các thành viên được chia thành các nhóm nhỏ để cùng nhau tìm ra giải pháp cho một vấn đề Các thành viên đưa ra ý kiến, phản hồi trực tiếp trong quá trình làm việc Dùng để gửi các thông báo, trao đổi các thông tin nhanh chóng, ngắn gọn Giao tiếp trực tiếp trên các nền tảng, tổ chức, theo dõi tiến độ công việc Chia sẻ quản lý dữ liệu, lưu trữ thông tin tài liệu một cách hiệu quả : Trực tiếp mặt đối mặt : Thông qua các phương tiện trung gian

6. Đê ̉ lựa chọn hình thức giao tiếp phu ̀ hợp cho nhóm cần dựa vào các yếu tô ́ : Tính chất của thông tin : Quan trọng -> Trực tiếp , đơn giản -> Gián tiếp Thời gian : Có ít thời gian -> Trực tiếp , có nhiều thời gian -> Gián tiếp Khoảng cách địa ly ́ : Nếu ở xa nhau -> Gián tiếp Mục tiêu giao tiếp : Muốn truyền đạt nhanh chóng -> gián tiếp , Đê ̉ giao tiếp hiệu quả nhất , cần kết hợp cả hai hình thức giao tiếp . Tùy tình huống cụ thê ̉ mà đưa ra lựa chọn hợp ly ́ nhất .

7. Các rào cản trong giao tiếp và cách khắc phục Sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa, lối suy nghĩ Thiếu kỹ năng lắng nghe Tự ti trong giao tiếp, thiếu tự tin vào bản thân. Các rào cản : Khắc phục : Tôn trọng sự khác biệt, xây dựng lòng tin, kiểm soát cảm xúc và khả năng thích ứng Rèn luyện kỹ năng lắng nghe tích cực Luyện nói hiệu quả (nguyên tắc 7C) Clear (Rõ ràng): Thông tin dễ hiểu và được hiểu theo một nghĩa. Complete (Hoàn chỉnh): Thông điệp cần chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết. Concise (Ngắn gọn, súc tích): Tránh dài dòng, rườm rà, thừa thông tin. Correct (Chính xác): Thông tin phải chính xác, trung thực. Courteous (Lịch sự): Từ ngữ và cách thức truyền đạt cần mang tính chuẩn mực, văn phong lịch sự thể hiện sự tôn trọng đối với người giao tiếp. Consistency (Nhất quán): Nhất quán giữa các ý và các phần trong nội dung. Cautions (Cẩn trọng): Cân nhắc kỹ trước khi nói, không nói những điều mình không nắm chắc.

8. I.2 Kỹ năng lắng nghe trong nhóm Khái niệm và lợi ích của lắng nghe Khái niệm : Lắng nghe là quá trình tiếp nhận, phân tích và hiểu thông tin từ người khác. Không đơn thuần là nghe những âm thanh phát ra, lắng nghe còn bao gồm việc chú ý đến ngôn ngữ cơ thể, ngữ điệu và cả những thông tin ngầm mà người nói muốn truyền đạt. Lắng nghe thực sự là một kỹ năng đòi hỏi sự rèn luyện và kiên trì và nó được coi là “chìa khóa của giao tiếp”. Lợi ích của lắng nghe : Thu thập được nhiều thông tin Giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả Tạo ra mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên giao tiếp Dễ dàng tìm ra giải pháp chung và hóa giải xung đột Tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích sự hợp tác .

9. Chu trình và các cấp độ của lắng nghe Chu trình của lắng nghe có thể được chia làm 4 giai đoạn : Lắng nghe, tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin và phản hồi. Trong đó, giai đoạn lắng nghe là quan trọng nhất, bởi vì, cách bạn lắng nghe ảnh hưởng trực tiếp đến cách tiếp nhận, xử lý và hồi đáp thông tin. Cách bạn lắng nghe cũng có thể thay đổi hình ảnh của bạn trong mắt người giao tiếp với bạn.

10. Cải thiện kỹ năng lắng nghe Lắng nghe hiệu quả Để c ả i thiện kỹ năng nghe chúng ta cần :

11. I.3 Kỹ năng phản hồi Sau khi lắng nghe, việc đưa ra phản hồi phù hợp cũng rất quan trọng, để quá trình giao tiếp diễn ra hiệu quả, chúng ta cần có những phản hồi thích hợp. Phản hồi không chỉ đơn thuần là việc xác nhận thông tin mà còn là một cơ hội để thể hiện sự quan tâm, tôn trọng và khuyến khích người nói Một phản hồi tốt sẽ giúp người nói cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng, tạo ra một bầu không khí tích cực và khuyến khích họ chia sẻ thêm thông tin Phản hồi xây dựng : Sau khi khen ngợi, hãy đưa ra những gợi ý để hoàn thiện ý tưởng hơn. Điều này không chỉ giúp người nói cải thiện ý tưởng của mình mà còn thể hiện sự quan tâm và muốn cùng họ tìm ra giải pháp tốt nhất Phản hồi tích cực : Khen ngợi những điểm mạnh trong ý tưởng của họ, giúp họ cảm thấy tự tin và khuyến khích họ tiếp tục chia sẻ. Tránh phê bình cá nhân : : Tập trung vào ý tưởng chứ không phải vào cá nhân người nói. Việc phê bình cá nhân sẽ làm tổn thương người nói và khiến họ cảm thấy không muốn chia sẻ ý kiến nữa.

12. II . KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM II.1 Quan niệm về xung đột Xung đột được định nghĩa là sự bất đồng, mâu thuẫn hoặc tranh chấp giữa các cá nhân, giữa các cá nhân với nhóm hoặc xung đột giữa các nhóm Xung đột là một hiện tượng không thể tránh khỏi trong bất kỳ nhóm nào, từ gia đình, nhóm bạn bè cho đến các tổ chức, doanh nghiệp.

13. II . KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM Nguyên nhân Nguồn lực hạn chế ( tài chính , thời gian,nhân lực ) Quy trình , cấu trúc tô ̉ chức không ro ̃ ràng , áp lực làm việc quá cao … Môi trường làm việc toxic, tiêu cực , thiếu sư ̣ cởi mơ ̉, tin tưởng lẫn nhau II.2 Nguồn gốc của xung đột Khác biệt về quan điểm, suy nghĩ, tính cách Khác biệt về giá trị lợi ích , mục tiêu cá nhân Khác biệt về trình độ, văn hóa, kinh nghiệm trải nghiệm Chủ quan Khách quan .… ….

14. II . KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM II. 3 Biện pháp giải quyết xung đột Có nhiều nguyên nhân dẫn đên xung đột , va ̀ đê ̉ giải quyết xung đột một cách hiệu quả, không còn cách nào khác ngoài việc giải quyết chính nguyên nhân dẫn đến xung đột . Khi đối mặt với xung đột, cách chúng ta phản ứng sẽ quyết định kết quả cuối cùng , va ̀ cách chúng ta đối mặt và giải quyết những xung đột này sẽ quyết định đến sự thành công của nhóm. Để giải quyết xung đột một cách hiệu quả, chúng ta cần áp dụng một số nguyên tắc và kỹ năng nhất định. Mỗi biện pháp mang đến những cách tiếp cận khác nhau, phù hợp với những tình huống và mục tiêu khác nhau , nên việc áp dụng những phương pháp hợp ly ́ cho các tình huống khác nhau là cần thiết đê ̉ mang lại hiệu quả tốt nhất .

15. II . KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM II. 3 Biện pháp giải quyết xung đột Các chuyên gia hàng đầu đa ̃ đưa ra nhất nhiều mô hình , chiến lược đê ̉ giải quyết xung đột trong nhóm . Đặc biệt nổi bật trong sô ́ đo ́ là 5 chiến lược của Thomas-Kilmann, hay còn thường được so sánh với 5 con vật Cá mập , Chồn , Chim Cú, Gấu bông va ̀ Rùa .

16. II . KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM II. 3 Biện pháp giải quyết xung đột Chồn đại diện cho những người tìm kiếm sự cân bằng giữa lợi ích cá nhân và mối quan hệ. N hững người luôn đặt mối quan hệ lên hàng đầu. Họ sẵn sàng hy sinh lợi ích cá nhân để làm hài lòng người khác và giữ hòa khí đôi b ên , họ không thơ ̀ ơ.mà xuất phát tư ̀ cái tâm . Tuy nhiên, việc quá nhượng bộ có thể khiến người khác lợi dụng và không tôn trọn g N hững người luôn tìm kiếm giải pháp mang lại lợi ích cho cả hai bên. Họ sẵn sàng dành thời gian để lắng nghe, hiểu quan điểm của đối phương và cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhấ t, kiên nhẫn , giao tiếp tốt va ̀ lắng nghe tích cực . Cạnh tranh áp đảo va ̀ kiểm soát . Dành cho người luôn muốn chiến thắng , áp đặt va ̀ không bao giơ ̀ nghi ̃ cho người khác Chọn né tránh , rút lui khỏi xung đột Có thê ̉ hi sinh lợi ích đê ̉ giư ̃ hòa khi ́ Phù hợp với tình huống ko quan trọng hoặc đối phương có quyền lực cao hơn

17. II . KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM II. 3 Biện pháp giải quyết xung đột Với cách giải quyết chim Cú, các chuyên gia đưa ra lời khuyên rằng , mỗi bên cần phải tuân thu ̉ theo các bước sau đê ̉ đạt được các mục tiêu va ̀ mối quan hê ̣ lâu dài : Bước 1 : Phân tích , xác định rõ vấn đề đang xảy ra giữa các bên liên quan Bước 2 : T rao đổi, lắng nghe để hiểu rõ quan điểm của đối phương Bước 3 : Hiểu hoàn cảnh của bên kia, đặt mình vào vị trí của đối phương Bước 4 : Thỏa thuận cùng tìm ra giải pháp phù hợp với cả hai bên

18. II . KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM II. 3 Biện pháp giải quyết xung đột Ngoài ra , thay vì chỉ trích hay đổ lỗi cho một cá nhân nào đó , chúng ta nên tập trung vào việc phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và tìm ra giải pháp Thái độ cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc giải quyết xung đột. Một thái độ thân thiện, cởi mở, sẵn sàng lắng nghe ý kiến của người khác sẽ giúp giảm thiểu căng thẳng và tạo điều kiện cho việc tìm kiếm tiếng nói chung. Chúng ta cần đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu rõ hơn về quan điểm của họ và sẵn sàng thay đổi quan điểm của mình nếu thấy cần thiế t Khi xung đột trở nên quá phức tạp và không thể tự giải quyết, việc tìm kiếm sự giúp đỡ từ một bên thứ ba là cần thiết. Một người quản lý hoặc một người hòa giải có thể đóng vai trò trung lập, giúp các bên đưa ra quan điểm của mình một cách rõ ràng và tìm ra giải pháp thỏa đáng Cuối cùng, mục tiêu của việc giải quyết xung đột là tìm ra một giải pháp win - win , tức là một giải pháp mà tất cả các bên đều cảm thấy hài lòng và có lợi. Điều này đòi hỏi sự hợp tác và nhượng bộ từ tất cả các thành viên . Bằng cách tập trung vào vấn đề, giữ thái độ cởi mở, tìm kiếm sự giúp đỡ khi cần thiết và rèn luyện các kỹ năng giao tiếp, chúng ta có thể vượt qua những khó khăn và xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả .

19. III . TỔNG KẾT Giao tiếp đóng vai tro ̀ vô cùng quan trong trong làm việc nhóm , là cầu nối giúp gắn kết các thành viên trong nhóm , giao tiếp hiệu quả giúp hiệu suất làm việc của nhóm tăng cao . Và ngược lại , giao tiếp trong nhóm kém khiến cho mối quan hê ̣ giữa các thành viên xấu đi , tư ̀ đo ́ nảy sinh những mâu thuẫn , xung đột trong nhóm , ảnh hưởng xấu đến kết quả làm việc của cả nhóm . Duy trì giao tiếp hiệu quả là nền tảng của một nhóm làm việc thành công đó là lắng nghe tích cực, phản hồi xây dựng và sử dụng các hình thức giao tiếp phù hợp sẽ giúp nhóm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và giải quyết vấn đề hiệu quả X ung đột là điều không thể tránh khỏi trong nhóm, nhưng cách chúng ta giải quyết chúng sẽ quyết định sự thành công của nhóm. Việc hiểu rõ nguyên nhân và áp dụng các phương pháp giải quyết phù hợp sẽ giúp chuyển hóa xung đột thành cơ hội để phát triển .