GP07. Gestión de los Costes del Pro2.pdf

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1. Joaquín Ibáñez
GP07. Gestión de los Costes del Proyecto
Gestión de Proyectos
Master Universitario en Dirección de Proyectos
P3 2024/25

2. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 2
Objetivos de la sesión
•Aprender a preparar los presupuestos según las necesidades de cada etapa del
proyecto, incorporando la gestión de riesgos mediante el uso de las reservas
•Conocer como controlar el presupuesto y el flujo de caja a lo largo de la
ejecución de un proyecto
El presupuesto
Tipos de costes en proyectos
Desarrollo del presupuesto
Ejercicios

3. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 3
El presupuesto

4. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 4
Contenido del presupuesto de Costes
Material
Equipos y
equipamientos
Recursos humanos
Reservas
Otras fuentes
La preparación del presupuesto de costes implica sumar los costes estimados de las actividades del cronograma
o paquetes de trabajo.
Lo que hay que estimar (Fuentes de costes)
•Costes relacionados con el desarrollo y la gestión del Equipo: Formación, Team
Building, etc.
•Todo el trabajo necesario para completar el proyecto
•Los salarios del Project Manager y del Equipo de Gestión
•Costes asociados a la Calidad: ensayos, controles, etc.
•Costes asociados a la Seguridad y Salud: equipos de protección, etc.
•Gastos de oficina
•Repercusión de los Gastos Generales de la empresa
•Inversiones: Mediante amortización de los activos e intereses de la inversión
•En algunos casos se incorporan los costes de mantenimiento

5. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 5
Referencias para elaborar el presupuesto
WBS RBS
Alcance de
proyecto
Cronograma Plan de recursos Plan de riesgos

6. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 6
Plan de Gestión de Costes
Incluye:
•Presupuesto del Proyecto
•Línea base de costes
•Gestión financiera del proyecto (cobros y pagos, flujo de caja)
−Fuentes de financiación y coste de los recursos financieros
•Rendimiento financiero del proyecto
−Retorno sobre la inversión, flujo de caja descontado, análisis de recuperación de la
inversión….
•Especificaciones sobre cómo deben establecerse las estimaciones:
✓Nivel de precisión necesaria para las estimaciones
✓Formatos de los informes que se utilizarán
✓Si los costes incluirán tanto los costes directos y costes indirectos
✓Umbrales de control (nivel de variación cuando es necesario tomar
medidas)
✓….

7. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 7
Tipos de costes en
proyectos

8. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 8
•Clasificación de acuerdo a su comportamiento ante cambios en el nivel de actividad
Tipos de Costes
Fijos
•Los que tienden a
permanecer constantes
ante cambios en el
nivel de actividad
Variables
•Los que tienden a
cambiar en relación al
nivel de actividad del
proyecto
Costos directos
•Están relacionados en forma
directa al producto/proyecto
Costos indirectos
•Están más asociados a gastos
de la organización
•Clasificación según el vínculo que tienen con el proyecto o producto que los genera:

9. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 9
Costes Directos
•Provienen de los trabajos necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto
•El PM puede ejercer bastante control sobre los costos directos y es responsable de ellos
¿Si el proyecto desaparece, el coste también?
Si la respuesta es Si, el costo es directo
•Algunos ejemplos:
✓Salarios del equipo de proyecto
✓Materiales
✓Equipamiento
✓Fletes
✓Alquileres de equipo
✓Trabajos subcontratados
Provienen de los trabajos necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto

10. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 10
•Provienen, en general, de la distribución de gastos de la organización y son compartidos con otros proyectos
•El PM no tiene control alguno sobre los costos
✓Sin participar en la decisión, recibe los cargos por los Overheads según una distribución prefijada
✓Sin embargo, debería tener un claro entendimiento de la misma
✓A menudo podrá beneficiar al proyecto usando ese conocimiento
•Algunos ejemplos:
Costes Indirectos
✓Sueldos y gastos de las áreas
funcionales
✓Teléfono
✓Alquiler de oficinas y locales
✓Electricidad
✓Impuestos
✓Papelería
Sobreviven a los proyectos, ya que se generan en la organización funcional

11. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 11
Reservas del proyecto
•Son provisiones del proyecto para mitigar riesgos de Coste o Tiempo
•Generalmente tienen un calificador para indicar el tipo de riesgo que mitigan
•Se incluyen para reducir el impacto en objetivos perdidos y/o desviados
•Forma parte de los requisitos de financiación del proyecto
•Dos tipos:
✓Reservas de gestión
✓Reservas de contingencia (Margen de contingencia)

12. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 12
Reservas: Margen de Contingencia
–Objetivo: hacer frente a posibles desviaciones si algo no va como planeado
–Para cambios potenciales no planeados que pueden provenir de los riesgos identificados en el
proyecto
–Cantidad determinada por medio de métodos cuantitativos de análisis
–Presupuestos monetarios: son costes estimados que se utilizarán a discreción del director del proyecto
para gestionar eventos previstos (incógnitas conocidas,.. pero no ciertas)
–Debemos tener en cuenta:
•No debe ser un incremento aleatorio
•Atención si todos tus proyectos se completan siempre bajo
presupuesto (sobre-estimación?)
•La suma de incrementos aleatorios puede resultar en un
enorme sobre-estimación

13. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 13
Reservas: Márgen de Gestión
▪Margen de gestión es cualquier cantidad extra de fondos para cubrir los riegos no previstos para el proyecto
▪No se incluyen en la línea base de costes y por tanto, no se utilizan en la gestión del valor Ganado
▪Son “incógnitas desconocidas”, y el director del proyecto debe obtener la aprobación antes de
comprometer o gastar esta reserva
▪Las reservas para contingencias de gestión no forman parte de la línea base de coste del proyecto
Generalmente se establece un porcentaje fijo sobre el presupuesto base del proyecto

14. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 14
¿Cómo afecta la Gestión de Riesgos al Presupuesto?
Causa
RIESGOS
Consecuencia
Medidas
preventivas
Medidas
correctivas
Medidas que se adoptan Antes de que ocurra >> WBS
Acciones para implantar después de que el riesgo haya ocurrido
Plan de
Prevención
Plan de
contingencia
Reserva de contingencia
Presupuesto

15. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 15
Desarrollo del
presupuesto

16. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 16
Agregación de costes
Riesgos
desconocidos
Riesgos previstos
Presupuesto de costes
Margen de
gestión
Línea de base costes acumulada
Margen de
contingencia
Proyecto
Cuenta de
control 1
Cuenta de control 2
Paquete de
trabajo 1
Paquete de
trabajo 2
Paquete de
trabajo n

17. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 17
Presupuesto
de Costes
Línea de base de costes
Requisitos de financiación
Definición
del Alcance
WBS
Plan de
compras
Plan de
Recursos
Cronograma
Recursos, riesgos,
comunicaciones…
Contrato
Calendario de Recursos
Cronograma
Proceso de estimaciones
Planes de
proyecto

18. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 18
Determinar el Presupuesto – Bottom Up
1. Actividades
2.Paquetes de trabajo
3. Cuentas de control
4.Proyecto
5.Margen de contingencia
6. Línea de base costes
7. Margen de gestión
8. Presupuesto
50€ 25€ 25€
100€
150€
75€325€
75€400€
50€
450€
150€
600€

19. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 19
Línea Base de costes
•La línea base de costes consiste en la distribución del presupuesto que se usará en el
proyecto a lo largo de las diferentes fases para medir y monitorizar su utilización.
•Se establece al sumar cada uno de los costes de las tareas individuales por periodos
establecidos y se representa con las denominadas Curvas-S.
•La línea base de costes incluye el margen de contingencia
Coste
Tiempo

20. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 20
Ejercicio – Determinar Línea Base de costes
Ejemplo: diseño y construcción de una mesa
Acumulado

21. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 21
Ejercicio – Determinar Línea Base de costes
Cumulative
Habría que añadir el margen de contingencia
Ejemplo: diseño y construcción de una mesa

22. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 22
Cashflow - Fuentes de efectivo
•FLUJO DE EFECTIVO :
Trata de flujo de efectivo por el cual el dinero entra en el proyecto y salida de efectivo por el cual sale el dinero del proyecto.
•Entradas de efectivo - áreas principales:
•Ingresos por cliente como por contrato y las obras ejecutadas.
•Los ingresos por venta de bienes
•Los fondos recaudados en la forma de préstamos de instituciones financieras u otras fuentes autorizadas como capital de
trabajo

23. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 23
Estado de flujo de caja del proyecto
(€20.000,00)
(€15.000,00)
(€10.000,00)
(€5.000,00)
€0,00
€5.000,00
€10.000,00
€15.000,00
€20.000,00
€25.000,00
€30.000,00
€35.000,00
WK1 WK2 WK3 WK4 WK5 WK6 WK7
Estado de flujo de caja
Ingresos del proyecto LBC
(Gastos acumulados por el proyecto)
Caja Proyecto

24. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 24
Ejercicios Presupuesto

25. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 25
Ms Project - Presupuesto DetalladoId Nombre de tarea Trabajo Costo
1 Definición 72,6 horas 3.696 €
2 Toma de requerimientos 24,2 horas 1.232 €
3 Diseño de la estrategia15,4 horas 784 €
4 Definición del proyecto 33 horas 1.680 €
5 Aprobación de la definición0 horas 0 €
6 Plan detallado 26 horas 1.430 €
7 Diseño detallado 6 horas 330 €
8 Presupuesto detallado 6 horas 330 €
9 Plan detallado 14 horas 770 €
10 Aprobación del plan 0 horas 0 €
11 Ej ecución 3.292 horas 919.360 €
12 Alquiler de oficinas 22 horas 1.320 €
13 Contratación de personal158 horas 9.480 €
14 Formación del equipo 228 horas 9.500 €
15 Compras de equipamiento 14 horas 840 €
16 Preparar oficinas 76 horas 4.180 €
17 Construcción 2.388 horas 875.600 €
18 Pruebas 152 horas 7.220 €
19 Formación de los operadores22 horas 1.100 €
20 Puesta en Marcha 190 horas 7.600 €
21 Aceptación de la maquina 0 horas 0 €
22 Terminación 0 horas 0 €
23 Vaciar oficinas 14 horas 840 €
24 Devolver maquinaria 14 horas 840 €
25 Desmontar equipo 14 horas 840 €
Detalles
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
Costo
oct nov dic ene feb mar abr
tri 4 2006 tri 1 2007 tri 2 2007
1.344 €2.352 €
1.232 €
112 € 672 €
1.680 €
1.430 €
330 €
330 €
770 €
15.340 €188.500 €404.800 €299.740 €10.980 €
1.320 €
6.480 € 3.000 €
9.500 €
840 €
4.180 €
176.000 €404.800 €294.800 €
4.940 € 2.280 €
1.100 €
7.600 €
840 €
840 €
840 €
* Botón derecho
Vista Uso de Tareas

26. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 26
Ms Project - Presupuesto Detallado

27. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 27
Ejemplo presupuesto:
La estructura de un presupuesto de costes está fuertemente vinculada a los procesos de la
organización, el conocimiento del área de aplicación del proyecto, y las características del sector.
Un mismo proyecto puede tener diferentes estructuras de presupuesto según el entorno donde
se desarrolle.
El proyecto en cuestión trata sobre la implementación de un servicio vía web según la perspectiva
de tres escenarios diferentes:
•Proyecto realizado por una empresa especializada con procesos y know how consolidado
•Proyecto realizado por una empresa de nueva creación sin procesos ni know how
•Proyecto interno de implementación de procesos basados en un entorno web (Se subcontrata)
•Por razones de los efectos de las economías de escala en entornos especializados, el coste de ejecución sería mucho menor en el
Caso 1 (Empresa especializada)
•El coste del Caso 3 sería superior al tener que añadir al precio de desarrollo el margen de beneficio de la organización ejecutante.
Dado que lo que pretende el ejercicio es enfatizar las diferencias de entorno, en los tres casos, el coste de los
paquetes de trabajo es igual. En la realidad esto no sería así:

28. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 28
Ejemplo 1: Proyecto en empresa especializada
•Proyecto de creación de una web en empresa del sector IT
•Amplio conocimiento y experiencia. No hay incertidumbre
•Costos indirectos como porcentaje del total
WBSDescripción Costo Acc
1.1Front End 42.000 €
1.1.1Identificación usuarios14.000 €
1.1.2LayOut 28.000 €
1.2Back End 60.000 €
1.2.1Catalogo 42.000 €
1.2.2Generador de pedidos 18.000 €
1.3Test 12.000 €12.000 €
1.4Gestión 15.000 €
Costes de entregables del proyecto 129.000 €
Margen de contingencia (5%)6.450 €
Costos indirectos (20%) 27.090 €
Línea base de costes 162.540 €
Margen de gestión (1%) 1.625 €
Presupuesto total 164.165 €

29. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 29
Ejemplo 2 : Proyecto sin experiencia previa
•Empresa creada exprofeso para ejecutarlo
•Costos fijos contemplados explícitamente en el presupuesto
•Gran incertidumbre
WBS Descripción Costo Acc
1.1Front End 42.000 €
1.1.1Identificación usuarios 14.000 €
1.1.2LayOut 28.000 €
1.2Back End 60.000 €
1.2.1Catalogo 42.000 €
1.2.2Generador de pedidos 18.000 €
1.3Test 12.000 €12.000 €
1.4Gestión 15.000 €
Costes de entregables del proyecto 129.000 €
Costos Infraestructura 34.800 €
Luz 3.800 €
Limpieza 4.200 €
Agua 800 €
Alquiler 26.000 €
Costos del proyecto 163.800 €
Margen de contingencia (18%)29.484 €
Línea base de costes 193.284 €
Margen de gestión (30%) 57.985 €
Presupuesto total 251.269 €
193.284 €
0 €
50.000 €
100.000 €
150.000 €
200.000 €
250.000 €
P1P2P3P4P5P6P7P8P9P10

30. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 30
Ejemplo 3: Proyecto interno
•La mayoría de los paquetes de trabajo se subcontratan mediante contratos de precio cerrado
•Costos indirectos no contemplados. Forman parte del coste de cada puesto de trabajo
WBS Descripción Costo Acc
1.1 Front End 42.000 €
1.2 Back End 60.000 €
1.3 Test 12.000 €
1.4 Gestión 15.000 €
Costes de entregables del proyecto 129.000 €
Margen de contingencia (5%)6.450 €
Línea base de costes 135.450 €
Margen de gestión (10%) 13.545 €
Presupuesto total 148.995 €

31. Gestión de los Costes del Proyecto Pág. 31
Gracias