Kirjastojärjestelmän yhteiskehittäminen avoimen lähdekoodin avulla.pptx

By: Tove Selkälä, Palveluvastaava, Porvoon kaupunginkirjasto.

1. Kirjastojärjestelmän yhteiskehittäminen avoimen lähdekoodin avulla Mindtrek Conference 2025  7.10.2025 Porvoon kaupunginkirjasto Tove Selkälä, palveluvastaava

2. Asukkaita 51 000 (suomenkielisiä 64 % ruotsinkielisiä 28 % muut kielet 8 %) Merkittävä aluetoimija Itä- Uudellamaalla Porvoo Helsinki Kilpilahti Helsinki-Vantaa lentokenttä 50 km Suomen 2. vanhin kaupunki Suosittu matkailu- kaupunki ”Ainoa laatuaan, monta syytä palata” både että ”Sekä och ” 35 min

3. 30.9.2025 Etunimi Sukunimi Miksi avoin lähdekoodi? Uudenmaan kirjastojen yhteistyö -hankeraportista (2014-2015): Tärkeimmät perusteet avoimen lähdekoodin valintaan ovat kirjastojen mahdollisuudet vaikuttaa järjestelmän kehittämiseen ja oman tietokannassa olevan datan hallintaan sekä julkisen hallinnon tiedon avoimuuteen ja yhteen toimivuuteen. Myös avoimet rajapinnat mahdollistavat laajemman liitettävyyden erilaisiin palveluihin, jolloin toiminta tehostuu ja tulee taloudellisesti edullisemmaksi. Uudenmaan   kirjastojärjestelmähankkeessa  on  mukana  22  kuntaa :  Askola , Hanko,  Hyvinkää , Järvenpää,  Karkkila ,  Kerava ,  Kirkkonummi ,  Lapinjärvi ,  Lohja,Loviisa ,  Myrskylä ,  Mäntsälä , Nurmijärvi,  Pornainen , Porvoo,  Pukkila ,  Sipoo ,  Siuntio ,  Tuusula  ja  Vihti .  Lisäksi   mukana   ovat   Hausjärvi  ja Riihimäki.  Uudenmaankunnista   hankkeen   ulkopuolelle   ovat   jättäytyneet   toistaiseksi   Raseborg  ja  Inkoo . 

4. Kohan ylläpitäjänä ja kehittäjänä tullee toimimaan mukana olevien kuntien omistama osakeyhtiö  Koha -Suomi Oy. Yhtiötä valmistelee Kohti  Kohaa -hanke, johon osallistuvat:  Mikkelin kaupunginkirjasto – Etelä-Savon maakuntakirjasto,  Kouvolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto/KYYTI-kirjastot,  Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto/OUTI-kirjastot,  Rovaniemen kaupunginkirjasto – Lapin maakuntakirjasto/Lapin kirjastot  Turun kaupunginkirjasto – Varsinais-Suomen maakuntakirjasto. Mikkelin kaupunginkirjasto – Etelä-Savon maakuntakirjasto toimii vastuuorganisaationa ja hankkeen on rahoittanut Itä-Suomen aluehallintovirasto. Asukkaita em. hankkeessa mukana olevissa kunnissa on yli 1,5 miljoonaa. Mikäli Uusimaa liittyy  Kohaan , asiakaspohja nousee kahteen (2) miljoonaan. 30.9.2025 Etunimi Sukunimi Koha- kirjastojärjestelmän alku

5. Miten sitten kävi ? 30.9.2025 Etunimi Sukunimi Koko Uusimaa  ei   liittynyt   mukaan  Koha- järjestelmään Uudenmaan kirjastojen yhteistyö - hankeen   seurauksena ​ Hankkeesta   lähti   kuitenkin  Helle- kirjastot   muodostumaan  ja  ottimme Koha- järjestelmään käyttöön  2016-2018. ​ Vaikka   Inkoo  ja  Raasepori   olivat   hankeen   ulkopuolella ,  niin  he  tulivat   mukaan  Helle- kirjastoihin . ​ Kirkes- kirjastot  (Järvenpää,  Kerava ,  Mäntsälä  ja  Tuusula )  ottivat   käyttöön  Koha- järjestelmä  2023

6. Koha -kirjastojärjestelmä käyttöön Porvoossa ( Hellessä ) - aikataulu 2014- 2015 ”Uudenmaan kirjastojen yhteistyö” -hanke, rahoitus aluehallintavirastosta 2016- 2018: Käyttöönottovaihe. Kolmen hengen työryhmä jotka valmistelivat järjestelmävaihtoa. 2017, toukokuu – Porsse , Pallas Pro-konversio-> Koha – Porvoo kuului Porsse-kimpaan 2018, kevät - Loviisan kirjastojen Origo-konversio ja Myrskylän kirjaston Origo-konversio -> Koha 2018, kesäkuu Koha versiopäivitys 2018, Pukkilan Aurora-konversio tehtiin käsikonversiona Pukkilassa.  2018, syyskuu Lukas, Aurora-konversio-> Koha – Tämä oli Koha -Suomen ensimmäinen konversio Aurora-järjestelmästä Koha -järjestelmään 2019, syyskuu Helle- Finna -verkkokirjasto avautui. Finna -verkkokirjasto perustuu myös avoimeen lähdekoodiin. Ennen tätä oli Koha -järjestelmän oma verkkokirjasto näkymä käytössä, mutta Finna on asiakasystävällisempi 30.9.2025 Etunimi Sukunimi

7. Käyttöönotto Käyttöönottoa varten perustetiin kolmen hengen työryhmä rakentamaan Helle- Kohaa . Työryhmä teki selvityksiä, määrittelyjä, testejä ja konversioita saadakseen käyttöön Helle-kimpan Koha -kirjastojärjestelmän, ja saadakseen siirrettyä tiedot onnistuneesti vanhoista kirjastojärjestelmistä uuteen. Helle-kirjastoihin kuuluvien ja liittyvien kirjastojen henkilökuntaa osallistui työryhmiin. Tällä tavalla yritimme alusta alkaen miettiä yhdessä mitä ominaisuuksia tarvitsemme ja toivomme kirjastojärjestelmään. Uuden kirjastojärjestelmän käyttöönottaminen ei ole koskaan helppo. Nyt rakennettiin samalla myös uusi kimppa, joten tunteet ja hermot olivat välillä kireällä. Ei ole helppoa muuttaa noin 100 hengen työtapoja ja rutiineja. "Mutta näin ollaan aina ennen tehty"- kommentti oli hyvin yleinen. 30.9.2025 Etunimi Sukunimi

8. Helle-kirjastot ovat: Askola Hanko Inkoo Lapinjärvi Loviisa Myrskylä Pornainen Porvoo Pukkila Raasepori Sipoo Siuntio Helle-kirjastot 30.9.2025 Etunimi Sukunimi

9. Helle- kirjastot tänä päivänä 12  kuntaa 27 toimipistettä  ja 3 kirjastoautot   Porvoossa  on 3 toimipistettä , 1 lainauspiste   sekä  1 kirjastoauto   Porvoo on Helle- kirjastojen   hallinnollinenkeskus Helle- kirjastoilla  on kaksi   yhteistä työntekijää :   Järjestelmäkoordinaattori  – Koha- pääkäyttäjä   Kirjastopalvelukoordinaattori   Hellessä on myös kaksi varapääkäyttjiä , jotka tekevät tätä työtä osana omana työnä Helle- kirjastoista on henkilökunta mukana erilaisessa Koha- Suomen työryhmissä 30.9.2025 Etunimi Sukunimi     ​​

10. 30.9.2025 Yhteistyön   hyödyt Porvoolle Laajempi  ja monipuolisempi kokoelma asiakkaille : Porvoon oma kokoelma on noin 300 000 nidettä , Helle- kirjastojen yhteinen  on noin 1,5 miljoonaa   nidettä Isompi kokoelma ja enemmän niteitä samasta nimeekkeestä nopeuttaa aineiston saaminen asiakkalle Aineistokuljetukset kirjastojen välillä monta kertaa viikossa . Aiemmin paljon aineisto meni postin kautta kaukolainoina , joten kimpan sisäinen kuljetus on nopeampi ja halvempi sekä kunnalle että asiakkaille Kirjastolla on mahdollisuus olla mukana vaikuttamassa järjestelmän kehitykseen ihan toisella tavalla kuin kaupallisen toimittajan kanssa . Taloudellinen säästö verrattuna kaupalliseen tuotteeseen . Ensimmäisen vuoden maksut liittyen Koha- kirjastojärjestelmään   olivat noin 20% vähemmän kuin vanha kaupallisen toimittajan   tuoteeseen .  Yhteishankinnat mahdollistavat   esim . E- aineistojen ja mainoistuotteidein hankkiminen halvemmalla kuin jos Porvoon kirjasto lähtisi niitä ostamaan yksin .  Etunimi Sukunimi

11. Tulevaisuus Hankintalain ehdotetun muutoksien takia Koha- kirjastojärjestelmän tulevaisuus on epävarma .  Koha-Suomi Oy on inhouse- yhtiö ja yhdelläkään osakaskunnalla ei ole 10 prosenttia osakkeista . Kirjastojärjestelmämarkkina on nyt jo kapea ja muutokset johtaisiavat nopeasti yhden järjestelmän monopooliasemaan Kaupallisen   järjestelmän hankinta vaatisi   hankintakilpailutus kaikissa nykyisessä Koha- kunnissa / kimpoissa ja aiheuttaisi isoja   kustannuksia kunnilla . Tämä tilanteessa , missä suurimman osan Suomen kunnissa on säästötoimipiteet menossa ja säästettävät summat todennäköisesti kasvaa tulevaisuudessa . Vaihtaminen toiseen järjestelmään ei tapahdu ihan helposti . Vaati sekä teknisiä että toiminnallisia muutoksia ja kestää kauan . Etenkin kun on monta kirjastokimppaa jotka täytyisivät samaan aikaan vaihtaa toimittajaa .  30.9.2025 Etunimi Sukunimi

12. Koha-Suomi Oy on täysin kuntien omistama yhtiö , jonka kautta kunnat ylläpitävät ja kehittävät Koha- kirjastojärjestelmää yhteistyössä Yritys on perustettu loppukesällä 2016 Kohti Kohaa – hankkeen tuloksena Yritys toimii non-profit- periaatteella ; sen tavoitteena ei ole tuottaa taloudellista voittoa .  Yritys toimii tiiviissä yhteistyössä omistajakuntien kirjastojen kanssa sekä on aktiivinen toimija kansainvälisessä Koha- yhteisössä . Toiminta-ajatus Koha-Suomi Oy tuottaa omistajakunnilleen Koha- kirjastojärjestelmän ylläpito - ja kehittämispalvelut . Koha- kirjastojärjestelmä on avointa lähdekoodia ja Koha-Suomi Oy edistää toimintakulttuurillaan avoimuutta ja yhteisöllisyyttä . Sen tärkein tavoite on turvata ajanmukainen ja kehittyvä kirjastojärjestelmä kohtuullisilla kustannuksilla kirjastojen käyttöön . Lisäksi Koha-Suomi Oy pyrkii edistämään kirjastojen välistä yhteistyötä ja osaamisen kehittämistä https://koha-suomi.fi/ Koha -Suomi Oy