Creación y gestión de una revista académica. Roles y responsabilidades

Seminario Permanente de Editores. Tercera sesión. Tercer ciclo

1. Creación y gestión de una revista académica ROLES Y RESPONSABILIDADES

2. 1. Características de las revistas académicas Publicación periódica regular (mensual, trimestral, cuatrimestral …) Temática y enfoque específicos. Política de publicación y normas para autores. Número Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas (ISSN) e identificadores DOI (deseable). Un Consejo o Comité Editorial. Investigación original, también revisiones, resúmenes y opiniones. El contenido es enviado por autores no relacionados con la revista. Se publica en papel, en línea o en ambos formatos. Revisión por pares.

3. Características de las revistas académicas Los autores pertenecen a comunidades académicas de investigación y profesionales. Los lectores generalmente pertenecen a las mismas comunidades. Los artículos tratan los temas con detalle y a profundidad. Los artículos citan trabajos del mismo tema publicados con anterioridad. La naturaleza del contenido es académica e incluye numerosas referencias al tema científico tratado (lista de referencias). Pocos o ningún anuncio, aunque algunas tienen muchos.

4. Características de las revistas académicas Alcance internacional o regional (la mayoría son internacionales en cuanto al tema que tratan, aunque algunas se especialicen en temas regionales). Las revistas se archivan en bibliotecas o en repositorios digitales especializados. Se adhieren a guías o normas internacionales (por ejemplo en cuanto a autorías, ética y presentación).

5. 1. 1. Funciones de las revistas académicas Registro : Establece la precedencia de los autores y la “propiedad” de una idea. Distribución : Provee acceso. Es decir, comunica los hallazgos a su audiencia. Certificación : Proporciona un sello de reconocimiento o aprobación al asegurar la calidad por medio de la revisión por pares. Archivo de documentos : Participa en el archivo o biblioteca de la ciencia. Establece un sistema de almacenamiento de los trabajos publicados para asegurar que puedan consultarse en cualquier momento en el futuro.

6. 1.2. Propietarios de las revistas académicas Instituciones académicas (universidades e instituciones de investigación). Asociaciones o sociedades profesionales. Fundaciones. Organizaciones gubernamentales. Organizaciones civiles no lucrativas. Editores comerciales. ¿Qué influencia puede tener el propietario de una revista en su actividad?

7. 1.3. Puestos y funciones en una revista académica Editor en Jefe o Director , el de mayor jerarquía, con responsabilidad global sobre todo el contenido y la estrategia editorial, a menudo llamado simplemente “El Editor”. Editores asociados o editores adjuntos , trabajan muy cerca del Editor en Jefe para apoyarlo en las decisiones y con la estrategia. Miembros del Consejo o Comité Editorial , en general son figuras honorarias que representan a la revista en sus comunidades, a veces revisan artículos. Editores ejecutivos (técnicos), tienen responsabilidad sobre el movimiento de los artículos, desde la recepción hasta la aceptación o rechazo, pueden tener bastante jerarquía y tomar decisiones sobre aceptación y rechazo.

8. Puestos y funciones en una revista académica Asistentes editoriales , trabajan en la oficina editorial, administran el sistema editorial (procesos de envíos, revisiones y aceptación y rechazo). Correctores, traductores, diseñadores, webmaster , secretarias …

9. 2. Organización y puesta en marcha de una oficina editorial Selección de un espacio físico Equipo y material de oficina Escritorio(s). Estantes para libros y carpetas. Archivero(s). Iluminación adecuada. Calefacción o aire acondicionado, en función del clima. Teléfono. Computadora(s) equipada con una suite de oficina. Impresora(s) y escáner (deseable). Conexión a internet

10. Organización y puesta en marcha de una oficina editorial Programas y sistemas de cómputo Navegador de internet. Correo electrónico. Procesador de palabras y hoja de cálculo. Edición de imágenes. Administración y publicación en línea. Infraestructura tecnológica Servidor de internet Nombre de dominio Seguridad para el servidor

11. Organización y puesta en marcha de una oficina editorial Protección de datos Creación de respaldos Evaluación de la información. Determinar la ubicación de los respaldos. Conservar una copia externa. Establecer contraseñas seguras.

12. Organización y puesta en marcha de una oficina editorial Reportes financieros y editoriales y archivo de información Reportes financieros Número de trabajos recibidos Origen geográfico e institucional de los trabajos recibidos ¿Cuántos se rechazan en la evaluación preliminar? ¿Cuántos son aceptados? ¿Cuánto tiempo toma el proceso?: Desde la recepción a la primera decisión Para identificar revisores y enviarles los trabajos Para recibir los comentarios de los revisores Desde la recepción a la aceptación De la aceptación a la publicación

13. Organización y puesta en marcha de una oficina editorial Reportes sobre artículos y citas Visitas al sitio web (Google analytics ) Lectura y descarga de artículos Tasas de citación Factor de impacto Métricas alternativas ( altmetrics ) Estadísticas a nivel de artículos

14. Organización y puesta en marcha de una oficina editorial Reclutamiento de personal Tamaño de la revista en función del número de trabajos recibidos y publicados y de la periodicidad Editor(a) y secretaria(o) Editor(a) + secretaria(o) + editor(a) asociado(a)/asistente Editor(a) + secretaria(o) + editor(a) asociado(a)/asistente + web master … + voluntarios Administración de: envíos, revisión por pares, comunicación con autores, selección de trabajos para integrar números a publicar, formación de artículos, elaboración de reportes, revisión de indexación, publicidad o promoción, investigación de tecnologías emergentes, administración de personal …

15. 2.1. El Consejo Editorial y las políticas de la revista Composición del Consejo Editorial Los miembros deben ser reconocidos expertos en las áreas de publicación de la revista Deben reflejar los objetivos y enfoque de la revista Deben representar todas las áreas de publicación Deben estar dispuestos a participar en las actividades de la revista, incluyendo la revisión por pares

16. El Consejo Editorial y las políticas de la revista Aprovechar al máximo al Consejo Editorial Consejeros en políticas editoriales: definir la dirección de la revista para resolver las necesidades de su comunidad de referencia; prever el futuro y proporcionar nuevas ideas e innovaciones. Revisión por pares: es un deber esencial de los miembros; asimismo, conseguir nuevos revisores. Responsabilidad en el legado de la revista: son los representantes oficiales de la revista y deben ser capaces de buscar autores potenciales, de promoverla y de recomendar a sus colegas y estudiantes que la lean y envíen trabajos. Personas de gran reconocimiento: aunque no es necesario que haya muchas en el Consejo, es útil su aceptación porque le dan respaldo, aunque no estén comprometidos con el trabajo editorial. Promotores: aunque el término puede ser desagradable para varios miembros del Consejo, la promoción en reuniones científicas y con tomadores de decisiones puede ser muy valiosa para la revista.

17. El Consejo Editorial y las políticas de la revista Otras actividades de los miembros del Consejo pueden ser: Aconsejar sobre el contenido y la dirección editorial. Comentar y hacer sugerencias sobre las políticas editoriales en consonancia con el Editor. Establecer, mantener y revisar las guías o normas para autores y revisores. Solicitar trabajos. Revisar y aceptar o rechazar trabajos. Ayudar a desarrollar los valores, misión y planeación estratégica de la revista.

18. El Consejo Editorial y las políticas de la revista Establecer y adoptar las políticas de publicación. Sistemas de administración de envíos. Por ejemplo: ¿qué ocurrirá con los artículos? ¿cómo será el sistema de revisión por pares? ¿Cómo se manejarán los envíos de miembros del Consejo Editorial? Las políticas deben mostrar que ninguna decisión estará sesgada y que ningún miembro estará involucrado en la aceptación o rechazo de sus artículos. Políticas de autoría. ¿Qué criterios se utilizarán para determinar quién puede considerarse como autor? ¿Cómo se resolverán los problemas de autoría? ¿Qué procedimientos se establecerán para resolver estos problemas, incluyendo los aspectos éticos? ¿Cómo se manejarán las reclamaciones? Si un autor considera que se ha tomado una decisión incorrecta ¿qué puede esperar si apela contra ella? ¿Quién revisa estas decisiones?

19. El Consejo Editorial y las políticas de la revista ¿Cuáles serán las políticas en relación con potenciales conflictos de interés? ¿qué se considerará un conflicto de interés en el caso de un autor, de un revisor o de un editor? ¿qué se hará acerca de estos? ¿Cuál será la política en relación con anuncios en la revista y con anuncios de la revista? ¿Cuál será la política para aceptar anuncios en la revista? ¿Qué consideraciones éticas se harán para vender o aceptar anuncios? ¿Cuál será la política de derechos? ¿Qué medios se tendrán para asegurar que la revista tiene el derecho de publicar y respecto a los derechos de autor? ¿Los derechos serán de los autores o de la revista?

20. El Consejo Editorial y las políticas de la revista ¿Cómo se financia la revista? ¿Es claro de dónde proviene eI financiamiento y cuáles son las políticas para aceptar de quiénes y bajo qué condiciones se recibe? ¿Cuál es el modelo de distribución? ¿La revista es de acceso abierto o la distribución está basada en suscripciones? ¿Se produce una versión impresa?

21. El Consejo Editorial y las políticas de la revista Las normas, directrices o instrucciones para los autores Las directrices para los autores deben ser específicas y servir como guía para que los autores sepan qué deben considerar en su manuscrito y cómo debe estar estructurado y formateado, incluyendo el estilo de las referencias. http://www.revistascca.unam.mx/rica/index.php/rica/about/submissions#authorGuidelines

22. El Consejo Editorial y las políticas de la revista Guías para la revisión por pares Para facilitar y hacer más eficiente el trabajo de los revisores es importante que las revistas les proporcionen una guía detallada y un formato para responder. http://www.ajol.info/index.php/ajol/pages/view/Reviewer%20guidelines

23. 2.2. Los roles y las responsabilidades editoriales Los roles y las responsabilidades editoriales El editor ¿De qué aspectos de la revista es responsable? ¿Está limitado a las decisiones editoriales o participa en la producción, promoción contrataciones y demás? ¿Tiene responsabilidades en la administración del personal y puede contratar o sugerir contrataciones? ¿Es responsable del flujo de trabajo y de asegurar que la revista se publique a tiempo? ¿Es responsable del presupuesto y de darle seguimiento? ¿Tiene responsabilidad y autonomía para decidir sobre la visión de la revista o está definida por el propietario o en colaboración con el Consejo Editorial? ¿Tiene autonomía editorial total para decidir qué se publica y qué no?

24. Los roles y las responsabilidades editoriales Responsabilidades del editor con los autores Crear las directrices para autores y facilitar los envíos. No cobrar cargos excesivos por someter trabajos (si es que se cobra). No hacer falsas promesas a los autores sobre visibilidad y distribución de la revista. Establecer con claridad las políticas de la revista y los criterios de autoría. Comunicar con claridad todas las otras políticas y estándares. Tratar a los autores con justicia, objetividad, honestidad y apertura.

25. Los roles y las responsabilidades editoriales Asegurar que las decisiones se toman sin sesgos y que cualquier conflicto de interés es resuelto si no puede ser evitado. Asegurar que se proteja la confidencialidad del trabajo de los autores. Crear y revisar con regularidad las políticas para manejar los asuntos éticos, las reclamaciones y las posibles conductas indebidas de autores y cualquiera que esté involucrado en el proceso editorial. Tomar las decisiones editoriales con la mayor rapidez posible y comunicarlas de forma clara y constructiva. Estar preparado para considerar reclamos contra las decisiones editoriales y tener procedimientos para atenderlos.

26. Los roles y las responsabilidades editoriales Asegurar que los trabajos aceptados se publiquen lo antes posible y que no haya retrasos innecesarios. Asegurar que los trabajos se distribuyan, en línea o en papel, como se ofrece. Permitir que los autores retiren sus trabajos si la revista no puede cumplir con lo ofrecido. Respetar siempre los derechos de propiedad intelectual de los autores y sus trabajos.

27. Los roles y las responsabilidades editoriales Responsabilidades del editor con los revisores Asignar trabajos únicamente del área de interés y especialidad de los revisores. Invitar a los revisores y no sólo enviar los trabajos esperando que los evalúen. Aceptar cuando un revisor rechaza la invitación y expresar que se espera su colaboración en otra oportunidad. Guiar a los revisores y explicarles qué espera la revista; proporcionar retroalimentación. No exigir demasiado a los revisores.

28. Los roles y las responsabilidades editoriales Dar a los revisores un tiempo adecuado para terminar su trabajo (entre 72 h y 3 meses, en función de las políticas de la revista). No sobrecargar de trabajo a los revisores, posiblemente cuatro trabajos al año como máximo es adecuado. Agradecer y reconocer explícitamente el trabajo de los revisores. Proteger la identidad de los revisores a menos que ellos hayan acordado hacer revisiones abiertas y autorizado que los autores los conozcan. Respetar las opiniones de los revisores pero estar preparado para no aceptarlas, ellos son sólo asesores o consejeros de la revista.

29. Los roles y las responsabilidades editoriales Responsabilidades del editor con los lectores y la comunidad científica Hacer esfuerzos por atraer los mejores trabajos y la  investigación que sean del interés de los lectores. Implementar procesos para validar que todos los trabajos son susceptibles de publicación y explicar con claridad los métodos a los lectores y autores. Asegurar que la revista cumple con su misión y visión en función de lo que se publica. Asegurar que la revista proporciona la información en el formato correcto de acuerdo con la audiencia a que se dirige (impresa, en línea, para móviles).

30. Los roles y las responsabilidades editoriales Mantener la integridad ética de la revista, establecer los procedimientos para evitar fraudes y responder con rapidez en caso de que ocurran. Asegurar que la revista se publique de acuerdo con lo programado. Garantizar el acceso y la conservación a largo plazo de la información publicada. Informar a los lectores sobre quiénes son los propietarios de la revista, sobre la autoría de los artículos y sobre las fuentes de financiamiento de la investigación publicada.

31. Créditos La información de esta presentación es parte del proyecto de preparación de la versión en español del material publicado por el Public Knowledge Project ( https://pkp.sfu.ca ) y la PKP School (http://pkpschool.sfu.ca). Traducción y adecuación: Claudio Amescua García, Centro de Ciencias de la Atmósfera, Universidad Nacional Autónoma de México [email protected] El material de esta presentación está disponible bajo una licencia Creative Commons 4.0 SA-BY ( https://creativecommons.org ) Presentado en el Taller de la REDIERAA, 28 y 29 de noviembre de 2016, Instituto de Investigaciones Sociales, UNAM