IMSS-Presentacion introductoria2023.pptx

SAI

1. COORDINACIÓN DE ABASTECIMIENTO Y EQUIPAMIENTO SAI: SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL PARA UNIDADES MEDICAS MAYO 2023

2. El SAI por sus siglas Sistema de Abasto Institucional creado para el IMSS Instituto Mexicano del S eguro Social. Este sistema corre bajo los ambientes sistemas operativos windows en las computadoras personales que existen en las unidades medicas. Una máquina con el sistema instalado será el servidor y las maquinas dependientes de esta, serán llamados cliente, con ambos se podrán acceder. La instalación de este sistema será a través de una red VPN para poder ingresar a la red institucional IMSS y poder conectarse con el servidor que guarda la información de todas las unidades médicas y almacenes. Es importante mencionar que los sistemas SAI deberán tener uso diario para mantener actualizados los datos. Las tareas (recepciones, salidas, registros, reportes, cierres, actualizaciones) del personal que usa los sistemas instalados en almacén y farmacia serán de manera diaria para lograr el buen funcionamiento y la continuidad en la confiabilidad de la información. INTRODUCCIÓN

3. El objetivo del SAI es tener el control de la recepción, resguardo y consumo de los insumos suministrados por la CAE (Coordinación de Almacenamiento y Equipamiento), como los son medicamentos , lácteos , psicotrópicos, materiales de curación, ropa hospitalaria y materiales diversos (papelería, consumibles, etc.) que se utilizan en la unidad médica de manera oportuna y suficiente para el consumo de la población usuaria del servicio médico. El ámbito de aplicación para este sistema es de observancia obligatoria para el personal de la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento, así como para las farmacias, y sub almacenes de las Unidades Médicas y/o Hospitales. OBJETIVO

4. Clave del artículo : Es la expresión codificada y asignada a cada bien que adquiere el Instituto y que sirve para identificar, unificar y establecer el número único de que se expresa en 16 dígitos, por ejemplo : 010 000 0101 00 00 ACIDO ACETILSALICILICO TABLETA, donde 010 es el grupo, el 000 es el genérico, el 0101 es el especifico, el 00 es el diferenciador, y los dos últimos dígitos 00 el variante. CPM o PCM : Es el consumo promedio mensual pronosticado, por insumo. Se obtiene de la aplicación de modelos estadísticos de los consumos y consumos históricos, el CPM es por insumo y es ú nico para cada unidad médica y hospital. Inventario : Cantidad de insumos disponibles físicamente en sub a lmacén y farmacia, la cual en el SAI debe ser igual al que se encuentre en inventario. Remisión : Documento comprobatorio con el que se entregan los insumos en la unidad médica u hospital en el cual se especifican: nombre de unidad receptora, emisora, cantidad de claves, totales de costos por insumo, entre otros datos. Estas pueden ser extraordinarias y ordinarias. Este documento es entregado por el transportista subrogado a los encargados del servicio con un documento de envío CTV (Control de tráfico vehicular). CONCEPTOS BASICOS

5. FUNCIONALIDAD DEL SUMINISTRO

6. PROCESO SAI EN UNIDAD Recepción de Insumos en Almacén o Farmacia Registro de las remisiones en el SAI Farmacia o almacén según el insumo Salida de insumos para pacientes de la unidad médica, o el almacén a los servicios Altas de usuarios, doctores, servicios, reportes y consultas de información Cierres y Utilerías

7. RECEPCIÓN DE INSUMOS El proceso para realizar la correcta recepción en SAI Farmacia y Almacén : Recibir los insumos (medicamentos, material de curación o material diversos), los medicamentos, lácteos, psicotrópicos se recibirán en farmacia con grupo 010, 030, 040 y el material de curación con claves 060, 070, 080, así como los materiales de diversos como papelería, aseo, informática, etc., se recibirán en el sub almacén La recepción se realiza a través de remisiones las cuales son enviadas por el personal de la Coordinación de Abasto, este es un documento donde se encuentran especificados los datos de entrega: Clave presupuestal del destino unidad medica y de la unidad emisora (Coordinación de Abasto). Información del documento (fecha, número de remisión, insumos entregados ordenados por línea ) Cantidades de los insumos con datos de la marca y fecha de caducidad. A continuación se muestra una imagen de una remisión: Explicación Practica Diagrama Principal

8. EJEMPLO DE REMISIÓN

9. El proceso para realizar el registro de remisiones: Antes que otra cosa, es necesario contar con una cuenta de usuario SAI como Director, Administrador, auxiliar de farmacia Una vez realizado todas validaciones correspondientes a la recepción de insumos: Verificación de cantidades Verificación del material en perfecto estado Firmar y sellar los documentos por el usuario receptor de farmacia o almacén Administración recepción y suministro: Medicamentos, lácteos y psicotrópicos Insumos para laboratorios y material diversos no terapéuticos REGISITRO REMISIONES Explicación Practica Diagrama Principal

10. PANTALLA INICIAL SAI EN UNIDAD MEDICA (MENU PINCIPAL) Diagrama Principal

11. El proceso para realizar la salida de los insumos es el siguiente: Los procedimiento para poder otorgar el medicamento o los insumos es: En farmacia, por receta individual manual o por receta colectiva (Es necesario que los médicos con matricula estén dados de alta en SAI) a servicios médicos (para este punto es necesario que estén dados de alta los servicios en SAI con registro de dotación). El almacén a los diferentes servicios que solicitan los insumos (servicios unidad médica, aseo y limpieza, CEYE, laboratorio, rayos x). Con el formato de surtido colectivo . Para que los procesos anteriormente descritos funcionen de la manera correcta, es importante en primera instancia que el consumo promedio (CPM) este delimitado correctamente tanto para farmacia como almacén. Aunque es un SAI para unidad médica, es importante mencionar que el SAI Farmacia y el SAI almacén están en ubicaciones diferentes y con equipos de computo diferentes y las actividades en ambos son propias de cada rubro. SALIDA DE I NSUMOS Diagrama Principal Explicación Practica

12. La entrega de medicamento en farmacia: Los procedimientos para poder otorgar el medicamento: A través de recetas manuales emitidas por los diferentes médicos dados de alta en el SAI. Cabe hacer mención que cuando se pone en marcha el sistema, el administrador del SAI es quien da el alta a todos los usuarios inicialmente incluyendo al director(usuario con más privilegios dentro del sistema y capacidades de operatividad). Por recetas de formato colectivo para servicios como Oftalmología, Rayos X, etc. El almacén se basa en el mismo procedimiento de salida y puede ser : Surtimiento a los servicios médicos Surtimiento a los servicios administrativos Reaprovisionamiento a la CEYE Diagrama Principal Explicación Practica SALIDA DE INSUMOS EN FARMACIA Y ALMACÉN

13. Diagrama Principal FUNCIONALIDAD UNIDAD MEDICA ALMACÉN

14. REPORTES, CONSULTAS, ALTAS Explicación Practica Diagrama Principal Como parte de la operación del SAI, hay otro tipo de actividades que se realizan : Altas o registros: Registro de Unidades Registro de Médicos Registro de Usuarios Registro de Recetarios. Reportes Inventarios Valorizados Estadísticas de consumo Recetas Individuales / Consumo por Médico Consultas Insumos agotados, baja existencia, sobre existencia Artículos, precios, existencias, etc. Remisiones Consultas de cualquier elemento del sistema

15. Actualmente se cuenta con el suministro de insumos de OPD y de IMSS Bienestar, por lo que es necesario realizar ajustes diariamente en SAI para tener lo más exacto posible el inventario en Farmacia y sub almacén. Adicionalmente a esta presentación se adjunta como complemento un archivo en word donde se menciona a detalle como realizar las actividades correspondientes a los ajustes de inventario, el proceso es igual en farmacia y sub almacén, los ajustes pueden ser de entrada y de salida. Para llevar un control de lo que se esta inventariando será necesario tener ordenado en los anaqueles y espacios designados para los insumos que arriban para el consumo de la unidad médica y hospital hay que tener presente la normatividad del Instituto “ 1000-B01-007 Norma para la Administración y Operación de unidades de almacenamiento en el IMSS ” la cual se compartirá con los participantes la cual es de observancia obligatoria. AJUSTES DE INVENTARIO Explicación Practica Diagrama Principal