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diapositiva

1. G e s t i ó n D o c u m e n t a l : C l a v e para la clave de Eficiencia O r g a n i z a c i o n al O p t i m i ce l a adm i n i stración de documentos para mejorar la acc e s i b i l i dad y protecc i ón en s u empr e sa Da n n a S h a r i ck C o r d o v a C r u z

2. I m p o rt a n c i a C l ave d e l a G e s t i ó n D o c u m e n tal e n E m p r e s as Normas y prácticas esenc i ales para asegurar acces o , p rotecc i ón y efic i e ncia en documentos empresar i a l es Gesti o n a d ocume n t os desde cr e ac i ón hasta arc h i vo o eli m i n aci ó n I m p le m e n ta n o rmas t é c n i cas q u e co n t r olan e l ciclo de v ida d ocume n t al para mantener l a i n t egridad y t r aza b i l i dad de l a i nf o r m ac i ón empresaria l . G ara n t i za d i s po n i b i li dad y protección d e i n f o rmac i ón r e l e va n te O p t i m i za l a eficie n c i a op e rat i va y cump l i m i e n to n o r m at i v o Reduce t i empos de b úsqueda y e rrores d ocume n t ale s , fac i l i tando aud i t orías y cum p l i m i e n t o c o n reg u l ac i ones leg a l es y corp o rat i vas v igente s . Asegura que l os docum e n t os e s t én accesi bles s o l o p a ra usuarios a u t orizado s , e v ita n d o p é rdidas y accesos no deseados m ed i a n t e controles adec u ado s . Pr e vi e ne p é r d i d a de i n for m ac i ó n y e r r ores p o r for m a t os obs ol etos E v i te p ro b lemas de r i va d os del uso d e formato desa c t u a l i zados a través de la n o r m a l i zación y actua l iza c i ón consta n t e de d ocume n t o s . Sost é n fu n dam e n tal p ara tra n sf o rmaci ó n di gital y mejora c o n t i n ua Fac i l i ta l a d i g i t a l i za c i ón y a u t o m a tiz aci ó n de p roceso s , i m p ulsa n d o l a i nnovación y la m ej o ra con s t a n te e n la admi n i strac i ón empresarial.

3. M e t od o l o g í a I n t e g r al p ara e l C o n t r o l d e F o r m at o s D o c u m e n ta l e s Proceso sistemático para ana l iza r , estandar i zar y dig i ta l izar formatos en l a empresa Reco l ecc i ó n de f o n n atos Ident i fi c a r todos lo s f 0tmatos u t i izados en los ¡:wooesos Sl terno s p ara tenet un inventario to y actua l z ado d e documento s . R e v i s i ó n de t al l ada E v a l ua r l a releva n c i a. v i gencia y efe c tivi d a d de cada f0tmato par a g a r ant i zar que contr i buyan adecuadamente a l os objetivos E!fT,.:>fesa r i ale s . N o n n a lizac i ó n de f o rmatos Def i n i r estándares y criterio s cl a r o s que aseguren coherencia y unifoimidad e n todo s l os fotmatos u tl z ados por la 0tganizació n . D i g i tal i zación e f i c i e n te Conve r ti' k>s formatos f i sico s a d i g i ta l es para fa tar e l a l macenam i ent o , acceso r áp i d o y seg u ridad de l a Wa f ormaci6n documental.

4. D i s e ñ o y C o n t r o l d e F o r m a t os p ara G e s t i ó n D o c u m e n t al G a r an t i ce uniforni d a d , tr a z a b i li da d y c a l idad me d i a nte f o r matos es t a ndar i z ados y co n t r o l ados efic a z me n t e D i s e ño esta n dar i zado para i d e n ti d ad c o r p o rativa c l ara Aseg u r a que todos l os documentos reflejen c o her e ncia v i sual y representen fi e l mente la i magen co r por a t i v a , fa c i l i tando rec o noc i m i ento y profesional i s m o . Vers i o n ado para c o n tro l d e mod i ficacio n es o Reg i stra cada cam b i o r ea l i zado en los formatos para mant e ner un h ist o r i al cl a r o , ev i t ando c o nfu s i o nes y asegura n do l a traza b i l i dad de las actua l i za c i o ne s . A p r obaci ó n prev i a para gara n t i zar cal i d ad L os formatos deben ser va l i dados por re s ponsa b l es o de p artamentos p e r t i n e ntes antes de su us o , asegurando p e rt i nenc i a y cum p l i miento de estándares i nternos. C o n tro l e s q ue aseguran u n i for m idad y co n fiab il i dad Estos meca n i smos i ntegrados perm i t en manten e r la i ntegr i dad documenta l , fac i l i t ando e l acceso o r denado y l a confianza e n l a i nformac i ón reg i s t r ada.

5. C l a s i f i ca c i ó n E s tra t é g i ca d e F o r m a t o s D o c u m e n ta l e s E m p r e s a r i a l es I den t i fi q u e y co n t role los p r i nc i pa l es f o r matos según l a func i ón clave para opt i m i z ar l a ge s t i ón documental Contr o l d e i nve n ta r i os y movi m i e ntos de productos Verifica c i ón y evid e n c i a de está n d a r e s Guia y detalle de operaciones productiva Instrucciones, ordenes de trabajo Control de inventarios y movientos de´productos Registros entradas / salidas de stock Verificacion y evidencia de estanderes Reportes de calidades, auditorias Gestion de despacho y transporte Guias de despacho, ordenes de transporte Documentación comercial Facturas,notas de crédito,contratos Registro y planificación de mantenimientos Protocolos, planillas de servicio

6. E l e m e n t os F u n c i o n a l es C l a v e e n F o r m a tos D o c u m e n ta l es T r a d i c i o n a l e s I d e nt i fique y comprenda las partes esenc i ales que garanti zan clar i dad y estructura en documentos empresaria l es.

7. I n c o r p o r a n d o M e t a d a t os p a r a M e j o rar l a G e s t i ó n D o c u m e n t al Descu b ra cómo l os metad a t os opt i mizan búsqueda, seguri dad e i ntegrac i ón en documentos d i gita l es Versiones Re g i stra camb i os y ase g ura t r a za b i l idad. Se g u r i dad P e rm i t e acceso so l o a usuar i os aut o r i zado s . Me ta d atos I ncluye auto r , fecha y p a l abras cl a v e . I n te grac i ón A u toma t i za procesos c o n sist e mas DM S . Eficiencia Reduce t i em p os y minimi za err o re s . 1 2 3 4 5

8. B e n e f i c i os c l a v e d e u n a g e s t i ó n d o c u m e n t a l r ob u s ta O p t i m i ce dec i s ione s , reduzca co s t os y fort a l ez c a l a seguri dad organi zac i o nal efic i encia o per a t i va. ág i l e s . G ara n t i za d i s p o n i b i l i dad y pr e c i s i ón de Redu c e t i em p os op e rativos y co s t os Fac i l i ta c ump l i m i e n to nor m at i v o y aud i tor í as Me j ora s e g u ridad y co n fidenc i a l i d ad d e P r omu e ve tra n s formaci ó n d i g i tal e i n f o rmac i ón asoc i a d os Perm i t e una ge s t i ón Asegura que los d a t os M i n i m i za l as búsquedas y docume n tal transparente y c r i ticas estén accesi b l es y r e p rocesos med i a n t e una o r denada, s i mp l i ficando c o nfiab l es p ara tomar o r ga n i zación ó p t i m a , l o que ver i ficaciones i n ternas y de c i siones ace r t adas en se traduce en ahorro e xternas p a r a e s t ándares t i e m p o real, mej o rando la s i g n i ficat i vo y p r ocesos l ega l es y corp o rat i vos. d a tos i n n o vac i ón I m p l emen t a con t r o l es I mpu l sa l a compet i t i v i dad al r o b ustos que p r otegen la i nformación sens i b l e con t r a i nte g r a r tecn o l ogías d i g i t a l es que o p t i mizan p r ocesos y accesos no a u tor i zados y fugas de dato s . fom e n t an l a modern i zac i ón c o nt i nua en l a o r gan i za c i ó n .

9. C a p a c i ta a t u e q u i p o y a d o p t a s i s t e m as d i g i t a l e s i n t e g r a d o s p a r a 1 t r a n s f o r m a r l a g e s t i ó n d o c u m e n t a l a h o r a . I m p l eme n tac i ón estrat é g i ca para mejorar efic i enc i a, control y d i g i ta l i zac i ón en l a gest i ón d ocume n tal empresari al