DOCUMENTS TO BE PROVIDED FOR OCS AUDIT - 22 Jan 2024.pdf

x vbSDb sdbSDVSVSDFVFDBDFBDF zxc ÁdAV

1. Tài liệu này được soạn bởi CUVN chỉ nhằm mục đích tham khảo, không phải là tài liệu hướng dẫn chính thức của CU hay yêu cầu của tiêu chuẩn.
Chúng tôi không chịu trách nhiệm cho bất cứ thiệt hại hay điểm không phù hợp nào phát sinh do việc sử dụng tài liệu này.
(This document is prepared by CUVN for reference only and shall not be considered as an official CU manual or a requirement of the standard.
We do not take any responsibility and we are not liable for any damage/non-compliance caused through use of this document). 1
MỘT SỐ TÀI LIỆU CẦN CUNG CẤP CHO ĐÁNH GIÁ OCS (DOCUMENTS TO BE PROVIDED FOR OCS AUDIT)

In audit, we may require many documents to be provided, which are included but not limited to the below lists:

1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/ Giấy chứng
nhận đăng ký đầu tư (Business License (Business Registration Certificate/ Operation Registration
Certificate of Branch/ Investment Registration Certificate)

2. Sơ đồ dòng chảy nguyên liệu (dòng chảy sản xuất) (Material flow diagram)

3. Sơ đồ bố trí mặt bằng nhà xưởng trên đó chỉ rõ khu vực chứa nguyên liệu và thành phẩm OCS, dây
chuyền sản xuất hàng OCS (Factory layout shows which production line for OCS)

4. Mô tả công việc, sơ đồ tổ chức, mô tả vai trò và trách nhiệm của những người liên quan sản xuất
OCS, và bằng chứng bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về tuân thủ OCS (Job description, organization
chart, roles and responsibilities for all staff and management that may have an impact on the OCS
implementation, and appointment letter of management representative to be responsible for the
OCS overall compliance)

5. Tất cả thủ tục/quy định/quy trình/chính sách/hướng dẫn công việc liên quan bao hàm các thông tin
sau:
- Mua/bán nguyện liệu/thành phẩm OCS
- Kiểm tra nguyên liệu/hàng hóa OCS đầu vào
- Kiểm tra đối chiếu thông tin giữa giấy Chứng nhận giao dịch của nguyên liệu/hàng hóa đầu vào với
hồ sơ hàng nhập
- Xin cấp giấy Chứng nhận giao dịch (Transaction Certificate) cho sản phẩm đầu ra
- Kiểm soát/giải quyết sản phẩm không phù hợp/khi nghi ngờ nguyên liệu hoặc sản phẩm không
phải là hàng OCS
- Lưu trữ, nhận diện, tách biệt nguyên liệu/sản phẩm OCS
- Đóng gói và vận chuyển
- Hướng dẫn công việc ở từng công đoạn sản xuất
- Vệ sinh máy móc/thiết bị, khu vực lưu trữ
- Đào tạo/huấn luyện OCS
- Lưu trữ kiểm soát tài liệu liên quan đến sản xuất hàng OCS
- Đánh giá nội bộ định kỳ (ít nhất hàng năm) để đánh giá sự tuân thủ của tổ chức đối với tiêu chuẩn
OCS và hồ sơ của đánh giá nội bộ này
- Việc sử dụng các thông tin tuyên bố liên quan tới tiêu chuẩn (ví dụ như sử dụng OCS logo, thông
tin chứng nhận trên sản phẩm; và giao tiếp/quảng bá/truyền thông của tổ chức về trạng thái chứng
nhận liên quan đến tiêu chuẩn trên các phương tiện truyền thông, tạp chí, quảng cáo trực tuyến,
thương mại điện tử, website,…)
- …

All related SOP/regulation/procedure/ policy/work instruction which covering below points:
- Purchasing and sales of OCS materials/products
- Inspection/reception check of incoming OCS materials/products
- Checking of input Transaction Certificate
- Requesting of output Transaction Certificate
- Handling the suspected/non-conformity OCS materials/products
- Storage & identification & segregation of OCS material/products
- Packaging and transport
- Work instruction of each processing steps
- Cleaning storage, machines
- OCS training requirement

2. Tài liệu này được soạn bởi CUVN chỉ nhằm mục đích tham khảo, không phải là tài liệu hướng dẫn chính thức của CU hay yêu cầu của tiêu chuẩn.
Chúng tôi không chịu trách nhiệm cho bất cứ thiệt hại hay điểm không phù hợp nào phát sinh do việc sử dụng tài liệu này.
(This document is prepared by CUVN for reference only and shall not be considered as an official CU manual or a requirement of the standard.
We do not take any responsibility and we are not liable for any damage/non-compliance caused through use of this document). 2
- Document keeping control
- Regular (at least annual) internal inspection process to evaluate organization own conformity
with the OCS. Records of the internal inspection
- Standard claim (e.g., using OCS logo, OCS reference on final products; and organization’s
communication about certification status/policy statements/social media/magazine/online
advertisement/e-commerce/online product page/website…which in reference to the standard)
- Etc.…

6. Hồ sơ huấn luyện về OCS cho những người liên quan (Training records of all person and
management related to the OCS)

7. System Plan đã điền đầy đủ thông tin (Signed system plan with sufficient information)

8. Danh sách nhà thầu phụ liên kết, và nhà thầu phụ có chứng nhận độc lập (thông tin bao gồm tên
nhà thầu, địa chỉ, thông tin người liên hệ, công đoạn gia công của họ). Đối với nhà thầu có chứng
nhận độc lập, cần có thêm thông tin về tên Tổ chức Chứng nhận của họ, số định danh và ngày hết
hạn chứng nhận. Và hơp đồng/thỏa thuận gia công được ký kết giữa hai bên còn hiệu lực, trong đó
đề cập các điều khoản theo CCS 3.0 - C5.5 và C5.6 (List of associated subcontractor and
independently certified subcontractor (including the subcontractor’s name, address, contact details,
and outsourced processing steps). For independently certified subcontractors, the list shall also
include the subcontractor’s certification body, license number, and scope certificate expiry date.
And a valid subcontractor agreement per subcontractor mentioning the requisites CCS 3.0 – C5.5
and C5.6)

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của nhà thầu phụ (Business Registration Certificate of
subcontractors)

9. Danh sách các nhà cung cấp nguyên liệu OCS và chứng nhận phạm vi OCS của họ (List of OCS
supplier and its scope certificate)


10. Danh sách chi tiết hàng OCS xuất trong 12 tháng gần nhất (List of OCS finished products delivery in
detail for last 12 months)

11. Bảng cân bằng khối lượng của hàng OCS (tính theo kg) trong chu kỳ tính từ ngày đánh giá trước đến
ngày đánh giá hiện tại, thể hiện rõ “tồn kho đầu kỳ của nguyên liệu chứng nhận/thành phẩm chứng
nhận, số lượng nguyên liệu chứng nhận mua mới /nhập trong kỳ và số TC đầu vào tương ứng và số
lô sản xuất từ nhà cung ứng, số lượng nguyên liệu chứng nhận dùng cho sản xuất, số lượng thành
phẩm chứng nhận sản xuất được, % hao hụt, số PO/item/article/style#, số lượng thành phẩm chứng
nhận xuất bán như hàng chứng nhận và số TC đầu ra tương ứng, số lượng thành phẩm chứng nhận
xuất bán như hàng thường, số lượng tồn kho cuối kỳ của nguyên liệu chứng nhận/thành phẩm
chứng nhận…” (Annual mass balance/volume reconciliation table (in kg) of OCS production in
period calculated from last audit date to current audit date which included at least to “opening
stock of certified material/finished products, purchased/received quantity of incoming certified
material and its corresponding input TC number and its lot/batch number of certified material,
issued/used quantity of certified material for its production, produced quantity of finished
products, loss rate, PO/item/article/style number, sold quantity of finished products as certified and
its corresponding output TC number, sold quantity of finished product as conventional, closing
stock of certified material/finished products…”

3. Tài liệu này được soạn bởi CUVN chỉ nhằm mục đích tham khảo, không phải là tài liệu hướng dẫn chính thức của CU hay yêu cầu của tiêu chuẩn.
Chúng tôi không chịu trách nhiệm cho bất cứ thiệt hại hay điểm không phù hợp nào phát sinh do việc sử dụng tài liệu này.
(This document is prepared by CUVN for reference only and shall not be considered as an official CU manual or a requirement of the standard.
We do not take any responsibility and we are not liable for any damage/non-compliance caused through use of this document). 3
12. Hồ sơ mua nguyên liệu OCS, bán thành phẩm OCS, hồ sơ sản xuất hàng OCS bao gồm:
- Đơn đặt mua hàng
- Lệnh sản xuất
- Bảng kỹ thuật
- Hóa đơn, bảng kê/phiếu chi tiết hàng hóa, và hồ sơ vận chuyển/ phiếu giao nhận
- Giấy chứng nhận giao dịch đầu vào và đầu ra
- Hồ sơ tài chính (hóa đơn ngân hàng, SWIFT (mã định danh ngân hàng), LC (thư tín dụng), hồ sơ
thuế thu nhập) ghi nhận việc mua và bán nguyên liệu và sản phẩm đã được chứng nhận khớp
thông tin giữa các chứng từ hàng hóa thực tế (ví dụ như: hóa đơn, đơn đặt hàng, chứng từ xuất
xứ, chứng từ vận tải) với thông tin về người mua, người bán, giá trị và ngày giao dịch
- Hồ sơ sản xuất hàng OCS và báo cáo đo đạt thông số chất lượng
- Báo cáo kiểm định không biến đổi gen (non-GMO) của bông Cotton nguyên liệu đầu vào (chỉ áp
dụng đối với tổ chức có nguyên liệu đầu vào sản xuất là bông Cotton)
- …

Documents for the purchase/sale of OCS materials/products, and OCS production records:
- Purchase orders
- Production orders
- Technical specification
- Invoices, packing lists, and transport documents/delivered & received notes
- Input and output Transaction Certificate
- Financial records (e.g. Bank receipt, SWIFT, LC, Income tax records) to document the purchase
and sale of the claimed materials, matching the physical product documents (e.g. invoice,
purchase order, country of origin document, transport documents) against the buyer, seller,
value, and transaction date information.)
- OCS production records and quality test report
- Non-GMO test report of Cotton fiber (only applied for organization using input production of
Cotton fiber)
- Etc.…

13. Bằng chứng phê duyệt từ CB về việc sử dụng các thông tin tuyên bố liên quan đến tiêu chuẩn OCS
(như sử dụng OCS logo, tuyên bố chứng nhận OCS) trên nhãn mác, thẻ bài, bao bì sản phẩm, email,
website, catalogue, brochure…(Approval issued by CB for using OCS standard claim i.e. OCS logo,
OCS reference, OCS certified status on product labelling, packaging, email, website, catalogue,
brochure,…)