Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad para la Gestión de Documentos y Registros en una Empresa Petrolera

en esa diapositiva se habla de la implementación de un sistema de gestión de calidad en empresas petroleras

1. UNIVERSIDAD DE LOS ÁNGELES
Extensión Lerdo, Campus Comalcalco
Asignatura:
Calidad en la Industria Petrolera
Docente:
Ruperto Rodríguez Morales
Alumno:
Kevin Méndez García

Carrera:
Ingeniería Petrolera
Cuatrimestre y grupo:
6to Cuatrimestre
Cuidad y fecha:
Comalcalco, Tabasco a Domingo 26 de julio de 2025

2. Implementación de
un Sistema de
Gestión de Calidad
para la Gestión de
Documentos y
Registros en una
Empresa Petrolera

3. En el contexto de la industria petrolera, la gestión
eficiente de documentos y registros representa una
necesidad estratégica, operativa y legal. Las empresas del
sector manejan grandes volúmenes de información
crítica relacionada con procesos de extracción,
seguridad, mantenimiento, impacto ambiental y
cumplimiento normativo. En muchas ocasiones, esta
información es mal gestionada, lo que genera
duplicidades, pérdida de datos, incumplimiento de
auditorías o riesgos operativos.
Como respuesta a la oportunidad de mejorar los procesos
de documentación y registro mediante la
implementación de un Sistema de Gestión de Calidad
(SGC) alineado a la norma ISO 9001:2015, con el objetivo
de optimizar la trazabilidad, acceso, control y seguridad
de la información técnica y operativa dentro de una
empresa petrolera.
INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN

4. 2
4
Pérdida de documentos importantes
por falta de respaldo digital.
Falta de control de versiones y
actualizaciones de procedimientos
operativos.
Dificultad para localizar archivos
específicos durante auditorías o
emergencias.
Ausencia de un responsable
documental o protocolo formal de
archivo.
Actualmente, la empresa gestiona sus documentos de forma manual o con herramientas básicas
como carpetas físicas y archivos digitales no estandarizados. Existen registros dispersos, con
versiones duplicadas o sin control de acceso.
Se identificaron los siguientes problemas principales:
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
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5. Se realizó un diagnóstico mediante entrevistas al
personal, revisión de procesos y análisis de
indicadores de cumplimiento. El 65% de los
documentos auditados presentaban deficiencias
en su identificación, control de cambios o
formato. Además, el 42% de los trabajadores no
conocía un protocolo claro para el manejo
documental.
Esta situación afecta directamente la calidad
operativa, incrementa el riesgo legal y
obstaculiza la mejora continua.

6. DISEÑO DE SOLUCIONES
Política de gestión
documental:
Redacción e implementación
de una política que
establezca las reglas para la
creación, aprobación, revisión
y eliminación de documentos.
Selección de
herramienta tecnológica:
Implementación de un sistema
digital (como Microsoft SharePoint
o Alfresco) que permita la gestión
centralizada de documentos, con
historial de cambios, acceso
controlado y respaldo automático.
Capacitación del
personal:
Desarrollo de talleres para
entrenar a todo el personal en
el uso del nuevo sistema, la
clasificación documental y el
cumplimiento de
procedimientos.
Diseño del sistema
documental:
•Estructura jerárquica de
documentos (políticas, manuales,
procedimientos, formatos, registros).
•Formatos estándar con códigos
de identificación, versión, fecha y
responsable.
•Matriz de control de acceso por
áreas o cargos.
Con base en el análisis anterior, se diseñaron las siguientes
soluciones clave:

7. Fase 1: Piloto documental.
Se aplicó el nuevo sistema en dos
departamentos clave (Operaciones y
Seguridad), migrando sus documentos al
formato estándar y digitalizándolos.
Fase 2: Expansión y formación.
Se capacitó al 100% del personal
administrativo y técnico. Se nombraron
“responsables documentales” por área.
Fase 3: Seguimiento y
ajustes.
Durante los primeros tres meses, se
realizó un monitoreo constante del uso
del sistema. Se recopilaron
observaciones del personal para ajustar
funciones, accesos o formatos.
IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO
La implementación se llevó a cabo en tres fases:
Además, se integraron indicadores de control
como:
•Tasa de cumplimiento documental.
•Tiempo promedio de localización de
documentos.
•Porcentaje de documentos actualizados por
periodo.

8. Después de seis meses de implementación, los resultados fueron
positivos y medibles:
•Reducción del 80% en la pérdida de documentos.
•Disminución del 60% en el tiempo de respuesta ante auditorías.
•El 95% de los documentos críticos están bajo control de versiones y
respaldo digital.
•Mejora en la cultura organizacional de calidad.
•Incremento en el cumplimiento normativo de auditorías externas e
internas.
Estos resultados demuestran que el nuevo sistema no solo resolvió el
problema inicial, sino que también generó beneficios en eficiencia,
control y seguridad documental.
EVALUACIÓN Y RESULTADOS

9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad enfocado en la gestión documental ha
representado una mejora significativa para la organización. Se han estandarizado procesos, fortalecido los
controles, disminuido riesgos operativos y promovido una cultura de calidad entre el personal.
Recomendaciones:
•Ampliar el sistema a todas las unidades operativas, incluyendo plataformas remotas.
•Realizar auditorías documentales trimestrales para asegurar el cumplimiento.
•Evaluar la integración del sistema documental con otros sistemas de gestión (ambiental, seguridad, etc.).
•Promover la actualización continua del personal en gestión documental.

10. REFERENCIAS Y ANEXOS
Referencias:
1. ISO 9001:2015 - Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos.
2.Oil & Gas IQ. “Document Management in the Petroleum Industry”.
3. Pérez, J. (2021). Gestión documental y calidad en industrias reguladas.
Editorial Alfaomega.
4.Manual interno de procesos – Empresa Petrolera (versión 2024).
Anexos:
•Formato de documento estándar
•Ejemplo de matriz de control de acceso documental.
•Capturas de pantalla del sistema digital implementado.
•Resultados gráficos de indicadores antes y después del proyecto.
•Encuesta aplicada al personal sobre percepción del nuevo sistema.

11. Muchas Gracias

12. DC
Grado 11°
2024
Presentadoa: Lic. Oscar López