Como organizar a rotina

Como organizar sua rotina e fazer acontecer.

1. Fazer acontecer Getting the things done

2. Fluxo de informações

3. Coletar As ferramentas de coleta: Caixa de entrada física Papel e quadros para escrever Anotações eletrônicas Captação em áudio E-mail Projetos Atas de reuniões ( SDGs , RPSs )

4. Sucesso na coleta Cada item aberto deve estar em seu sistema de coleta e fora da sua cabeça Você deve ter o menor número possível de caixas de coleta com que possa sobreviver Você deve esvaziá-las regularmente

5. processamento Coisas novas Caixa de entrada O que é isto? Passível de ação? Lixo Algum dia Talvez Referência Arquivo de referência rápida: manter para revisão Recuperável quando necessário Não Qual é a próxima ação? Sim Vai levar menos de 2 minutos? Projetos (planejamento) Planos de Projetos (rever para futuras ações) Projeto de múltiplos passos Sim Faça Não Delegue Adie Esperar (para outra pessoa fazer) Calendário (para fazer num determ momento) Próximas ações (para eu fazer assim que puder)

6. Faça, delegue ou adie Faça: Se a ação demandar menos de dois minutos, deve ser feita no momento em que for definida. Delegue: Se a ação exigir mais de dois minutos, pergunte-se: eu sou a pessoa certa para fazer isto? Se a resposta for não, delegue-a à pessoa/área apropriada. Adie: Se a ação exigir mais de dois minutos e você for a pessoa certa para fazê-la, terá de adiar sua atuação no caso para mais tarde, e acompanhá-la por meio de uma ou mais listas de “Próximas Ações”.

7. organizar Coisas novas Caixa de entrada O que é isto? Passível de ação? Lixo Algum dia Talvez Referência Arquivo de referência rápida: manter para revisão Recuperável quando necessário Não Qual é a próxima ação? Sim Vai levar menos de 2 minutos? Projetos (planejamento) Planos de Projetos (rever para futuras ações) Projeto de múltiplos passos Sim Faça Não Delegue Adie Esperar (para outra pessoa fazer) Calendário (para fazer num determ momento) Próximas ações (para eu fazer assim que puder)

8. organizar Itens não passíveis de ação: Lixo Ferramentas de incubação Armazenagem de referência Itens passíveis de ação: Lista de projetos Armazenagem ou arquivos para planos e materiais de projeto Calendário Lista de lembretes das próximas ações Lista de lembretes sobre coisas que estão aguardando

9. Projetos Projeto: qualquer resultado desejado que exija mais de um passo, em termos de ação. Lista de projetos: todos os projetos precisam estar numa lista principal, que você possa revisá-los com regularidade suficiente para garantir a definição das próximas ações necessárias para cada um deles. Esta lista é a compilação das linhas de chegada que colocamos para gente. Material de suporte ao projeto: muito parecido com o material de referência que está na biblioteca. Cada projeto pode requerer um material diferente de apoio, a ser utilizado em diferentes momentos do projeto.

10. Calendário Coisas que colocamos no nosso calendário: Ações com tempo determinado: compromissos. Em geral, próxima ação a ser realizada em um projeto, como uma reunião. Ações com data determinada: coisas que precisam ser feitas em alguns momentos, num determinado dia, mas não necessariamente numa hora específica. Informações com data determinada: coisas que você deverá saber em determinados dias. Informações úteis em determinadas datas, como endereços de compromissos, atividade de outras pessoas, eventos de interesse, etc.

11. “ To dO list ” diário Matar a lista de coisas a fazer diária. Devemos colocar apenas as três coisas no calendário e nada mais. Há três razões para esta mudança: Os constantes insumos novos e prioridades táticas que mudam a todo momento reconfiguram o trabalho diário de forma tão forte que é impossível amarrar os itens a fazer com atencedência . O plano de trabalho é útil, mas deve ser passível de renegociação A lista diária tem coisas que não precisam necessariamente serem feitas naquele dia, o que diluí a ênfase nas coisas realmente importantes O calendário é que o é o território sagrado. Se algo estiver lá, é porque tem que ser feito no dia determinado e não em outro.

12. Lista de próximas ações Qualquer ação identificada que demanda mais de dois minutos e não seja delegável precisa ser monitorada em algum lugar. Você deve colocar seus 20 ou 100 lembretes desse tipo na lista de “Próximas Ações”, subdivindo em categorias sempre que for necessário. Uma lista deste tipo deverá ter no máximo 20 ou 30 ações, mais que isto, a subdivisão é fundamental para manter suas próximas ações organizadas. Exemplo: Próximas Ações: Casa Próximas Ações: Escritório Próximas Ações: Telefone Próximas Ações: Casa dos Pais

13. Lista Incubação Itens coletados agora, mas que não exigem ações agora, talvez mais para frente, e você quer lembrar delas. Dois tipos: Lista “Algum dia/Talvez”: inserir coisas que você pode querer fazer em algum momento, mas não agora. Estacionamento para projetos impossíveis no momento, mas você quer lembrar deles em intervalos regulares; Lista “Referência Rápida” ou follow-on : é um sistema que lhe permite enviar uma correspondência para si mesmo, para ser recebida em alguma data determinada, no futuro; Referência específica por tópico e por área; Arquivos de referência geral;

14. Dica Arquive de maneira organizada as coisas que chegam para você. Nunca deixe as coisas se amontoarem.

15. revisar Para garantir que todas as listas, projetos, anotações irão surtir efeito, é necessário revisá-las semanalmente. A revisão deverá ser feita da seguinte forma: Revisão do calendário: é a revisão de maior frequência, pois é lá que estão as coisas que precisam ser feitas naquela data. Assim que você concluir uma ação do calendário, é bom conferir e ver o que mais resta para ser feito; Lista de próximas ações: é a segunda mais revisada; Lista de Projetos, Espera e Algum dia/Talvez só precisam ser revisadas com frequência que você considera necessária para que pare de pensar nelas;

16. Revisar - dica Todos os veios abertos (Próximas Ações, Agendas, Espera e até o Algum Dia/Talvez) devem ser revisados uma vez por semana. Isto vai garantir que seu cérebro esteja limpo e livre e que todos os itens em aberto dos últimos dias tenham sido coletados, processados e organizados. A revisão semana é o momento de: Reunir e processar toda sua tralha; Revisar seu sistema; Atualizar suas listas; Ter tudo limpo, claro, atualizado e completo.

17. fazer Modelos para escolher a ação a ser executada: Modelo dos quatro critérios para agir: Contexto Tempo disponível Energia disponível Prioridade Modelo triplo para avaliar o trabalho diário: Fazer trabalhos predefinidos Fazer trabalhos à medida que aparece Definir seu trabalho

18. implementação

19. Implementação ferramentas Se você estiver começando do zero, vai precisar de: Pelo menos três bandejas de papéis Resma de papel sulfite Caneta/lápis Post-its tamanho 3x3 Clips para papel Clips para documentos volumosos Um grampeador e grampos Fita adesiva Elásticos Uma etiquetadora automática Pastas de arquivo Um calendário Cesto de papel/caixas para reciclar