Il mansionario-aziendale

le funzioni, i ruoli e le mansioni in una organizzazione aziendale.
Quali sono le competenze e le attività che ogni funzione deve svolgere?

1. "La capacità di apprendere più velocemente dei vostri concorrenti potrebbe essere il solo vantaggio competitivo che avete“ Arie De Geus (autore di "L'azienda del futuro") Funzioni – Ruoli e Mansioni in una Organizzazione A ziendale

2. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI Una funzione aziendale (o area funzionale ) è un insieme di attività svolte all'interno dell'azienda, raggruppate in base al criterio dell'omogeneità delle competenze necessarie per svolgerle. ES.: RISORSE UMANE Tutte le risorse inserite all’interno di un’organizzazione, necessitano di ricevere precise responsabilità e sentirsi valutate rispetto ad esse. A tal proposito sono ad esse affidate Ruoli e Mansioni.

3. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI In ogni azienda esiste un MANSIONARIO , un manuale in cui sono indicati i compiti di ciascuno in relazione al suo inquadramento. I Responsabili di funzione e il Responsabile delle Risorse Umane redigono i mansionari dei ruoli lavorativi e li mantengono aggiornati, sulla base di eventuali modifiche introdotte. I mansionari sono lo strumento sulla base del quale: viene impostata la selezione del personale; viene istruito il personale che ricopre quella mansione; vengono proposti percorsi di addestramento/formazione del personale; vengono definite/aggiornate le matrici delle competenze/polivalenze; viene definito il PMP individuale

4. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI RUOLO: insieme delle conoscenze professionali, degli schemi concettuali, delle attività operative che caratterizzano la funzione svolta. Definiamo Ruolo il comportamento atteso da una persona che occupa una determinata posizione. ES.: HR MANAGER MANSIONE: insieme strutturato di compiti, considerato indipendentemente dalla collocazione organizzativa e dall’organico. .

5. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI Ne consegue che: In un’ area funzionale vengono definite delle masioni che ogni risorsa deve svolgere nella gestione del ruolo affidato.

6. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI In generale si possono distringuere : le FUNZIONI CARATTERISTICHE , ossia quelle relative alla realizzazione, erogazione e commercializzazione del prodotto o servizio (es.: produzione, commercializzazione, R&S, acquisti, logistica, commerciale, mkt & vendite) le FUNZIONI INTEGRATIVE , che pur non essendo legate direttamente all'attività produttiva sono comunque fondamentali per l'attività dell'azienda (es.: risorse umane, organizzazione, amministrazione e finanza) le FUNZIONI DI SUPPORTO (es. IT o pianificazione)

7. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.1 FUNZIONE ACQUISTI Responsabile acquisti Svolge funzioni dirigenziali, organizzative e strategiche nella gestione acquisti Stende il budget della propria Funzione in collaborazione col DG Gestisce e coordina le risorse umane della Funzione acquisti Determina i piani di vendita e i piani di investimento dell’azienda e le politiche di gestione dei fornitori Analizza casi di scostamento di budget e predispone le correzioni. Buyer Organizza l’approvvigionamento dei materiali, difendendo qualità e quantità dei tempi di consegna Ricerca e valuta i fornitori Effettua la gestione delle offerte e la definizione delle trattative Verifica qualità materiali acquistati e collabora impostazione budget

8. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.2 FUNZIONE PRODUZIONE E LOGISTICA Direttore della produzione Svolge funzioni dirigenziali, organizzative, finanziarie e strategiche nella gestione di attività di produzione e logistica Stende il budget della propria Funzione in collaborazione col DG Gestisce le risorse umane della Funzione Produzione e Logistica Elabora il Programma della produzione e supervisiona la svolgimento delle attività di Assemblaggio e Testing del prodotto Si occupa del Material Planning, pianificazione nel dettaglio dei materiali

9. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.2 FUNZIONE PRODUZIONE E LOGISTICA Responsabile produzione o Production manager Coordina le risorse umane e gestisce il budget della propria unità, in base agli obiettivi stabiliti dal direttore Produzione e Logistica Adegua e migliora le tecniche di produzione collaborando Direttore R&S Assicura le effettuazioni dei controlli sulle materie prime e i prodotti finiti. Programma le ferie del personale dipendente Responsabile logistica Coordina le risorse umane e stabilisce il budget della propria unità in base agli obiettivi stabiliti dal Direttore Produzione e Logistica Guida la gestione dei magazzini, dei prodotti finiti e della loro distribuzione Controlla la movimentazione e la gestione dell’approvvigionamento, riducendo il livello di stock ed assicurando adeguato servizio al cliente Realizza la stesura e pianificazione di procedure di spostamento merci

10. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.2 FUNZIONE PRODUZIONE E LOGISTICA Magazziniere Controlla l’entrata e l’uscita delle merci, la correttezza dei documenti di trasporto e provvede alla loro compilazione con strumenti informatici Carica e scarica la merce dai mezzi di trasporto e la sistema in magazzino Riceve la merce dai fornitori attraverso corrieri ed effettua lo stoccaggio

11. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.3 FUNZIONE MARKETING E COMMERCIALE Direttore Marketing e Commerciale Svolge funzioni dirigenziali, organizzative, finanziarie e strategiche nella gestione delle attività di marketing e commerciale Stende il budget in collaborazione col Direttore Generale Gestisce le risorse umane della Funzione Marketing e Commerciale Elabora le strategie commerciali dell’impresa Stabilisce linee guida circa la promozione, la distribuzione, la commercializzazione dei prodotti e l’immagine dei punti vendita Pianifica gli obiettivi commerciali Valuta i risultati finali raggiunti circa attività promozionali e dati di vendita, controllandone l’aderenza agli obiettivi prefissati

12. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.3 FUNZIONE MARKETING E COMMERCIALE Responsabile vendite (o Sales Manager) Organizza, struttura e motiva la forza vendita costituita da collaboratori e agenti locali, assicurando la necessaria pressione quantitativa e qualitativa sulla clientela Gestisce il budget della propria unità in base agli obiettivi stabiliti dal Direttore Marketing e Commerciale Partecipa direttamente alle trattative di vendita più importanti con clienti direzionali, key costumers , ecc ) in affiancamento o meno ai propri collaboratori Segue l’andamento dei mercati di interesse, il comportamento dei concorrenti

13. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.3 FUNZIONE MARKETING E COMMERCIALE Responsabile Marketing o MKT Manager Coordina le risorse umane della propria unità in base agli obiettivi stabiliti dal Direttore Produzione e Logistica Sviluppa le linee strategiche del marketing, basate sull’andamento del mercato Predispone i budget per la pubblicità in base agli obiettivi stabiliti dalla Direzione Commerciale Realizza l’impostazione dei programmi promozionali, piani di comunicazione e merchandising Valuta i risultati raggiunti e il grado di soddisfazione dei consumatori Addetto Marketing Operativo Si occupa dell’attuazione e della realizzazione dei piani strategici di marketing, volti a raggiungere gli obiettivi commerciali dell’impresa Cura in prima persona l’esecuzione operativa dei piani di marketing Individua le soluzioni operative migliori per realizzare le strategie commerciali

14. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.3 FUNZIONE MARKETING E COMMERCIALE Key Account Gestisce le trattative di negoziazione tra i grandi clienti e la propria impresa, elaborando strategie in grado di soddisfare entrambi per arrivare alla vendita Effettua analisi dei clienti potenziali, delle loro caratteristiche e dei profitti che l’impresa potrà, a breve o lungo termine, trarre da essi Sceglie le più efficaci tecniche di fidelizzazione del cliente, per rendere il rapporto commerciale proficuo e duraturo Responsabile di prodotto o Product Manager È il responsabile dell’attività di pianificazione e coordinamento necessarie per il successo di un prodotto Definisce gli obiettivi delle vendite, fatturato, quote di mercato, profitti e strategie di marketing del prodotto Si occupa alla definizione del prezzo, elaborazione pubblicità e promozione vendite (solo di quel prodotto e sempre in base alle politiche delineate dal Direttore di Funzione)

15. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.4 FUNZIONE AMMINISTRAZIONE E FINANZA Responsabile Finanza o Finance Manager Coordina le risorse umane e gestisce il budget della propria unità in base agli obiettivi stabiliti dal Direttore Amministrazione e Finanza Controlla costantemente la situazione finanziaria dell’azienda Elabora il piano finanziario a breve e medio termine Predispone strumenti per il controllo della liquidità aziendale e definisce gli eventuali interventi correttivi nella gestione della liquidità stessa Addetto alla contabilità generale o Accountant Compila la prima nota di cassa e fornisce il quadro delle entrate ed uscite gioraliere È responsabile della compilazione quotidiana dei libri contabili obbligatori per legge: libro giornale, libro degli inventari, registro degli acquisti, registro fatture... Effettua gli adempimenti amministrativi obbligatori Vidima e stampa i libri obbligatori, come previsto dalla legge

16. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.4 FUNZIONE AMMINISTRAZIONE E FINANZA Addetto contabilità fornitori Effettua il controllo, la registrazione e il pagamento delle fatture fornitori Svolge accantonamenti periodici Predispone riconciliazioni e analisi periodiche dei conti dello stato patrimoniale Addetto contabilità clienti Predispone la fatturazione della propria azienda Inserisce e registra la fatturazione Effettua le registrazioni contabili degli incassi Elabora i report per le chiusure contabili periodiche Contabile generico

17. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.5 FUNZIONE AFFARI LEGALI Responsabile affari legali Collabora alla definizione delle politiche aziendali assistendo la Direzione Generale in qualità di esperto di ogni aspetto legale Si occupa della redazione di tutta la contrattualistica Viene chiamato a formulare pareri legali per cause interne con i dipendenti o per le controversie contrattuali Indirizza e coordina i legali dell’azienda Verifica la conformità delle scelte strategiche con ogni aspetto legale, soprattutto nella prospettiva di prevenire rischi e sanzioni amministrative e penali Legale dell’azienda

18. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.6 FUNZIONE INFORMATION TECHNOLOGY IT Manager ( Resp . Sistemi Informativi) Coordina le risorse umane della propria Funzione Elabora e propone piani di sviluppo informatici atti a soddisfare le esigenze interne dell’azienda Stende il budget della propria Funzione col DG Propone e realizza le scelte HW e SW adeguate alle esigenze aziendali e nel rispetto degli investimenti economici pianificati e nei tempi stabiliti Security Manager Interviene direttamente sul SW dell’azienda rendendolo impenetrabile Individua eventuali intrusioni o tentativi di spionaggio elettronico Si tiene sempre aggiornato in tema di sicurezza (tutela della privacy, legislazione relativa ai crimini informatici) e su tutti i nuovi tipi di virus

19. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.6 FUNZIONE INFORMATION TECHNOLOGY Addetto alle reti (System Administrator) Detto anche Sistemista Senior, può essere affiancato da più sistemisti junior. Verifica il regolare funzionamento del sistema di reti e delle componenti che ne fanno parte (server e mail, database, ecc.) Modifica la rete , quando occorre, per adattarla costantemente alle esigenze del cliente interno Help Desk di II livello Si occupa delle emergenze e interviene di fronte ad anomalie e malfunzionamenti di non generica e semplice costituzione (help desk II livello) o solo di semplici interventi di manutenzione o installazione periferiche (help desk I livello) Realizza la messa a punto dei sistemi nella loro fase di avvio.

20. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.7 FUNZIONE COMUNICAZIONE O PUBBLICHE RELAZIONI Resp . Comunicazione o Pubbliche Relazioni Svolte funzioni dirigenziali, organizzative, finanziarie e strategiche delle attività di comunicazione d’impresa Stende il budget di funzione in collaborazione con la Direzione Generale Gestisce le risorse umane dell’unità di Comunicazione Pianifica, in linea con l’immagine e la strategia dell’azienda, la comunicazione esterna, orientandola all’interno delle diverse aree (media, pubblico-istituzionale, utenti-consumatori) Sceglie le agenzie ed i collaboratori esterni che dovrà supervisionare e coordinare Addetto Comunicazione interna Si occupa di accrescere il grado di integrazione delle risorse umane e di un’organizzazione con la mission , visione e valori dell’organizzazione stessa Studia e mette a studio piani di comunicazione interni all’organizzazione Organizza riunioni, convention ed elabora documenti aziendali

21. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.9 FUNZIONE RISORSE UMANE Direttore Risorse Umane (HR Manager) Svolge funzioni dirigenziali, organizzative, finanziarie e strategiche nella gestione e lo sviluppo delle Risorse Umane Stende il budget della propria Funzione in collaborazione col DG Gestisce e coordina le risorse umane della sua Funzione Determina le linee guida circa la ricerca e selezione del personale, la formazione e l’organizzazione . Elabora piani di politica retributiva Responsabile paghe e contributi o amministrazione del personale Verifica l’esattezza contabile della liquidazione degli stipendi, del TFR, e di ogni altro pagamento dovuto al personale (es. nota spese, indennità, ferie non us .) Aggiorna ed ordina l’archivio dei documenti del personale, i fascicoli individuali con la registrazione del monte ore lavorato, assenze, trasferimenti, passaggi di categoria, scatti di anzianità, provvedimenti disciplinari…

22. 1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI 1.9 FUNZIONE RISORSE UMANE Responsabile formazione Responsabile organizzazione Addetto compensation Resp . Selezione e valutazione personale Responsabile Relazioni Industriali Cura l’attività di confronto con i sindacati dei lavoratori a livello locale o nazionale, a proposito di retribuzioni, ferie, formazione, orari e così via Si occupa delle negoziazioni e della stipulazione di accordi e contratti Segue le attività di confronto e coordinamento con le associazioni datoriali (Associazioni Industriali, Confcommercio, ecc ) per le problematiche di interesse comune Interviene per le controversie di lavoro