Gestao do tempo

Administração do tempo

1. 1
GESTÃO DO TEMPO

2. 2
OBJECTIVOS GERAIS
•Esta acção de formação visa colocar à
disposição dos participantes os princípios
chave para um melhor desempenho pessoal
e profissional. Ficarão aptos a identificar as
principais fontes de desperdício do tempo e
a dominar as técnicas que introduzem
maior eficácia na gestão do tempo e das
prioridades

3. 3
COMPREENSÃO DO TEMPO
•Otempoéconsideradoorecursomaisescassoe
valiosoàfacedaTerra.
•Comefeito,naeradaeconomiaglobaldas24horas,
otempo,maisdoquenuncanahistóriada
Humanidade,édinheiro.
O vencedor é sempre o mais rápido e quem realiza os
objectivos no prazo mais curto possível. A vida é
cronometrada ao milésimo de segundo!...

4. 4
COMPREENSÃO DO TEMPO
•Aoanalisarmosousodotempopodemos
compreenderasmaneirasmaiseficazesdeousar,no
localdetrabalhoouforadele.
•Asatitudesdaspessoasemrelaçãoaotemposão
complexasevariáveis.
Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo no
trabalho e em casa, tem que ver quais os hábitos
comunse as atitudesque moldam o seu uso do tempo.

5. 5
COMPREENSÃO DO TEMPO
•Asnossasatitudesemrelaçãoaotempoestão
sempreamudar.
muitasdessas mudanças devem-seao
aparecimentodenovatecnologia,queafectaonosso
trabalho,viagensecomunicações
aInternet,oe-maileomodemtornaramatrocade
informaçãoquaseinstantânea
viajaragrandesdistânciastornou-semaisrápidoe
acessível

6. 6
COMPREENSÃO DO TEMPO
oaumentodasopçõesdisponíveispossibilita-nos
fazermaiscoisasnumdia,mastambémaumentaa
pressãodonossotempo
•Tudoistofazcomquesejamuitoimportantegeriro
tempodemodoeficienteeprodutivo.
•Defacto,todostemosbastanteconsciênciadouso
dotempo.

7. 7
COMPREENSÃO DO TEMPO
•Departamentosepessoassãoresponsáveispelo
seuusodetempo;osobjectivossãodefinidoscom
clarezaeaconsequênciadeatrasosnosprazossão
“multas”.
Mas atenção! Muitas horas de trabalho contínuo
diminuem a eficiência e a produtividade!

8. 8
USO DO TEMPO
•Poucosadmitimos,porém,quegrandepartedo
nossodia(detrabalho)foiinútil...
•...aúnicamaneiradegerirmelhorotempoéanalisar
aformacomoousa,eestudarmaneirasdeodistribuir
deummodomaiseficaz
Pense no seu dia quando vai para o trabalho!

9. 9
USO DO TEMPO
AvaliaçãoDoSeuDia
•Hásempreexigênciasnoseutempo.Éfácilgastar
muitotempocomcoisasrotineiras,prejudicando
tarefasmaisprodutivasedemaiorprioridade.
Comodivideoseudia?...
Dáprioridadeaoseutrabalhodemodoadebruçar-
-sesobreosassuntosmaisurgentes?...

10. 10
USO DO TEMPO
...Ouconcentra-seaterminarprimeiroastarefas
maisagradáveis?...
...Distrai-secomaschamadastelefónicasoutem
umsistemadeasresolver?...
...Desperdiçamuitotempo?
Delegue sempre as tarefas que não tenham para si
uma relação tempo-eficiência!

11. 11
USO DO TEMPO
CustosDoTempo
•Calculeexactamenteocustodoseutempoe
compreendadepoisquantotemponãoestáaser
usadoeficientemente.
•Utilizeafórmulaapresentadadeseguidapara
descobrirquantocusta–porhoraeporminuto–,o
seutemponotrabalho...

12. 12
USO DO TEMPO
•...euseessescálculosparaanalisarocustorelativo
dealgumasactividadestípicasdoseudia-a-dia,tais
comoprepararumareuniãoemvezdepedirà
secretáriaqueofaça!...
1,5 Salário anual
Horas de trabalho por ano
= Custo por hora

13. 13
USO DO TEMPO
Custos por hora
60 (minutos)
= Custo por minuto
Paradescobrirocustodecadaminutodoseutempo,
multipliqueoseusalárioanualpor1,5–paraincluir
despesasgerais–edividapelonúmerodehorasde
trabalhoanual(ashorasdetrabalhosemanaisvezesas
detrabalhoporano);dividapor60.

14. 14
USO DO TEMPO
DiárioDoTempo
•Registardiariamentequantotempopassacom
determinadasactividadeséfundamentalpara
conseguirgeriroseutempoeficientemente.
•Podesurpreender-seaoveraquantidadedetempo
quedesperdiçaaconversar,eopoucotempoque
está,realmente,atrabalhareaplanear.

15. 15
USO DO TEMPO
•Oseudiáriodotempodá-lheumpontodepartida
paraavaliarasáreasamelhorar.
•Otempoquedeverámantê-lodependeráda
naturezadotrabalhoquerealizar.
Divida o seu tempo em partes de 30 minutos cada!

16. 16
USO DO TEMPO
Elaboreumdiáriodoseutempo,dividindoodiaem
partesde30minutoseregistandocomexactidãocomo
passouoseutempo.
Istoajudá-lo-áaperceberquantotempogastacomas
tarefasúteisecomasdesnecessárias.

17. 17
USO DO TEMPO
RevisãoDoDiárioDoTempo
•Paraanalisaroseudiáriodotempo,distribuatodas
aspartesde30minutosqueregistou,emcategorias,
deacordocomanaturezadecadatarefa,ecalculea
quantidadedetempogastoemcadatipodetarefa,
taiscomoreuniões,entrevistas,leitura,respostaa
correio,ajudaacolegas,telefonemas.

18. 18
USO DO TEMPO
•Calcule,então,apercentagemdetempogastocom
cadatarefa.
•Istodar-lhe-áapercebercomopoderádistribuir
melhoroseutempo.
Com o seu diário do tempo pode avaliar a eficiência
do seu trabalho!

19. 19
USO DO TEMPO
DivisãodeTarefas
•Observeascategoriaspelasquaisdistribuiuassuas
tarefasedivida-asemgrupos:
tarefasderotina
projectosemdecurso
tarefasquedesenvolvemmaisoseutrabalho
•depois,descubraapercentagemdetempopassada
comcadagrupo.

20. 20
USO DO TEMPO
Distribuição Ideal Do
Tempo
Distribuição Real Do
Tempo
Tarefasderotina:
Projectosemdecurso:
Planeamento:
15% 60%
25% 25%
60% 15%

21. 21
USO DO TEMPO
Modelos
•Depoisdeterverificadoadistribuiçãodoseutempo,
vejaseadivisãovaideencontroàsexpectativasdo
seudiadetrabalho.
•Observeadistribuiçãodestastarefaspeloseudiade
trabalhoe,senecessário,procedaauma
reorganizaçãodoseudiáriodotempo.

22. 22
USO DO TEMPO
Actualize o seu diário do tempo –a memória pode
falhar!
QuestõesaPôraSiPróprio:
Faztarefasquedeveriamserfeitasporoutrapessoa?
Háassuntosqueserepetemnodiário?
Astarefasdemoramquasesempremaistempodoque
estavaplaneado/pensado?
Temtemposuficienteparasercriativoeinovador?

23. 23
USO DO TEMPO
AvaliaçãodaEficiência
•Quãopertoestáoseumodelodetrabalhoda
distribuiçãoideal60:25:15?
•Seráquereúnecapacidadesdegerirotempo?
Programe um dia de trabalho, partindo de uma
situação hipotética. Dispõe de 15 minutos!!!

24. 24
Planeamento para o Sucesso
•Agestãodotempoéocernedoplaneamentoda
suavidaedasuagestãodostress.
•Oseualcanceémaiordoqueodaslistas“tenho
quefazer:...”edizrespeitoaoquepretendedavidae
acomoplaneiaatingi-lo.
•Paramuitaspessoas,oprimeirodesafioé“Oqueé
queeupretendodavida?”...

25. 25
Planeamento para o Sucesso
•Éumaprofundamasimportantequestão,sedesejar
sentir-sepreenchido!Gaste,porisso,unsminutosa
reflectirsobreistoe,depois,tenteestabelecerparasi
mesmoobjectivosespecíficos.
Estabeleça Prioridades

26. 26
EstabeleçaPrioridades
Planeamento para o Sucesso
•Muitaspessoasbaseiamasprioridadesnaurgência,
oquesignificaque,muitasvezes,ascoisasfáceise
rápidassãoatingidasemdetrimentodastarefas
maioresemaisdifíceisquerealmentealteramas
nossasvidas...
•Aprioridadedeve,então,serdeterminadatanto
pelaurgênciacomopelaimportância,assimcomo
peladuraçãodaexecuçãodeumatarefa.

27. 27
FaçaumaLista
Planeamento para o Sucesso
•Mantenhasempreumalistados“afazeres”e
certifique-sedequeatribuiumaprioridadeacadauma
dastarefas,usandoumsistemasimples:
elevada
média
baixa

28. 28
ListadosAfazeres–exemplo
Planeamento para o Sucesso
Tarefa
Prioridade
Início
Fim do prazo
Prepararareuniãodesexta-feiraàtarde
Média
Amanhãàs09:00horas
Sexta-feirademanhã

29. 29
ListadosAfazeres–exemplo
Planeamento para o Sucesso
Tarefa
Prioridade
Início
Fim do prazo
Enviarorelatórioparaoclienteporcorreio
Elevada
Imediatamente
Amanhãdemanhã

30. 30
ListadosAfazeres–exemplo
Planeamento para o Sucesso
Tarefa
Prioridade
Início
Fim do prazo
Verificaroeconomato
Baixa
Últimasemanadomês
Fimdomês

31. 31
Planeamento para o Sucesso
•Asualistaajudá-lo-áaconcentrar-senasáreasmais
importantesdoseutrabalho.
Senãoatribuirprioridadesaosseusobjectivose
tarefas,terátendência,comojávimos,afazerascoisas
dequemaisgostaouasquepodemserfeitasmais
rapidamente!...
Astarefasquelevammaistempoedãomaistrabalho
ficarãoadiadasparaofimdodiaouparaodiaseguinte!...

32. 32
Comprometa-secomuminício
Planeamento para o Sucesso
•Apósteratribuídoprioridades,fixeaalturaemque
vaicomeçar.
•Muitaspessoasconcentram-seemprazos;seéesse
oseucaso,irádeixarascoisasatéaoúltimo
minuto!...

33. 33
Planeamento para o Sucesso
•Osprazosactuamcomoímansqueoirãoarrastar...
seoprazoterminana6.ªfeira,
passarátodaasemanaapensar:
«Nãoprecisodemepreocuparaté6.ª
feira;voucomeçaramanhã!»
•...E,derepente,é6.ªfeiraejánãotemtempo!!!

34. 34
Urgênciaeimportância
Planeamento para o Sucesso
•Observeoquadroquesesegue.Muitaspessoas
prendem-seàsactividadesqueficamnazonaM1
(muitaimportânciaemuitaurgência)eP1(pouca
importânciaemuitaurgência)...
•...raramenteencontrandotempoparaasM2(muita
importânciamaspoucaurgência)!...

35. 35
Planeamento para o Sucesso
M1
•Pagarascontas
•Marcarbilhetesp/teatro
•Idaaohospital
•Iràscompras
P1
•Atender o telefone
•Pânico de reacções
repentinas
•Interrupções
P2
•Gestãodepessoal
•Sociabilização
M2
•Evoluçãonacarreira
•Evoluçãopessoal
•Visitarosamigos
•Exercíciofísico
URGÊNCIA
IMPORTÂNCIA
Muita Pouca
Muita
Pouca

36. 36
Planeamento para o Sucesso
•Istopodeaplicar-setantoaodia-a-dia,comoàs
alteraçõesnavida.
Pergunteasimesmo:«Quala
percentagemdetempoqueégastanas
actividadesM1eP1,juntas?»
•Paraevoluirepoderdesfrutardeumavida
realmentepreenchida,qualseriaapercentagemdo
seutempoquegostariadegastarcomcadauma?

37. 37
Planeamento para o Sucesso
•Gastatemposuficientecomasactividadesdotipo
M2?
Estassãoasque,raramente,
contribuirãoparaalterarasuavida...
Comoconseguiroequilíbrio?...
Muitas pessoas não planeiam falhar –falham no
planeamento!!!

38. 38
EXERCÍCIO –I
•Formarduasequipas,aEquipaAeaEquipaB
«ODilemadoCozinheiro»
•Apartirdareceitaapresentada,estabelecero
caminhoidealaserseguidoparaobterumpratode
qualidadesuperiore...muitosaboroso!?...

39. 39
•EquipaA
«O Dilema do Cozinheiro»
Estaequipatemcomoobjectivoestabeleceros
limitesdotempomínimonecessárioparaexecução
dasdiversastarefas,demodoaterarefeiçãopronta
às12:00h.
Têm20minutosparaprepararasoluçãoe
apresentá-laaoformador.

40. 40
•EquipaB
«O Dilema do Cozinheiro»
Estaequipatemcomotarefaclassificarosesforços
daEquipaA;teráqueestabeleceroscritériosde
avaliaçãoe,obviamente,deveráteracapacidadede
oferecerumasoluçãoperfeitaparaoproblemado
tempo.
Têm20minutospararealizarestaactividade.

41. 41
Evite Adiamentos
•Aprorrogaçãoéaartedeseconvencerquepode
deixarparaamanhãoquedeveriafazerhoje.
•Oexemploclássicodeprorrogaçãoéestarsentado
àsecretária,aolharparaumtrabalhoquetemqueser
feito...
•...epensar:“Aúltimacoisaquemeapetecefazer
agoraéisto!”

42. 42
Evite Adiamentos
Identifique as áreas em que faz adiantamentos e
actue de imediato, para reduzir o”pânico e o stress
•...então,fazoutracoisaqualquer,passandoo
problemaaestarnoregressaràsecretária!...

43. 43
Evite a Prorrogação
•Exija a si mesmo e INICIE JÁ o que lhe
desagrada
•Quando se confrontar com um prazo limite,
fixe, com base nele, o INÍCIO do trabalho e
mantenha-o

44. 44
Evite a Prorrogação
•Reparta os grandes projectos em sectores
menores de modo a ocupar-se deles aos
poucos de cada vez
•Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e
comece por fazer as coisas de maior
produtividade (tarefas mais agradáveis e
urgentes / tarefas de maior prioridade)

45. 45
Evite a Prorrogação
•Aprorrogaçãoéo“ladrãodotempo”.
Aproxima-se“sorrateiramente”desi,especialmente
quandoseconfrontacomoseguinte:
Pessoasdifíceis/telefonemas
Contactospúblicos
Trabalhoarriscado/foradocomum
Tarefasfastidiosas
Grandesprojectos

46. 46
Planifique o seu tempo
•Apósterfixadoosseusobjectivoseprioridades,um
bomplaneamentoajudá-lo-áaatingi-los
Oplaneamentodevesercriativo–porqueestáa
planearnofuturoenodesconhecido...
edeve,também,serflexívelparapodermos
adaptarmo-nosàspossíveisalterações...

47. 47
Planifique o seu tempo
•Quandotiverumaideiaclaradosseusobjectivos,
teráqueresolverdoisaspectos:
Quantotempoestáaoseudispor?
Comqueantecedênciapodeplanear?

48. 48
Planifique o seu tempo
•Paraquepossaatingirosseusobjectivosdeverá
planear...
alongoprazo
amédioprazo
acurtoprazo

49. 49
Curtoprazo
•Ocurtoprazo,paraamaioriadenós,éformado
pelosdiasimediatamenteaseguir;éoaquieo
agora,assimcomooculminardetodososoutros
planeamentos.
Planifique o seu tempo

50. 50
Planeamento a Curto Prazo
–Obtenha o máximo de cada dia –
Trabalhesegundoosseusprópriosníveisdeenergia.Se
temmelhordesempenhodemanhã,nãoasdesperdicecom
tarefasdepoucaprioridade;
Planifiqueoseudiatantoquantopossível,masdeixeespaço
paraosimponderáveis;
Concedaasimesmo10minutosdotempoplaneadono
iníciodecadadia;

51. 51
Planeamento a Curto Prazo
–Obtenha o máximo de cada dia –
Façaumalistadoquetemquefazer.Atribuaprioridadesa
estastarefasefixeumcomeço;
Agrupeosseustelefonemaseconcedaasimesmoum
períododestinadoao“telefone”;
Utilizeasuaagendaparadetalharodia.Umavisovisual
ajudá-lo-áaplaneardemodomaiseficiente;

52. 52
Planeamento a Curto Prazo
–Obtenha o máximo de cada dia –
Senoseutrabalhotiverqueler,concedaasimesmo
períodosregularesparaleituras;
Tentesempreterminarodiacomumanotapositiva;
Não se torne escravo do seu plano diário!
Ele é apenas um guia e pode ter que ser alterado ao
longo do dia!

53. 53
Médioprazo
•Omédioprazovariadepessoaparapessoaeé
porissoqueéimportanteterumaideiadoseu
tempoefectivoparaplaneamento.
Planifique o seu tempo

54. 54
PlaneamentoaMédioeLongoPrazo
•Identifiqueosseusobjectivosalongoprazo,o
quelhedaráumsentidodefimemvista,euma
direcção(paraprosseguir).
Planifique o seu tempo
•Repartaosgrandesobjectivosporsectorese
utilizeasuaimaginaçãoparaavaliartodasas
possibilidadesealternativas

55. 55
•Useumgráficodeplaneamentomensale/ou
anual.
Planeamento a Médio e Longo Prazo
•Revejaoseudesempenhoregularmentee
modifiqueosseusplanosemconformidade.
•Mantenha-seflexívelnoseuplaneamentoenão
tenteresponsabilizar-seemdemasia.

56. 56
A Gestão do Tempo
•Existemtrêsperspectivasdiferentesrelativamenteà
gestãodotempo:
Aumentaraquantidadedetempodisponível
Realizarmaistrabalhoduranteotempodisponível
Realizarsomenteastarefasimportantesduranteotempo
disponível

57. 57
A Gestão do Tempo
Aumentaraquantidadedetempodisponível
Estaperspectivasugerequeochefe“alargue”as
suashorasdetrabalhoatéondeforpossível.Isso
poderiatrazercomoconsequênciaumagrave
depressão,esgotamentoefaltadeeficiência.

58. 58
A Gestão do Tempo
Realizarmaistrabalhoduranteotempodisponível
Estaperspectivaestáviradaparaotrabalhoepara
osmétodos.Requerumamenteorientadadeforma
mecânica.Nãoexisteabsolutamentenenhumlimite
paraestetipodetreino.Emcasoextremo,poderia
converter-seochefenumperitoemeficiênciaeem
gestordemétodos,emvezdemelhorarasuatomada
dedecisão,relacionamentointerpessoalequalidades
dechefia.

59. 59
A Gestão do Tempo
Realizarsomenteastarefasimportantesdurante
otempodisponível
Estaperspectivasugerequeseestabeleçauma
escaladeprioridadesnagestãodotempo.Propõeum
compromissoexclusivocomasquestõesessenciaise
conceptuais,emvezdeseentretercomosdetalhes
massivosdanaturezaoperativa,osquaisdeverãoser
delegadosparaoutraspessoas.Exigeumaestratégia
orientadaparaaacção.Requerpreparação,treino,e,
emgeral,umclimaorganizativoadequado.

60. 60
Leis e Princípios da Gestão do Tempo
LeideParetoouLeidos20/80
Oessenciallevapoucotempo;oacessórioleva
muitotempo.
Devemosconcentrar-nosnoessencial.
80%dosresultadosobtêm-secom20%deesforço.

61. 61
Leis e Princípios da Gestão do Tempo
LeidasSequênciasHomogéneasdeTrabalho
Todootrabalhointerrompidoserámenoseficaze
levarámaistempodoqueseforexecutadodemodo
contínuo.
Evitarinterrupções.

62. 62
Leis e Princípios da Gestão do Tempo
LeideParkinson
Otempoinvestidonumtrabalhovariaemfunçãodo
tempodisponível(enãodonecessário).
Pensaremfunçãodotemponecessárioenãoem
funçãodotempodisponível.

63. 63
Leis e Princípios da Gestão do Tempo
LeidaContra-ProdutividadedoTempoparaAlém
deCertoLimite
Paraalémdeumcertolimitehorário,aprodutividade
dotempoinvestidodecresceetorna-senegativa.
Princípiodoequilíbrio:saibapararparafazeroutra
coisa.

64. 64
Leis e Princípios da Gestão do Tempo
LeidaAlternância
Háumtempoparatudoeumtempoparacada
coisa.
Princípiodaoportunidade:nãofaçamaisdoque
umacoisadecadavez,efaça-abem!

65. 65
Leis e Princípios da Gestão do Tempo
LeidosRitmosBiológicos
Cadaserhumanoéatravessadopormúltiplosritmos
biológicos.
Dependedonossoritmoadistribuiçãoquefazemos
dotempoaolongododia.

66. 66
Leis e Princípios da Gestão do Tempo
LeidaDimensãoSubjectivadoTempo
Otempotemumadimensãoobjectivaeoutra
dimensãosubjectivaqueéfunçãodointeressepela
actividadeexercida.
Teremconsideraçãoadimensãosubjectivado
tempo.

67. 67
Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo
•Definirclaramenteosobjectivosprioritáriosaatingir,
afunçãoadesempenharnaempresaeosresultados
aalcançar,deformaaadequarotempoàactividade
arealizar.
•Terumaboaagenda,ondesãoescritastodasas
tarefasarealizareoscompromissos,demodoa
libertarmemóriaparaassuntosdavida(pessoal).

68. 68
Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo
•Sabergerirosoutros,paracontrolarasinterrupções
eminimizá-las.Setrabalhanumgabinete,fechea
portaeisole-se;sedesenvolveractividadeemopen-
space,asoluçãopoderápassar,sepossível,por
mudar-separaoutrasala.Casocontrário,coloqueum
sinalnasuasecretáriaaindicarquenãoquerser
incomodado.

69. 69
Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo
Serecebemuitostelefonemas,peçaparaquesejam
reencaminhadosparaumcolega;saibadizer“não”
comamabilidade.
•Saibadelegartarefas.Alémdeficarcommuitomais
tempoedesepreocuparmenoscomasquestões
operacionais,aumentaascompetênciasdaspessoas
queorodeiam.

70. 70
Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo
•Definaasprioridades;distingaentreoessencialeo
acessório,entreourgenteeoimportante.
•Asreuniõesdeverãosercurtas,eficazesebem
preparadas.
•Éimprescindívelmuitaauto-disciplina.

71. 71
...deExercícioFísico
•Oexercíciofísicoémuitoimportanteparalibertar
aadrenalinaacumuladaaolongododia.
•Comoactualmenteamaiorpartedotrabalho
realizadoédenaturezasedentária,passamosa
maiorpartedotemponamesmaposição
(sentada).
•Inscreva-senumginásio,corraaofinaldodiaou
pratiqueumdesportoquelhedêprazer.
Não se Esqueça...

72. 72
...deumaAlimentaçãosaudável
•Pensenaquiloquecome,eaquehorasofaz.
•Oidealécomeçarodiacomfrutafresca,cereais
oupão,eacabá-locomumarefeiçãoleve.
•Comidamuitopesadaànoitepodeprovocar-lhe
insónias,fadigaouirritabilidade.
Não se Esqueça...

73. 73
...depreveniroStress
•Setiverumagestãodotempomuitorígidaeinflexível,
issopoderátransformar-senumafontedestress.
•Adapte-seàsmudançascomnaturalidade.
•Reservetempoparaprogramaraspróximashorasde
formaprodutiva.
•Planearasactividadeébomanívelpsicológico,pois
permite-lhecomandarotempo.
•Não“vireascostas”àssituaçõesqueparecemnãoestar
soboseucontrolo
Planear é positivo e ajuda a reduzir o stress!
Não se Esqueça...