DOCUMENTOS OFICIAIS - OFICIO, CI, MEMORANDO, ATA, ETC.pptx

cOMO ELABORAR, REGRAS E NORMAS PARA UM DOCUMENTO OFICIAL NO ESTILO OFÍCIO, CI OU MEMORANDO. A APRESENTAÇÃO BUSCA ENSINAR A CRIAÇÃO DESTES TIPOS DE DOCUMENTOS DE UMA FORMA FÁCIL, AUXILIANDO NO ENTENDIMENTO E APRENDIZAGEM DE QUEM TIVER OPORTUNIDADE DE ASSISTIR.

1. Teorias da adm ADMINISTRAÇÃO E DOCUMENTOS OFICIAIS - OFICIO, CI, MEMORANDO, ATA, ETC- AULA 02 Prof. Luis Claudio Santana

2. A administração não é uma coisa mecânica que dependa de certos hábitos físicos que devem ser superados ou corrigidos a fim de se obter o comportamento correto . Pode -se ensinar o que um administrador deve fazer , mas isto não irá capacitá -lo efetivamente a fazê -lo em todas as organizações . O sucesso de um administrador na vida profissional não está inteiramente relacionado àquilo que lhe foi ensinado , ao seu brilhantismo acadêmico ou ao seu interesse pessoal em praticar o que aprendeu nas escolas . Esses aspectos são importantes , porém estão condicionados a características de personalidade , ao modo pessoal de agir de cada um. O conhecimento tecnológico da Administração é importantíssimo , básico e indispensável , mas depende , sobretudo , da personalidade e do modo de agir do administrador , ou seja , de suas habilidade

3. Há pelo menos três tipos de habilidades necessárias para que o administrador possa executar eficazmente o processo administrativo: a habilidade técnica, a humana e a conceitual. Habilidade técnica: Consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para a realização de suas tarefas específicas, através de sua instrução, experiência e educação. Habilidade humana: Consiste na capacidade e no discernimento para trabalhar com pessoas, compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz. Habilidade conceitual: Consiste na habilidade para compreender as complexidades da organização global e o ajustamento do comportamento da pessoa dentro da organização. Esta habilidade permite que a pessoa se comporte de acordo com os objetivos da organização total e não apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seu grupo imediato. A adequada combinação dessas habilidades varia à medida que um indivíduo sobe na escala hierárquica, de posições de supervisão a posições de alta direção. Cinco Variáveis Básicas na Teoria Geral da Administração (TGA) • Tarefas • Estruturas • Pessoas • Tecnologia • Ambiente

4. Essas variáveis constituem os principais componentes do estudo da administração nas organizações das empresas. O comportamento das variáveis é sistêmico e complexo: cada um influi e é influenciado pelos outros. O comportamento de seu conjunto é diferente da soma dos comportamentos de cada componente separado. Na realidade, a adequação e integração dessas cinco variáveis constituem o desafio da administração. Ênfase nas tarefas: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência aplicada na racionalização e no planejamento das atividades operacionais. Ênfase nas estruturas: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência que cuida da configuração e estruturação das organizações. Ênfase nas pessoas: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência aplicada na sobre as pessoas e suas atividades dentro das organizações. Ênfase na tecnologia: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência que cuida da aplicação bem sucedida da tecnologia na atividade organizacional. Ênfase no ambiente: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência que busca a adequação das organizações às demandas e situações que ocorrem em seu contexto externo.

5. PROCESSO ADMINISTRATIVO Planejamento, Organização, Direção, Controle e Avaliação As primeiras teorias da administração surgiram no final do século XIX e início do Século XX. Damos a essas teorias o nome de Escola Clássica. Foram três as principais teorias, com seus respectivos autores: • Administração Científica – Frederick Taylor • Teoria Administrativa – Henry Fayol • Teoria Burocrática – Max Weber

6. Fayol foi um dos primeiros autores a elencar as funções administrativas. Para o autor, elas eram cinco: Previsão: tentativa de se avaliar o futuro por meio de um plano e fazer provisões para realizar este plano; Organização: mobilização dos recursos humanos e materiais para transformar o plano em ação; Comando: estabelecimento de orientações para os empregados e obtenção das coisas feitas; Coordenação: obtenção da unificação e harmonia de todas as atividades e esforços; 5) Controle: verificação de que as coisas aconteçam em conformidade com as regras estabelecidas e expressas pelo comando. OBS : Processo é qualquer fenômeno que apresente mudança contínua no tempo ou qualquer operação ou tratamento contínuo. O conceito de processo implica que os acontecimentos e as relações sejam dinâmicos, em evolução, sempre em mudança, contínuos. O processo não é uma coisa parada, estático, é dinâmico.

7. Em suma, o processo administrativo inicia-se com o planejamento, passando pela organização e direção. Finalmente, o controle tem a função de subsidiar um novo planejamento, que reiniciará o ciclo administrativo. Na verdade, podemos falar que essa sequência transcende o conceito de ciclo, já que há uma interação dinâmica entre as funções do administrador. Cada função (planejamento, organização, direção e controle), se tomadas em separado, são chamadas de funções administrativas. Outros autores utilizam outras classificações. A mais famosa das classificações fala em apenas quatro funções do administrador. Vejamos a figura abaixo: Planejamento, Organização, Direção e Controle. Direção é um misto entre Liderança e Execução. Esta classificação é utilizada, por exemplo, por Idalberto Chiavenato.

8. O planejamento, como função básica do administrador, define os objetivos a serem atingidos pela organização (seja pública ou privada), além de determinar a maneira (como) alcançá-los. A definição de como atingir o objetivo, determinando a maneira como serão alocados os recursos da empresa ou órgão, é chamada de estratégia. Em suma, quando se efetua o planejamento, deseja-se determinar onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência. Tipos de Planejamento São três os tipos de planejamento: a) Estratégico; b) Tático; c) Operacional A diferença entre eles se refere ao nível hierárquico em que são elaborados, a abrangência em relação às unidades e o período para o qual se refere. PLANEJAMENTO

9. OFÍCIO, MEMORANDO, CI ATA

10. O QUE É UM OFÍCIO? Ofício é o nome comumente utilizado para solicitar, reivindicar, notificar ou comunicar formalmente sobre determinado tema. Mais utilizado por repartições públicas ou corporativas que precisam ter um registro e controle das notificações enviadas utilizando-se para tanto uma numeração contínua e crescente dos ofícios enviados. Este controle busca permitir também a devida correspondência à resposta ao ofício, viabilizando a organização interna do que foi emitido e do que foi respondido. QUAL A DIFERENÇA ENTRE OFÍCIO E MEMORANDO? O ofício se diferencia do memorando por se tratar de um ato formal externo, já o memorando se caracteriza por ser uma comunicação interna. DE ONDE VEM O NOME OFÍCIO? O termo ofício vem da palavra oficial, por este motivo que o documento ter caráter formal e busca oficializar algum ato. Por esta razão tem a importância de ter o controle da entrada e saída de ofícios, seja certificado o destinatário e qualificação correta para a sua efetiva notificação, bem como seja registrada a data da ciência do oficiado e a prova de que o ofício foi recebido, seja por meio de assinatura no próprio documento ou por envio pelo correio com AR.

11. O QUE É PROTOCOLO? Protocolo é o nome designado para comprovar a entrega do documento e o recebimento do destinatário. O protocolo tem como finalidade a comprovação da notificação do teor do ofício. O QUE É COMUNICAÇÃO INTERNA? Comunicação interna é uma estratégia utilizada nas organizações para estabelecer canais que possibilitem o relacionamento com o público interno e tem o papel de tornar comum a mensagem destinada aos seus colaboradores, com o propósito de motivar, estimular, promover agentes e difundir os ideais da empresa. De acordo com pesquisa do Project Management Institute (PMI), em média 56% dos projetos de uma empresa fracassam devido a problemas na comunicação entre os colaboradores. Uma das principais dificuldades enfrentadas pelas empresas atualmente, quando se fala em comunicação, é a falta de resultado. É o processo da comunicação interna que garante os resultados e o fluxo das mensagens com êxito. QUAL É O PRINCIPAL OBJETIVO DA COMUNICAÇÃO INTERNA? Os principais objetivos são: Difundir dentro da empresa os conhecimentos adquiridos pelos empregados, diretores e proprietários; Divulgar as ações da empresa de forma direta e transparente; Promover engajamento e envolver a equipe de trabalho da empresa nas metas da organização; Consolidar o cumprimento de normas, condutas éticas e valores da instituição a todos os colaboradores. Promover a cultura de temas como inclusão social, responsabilidade socioambiental e prevenção e cuidados com doenças físicas e mentais.

12. SETOR Nº Assunto Data Texto MODELO DE CI

13. O QUE É UMA ATA A ata  tem como intencionalidade ou objetivo a realização de registros de ideias, informações e decisões tomadas por uma coletividade . É um importante e eficiente recurso para se documentar tudo o que foi discutido e deliberado em assembleias, congressos, conferências, e, principalmente, reuniões. OBJETIVO DA A ATA A ata  é um texto majoritariamente expositivo que tem como finalidade realizar o registro das discussões e decisões tomadas por uma instituição , por exemplo. Ela serve como um documento facilitador de consultas ou mesmo para evitar atitudes de má-fé. A ata pode ser classificada em formal e informal. A ata  pode ser classificada em formal e informal . A diferença está no grau de formalidade e importância da reunião a ser realizada. Elas se diferenciam principalmente na construção da estrutura.

14. MODELO DE ATA DE ATA