Gestão de documentos

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1. INSTRUTOR ESP. ALEX MARTINS Curso Assistente Administrativo .

2. Organização e Manutenção Arquivo

3. • • Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga civilização grega. Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon, templo da mãe dos D euses , Servia antigamente de câmara de reunião para o (Senado), os tratados , leis , minutas da assembleia popular e outros documentos oficias . • Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates escrevera em sua defesa pessoal, peças de ésquilo , dos poetas dramáticos da Grécia como sófocles e eurípedes, etc. Esses documentos foram conservados através dos tempos de tal forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em arquivos, mas em instituições específicas (museus). Origem dos arquivos

4. Em Portugal os arquivos não foram designados sempre da mesma forma: Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se guardavam as cartas, títulos, escritas, e outros documentos de vital importância para o reino, posteriormente denominados pelo nome de Tombos. O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa torre nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca.

5. O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência. A empresa apresenta através de documentos os fatos relativos à sua atividade . Os documentos constituem a memória da empresa. Habitualmente o documento é escrito, este pode também ter outro suporte material além do papel – registo em disquete, CD, pen, microfilme, etc. O documento na empresa

6. As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contêm registos de dados e informações de interesse, garantindo a consultas sua conservação e assegurando as provenientes dos seus diversos sectores. Essa recolha, conservação e consulta são asseguradas pelo ARQUIVO. O arquivo e a Informação

7. Representação de um fato ou situação; Conservação ( subsiste posteriormente ao fato que lhe deu origem). Funções do Documento

8. • Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos; • • Local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados; Unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a memória organizada da instituição que serve. Definição de arquivo

9. Acepções da palavra Arquivo: Você vai trabalhar para o “arquivo” Coloque aquela pasta no “arquivo” Prepare o “arquivo” para a transferência Onde está o seu “arquivo” Definição de arquivo

10. - Ordenação da documentação: mediante a recolha, registo e classificação dos documentos; - Despacho: fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços, à medida que a documentação se vai desactualizando;

11. - C o n s e r v a ç ã o d a d o c u m en t a ç ã o : não s ó m e d i an t e a utilização fi c he ir o s , co n diçõ e s de equipamento adequado (armários, e t c . ) , c o m o t a m bé m , p ropo r cio n a n d o a m b i en t a i s i d e a is d e fo r m a a n ã o se d a n ifi c a r e m o s s u p ort es ( s o b a a c ç ão d a hu mi d a d e, calor e frio, incidência dos raios solares, saturação do ar e propagação de pragas).

12. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO:  À forma de organização;  À frequência de consulta;  À posição dos documentos ;  Às instituições que produzem os documentos  Ao grau de informatização. Classificações do arquivo

13. QUANTO A FORMA DE ORGANIZAÇÃO Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se normalmente centralizado num único sector, comum aos vários departamentos. Descentralizados – Nas grandes empresas, cada sector/departamento tem um arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou acesso informático da parte da administração/gestão. Mistos - combinação dos dois sistemas .

14. QUANTO Á FREQUENCIA DE CONSULTA • • Ativos – são constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso; Semi- ativos – dizem respeito aos documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica. Inativos ou mortos – contêm documentação que por razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em casos especiais.

15. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS • Horizontais – documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A 4 ou em arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que são de difícil acesso); Verticais – documentos arquivados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo (usa-se para dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos, etc.);

16. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS • Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos); Rotativos - os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em armário próprio.

17. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS

18. Q UA N T O À S I N S T I T U I ÇÕ E S Q UE P R O D U ZE M OS DOCUMENTOS - Arquivos públicos (nacionais, distritais, municipais; Entre eles ministérios, escolas , entidades administrativas variadas – são indispensáveis para a proteção da propriedade e outros direitos legais dos cidadãos) Arquivos empresariais Arquivos de família ou privados Arquivos eclesiásticos ( Igreja*)

19. QUANTO AO NIVEL INFORMATIZAÇÃO • Não informatizados ou tradicionais ; • Parcial ou totalmente informatizados. A informação chega à empresas veiculada de formas muito variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em vídeo ou fixas, mensagens áudio, etc. Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos em papel e arquivo electrónico da mesma documentação. As empresas devem encontrar a melhor solução para esta situação.

20. Interna (criado e aprovado pela empresa segundo as normas internas de documentação) Externa (não foi criado nem aprovado pela empresa mas é necessário para o funcionamento da mesma) Tipologia da documentação

21. Interna Atas , processos de clientes, memorandos, oficio, sistema de prevenção da empresa , etc

22. Externa C a t á l o g o d e fo r n e ce d o re s , a norma ISO 9001, ofícios, curriculum vitae, etc

23. As Unidades Arquivísticas são um conjunto orgânico de documentos, considerando a estrutura de um organismo. Unidade arquivísticas

24. PRINCIPAIS UNIDADES ARQUIVÍSTICAS Processo Dossier Colecção Série Sub- Série Fundo Sub-Fundo/ Seção

25. Processo : Constituído por um conjunto de tipos documentais referentes a uma qualquer acção administrativa ou judicial , sujeita a tramitação própria normalmente regulada. Ex: Processo judicial

26. Dossiers temáticos – unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos compilados com o fim de informar uma decisão pontual. Normalmente,são pastas constituídas por cópias de artigos de revistas,partes de livros, reproduções de diários da república ou por estudos técnicos que não têm correspondência nem andamento administrativo.

27. E x e m plo s : Dos s ie r de l e g i s l açã o c o mun i t ár i a sob r e ambiente(cópias de artigos do Jornal Oficial das Comunidades Europeias com recomendações, resoluções e directivas sobre ambiente); D ossier de legislação nacional sobre ambiente (cópias de artigos do Diário da República sobre ambiente).

28. C o l eçã o : doc um en t o s d o m es m o arqu i vo, organizada para efeitos de referência ou con j un to d e t i po s do c u m en t ai s o r gani z a d o s por t ipo l ogia , as s un to o u ou t r a qual q u e r característica comum. Ex: Copiador de correspondência expedida Documentos de despesa ( faturas , balancetes)

29. E x i st e m s i t uaçõe s o n d e a con s t i t ui ç ã o de colecções é desejável: Áreas funcionais da contabilidade e pessoal - Colecções de mapas de assiduidade - Colecções de mapas estatísticos

30. Série – Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial,de acordo com um sistema de recuperação da informação. Em princípio, os documentos de cada série correspondem ao exercício de uma mesma função ou actividade,dentro de uma mesma área de actuação.

31. As Séries – resultam da junção/agrupamento dos processos que são idênticos entre si. Quando possuem uma tramitação semelhante; Contêm os mesmos tipos de documentos; Servem uma mesma actividade e situam-se na mesma área temática.

32. E x : U m a i n s t i t u i ção d e ens i n o s uper i o r a t r i bui r bolsas de estudo a estudantes economicamente carenciados Desenvolve ações semelhantes (atribuir bolsas) Cada bolsa constitui um processo O co n j un to d os pr o c e ss o s de bo l sa a t r i b u í d o s c on st i t u i uma série

33.  Sub-Série – corresponde a uma parte da série que se individualiza por razões de funcionalidade. Pode corresponder apenas a uma das etapas da tramitação de um processo, a uma tipologia documental ou ainda a uma documentação com exigências de acondicionamento próprias. Ex: Processos de bolsa atribuídos e transmitidos

34.  Fundo – Conjunto orgânico de documentos ,independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade conservados a título de prova ou informação .  É a mais ampla unidade arquivística.

35. Fundo Secção  Série Sub-série Colecção Processo Unidade arquivísticas

36. Fase de Transferência Modelo de Organização do Arquivo Contentorização dos Documentos Inventariação Destruição de Documentos - Transporte e Alojamento Ex: Transferência de arquivo de sucursais para empresas “mãe” Transferência de arquivos

37. Fase de Incorporação ex t i n tos e documentação Ex: arquivos de serviços p r oven i en te d e f un ç õ es ex t i n tas e m o rg an i s m o s e s e r v i ç o s da ad m i n i str a ç ã o c e n t r a l de sc o n ce n tra d a d a respectiva área Incorporação de arquivos

38. Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são: Classificação Alfabética Classificação Numérica Classificação Alfa-numérica Classificação Cronológica Classificação Geográfica Classificação Ideológica Sistema de classificação

39. Classificação por ordem alfabética O material é organizado com base no nome da pessoa ou empresa, cujo documento é registado e depois ordenado em sequência alfabética. Ex : As antigas lista telefónica.

40. Classificação por ordem alfabética Vantagens Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é uma das mais tradicionais; Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classes nem subclasses e o único elemento necessário para classificar o material é o nome das coisas a classificar firma ou nome da pessoa; Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar exacto); Possibilidade de encontrar facilmente uma posição; Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens simples).

41. Classificação por ordem alfabética Desvantagens Os critérios de ordenação do material não são inequívocos ( é fácil surgirem dúvidas, serem cometidos erros, e que aqueles que classificam efectuam sucessivamente a procura não sigam os mesmos critérios); Se o material for muito a classificação tem de ser feita por pessoas práticas neste tipo de trabalho; Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de homonímia (repetição dos mesmos nomes).

42. Classificação por ordem alfabética a c l a ss i f i c a çã o po r n o me e m o r de m a l f a b é t i c a é como único sistema para a ordenação do material Resumindo: a co n se l h á v e l quando: Este não é muito; As probabilidades de cometer erros de sistematização são limitadas.

43. Regras para classificação por ordem alfabética Para que a classificação por nome em ordem alfabética seja eficiente tem que se seguir certas regras: 1 – Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiro o último nome, depois os restantes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome. Ex: Barbosa, Aníbal Correia, António Correia, João Carlos Correia, Paulo

44. Regras para classificação por ordem alfabética – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O’, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como parte integrante do nome. Ex: Oliveira, Carlos Santos de Von Johnson, Erick Von Blun, Eduardo – Os no m e s c o m po st o s d e u m s u b sta n t i v o e u m adjectivo, ligados ou não por hífen, não são separados. Ex: Castelo Branco, Sérgio Vilas Boas, Heitor

45. Regras para classificação por ordem alfabética – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a ordem normal. Ex : Santa Rita, Luís Santo António, Joaquim – Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são considerados na ordenação alfabética. Ex : FreitasJúnior, Ary Ribeiro Neto, Henriques

46. Regras para classificação por ordem alfabética Os g ra u s d e p ar e nt e sco só s e r ã o c o n s i d er a do s n a alfabetização quando servirem de elemento de distinção. Ex : Abreu Filho, Jorge Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge 6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetização. Ex : Araújo, Paulo (General) Estado de São Paulo (O)

47. Regras para classificação por ordem alfabética Os n o m e s e s p an h ó i s s ã o re g i st ado s p e l o p e nú l t i m o nome que corresponde ao da família do pai. Ex : Cervantes Y Savedra, Miguel (de) Hernandes Xavier, José Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registados na ordem em que se apresentam. Ex : Al Bem Abib

48. Regras para classificação por ordem alfabética 9 – Os n o m e s li g a do s po r a p ó strofo deve m s e r li gado s como uma só palavra. Ex : Sant’Ana, Armindo Lê-se e arquiva-se Santana devem ser registados 1 – Os no m e s da s e m pr e sas conforme se apresentam Ex: Álvaro Costa & Cª Barbosa Sousa, Ldª

49. Regras para classificação por ordem alfabética 1 1 – A s exp ress õ e s u s a da s no c o m é rc i o Sociedade , Companhia , Empresa , d e v em , c o m o s e r consideradas na alfabetização. Ex: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril, Ldª 12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Ex : ANJE CDU

50. Obrigado