La Metodología de Wilson y la Cruz de Malta

Informe de exposición sobre la metodología de Wilson y la herramienta llamada la Cruz de Malta.

1. La Metodología de Wilson y la Cruz de Malta Metodología de Sistemas

2. Agenda La Cruz de Malta Aplicaciones de la Cruz de Malta La Metodología de Wilson Aplicaciones de la Metodología de Wilson Conclusiones

3. La Cruz de Malta Yaser Ramos Ramírez [email protected]

4. Definición Es una técnica para apoyar el análisis y rediseño de Sistemas de Información, desarrollada en 1980 por Brian Wilson de la Universidad de Lancaster a partir de un proyecto para la British Airways. Recibe su nombre por el parecido en la forma de la condecoración de la antigua orden de la Cruz de Malta. Por su estructura y funcionamiento, permite adquirir una visión integral de los procesos de información y su relación con las funciones del sistema; de tal manera que permite plantear los cambios necesarios para el manejo efectivo de la información.

5. Estructura

6. Procedimiento de Desarrollo

7. Construcción de la Cruz de Malta

8. Construcción de la Cruz de Malta La x en la matriz SO indica que los datos pertenecientes a la categoría de información CI1 son usados por PPI2 para producir una salida procesada en la categoría de información CI2, en la matriz SE. La x en la matriz NE muestra que la información CI1 es producida por la actividad A1, y el responsable de esta actividad, tiene la capacidad de vigilar y actualizar la información de la categoría y así proveer datos oportunamente como entrada de PPI2. El significado de las dos x’s en la matriz NO muestra que CI2 es una entrada esencial para A2 y A3. Los responsables de estas actividades deben tener acceso a las salidas de PPI2.

9. Construcción de la Cruz de Malta Las matrices NO y NE representan una imagen completa de las actividades y de los flujos de información de actividad a actividad considerada relevante. Las matrices SO y SE representan los proceso de información existentes y los flujos de información de rol a rol de los responsables de las actividades; ilustrando sus alcances y sus interacciones. Para el caso particular que el sistema no cuente con algún procesamiento de información, estas matrices estarán en blanco, teniéndose la oportunidad de diseñar todos los PPI’s . Si las matrices NO y NE son la imagen de espejo de las matrices SO y SE, entonces la red de procesamiento de datos es exactamente igual que la requerida por el modelo conceptual de actividades primarias.

10. Construcción de la Cruz de Malta

11. Interpretación de la Cruz de Malta La matriz NO indica los datos que son necesarios para realizar las actividades primarias y señala quiénes, de los que realizan las actividades, necesitan tener acceso a qué PPI’s . Los datos que son producidos por las actividades primarias se muestran en la matriz NE. En esta matriz se define aquellas actividades que tienen la responsabilidad de monitorear y almacenar el contenido de los datos, por lo que el personal que realiza dicha actividad, será el responsable directo de actualizar la información y vigilar que fluya correctamente.

12. Interpretación de la Cruz de Malta Mediante el análisis de las columnas de la matriz SO se pueden observar los requerimientos para el diseño y operación de bases de datos. Siempre que exista una columna con demasiadas x’s , significa que la información asociada es frecuentemente utilizada por varios PPI’s . La matriz SE muestra las salidas generadas por PPI’s , y por la distribución de las x’s , se puede identificar la existencia o no de duplicación de información. Varias entradas en una columna de esta matriz representa una duplicidad potencial de PPI’s , y se debe examinar que cada proceso no repita datos. Las interacciones más significativas que existen en la Cruz de Malta pueden identificarse mediante el examen de esta matriz.

13. Caso de Estudio: Cruz de Malta Carlos Morales Perlado [email protected]

14. 4.1 La reorganización de la información en un organismo operador de agua potable, alcantarillado y saneamiento en su área de contabilidad y cobranzas.   En un organismo operador de una unidad habitacional organizado como asociación civil del estado de Morelos, se determinó la urgente necesidad de su reestructuración administrativa para proporcionar el servicio de agua potable y saneamiento de una manera eficiente, continua y oportuna.   Después de realizarse un diagnóstico previo para determinar las posibilidades deintervención , se concluyó en abordar en principio el área de contabilidad y cobranzas, la cual reportaba las mayores dificultades e impactos negativos hacia todo el organismo operador por su desempeño. Se consideró que era necesario reordenar el manejo de la información para dar pauta a la creación de un sistema de información confiable y computarizado. Se sugirió el empleo de la cruz maltesa exclusivamente para el área de contabilidad y cobranzas.   Las funciones que cumple una empresa prestadora del servicio de agua potable quedaron expresadas en la siguiente definición: "Ofrecer una buena calidad en el servicio a los usuarios, siendo eficientes y preservando las instalaciones y las fuentes de abastecimiento en buenas condiciones”

15. De manera general, la figura 1 ilustra los servicios que presta un organismo operador. Figura 1. Representación del sistema de agua potable, alcantarillado y saneamiento.

16. Las principales funciones o actividades que realizan los organismos operadores son: operar y dar mantenimiento a la infraestructura existente a fin de proporcionar el servicio con la mayor eficiencia todo el tiempo; disminuir desperdicios de agua y desalojar las aguas negras; administrar y controlar las finanzas del sistema; adquirir los bienes y servicios necesarios para el sistema; cobrar los consumos de agua; aplicar los cargos por regazos de acuerdo con las tarifas vigentes y contratar al personal de apoyo necesario para dar cumplimiento a sus actividades. Además de las actividades básicas mencionadas, las acciones de macro medición, micro medición, detección y control de fugas, conservación de fuentes de abastecimiento, padrones de usuarios, mejoran la calidad del servicio y permiten un funcionamiento financieramente más sano de los organismos operadores e incluso pueden ayudar a diferir inversiones de capital y bajar costos. En la figura 2 se presentan, las áreas y las actividades específicas que se desarrollan para el caso del Organismo Operador.

17. Figura 2. Estructura de la empresa prestadora de servicios de agua potable, alcantarillado y saneamiento

18. Aunado a lo anterior, estas empresas deben contemplar distintos niveles de organización y viabilidad financiera que las conduzcan a convertirse en empresas autónomas y auto financiables. La consolidación de éstas les dará el fortalecimiento de empresas privadas que trabajan bajo esquemas financieros sanos. El cambio del entorno para estas empresas, las lleva a plantearse la necesidad de responder con eficiencia y rendimiento para ser más competitivas, no solo para subsistir sino para desarrollarse plenamente. Por lo anterior el área de contabilidad y cobranza juega un papel primordial dentro del funcionamiento del sistema, si no se toman las medidas correctivas en el ámbito de la eficiencia de esta área, el sistema no solo se convertirá en una carga excesiva para el erario público sino que podrá llegar a perder eficiencia técnica por la carencia de recursos para la operación y mantenimiento.

19. Las actividades específicas que intervienen en el área de contabilidad y cobranza quedan ilustradas en la figura 3 . Figura 3. Actividades específicas de cobro y aplicación de tarifas. Mantener vigente el padrón Cuenta-Usuarios

20. De acuerdo a las actividades anteriormente identificadas se definieron un total de 16 categorías de información distintas.   Estas categorías son las siguientes: Volumen de agua no contabilizada Gastos totales de prestación de servicio Número total de medidores instalados Adeudos por consumo de agua sobre la facturación Monto recaudado (total y por usuario) Costo unitario de producción de agua Gastos de comercialización y administración del sistema Gastos de mantenimiento Gastos de operación Tarifas legales vigentes Volumen de agua producido Volumen de agua facturado Volumen de agua disponible (disponibilidad del recurso) Número de usuarios del sistema Usuarios que se incorporan regularmente al sistema Demanda de agua por los usuarios   Se observaron múltiples deficiencias, entre las más significativas estuvieron:   Primero , el desarrollo del análisis de cuentas referentes al padrón de usuarios, donde no existía una estructura de información que permita de manera eficiente realizar las actualizaciones al padrón, detección e incorporación de usuarios clandestinos, identificación de medidores de control y generación de solicitudes para la instalación de servicios.   Segundo, el control de la cobranza, donde fue necesario proponer flujos de información que permitieran al usuario tener los medios favorables que por adeudos de consumo de agua pudiera liquidar mediante condiciones de pago en un esquema de apoyo al moroso.

21. Con esto se pretendió dar seguimiento a los deudores del organismo, y a su vez, implantar un proceso de cobranza que permitiera reducir al máximo la cartera vencida.   Dentro del mismo proceso de cobranza, se propuso establecer un sistema de facturación en sitio, que le permitiera al responsable de tomar la lectura, entregar la factura al momento de tomar la lectura, así como actualizar el registro del padrón de medidores; con el fin de que dichos procesos de administración generaran la información necesaria para la facturación en sitio, creando nuevas bases de datos para diferentes áreas. La figura 22,6 muestra la cruz maltesa completa.   Como frecuentemente ocurre, las propuestas de mejora se entregaron, algunas ya probadas de que funcionaban. El resto era cuestión de que la administración decidiera ponerlas en marcha. Aquí, se entra al terreno de la implantación, donde se tiene que trabajar arduamente para que lo que antes fue una idea ahora sea una realidad.

22. La Metodología de Wilson Jonathan Muñoz Aleman http://geekmelomano.iespana.es [email protected]

23. La Metodología de Wilson Permite identificar la información requerida para soportar las actividades en las organizaciones y cómo debe fluir éstas. Se determinan modelando una tarea primaria a partir de una definición raíz. Los flujos ACTIVIDAD POR ACTIVIDAD son convertidos en flujos ROL A ROL para identificar al responsable de su manejo.

24. Etapas de la Metodología El modelo de Wilson para analizar la información

25. Etapas de la Metodología (1 y 2)

26. Etapas de la Metodología (3 y 4)

27. Etapas de la Metodología (5 y 6)

28. Etapas de la Metodología (7 y 8)

29. Categorías y Proc . de Procesamiento Categorías de Información Procedimientos para el Procesamiento de la Información Agrupaciones de datos que cumplen un propósito específico Ej.: Programas de navegación, de mantenimiento, consumo de materiales, inventarios, presupuestos, contabilidad, registros de defectos, etc. Se considera cada IPP como un proceso de transformación de información. Ej.: Reportes de desempeño, programas de mantenimiento, distribución de materiales, nóminas, historias de embarcaciones, etc.

30. Aplicación de la Metodología de Wilson Moisés Chávez Delgado [email protected]

31. Junta Directiva Planeación Sistemas Contabilidad Vicepresidencia Comercial Gerencia de Calidad Economía Nacional y Mundial Competencia Restricciones reglamentarias

32. Sub sistemas Investigación macroeconómica Investigación sectorial Investigación del posicionamiento del Banco C.A. frente a la competencia Análisis regionales Planeación estratégica Elaboración y control del presupuesto

33. Análisis regionales Elaboración y Control del Presupuesto Investigación Posicionamiento Investigación Macroeconómica Sistemas de Control Investigación Sectorial Informe Junta Directiva Planeación Estratégica Cifras macroeconómicas Necesidad de conocer la proyección del negocio Restricciones reglamentarias B. de la R. y locales Políticas del banco

34. Subsistema de control y elaboración del presupuesto Derivar una recomendación para la mejora de cualquier aspecto de sistema relacionado con la presupuestacion Aplicar los conceptos de la metodología de análisis de sistemas de información de WILSON

35. Comparación e identificación ACTIVIDAD ENTRADA SALIDA Recopilar y analizar información Cifras macroeconómicas externas Estadísticas presupuestales y reales Necesidades de ajuste Metas para productos de captación y colocación Presupuestar global Metas para productos de capacitación y colocación Presupuesto global aprobado Consolidar y negociar Presupuesto global aprobado Presupuesto detallado aprobado Definir rubros Criterio de descentralización del presupuesto Formato presupuesto descentralizado Formato presupuesto centralizado Presupuestar local Formato presupuesto local Bases históricas Comportamiento oficina/regional Presupuesto de rubros descentralizados Presupuestar rubros centralizador Formato presupuesto centralizado Información macroeconómica Presupuesto de rubros centralizados Divulgar presupuesto detallado Presupuesto detallado aprobado Presentación oficial del presupuesto Controlar logros Presupuesto detallado aprobado Cifras, balance y P Y G Cambios del entorno. Necesidad de ajuste Informe mensual de cumplimiento

36. Cruz de malta X         X     X     Control de logros               X                       X     Divulgar presupuesto                       X X         X X       Recopilar y analizar X                 X X     X                 Presupuestar global     X                       X               Consolidar y negociar                 X     X       X         X   Presupuestar local       X                                     Definir rubros         X             Cifras macroeconom ext. Estadisticas presup/reales Presupuesto global Presupuesto local Detalles rubro presup. I Detalles balance y P y G Criterio para ajuste Dif. Cifras reales y pres. Presupuesto detallado Comportamiento oficina Metas financieras Actividades Entradas Salida IPP Cifras macroeconom ext. Estadisticas presup/reales Presupuesto global Presupuesto local Detalles rubro presup. I Detalles balance y P y G Criterio para ajuste Dif. Cifras reales y pres. Presupuesto detallado Comportamiento oficina Metas financieras X X     X X       X X Mod . Análisis sensibilid .     X                 X X X X           X   Sist. Consolidación pres.                   X X           X X   X     Control ejecución pres.                 X     Actividades Entradas Salida

37. Conclusiones