Famtour - definição, como é realizado, cuidados necessários e exemplo prático

Apresentação feita com base no Manual de Apoio à Comercialização para Destinos Turísticos do SEBRAE (http://www.idestur.org.br/download/20100915084900.pdf).
Trabalho realizado por alunas do curso superior de Gestão em Turismo do IFPE - campus Recife.

1. IFPE – Gestão de Turismo 3º Período / Manhã Planejamento e Organização do Turismo Professora : Bruna Moury Alunas : Emille Luz Yasmim Figueiredo FAMTOUR

2. Definição MTur : o Famtour é uma “forma de promoção que tem como objetivo familiarizar e encantar o distribuidor do produto turístico . Consiste em convidar agentes de viagem para visitar o destino, para que conheçam o local e saibam o que estão oferecendo ao cliente .” CONTEXTUALIZAÇÃO

3. Público: operadores de turismo ou agentes de viagem locais, regionais , nacionais e/ou internacionais. Nº de participantes: variável. Recomendam-se grupos de cinco a oito. Tempo para a organização: 90 dias Tempo de execução: até cinco dias. Principal resultado: aumento da venda de determinado produto turístico pelos participantes do Famtour . CONTEXTUALIZAÇÃO

4. Saber o que se quer apresentar e quais os mercados nos quais será possível inserir o produto turístico; N o famtour é necessário observar os principais elementos relacionados a: - Atratividade real do produtoturístico ; - especificidades do destino; - segmentação de mercado e público; - necessidades/expectativas do público do evento. OBJETIVOS GERAIS E ESPECÍFICOS

5. Não direcionar apenas para um fornecedor; “ Press Trip é um método em que um hotel, resort, pousada ou qualquer instituição de turismo usa para conseguir publicidade positiva ”; Nesse processo é inadmissível que o prestador de serviços, por não ter domínio com a operação turística na região escolhida, faça com que o lugar pareça pouco atraente ou “engessado” para venda; Escolhendo a empresa certa, sendo o 1º passo para o sucesso da viagem DEFINIÇÃO DOS RECEPTIVOS

6. Há quantos anos a empresa opera no mercado? Tanto a empresa quanto seus guias de turismo estão cadastrados noMTur ? Já realizou algum famtour ou trabalho similar? Se nunca realizou, temequipe especializada que o faça? CAPACIDADE DE OPERAÇÃO

7. É importante conhecer e avaliar todo o portfólio de produtos do receptivo . É especializada na região do famtour ? Tem amplo portfólio de produtos da região? PORTFÓLIO DE PRODUTOS

8. Qual equipe a empresa disponibiliza para atendimento à demanda de um famtour ? Que procedimentos e parcerias a empresa utiliza para a garantia da segurança dos participantes da viagem? Possui condições de atendimento quanto a público de portadores de necessidades especiais (PNE)? ESTRUTURA DISPONÍVEL

9. Poderá disponibilizar um gerente comercial ou pessoa com condições de discutir os aspectos comerciais do produto turístico apresentado no famtour ? Conhece bastante o perfil de turistas que vêm dos mercados trabalhados pelo famtour ? CONDIÇÕES DE COMERCIALIZAÇÃO

10. O roteiro a ser apresentado, além de ser operacionalizável , deve ser encantador e oferecer flexibilidade de adequações que poderão ser solicitadas pelos agentes de viagem durante o famtour ; É importante salientar que, diferentemente do press trip , que geralmente cumpre um roteiro básico de visitação turística , o famtour tem, na sua programação , a visita a diversos equipamentos turísticos que oferecem serviços de hospedagem e alimentação, além dos que são utilizados pelo grupo durante a viagem. DEFINIÇÃO DO ROTEIRO

11. Após a definição da(s) agência(s ) de receptivo que irá( ão ) operar o famtour , é necessária a realização de um treinamento para essas empresas, apresentando-lhes os objetivos da ação, os mercados onde os produtos deverão ser inseridos , as oportunidades comerciais do evento e os resultados esperados . TREINAMENTO DOS RECEPTIVOS

12. D ivulgação do famtur ; Envio de ficha de inscrição; Convite oficial; Envio de formulário de inscrição; Apresentação de informações sobre a viagem. DEFINIÇÃO DOS PARTICIPANTES

13. Está basicamente relacionada com: Despesas do pré e pós-evento: material de expediente, ligações telefônicas,arte de convite eletrônico e impresso e do cartão de agradecimento,... Despesas com a operação do receptivo da visita técnica – o valor previsto para o investimento com despesas operacionais dependerá diretamente do roteiro definido e do número de participantes . PREVISÃO DE INVESTIMENTOS

14. Materiais de apoio: Kit com carta de boas vindas, nos quartos dos participantes do famtour ; Materiais promocionais de locais turísticos; Dados, imagens e informações do turismo na região. CHECK OPERACIONAL

15. Receptivo local: Agentes com informações do roteiro de cada empresa envolvida com a organização do evento, com pelo menos 20 dias de antecedência, para a análise das necessidades e possibilidades operacionais que haverão; Checar se os equipamentos turísticos que irão abrigar estes participantes estão cientes do perfil dos mesmos; A boa postura, gentileza, simpatia, educação, seriedade, fluência verbal e credibilidade, além de muita disponibilidade são essenciais para os envolvidos na prática do famtour . CHECK OPERACIONAL

16. Coordenação geral - Coordenando os responsáveis operacionais do famtour e momentos estratégicos da viagem; Coordenação logística - Checar nomes, contatos, assegurar o cumprimento efetivo do roteiro; Coordenação de receptivo - O próprio responsável pela viagem, operando o roteiro. EQUIPE ENVOLVIDA

17. A VIAGEM DE FAMTOUR ETAPA 2

18. Causar o melhor impacto possível, desde a recepção até a partida no aeroporto; Recepção no hotel e entrega de convite para evento de boas-vindas no check in – jantar ou coquetel, e kit de boas vindas; No evento, a exibição do roteiro, fotos da região e regras de convivência; Entrega de ficha de avaliação do famtour . RECEPTIVO DOS CANDIDATOS

19. A equipe deve possuir ação redobrada; Evitar imprevistos ao máximo; Oferecer ótima recepção e conforto; Parar em lugares com bela paisagem para que tirem fotos, aumentando o acervo de imagens do lugar visitado; PRINCIPAIS ITENS A SEREM OBSERVADOS NA OPERACIONALIZAÇÃO DO ROTEIRO DO FAMTOUR

20. Evitar excesso de eventos; Deixar o horário noturno livre (ou elaborar eventos que mostrem as comidas típicas da região); Buscar sempre atender às expectativas do grupo, e procurar saber suas impressões sobre o lugar. PRINCIPAIS ITENS A SEREM OBSERVADOS NA OPERACIONALIZAÇÃO DO ROTEIRO DO FAMTOUR

21. O famtour requer profissionais que saibam gerenciar bem situações inesperadas; Algumas situações que servirão de exemplos: Algum objeto do grupo desaparecido; Acidente com algum participante, causado pela operação da viagem; Problemas de relacionamento entre os integrantes. ATITUDES DIANTE DE EVENTUALIDADES

22. Antes de comunicar para todo o grupo, oriente o coordenador de receptivo para que converse primeiro com o proprietário do objeto, fazendo com ele uma retrospectiva do roteiro, para identificar onde possa ter deixado o objeto; Em seguida, é necessário checar com os responsáveis dos locais visitados se não foi identificado o objeto desaparecido no estabelecimento; Medidas de precaução podem ser tomadas desde o início da viagem pelo coordenador de receptivo. Ao chegar a cada local a ser visitado, é preciso atentar o grupo quanto a algum cuidado que é necessário ter com seus objetos, quando for o caso, ou, logo após a visita, é importante pedir aos participantes para verificarem se pegaram todos os seus pertences antes da continuação da viagem. Algum objeto do grupo desaparecido:

23. Esse contratempo é bastante crítico para a coordenação da ação, especialmente para o agente de receptivo que estiver operando no momento, que poderá ter complicações futuras muito sérias, por isso recomenda-se o seguro-viagem por participante; Em caso de acidente, todas as medidas deverão ser tomadas pelo receptivo e acompanhadas de perto pelo coordenador de logística até o momento em que se tenha um diagnóstico com a decisão de reintegração ao grupo ou retorno do participante ao seu destino de origem; Acidente com algum participante:

24. Eventualidade dessa natureza deve ser cuidadosamente acompanhada pelo coordenador de logística e, dependendo da gravidade, pelo coordenador geral do evento; Para se precaver desses contratempos, é preciso passar todas as orientações e recomendações ao grupo em cada visita que requeira mais atenção e segurança. Em atividades práticas que ofereçam algum risco, é importante checar se o participante está ciente de todas as recomendações e verificar se o empreendimento possui termo de responsabilidade a ser assinado pelo participante. Acidente com algum participante:

25. Algumas vezes ocorre de participarem da mesma viagem empresas concorrentes no mercado, que possuem suas diferenças que vêm à tona durante encontro dos seus colaboradores ou proprietários. Se durante a viagem houver algum atrito entre os participantes, é importante retomar as regras de convivência, que devem prever um item relativo à criação e manutenção de ambiente sadio e ameno, que possa gerar bem-estar e facilitar o melhor aproveitamento da visita técnica; Problemas de relacionamento:

26. GARANTINDO OS RESULTADOS ETAPA 3

27. Tenta-se estabelecer uma conexão com o visitante mesmo após a visita; É recomendado enviar um cartão de agradecimento e fazer contatos por telefone. Essa “continuação de conexão” é chamada de follow up do evento. Nesse contato posterior, procura-se saber o que ficou de impressão e o que pode ser mudado para que essa impressão se torne ainda mais forte. GARANTINDO OS RESULTADOS

28. Exemplo prático do uso do famtour TREND Operadora - SP

29. “Pensando sempre no agente de viagens, a TREND Operadora promoveu mais um famtour . O destino da vez foi Campos do Jordão (SP), um importante polo turístico brasileiro, que recebe milhares de turistas o ano todo. O passeio, que reuniu emissores da capital paulista, aconteceu no último fim de semana (13 a 15/9) e foi organizado pela gerente de vendas São Paulo, Jenny Soares, sob a supervisão da executiva Vilma Paes. “Fizemos ótimos passeios e grandes amigos, seguramente foi um final de semana especial para todos”, comemorou Daniel H. Pimenta, da Emporium Business Travel .” EXEMPLO PRÁTICO: TREND Operadora

30. “[...] A recepção na cidade ficou por conta da gestora do Convention & Visitors Bureau de Campos do Jordão e Região, Roselaine Dantas, que elaborou toda a programação. Após o famtour , ela fez um agradecimento especial aos participantes: “foi um imenso prazer poder recebê-los e apresentar um pouco das muitas belezas de nosso destino. Obrigado pelo carinho, compreensão e principalmente pelo alto astral, que com certeza contribuiu para deixar o nosso clima ainda mais agradável”.” EXEMPLO PRÁTICO: TREND Operadora

31. SEBRAE. Manual de Apoio à Comercialização para Destinos Turísticos. Disponível em: <http://www.idestur.org.br/download/20100915084900.pdf>. Acesso em: 10 mar. 2014 TREND OPERADORA. TREND Operadora promove Famtour em Campos do Jordão. Disponível em: <http://www1.trendoperadora.com.br/index.php?option=com_content&view=article&id=2281:trend-promove-famtour-em-campos-do-jordao&catid=107:trend&Itemid=644&lang=es>. Acesso em: 10 mar. 2014 REFERÊNCIAS