Digitalizzazione e Intelligenza Artificiale nella protocollazione dei dati

L’Associazione d’Irrigazione Ovest Sesia ha digitalizzato il proprio sistema di protocollazione grazie all’integrazione di soluzioni AI di Talea Consulting. L’intelligenza artificiale automatizza l’estrazione e l’inserimento dei dati, riducendo errori e tempi di lavorazione fino al 70%. La ricerca semantica consente di individuare rapidamente i documenti anche con informazioni parziali, migliorando la condivisione dei dati e l’efficienza dei processi aziendali.

1. CASO DI
SUCCESSO
Soluzione realizzata da
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Azienda
L’Associazioned’IrrigazioneOvestSesiagestisceuncomprensorio
dicirca80.000ettarichecomprendeiterritoridelBiellese,del
VercelleseepartedelCasalese.
Tralesueattivitàprincipalicisonol’erogazionedelservizio
irriguo,l’approvvigionamento,ladistribuzione,laconservazionee
laregolazionedelleacque.
L’Associazioneèinoltreimpegnatanellasalvaguardiadel
paesaggioruraleenellavalorizzazionedelleproduzioniagricole
locali,rappresentandounpuntodiriferimentoessenzialeperla
gestionesostenibileeintegratadellerisorseidriche.

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Associazioned’IrrigazioneOvestSesiahaintrapresodatempo
unpercorsodidigitalizzazionedeidocumentiedeiprocessi
aziendali.
Perrispondereall’esigenzadirenderepiùefficienteilsistema
diprotocollazionedellecomunicazioniinentrataeinuscita—
inprecedenzagestitomanualmente,contempielevatie
frequentierroridiinserimentodeidatidadocumentidigitalie
cartacei—l’aziendasièpostatreobiettiviprincipali:
•velocizzarel’inserimentodeidati;
•ridurreglierrori;
•semplificarel’individuazionedeidocumentigraziealla
ricercasemantica,ancheinpresenzadiinformazioni
parziali.
Esigenza

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Soluzione

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Perrispondereaquesteesigenze,Associazioned’IrrigazioneOvestSesiasièrivoltaaTaleaConsulting,
chehaintegratomodulidiARXivarAI:
•ARXivarAIAnalyzeperilriconoscimentodeidatielariduzionedelrischiodierrore
•ARXivarAISemanticSearchperlaricercasemanticaerankingconloscopodiindividuarei
documentideiqualisiconosconosoloalcunidati
Conl’introduzionediARXivarAIAnalyze,idativengonooraestrattiautomaticamenteinmodopreciso
eveloce,riducendoalminimoglierrorielasciandoall’ufficioprotocollounruolodisupervisionee
controllo.Lemaschereintelligentidiinserimentopopolanoinautomaticoicampidelprotocolloconle
informazionirilevatedaidocumentidigitaliecartacei.
Grazieall’applicazionediARXivarAISemanticSearch,laricercasemanticaconsentediinterrogare
l’interoarchiviodocumentaleutilizzandounlinguaggionaturale:ilsistemainterpretailsignificatodelle
richiesteerestituisceirisultatipiùpertinenti,anchequandosidisponesolodidatiparziali.
Soluzione

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Grazieall’introduzionediARXivarAIAnalyze,ilprocessodi
inserimentodeidatièstatocompletamenteautomatizzato.
Idocumenti,siadigitalisiacartacei,vengonooraanalizzati
automaticamentedall’IntelligenzaArtificiale,cheneestrae
conprecisioneerapiditàleinformazionichiave—come
Oggetto,DataeMittente—e,grazieallemascheredi
inserimentoconAI,leinseriscedirettamenteneicampidel
protocollo.Inquestomodo,l’attivitàdell’ufficioprotocollosi
concentrasullasupervisionedelleestrazioni,riducendo
notevolmenteitempioperativieglierroridibattitura.
Parallelamente,conARXivarAISemanticSearchèstata
introdottaunanuovamodalitàdiricercadocumentale,basata
sull’usodellinguaggionaturale.
Gliutentipossonoorainterrogarel’interoarchivio,anchese
dispongonosolodiinformazioniparziali.Ilsistemainterpreta
ilsignificatodellerichiesteerestituisceirisultatipiù
pertinenti,grazieaunrankingsemanticochevalutail
contestoelarilevanzadeidocumenti.
Soluzione

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L'implementazionediquestesoluzionihaportatosignificativivantaggiadAssociazioned’IrrigazioneOvest
Sesia:
•Risparmioditempoalmenodel40%nell’inserimentodeidatiprincipali(Oggetto,Data,Mittente)grazie
almoduloAIAnalyze,cheautomatizzal’estrazionedelleinformazionisuoltre4.000documentigestiti
ognianno.
•Riduzionefinoal70%deitempidilavorazioneperlagestionedeidocumenticartaceisottopostia
scansione,conunconseguenteaumentodell’efficienzaoperativa.
•Ricerchepiùrapideeaccurate,conuntagliodel50%neitempidireperimentodeidocumenti.
L’impiegodellinguaggio“umano”rendepiùsempliceindividuareinformazioniedocumentianche
moltodatati.
•Migliorecondivisionedeidatitragliuffici,favorendounflussoinformativopiùprecisoeintegrato.
Benefici

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’’
Daquandoèstataintrodottal’intelligenzaartificiale,abbiamo
incrementatolavelocitànell’inserimentodeidatieridottoinmodo
significativoilmarginedierrore.
Grazieaquestistrumenti,ilflussodigestionedelprotocolloèstato
riprogettato,diventandopiùsemplice,intuitivoelineare.
Vistiirisultatipositiviel’elevatolivellodisoddisfazione,stiamo
valutandodiestenderel’applicazionedell’IAancheadaltriambiti,a
partiredaquelloamministrativo.
Andrea Zaccheddu
IT Manager Associazione
d’Irrigazione Ovest Sesia
La parola del cliente