eFilling Training Materials eFilling Training Materials

Efiling training materials. Power point presentation.

1. ই-ফাইলিং ইস্টার্ণ রিফাইনারী লিমিটেড

2. ই-ফাইলিং এর প্রধান কার্যপরিধি ডাক নথি

3. ডাক কার্যভেদে ডাক মূলতঃ দুই প্রকার আগত ডাক প্রেরিত ডাক প্রেরকভেদে ডাক মূলতঃ দুই প্রকার দাপ্তরিক ডাক একই অফিস থেকে বা অন্য সরকারি অফিস থেকে নাগরিক ডাক সাধারণ নাগরিক থেকে

4. আগত ডাক আগত ডাক দেখা আগত ডাক না দেখা পর্যন্ত ব্যাকগ্রাউন্ড নীল থাকে যেসকল ডাক দেখা হয়ে যায় সেগুলোর ব্যাকগ্রাউন্ড সাদা হয়ে যায় আগত ডাকে নিম্নোক্ত কাজগুলোর একটি না করা হলে সেগুলো অনিষ্পন্ন ডাক হিসেবে দেখাবেঃ

5. আগত ডাকে কাজ আগত ডাকে মূলতঃ তিন ধরণের কাজ করা যায় একশান নেয়া (ডাকের মূল প্রাপক কেবল একশান নিতে পারবেন) নথিতে উপস্থাপন সিদ্ধান্ত বা পরবর্তী কার্যক্রমের জন্য প্রেরণ নথিজাত করা (ডাকের মূল প্রাপক কেবল নথিজাত করতে পারবেন) আগে থেকে তৈরি করা নথিতে নথিজাত করার সময় নথি তৈরি করে সেই নথিতে ডিলিট বা আরকাইভ করা (অনুলিপি হিসেবে প্রাপ্ত ডাকে কেবল প্রযোজ্য)

6. প্রেরিত ডাক ডাক আপলোড করে ডাক প্রেরণ সংযুক্তিসহ সংযুক্তি ছাড়া ডাক আপলোড করা যায়না যেকোন হার্ডকপি ডকুমেন্ট স্ক্যান করে ডাক আপলোডে সংযুক্তি হিসেবে পাঠানো হয় পত্রজারি করে ডাক প্রেরণ নথি সেকশানের পত্রজারি অপশানের মাধ্যমে ডাক পাঠানো যায়। সেক্ষেত্রে সংযুক্তি থাকতেও পারে নাও পারে অফিস আদেশ, আন্তঃবিভাগীয় স্মারকলিপি, সার্কুলার ইত্যাদি পত্রজারি ডাক হিসেবে প্রেরণ করা হয়

7. ডাক ফেরত আনা নথিজাত এবং আরকাইভড ডাক যেকোন সময় ফেরত আনা যায় প্রেরিত ডাক ফেরত আনা যাবে যদি প্রাপক তা না দেখে থাকেন। প্রাপক একবার বিস্তারিত বাটনে ক্লিক করে ফেললে সেই ডাক আর ফেরত আনা যায় না নথিতে উপস্থাপিত ডাক যেদিন উপস্থাপন করা হয় সেদিনের রাত ১২.০০ পর্যন্ত ফেরত আনা যায়

8. নথি কার্যভেদে নথি মূলত দুই প্রকারঃ আগত নথি প্রেরিত নথি ধরণভেদে নথি মূলত অনেকপ্রকার হতে পারেঃ ছুটি সংক্রান্ত নথি বাজেট সংক্রান্ত নথি ক্রয় সংক্রান্ত নথি

9. নথির কাজ ডকুমেন্ট সংরক্ষণ যেকোন ডকুমেন্ট নথিজাত করলে তা নির্দিষ্ট নথিতে জমা থাকে পত্রজারি নথির মাধ্যমে পত্রজারি করে এক বা একাধিক ব্যক্তিকে অফিস আদেশ, স্মারকলিপি পাঠানো যায় অনুমোদন এপ্রুভাল নোট

10. আগত নথি আগত নথি আগত নথিতে নোট থাকে নোটটি দেখে সিদ্ধান্ত থাকলে তা নতুন অনুচ্ছেদ এ ক্লিক করে লিখতে হয় এর পরবর্তী কার্যক্রমের জন্য প্রাপকের নিকট প্রেরণ করতে হয় প্রেরণ করলে স্বাক্ষরিত হয়ে যাবে

11. গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পত্রজারি থাকলে পত্রজারি করামাত্র নথি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিষ্পন্ন হয়ে যায় গার্ড ফাইল হলো রেফারেন্স ফাইলঃ ম্যানুয়েল, আইনবিধি, সার্কুলার ইত্যাদি মূল প্রাপক ডাক আর্কাইভ করতে পারেন না। কেবল অনুলিপি হিসেবে প্রাপ্ত ডাক আরকাইভযোগ্য নথিজাত ডাক পরবর্তীতে ফেরত এনে নথিতে উপস্থাপন করা যায় পূর্বের জারিকৃত পত্র বা অংশবিশেষ পুণরায় ব্যবহার করতে চাইলে ক্লোন করে নিতে হয় প্রেরিত নথি প্রেরণের দিন রাত ১২.০০ পর্যন্ত ফেরত আনা যায় যদি প্রাপক না দেখে থাকেন