Control Interno para la Gestión de Riesgos

Descripción de los controles necesarios en una organización para mitigar los riesgos causados por operativa diaria. Especialmente los relacionados al área de tesorería.

1. CONTROL INTERNO 1

2. Contenido de la exposición 2

3. a) Cultura organizacional basada en el desenvolvimiento informal. c) Falta de estandarización. b) Los empleados llevan adelante sus tareas “de acuerdo a lo que creen, de manera individual, mejor para la empresa”, producto del desconocimiento de los objetivos fijados por la Dirección (Estrategia ). Aspectos que atentan contra una empresa ordenada 3

4. Relación entre el tamaño de la Organización y el Fraude 4

5. Análisis de control Interno y el mapa de riesgos de las Pymes 5

6. Control es “Cualquier medida que tome la Dirección, el Consejo y otras partes, para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos establecidos.” Definición de Control 6

7. Un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones. Fiabilidad de la información financiera. Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables. C O N T R O L I N T E R N O - Definición 7

8. a) El Control interno es un proceso . Esto quiere decir que es un medio para lograr ciertos objetivos y no es un fin en sí mismo . b ) El Control interno es llevado a cabo por personas. No es meramente una política , un manual o una norma escrita . c ) El Control interno puede brindar un grado de seguridad razonable , y no seguridad absoluta al management de una entidad . d ) El Control interno está orientado en concretar objetivos en una o mas categorías ( Separadas pero relacionadas entre sí ). CONCEPTOS CLAVES DEL C O N T R O L I N T E R N O 8

9. Probabilidad de que un hecho o acción pueda afectar negativamente a la organización . Evento que, en caso de materializarse, compromete el logro de los objetivos o empeora la situación actual de la organización. QUE SE ENTIENDE POR RIESGO 9

10. Medición de Riesgos Grado esperado de ocurrencia (PROBABILIDAD) Gravedad para la organización (IMPACTO) IMPACTO PROBABILIDAD 10

11. Mapa de riesgos de la compañía Procesos críticos Tasación Facturación Compras Cuentas por Cobrar Cobranzas Ordenes de servicio Seguridad e Higiene Activo Fijo Inventario Manejo de Inversiones Calidad Distribución / Logística Seguridad de redes / Privacidad Gobernabilidad Probabilidad de ocurrencia de debilidades de Control Bajo Alto Importancia del Proceso/Relevancia Contable Bajo Alto 1 2 4 5 6 3 7 8 9 10 11 12 13 14 11

12. Planificación de auditoría Gerencia Plan de Auditoria Evaluación de riesgos a nivel compañía Mapa de riesgos Plan anual de auditoría 12

13. COMPRAS PAGOS VENTAS COBRANZAS STOCK TESORERIA CUENTA CORRIENTE PROVEEDORES CUENTA CORRIENTE CLIENTES PROCEDIMIENTOS TIPICOS DE UNA PYME 13

14. ASPECTOS CENTRALES DEL CONTROL Ambiente de Control. Documentación de operaciones . Autorizaciones . Separación de funciones. Controles y conciliaciones periódicas generales. 14

15. Cierres de caja diarios controlados por terceros ajenos a la operatoria. Autorización de la caja por personal ajeno al sector. Personal que tiene acceso a fondos no debería poder manejar registros. Controles sobre los cobradores. Custodia de los recibos. Personal ajeno a tesorería Arqueos de valores y documentación. Acceso físico al sector de tesorería. Controles recomendados para area de Tesorería 15

16. Prohibición de acceso del personal de tesorería a los registros contables. Apertura de correspondencia (no es conveniente que lo haga directamente el sector). Depósito diario de la cobranza. Verificar que las conciliaciones bancarias sean aprobadas por personal de jerarquía y realizadas por personal ajeno a tesorería. Controles recomendados Tesoreria (cont) 16

17. - Determinación de precios de venta. - Determinación de descuentos y bonificaciones. - Pago de comisiones en exceso por incumplimiento de plazo de cobro. - Existencia de múltiples listas de precios. Proceso de Venta Errores comunes, temas a revisar : 17

18. - Alta de clientes y modificación de datos fijos de los mismos. - Existencia de límites de créditos ¿quién los decide? - Aprobación y emisión de Notas de Crédito. - Realizar un análisis de N/C, descuentos y bonificaciones por cliente . Créditos por Ventas y Cobranzas Controles clave a realizar: 18

19. - Verificar que existan controles para evitar ventas a clientes ficticios. - Verificar qué información se le solicita a los clientes para darlos de alta ¿Cada cuanto se actualiza? . - Que se tiene en cuenta para determinar el límite de crédito . Proceso de Ventas Controles clave a realizar: 19

20. - Verificar si Facturación controla la correlatividad numérica de los remitos despachados y de las notas de pedido emitidas. - Verificar qué políticas se han implementado para asegurar que todo los despachos sean facturados. - Verificar como se controla la emisión de N/C por devoluciones. Ventas y Despacho de Mercaderias Controles a realizar: 20

21. - Se emite información periódica para el directorio sobre la antigüedad de los saldos de las cuentas corrientes? - Verificar qué controles se realizan a los cobradores. Controles a realizar: - Verificar si todo movimiento realizado a las cuentas corrientes tiene su contrapartida contable. Proceso de Cobranzas 21

22. - ¿Cómo se asegura la empresa de que la totalidad de la cobranza ha sido depositada? - ¿Como se verifica que los valores recibidos corresponden a los valores de venta acordados? Controles a realizar: Proceso de Cobranzas 22

23. - Verificar la política de inventarios (quién los hace, ¿son sorpresivos, se hacen recuentos al 100%). - Verificar qué sistema de inventarios ha implementado la empresa. - ¿Quién aprueba los ajustes es personal ajeno al sector de stock? - ¿Los informes de recepción se pueden modificar una vez ingresados? ¿Son prenumerados y fechados? Bienes de Cambio (mercaderias) 23

24. - ¿Esta separado físicamente el sector de stock del de expedición?. Controles a realizar: - Verificar qué controles se realizan sobre los remitos despachados. - Verificar que se realicen controles aleatorios sobre los pedidos una vez despachados por expedición. Bienes de Cambio (mercaderias) 24

25. - Verificar quién esta autorizad o para m odificar los datos fijos de los proveedores. - Verificar si el sistema de prove edo res previene la duplicación de pagos. Controles a realizar: - Verificar si se realizan requisiciones y órdenes de compra prenumeradas para todas las compras. - Verificar que las facturas pagadas sean anuladas. Proceso de Cuentas por pagar 25

26. - ¿Se confeccionan legajos con las O/P? Recordar que los mismos deberían contener: - Corroborar que el acceso a los archivos de pagos sea restringido sólo a personal autorizado. Solicitud interna de pedido . Orden de compra . Informe de recepción. Remito y factura del proveedor . Orden de pago . Controles a realizar Cuentas por pagar 26

27. Verificar que se realice el siguiente control: Requisición Interna = Orden de Compra = Informe de recepción = Remito del Proveedor = Factura del Proveedor Control Clave en Cuentas por pagar 27

28. Tareas a tener en cuenta: Acceso a la modificiación de datos fijos. Acceso a los archivos fuente debe ser restringido. El personal de procesamiento de datos no debe generar ni aprobar transacciones bajo ningún concepto. Toda modificación a programas debe estar documentada con firmas de Gte. Sistemas y Resp. Audit. Interna o Gte. Admin. El personal de operaciones no debe tener acceso a la documentación de los sistemas. Control de acceso físico al área de sistemas. Verificar política de Back-Up. Claves de acceso. Restricción en los accesos a distintos manuales. Sistemas 28

29. CASO DE ESTUDIO 29

30. Caso 1 - Desviación de bienes de Stock/Inventario Rubro: Retail Cantidad de Sucursales: 36 Ubicación: Asunción, Interior y países limítrofes Tipo de productos : Electrónica (LCD, Notebooks, Cámaras, Microinformática, etc) Característica: Fácil colocación de los productos Valor unitario promedio: Medio a elevado Resumen de la situación: Debido a inadecuado esquemas de controles internos y monitoreos de operaciones de una sucursal (Suc. N° 22) que pasó de ser una sucursal de baja relevancia a una con un nivel de materialidad crítico para el negocio, el gerente de la misma, manejaba a discreción el stock de bienes de cambio, la facturación, y las cuentas corrientes de los clientes de la unidad de negocio sin ser detectado oportunamente. Los controles internos aplicados por AI estaban enfocados excesivamente sobre el control físico del stock. 30

31. Caso 1 – Mapa de riesgos de la empresa Compras Bs Cbio Cuentas a pagar Logistica Proc Suc 10 Proc Suc 22 Proc Suc 12 Tesoreria Compra Activo fijo Compra publicidad Resto Sucursales Inversiones Nómina de personal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 31

32. Riesgos de la operatoria mapeados Sustracción de productos del almacén. Venta de productos en forma paralela. Ajustes de stock. Ajuste de Crédito por Notas de Crédito. Sucursal 22 (Caaguazú) Riesgo ponderado Nivel de relevancia Alto Alto Alto Medio Alto 32

33. Caso 1 - Desviación de bienes de Stock/Inventario (controles aplicados por la Empresa) Riesgo Control mitigante Frecuencia Faltantes de bienes de cambio por sustracción o mal manejo del stock Realización de inventarios programados de bienes de cambio Mensual “ Revisión de ajustes de stock por parte de personal ajeno a la sucursal Mensual Faltantes de Caja y omisión de depósitos de cobranzas Realización de arqueos de fondos Semanal “ Revisión de gastos otros ajustes a caja Mensual Facturación a precios no autorizados Revisión de precios facturados y descuentos Automático 33

34. Caso 1 – Escenarios de fraude que se materializaban Escenario del Fraude Control - Personal gerencial de la sucursal, sustraía bienes del inventario los cuales eran comercializados en forma paralela por su parte. En forma previa al control físico de los bienes realizado por AI: - Se facturaba sobre clientes falsos o existentes dados de alta y aptos para operar. Luego de los inventarios físicos ajustaba las cuentas a cobrar de clientes a través de Notas de Crédito. stock - existía una inconsistencia en el sistema el cual no permitía el reingreso de mercadería con la NC. Se enviaban remitos ficticios a otras sucursales. Nulo, los controles realizados no permitían visualizar esta situación ya que los inventarios eran programados con la sucursal. 34

35. Caso 1 – Puntos críticos inadvertidos Incremento en la emisión de Notas de Créditos con posterioridad a la realización de inventarios de bienes de cambio por parte del área de auditoría Aumento desproporcionado de facturación a crédito a clientes poco recurrentes y en fechas que no se correspondían con los niveles habituales de facturación y previos a los inventarios. Aumento inexplicable de transferencias y devoluciones de bienes con sucursales (de relevancia inferior) a través de la emisión de remitos internos. Aumento de clientes dentro de la base de datos de clientes con bajos requerimientos de información por parte de la sucursal. 35

36. Caso 2 – Conclusiones La no consideración de escenarios o esquemas de fraudes potenciales en las áreas o procesos determinados en la planificación de auditoría interna (AI ), generó que las actividades de control de AI se centraran solamente en riesgos operativos comunes sin un apropiado foco en las vulnerabilidades del circuito que permitieron producir actos irregularidades materiales por parte del personal jerárquico de la sucursal. El desconocimiento de los circuitos operativos y la falta de análisis de indicadores (puntos críticos) por parte del área de AI repercutió en los aspectos críticos de control que debía ejercer, ocasionando la realización de programas de trabajo que no mitigaban realmente los riesgos existentes. 36