Digitalizzazione e automazione del flusso di documenti di controllo qualità

Gelato d’Italia, con Bios Management e ARXivar, ha digitalizzato i processi documentali del Controllo Qualità. La soluzione automatizza l’inserimento e l’archiviazione dei dati, consente la creazione di modelli personalizzati e integra strumenti di Business Intelligence. I benefici includono maggiore efficienza, controllo in tempo reale, collaborazione interna migliorata e riduzione dei costi operativi.

1. CASO DI
SUCCESSO
Soluzione realizzata da
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Azienda
Gelatod’Italianascenel1930aReggioEmilia,quandoGogliardo
Oliviapreunagelateriaartigianale,laBottegadellaPanna.
Nel1962nascelarealtàindustrialeGelatiIndian,chesifa
conoscereperilsuccessodel“BIF”.
Conl’ingressoinaziendadiFabrizioOlivinel1976,partela
produzionepercontoterzi,aprendoacollaborazioniconaltri
marchieaccelerandolacrescita.
Neglianni’90,l’aziendapuntasull’innovazionetecnologicaesulla
RicercaeSviluppo,stringendopartnershipalivellonazionalee
internazionaleeinvestendoinimpiantiall’avanguardia.
Nel2016,iniziaunanuovafaseconilsupportodelfondoIDeA
TasteofItalyedell’CEOMarcoPellegrino,chespingonol’azienda
versonuovimercatienuovecollaborazioni.
Nel2021,lostabilimentovieneampliatoperospitarenuovelinee
produttive,laboratoriditesteimpiantipilota.Oggi,Gelatod’Italia
ècontrollatadalfondostatunitenseDavidsonKempnerCapital
Management(DK),affiancatodaAfendisCapitalManagement,
conl’obiettivodisostenerel’espansioneglobaleelaleadershipnel
settore.

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Azienda
MISSION:
Innovareanticipandoitrend,perrispondereallacrescenterichiestadinovitàdelmercato,senzamai
trascurarelaqualità.Puntareall’eccellenzainogniaspettodelprocessodiinnovazione,dallaprogettazione
allasceltadeimiglioriingredienti,daitestallarealizzazione.Capitalizzarel’esperienzageneratadaogni
progettorendendopossibilileideepiùinnovativeeisognipiùambiziosi,mettendoadisposizione
tecnologieall’avanguardia,flessibilitàproduttivaelapassionedellenostrepersone.Soddisfareilcliente
conunserviziodiqualitàlungotuttoilpercorso,dalprimoincontroallaconsegnadell’ultimoordine.
ATTIVITÀSVOLTE:
•RicercaeSviluppo:L’organizzazionediGelatod’Italiaèstatadisegnataintornoalprocessodi
innovazione.Ogninuovapropostaèfruttodiunlavorodisquadracheèresoefficacedatre
caratteristichedistintive:innovazione,tecnologia,versatilità.
•ImpiantoPilota:LostabilimentodiGelatod’ItaliaèdotatodiunmodernoImpiantoPilotaingradodi
sviluppareetestarenuoviprodottiedirispondereintempibrevissimiaognirichiestadelcliente,anche
lepiùambiziose.
•Industrializzazione:Portaresuscalaindustrialeleattrezzaturesviluppateperlaproduzionedeicampioni
èunadellesfidequotidianecheGelatod’Italiaaffrontaperimmetteresulmercatoilprodottoinfasedi
sviluppo.Perquesto,l’aziendaintegraunteamdiProgettistieun’officinainternadovevengono
prodottelamaggiorpartedelleattrezzaturenecessarie.

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VANTAGGI:
•Qualitàetradizione:Oltre90annidiesperienzaunisconoil
sapereartigianaleallaproduzioneindustriale,con
un’attenzionecostanteallaqualitàeallaselezionedelle
migliorimaterieprime.
•Innovazionesostenibile:Investimenticontinuiintecnologie
avanzateeprocessieco-compatibilipermettonodiinnovare
riducendol’impattoambientaleevalorizzandoingredienti
naturaliepackagingsostenibile.
•Espansioneinternazionale:Lapresenzasuimercatiglobali
consenteaGelatod’Italiadifarsiconoscereintuttoilmondo,
creandonuoveopportunitàerafforzandoilMadeinItaly.
Lacontinuaaperturaanuovepartnershipel’adattabilitàaigusti
localirendonol’aziendaunpuntodiriferimentodelsettorea
livellointernazionale.

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Gelatod'Italiahamanifestatolanecessitàdiimplementareunprocessodidigitalizzazionedocumentaleedi
BusinessProcessManagement(BPM),conunfocusspecificosu:
ObiettividellaDirezione
•Miglioraredataentry:SnellireilflussodigenerazionedellecartediControllodellaqualitàproduttivae
leinformazionidainserire,riducendoerrorietempioperativi,oltreadaverelagestionedelversioning
automaticodeidocumenti.
•Automatizzazionedelflusso:ImplementareunasoluzionediBusinessProcessManagement(BPM)per
gestiredigitalmenteearchiviareinmodoefficienteLeCartediControlloQualitàconfocusspecifico
sull’estrazioneautomaticadelleinformazionistatistiche.
•CondivisioneFacilitata:Realizzareunapiattaformaperlacondivisionesempliceeimmediatadi
informazioniedocumenti,favorendol’accessibilitàemigliorandol’inserimentodapartedirettadegli
operatori.
EsigenzeSpecifichediOttimizzazione
•EstrazioneautomatizzatadeidatidalleCartediControlloQualità:normalizzazionedeidatiinseritinei
fogliEXCEL,coninvioautomaticoaldatabasestatistico.
•Flessibilitàoperativa:ImplementareunasoluzioneingradodigestiremodellidiCartediControllo,con
alimentazioneautomaticadelleinformazionidiproduzionepartendodaidatigestionali,disponibiliin
temporeale,senzaricorrereastampecartaceedelladocumentazionediproduzione.
Esigenza

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Soluzione

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BiosManagementhaindividuato,comesoluzioneallarichiestadiGelatod'Italia,losviluppodiunprocesso
guidato,chepermettelaverificadicontrollodelleinformazioniinserite,evidenziandoanomaliee
permettendounflussoautomatizzatodimemorizzazionedeidatistatisticialfinediteneresottocontrollo
laproduzioneintemporeale.
Indettaglio:
1.Creazione/variazionedimodellidiCartediControlloQualità:Apartiredaidatigestionali,èpossibile
creareorevisionaremodellidiCartediControllo(informatoExcel),personalizzatiinbaseallatipologia
esotto-tipologiadiprodottoealclientespecifico.Inquestomodo,l’elencodeicontrollidaeseguireè
sempreaggiornato.
2.Normalizzazionedeidatiinseriti:IfogliExcelsonostatiristrutturatirispettoallaversione
precedentementeutilizzata,consezioniauto-compilatedirettamentedaidatigestionali.Questoha
permessounasignificativariduzionedeitempidiinserimentoeunmaggiorecontrolloattraversol’uso
dilistevalori.Sonoinoltrestaticreatifogliautoalimentatitramiteformuledicontrollo,che
garantisconolanormalizzazionedeidatielaloroesportabilitàdirettadaiprocessidocumentali.
3.Esportazioneautomaticadeidati:Ognigiorno,unavoltaverificatalacorrettezzadelleinformazioni
inseritenelleCartediControllo,ilprocessoprosegueinmodoautomaticosalvandoidatiall’internodi
undatabasededicato.Daqui,attraversoopportunetrasformazionienormalizzazioni,idativengono
residisponibilicomebaseaffidabileperilsistemadiBusinessIntelligence,abilitandoanalisipuntualie
aggiornate.
4.ReportingtramitePowerBI:Èstatosviluppatounreportinterattivoperl’analisidelleinformazioni
statistiche,checonsentonodiapprofondireidatifinoalmassimolivellodidettaglio,conpossibilitàdi
accessodirettoaidocumentiarchiviatinelsistemaARXivar.
Soluzione

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Successivamenteallasoluzionepropostaesviluppata,Gelato
d'Italiahariscontratonumerosibenefici:
1.OttimizzazionedeiProcessiDocumentali
•RiduzionedeldataEntryedellamanualitàripetitiva:
L’ottimizzazionedellecartediControlloQualitàha
permessounanotevoleriduzionedelnumerodierrori
diinserimentodeidati
•EfficienzaOperativa:Miglioratalafasedicreazionedelle
CartediControlloQualitàedellalorogestione,
permettendol’inserimentoimmediatodiallegati(fotodi
produzione)oannotazioniasupportodeiprocessi
produttivi,oltreallavisualizzazionedidatidiproduzione
recuperatiintemporealedalsistemagestionale.
2.MiglioramentodellaCollaborazioneeCondivisione
•AccessoCentralizzato:Èstatacreataunapiattaforma
unicaperl’archiviazioneelacondivisionedei
documenti,accessibileatuttoilpersonaleautorizzato,
inbaseairuoliealleriservatezzespecifiche.
•CollaborazioneFacilitata:Ilflussodilavoroèmigliorato
graziealladisponibilitàdiinformazionisempre
aggiornateecondiviseintemporeale,favorendouna
maggioreinterazionetraiteam.
Benefici

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3.MaggioreControlloeTracciabilità
•MonitoraggioeReportistica:Èorapossibiletracciare
l’avanzamentodeiprocessiintemporealeegenerare
reportpervalutareleperformance.
•SicurezzaeCompliance:L’archiviazionedigitaledei
documentièconformeallenormative,garantendola
sicurezzael’integritàdelleinformazioniaziendali.
4.RisparmiosuiCostiOperativi
•RiduzionedeiCostidiArchiviazioneFisica:La
digitalizzazionehapermessodirisparmiarespazioe
risorsedestinateall’archiviazionefisicadeidocumenti.
•MinoriRischidiErrori:Ladigitalizzazioneriduceglierrori
legatiallagestionemanuale,favorendounprocesso
decisionalepiùrapidoeinformato.
Benefici

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’’
ARXivar ha rappresentato per Gelato d’Italia un importante salto di
qualità nella gestione documentale e nella digitalizzazione dei processi.
La condivisione sicura dei documenti tramite link ha aumentato il livello di
controllo e sicurezza delle informazioni, permettendo la tracciabilità delle
versioni e il monitoraggio degli accessi.
La standardizzazione del processo di inserimento ha reso possibile una
visione chiara e strutturata dei tempi di esecuzione e delle relative fasi di
approvazione interna, contribuendo a una gestione più trasparente ed
efficiente.
Un aspetto di particolare rilievo è stata la modularità di ARXivar, che ci ha
consentito di adattarlo in modo preciso alle esigenze del Controllo Qualità,
aprendo al tempo stesso la strada a futuri sviluppi e integrazioni.
La parola del cliente
Project Manager -Gelato d’Italia S.p.A.
Angelica Puccia

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’’
L’introduzione di ARXivar ha avuto un impatto concreto e misurabile
sull’attività del Controllo Qualità.
La possibilità di archiviare e consultare rapidamente tutte le informazioni
relative a un ordine di produzione –come carte di controllo, allegati, note
e revisioni –attraverso pochi passaggi e con diverse modalità di ricerca
univoche (numero di lotto, ODP, data di produzione, data di scadenza,
categoria prodotto, cliente, ecc.) ha reso l’accesso ai dati più semplice,
veloce e strutturato.
Questo ha permesso di ridurre notevolmente i tempi operativi, liberando
risorse per attività a maggior valore aggiunto. L’integrazione con i dati
gestionali ha reso il nostro lavoro più efficiente, preciso e tracciabile.
La parola del cliente
Quality Control Manager -Gelato d’Italia S.p.A.
Dario Fugali