Fungsi Perencanaan/ Planning Manajemen .pptx

Fungsi Perencanaan/ Planning Manajemen

1. PERENCANAAN (PLANNING) Ni Putu Ariningsih

2. Pembahasan Definisi Perencanaan Mengapa Perlu Perencanaan Tujuan Perencanaan Manfaat Perencanaan Lima Dasar Klasifikasi Rencana Tipe Utama Perencanaan Tipe Perencanaan (George R. Terry) Unsur-Unsur Perencanaan Perencanaan Yang Baik Pembuatan Proses Perencanaan Hambatan Dalam Perencanaan Cara Mengatasi Hambatan

3. Definisi Perencanaan Menurut George R. Terry Perencanaan adalah kegiatan memilih dan menghubungkan fakta serta membuat dan menggunakan asumsi - asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jualan dan merumuskan kegiatan - kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan .

4. Mengapa Perlu Perencanaan ? Perencanaan dilakukan untuk mencapai : Protective Benefits, yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam keputusan . Positive Benefits, dalam bentuk meningkatnya sukses pencapain tujuan tim organisasi .

5. Tujuan Perencanaan ? Stephen Robbins dan Mary Coulter: Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial . Untuk mengurangi ketidakpastian . Untuk meminimalisir pemborosan . Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam proses pengontrolan dan pengevalusasian .

6. Manfaat Perencanaan ? Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan, Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama, Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,  Pemilihan berbagai alternatif terbaik, Standar pelaksanaan dan pengawasan, Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan, Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi, Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait, Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami, Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan Menghemat waktu, usaha dan dana.

7. Lima Dasar Klasifikasi Rencana ( T.Hani Handoko , 1992:84-85)

8. Lima Dasar Klasifikasi Rencana Bidang fungsional , mencakup rencana produksi , pemasaran , keuangan , dan personalia . Setiap faktor memerlukan tipe perenanaan yang berbeda . Misal , rencana produksi akan meliputi penrencanaan kebutuhan bahan , scheduling produksi , jadwal pemilharaan mesin , dsb . Sedangkan rencana pemasaran berisi target pejualan , program promosi . Bidang Fungsional Tingkatan Organisasional Karakteristik Unsur Waktu

9. Lima Dasar Klasifikasi Rencana Tingakatan organisasional , termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi . Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula. Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks dari pada perencanaan suatu satuan kerja organisasi . Bidang Fungsional Tingkatan Organisasional Karakteristik Unsur Wantu

10. Lima Dasar Klasifikasi Rencana Karakteristik-Karakteristik ( sifat ) rencana , meliputi faktor-faktor kompleksitas , fleksibilitas , keformalan , kerahasiaan , biaya , rasionalitas , kuantittif dan kualitatif . Misal rencana pengembangan produk biasanya rahasia : rencana produksi lebih bersifat kuantitatif dibanding rencana personalia . Bidang Fungsional Tingkatan Organisasional Karakteristik Unsur Waktu

11. Lima Dasar Klasifikasi Rencana Waktu , menyangkut : Jangka pendek (1 tahun ), misalnya jadwal penggunaan sumber daya . Jangka menengah (1-5 tahun ), misalnya laba pertumbuhan : usaha untuk perbaikan laba . Jangka panjang (>5 tahun ), misalnya produk penyesuaian tujuan dan perubahan startegi : memperkiraan penjulan masa yang akan datang dengan neraca laba / rugi , sehingga dapat menetapkan program. Bidang Fungsional Tingkatan Organisasional Karakteristik Unsur Waktu

12. Lima Dasar Klasifikasi Rencana Unsur-unsur rencana , dalam wujud anggaran , program, prosedur , kebijaksanaan , dan sebgainya . Perencanaan meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi . Perencana ini berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan , seperti program pengiklanan , prosedur seleksi personalia , anggaran penelitian dan pengembangan , dan seterusnya . Bidang Fungsional Tingkatan Organisasional Karakteristik Unsur Waktu

13. Tipe Utama Perencanaan Perencanaan Strategik Suatu proses perencanaan jangka panjang ( lebih dari 5 tahun ) yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi . Perencanaan Operasional Rencana yang memberikan rincian tentang bagaimana rencana – rencana strategik akan dicapai .

14. Perencanaan operasional Perencanaan stategis Pusat bahasan Masalah-masalah pengoperasian Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang Sasaran Laba sekarang Laba di waktu yang akan datang Batasan Lingkungan SD sekarang Lingkungan SD waktu yang akan datang Hasil yang diperoleh Efisiensi dan stabilitas Pengembangan potensi mendatang Informasi Dunia bisnis sekarang Kesempatan di waktu yang akan datang Organisasi kepemimpinan Birokrasi / stabil konservatif Kewiraswastaan / fleksibel mengilhami perubahan radikal Pemecahan masalah Berdasarkan pengalaman masa lalu Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru Resiko Rendah Tinggi

15. Dua Tipe Rencana Operasional P erencanaan operasional terdiri dari : Rencana Sekali Pakai (Single Use Plans), dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai . Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama diwaktu mendatang . Sebagai contoh , perencanaan perusahaan untuk membangun gudang baru karena adanya perluasan usaha akan memerlukan rencana sekali pakai khusus bagi proyek tersebut . Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah program, proyek , dan anggaran .

16. Dua Tipe Rencana Operasional Perencanaan operasional terdiri dari : Rencana Tetap (Standing Plans), Merupakan pendekatan-pendekatan penganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang - ulang . Wujud umum rencana tetap adalah : Kebijaksanaan , Merupakan batas bagi keputusan , menentukan apa yang dibuat . Dengan cara ini kebijakan menyalurkan pemikiran para anggota organisasi agar konsisten dengan tujuan organisasi . Prosedur standar Kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci , sering dikenal sebagai “ stadart oprating procedure” (SOP). Suatu prosedur memberikan sejumlah instruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur . Aturan (rules atau regulations) adalah pernyataan ( ketentuan ) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu .

17. Tipe Perencanaan (George R. Terry) Salah satu usaha untuk menilai kegiatan perencanaan yang bermacam-macam ialah meninjau berbagai tipe rencana yang merupakan hasil dari proses perencanaan . Adapun tipe rencana tersebut menurut Terry, adalah Objective ( sasaran ) Policy ( kebijaksanaan ) Procedure( prosedur ) Method ( metode ) Standard Budget ( anggaran ) Program Techno factor (factor teknis )

18. Tipe Perencanaan (George R. Terry) Objective ( Sasaran ) Sasaran yang mempertimbangkan aktivitas-aktivitas masa mendatang , tinjauan ke masa depan , menentukan proyeksi , dan bagian integral dari aktivitas perencanaan secara keseluruhan . Policy ( Kebijaksanaan ) Pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan ( khususnya cara berpikirnya ) Procedure ( Prosedur ) Suatu kumpulan tugas-tugas yang berhubungan satu sama lain, yang merupakan bagian dari urutan kronologis dan cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Method ( Metode ) Suatu cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu, dengan cukup memperhatikan sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia, dan pengeluaran total berupa waktu, uang, serta usaha.

19. Tipe Perencanaan (George R. Terry) Standard S uatu kesatuan pengukuran yang ditetapkan sebagai suatu patokan atau tingkat referensi. Budget ( anggaran ) Sebuah rencana untuk pendapatan, atau pengeluaran, ataupun untuk keduanya, yang menyangkut uang, personil, barang-barang yang dibeli, barang-barang penjualan, ataupun entitas lain mengenai penetapan tindakan-tindakan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang yang akan membantu usaha-usaha manajerialnya. Program Jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan , kebijakan , prosedur , aturan , penugasan , langkah yang harus dilakukan , alokasi sumber daya , dan elemen lainnya , berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih . Techno factor (factor teknis ) S uatu rencana berhubungan dengan adanya faktor-faktor teknis , seperti waktu, biaya, atau arus bahan.

20. Unsur-Unsur Perencanaan

21. Perencanaan Yang Baik Mengetahui sifat / ciri / prinsip rencana yang baik, sebagai berikut : Mempermudah tercapainya tujuan , Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi , Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan , Disertai perincian yang teliti , Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan , Bersifat sederhana , Luwes , Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko , Bersifat praktis / pragmatis , Merupakan forcasting .

22. Perencanaan Yang Baik Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab , sebagai berikut : What ( apa )= tujuan ( tindakan apa yang perlu dilakukan ) When ( kapan )= waktu ( kapan hal tersebut perlu dilakukan ) How ( bagaimana )= cara mengerjakannya ( bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut ) Who ( siapa )= tenaga kerja ( siapa yang melakukan pekerjaan tersebut ) Where ( dimana )= tempat ( dimana pekerjaan itu harus dilakukan ) Why ( mengapa )= keperluannya ( mengapa pekerjaan itu harus dilakukan ).

23. Perencanaan Yang Baik Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah (scientific techniques of problem solving) , melalui langkah : Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the nature of the problem). Mengumpulkan data (collect data), Menganalisa data-data ( analisis of the data), Menentukan beberapa alternatif (determination of several alternatives), Memilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly best way from among alternatives), Pelaksanaan (execution) Penilaian hasil (evaluation of results)

24. Pembuatan Proses Perencanaan Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan , suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya . Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan , sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh . Observasi dan analisa Menentukan factor- faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan ( Observasi ) bila sudah diketahui dan terkumpul , maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan . Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan . Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu , misalnya lamanya penyelesian , besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya . Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut . Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan .

25. Hambatan Dalam Perencanaan Kurang pengetahuan tentang organisasi Kurang pengetahuan tentang lingkungan Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang Biaya Takut gagal Kurang percaya diri Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif .

26. Cara Mengatasi Hambatan Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu “track record” yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.