Materi dasar Kearsipan untuk10 mplb.pptx

Materi dasar kearsipan

1. Materi 1 Kearsipan Pengenalan Dokumen

2. Sumber : shutterstock.com

3. A. Konsep Dokumen dan Prosedur Pengelolaannya Dokumen dikenal sebagai surat , baik tertulis maupun tercetak , yang berfungsi sebagai bukti ketika memberikan keterangan . Pada umumnya , keterangan yang termuat dalam dokumen bersifat penting sehingga perlu diolah dan ditangani dengan baik agar bisa dimanfaatkan secara maksimal . Sumber : Pixabay .com 1. Pengertian Dokumen

4. 2. Jenis-Jenis Dokumen a. Dokumen berdasarkan kepentingannya

5. Dokumen pribadi adalah   jenis dokumen yang berhubungan dengan kepentingan individu atau perorangan .  Dokumen ini berisi informasi tentang identitas , riwayat hidup , atau kegiatan pribadi seseorang .  Contohnya termasuk KTP, SIM, akta kelahiran , ijazah, paspor , dan surat-surat pribadi lainnya .  Contoh : KTP, ijazah, buku Tabungan, akta kelahiran , surat lamaran pekerjaan

6. Dokumen niaga adalah   dokumen tertulis yang digunakan dalam kegiatan bisnis untuk berbagai keperluan komunikasi dan transaksi antara pihak-pihak yang terlibat .  Dokumen ini bisa berupa surat perkenalan , penawaran , pemesanan , konfirmasi , hingga surat komplain , dan berfungsi sebagai alat komunikasi resmi serta bukti transaksi yang sah .   Contoh : seperti surat perkenalan , surat penawaran , surat pemesanan , surat konfirmasi , surat tagihan , surat pengaduan , surat hutang-piutang

7. Dokumen sejarah adalah   catatan atau informasi tertulis , atau benda fisik yang memberikan bukti atau informasi mengenai peristiwa , orang, atau tempat di masa lalu .  Dokumen ini penting karena menjadi sumber primer dalam penelitian sejarah , memberikan wawasan tentang berbagai aspek kehidupan di masa lampau   Contoh : naskah kuno , artefak , situs arkeologi , arsip-arsip Sejarah negara, memoir, foto-foto

8. Dokumen pemerintah adalah catatan tertulis atau tercetak yang berisi informasi terkait kegiatan pemerintahan .  Dokumen ini bisa berupa berbagai jenis , mulai dari peraturan perundang-undangan , surat keputusan , laporan , hingga dokumen perencanaan .  Dokumen pemerintah memiliki fungsi penting sebagai bukti kegiatan pemerintahan , dasar hukum , dan informasi publik .  Contoh : dokumen perundang-undangan , dokumen perencaan , laporan , surat keputusan , dokumen tata naskah dinas , dokumen perjanjian , dokumen publik

9. b. Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

10. 1.  Dokumen literer : Dokumen yang ada karena dicetak , ditulis , digambar , atau direkam , seperti buku , majalah , dan film. 2.  Dokumen korporil : Dokumen yang berupa benda bersejarah , seperti patung , fosil , dan prasasti , yang umumnya terdapat di museum. 3.  Dokumen privat : Dokumen berupa surat atau arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan , seperti surat niaga , surat dinas , dan laporan .

11. c. Dokumen berdasarkan dokumentasinya

12. Dokumen Primer: Dokumen ini merupakan sumber informasi orisinal yang berisi data mentah atau hasil penelitian langsung .  Contohnya adalah laporan penelitian , skripsi , tesis , disertasi , paten, catatan harian , dan hasil observasi . Dokumen Sekunder : Dokumen ini menyajikan informasi yang merangkum , menginterpretasikan , atau menganalisis dokumen primer.  Contohnya adalah bibliografi , indeks , abstrak , kamus , ensiklopedia , dan tinjauan Pustaka. Dokumen Tersier : Dokumen ini mengarahkan pembaca ke dokumen sekunder atau primer.  Contohnya adalah buku teks , panduan literatur , direktori database, dan daftar Pustaka.  

13. d. Dokumen berdasarkan sifatnya

14. Dokumen Tekstual : Dokumen jenis ini secara dominan berisi informasi dalam bentuk tulisan.  Contohnya adalah buku , majalah , surat kabar , laporan tertulis , makalah , dan lain-lain. Dokumen Non- tekstual : Dokumen ini menyajikan informasi dalam bentuk selain tulisan, atau kombinasi tulisan dan non-tulisan.  Contohnya adalah peta , foto , gambar , grafik , rekaman audio/video, dan lainnya

15. e. Dokumen berdasarkan pengelolaannya

16. Dokumen konvensional adalah dokumen dalam bentuk fisik , biasanya terbuat dari kertas , sedangkan dokumen elektronik adalah dokumen yang disimpan dan diakses dalam bentuk digital.  Perbedaan utama terletak pada media penyimpanannya , cara pengelolaan , dan aksesibilitasnya Dokumen Konvensional : Media:   Kertas , tulisan tangan atau ketikan . Penyimpanan :   Membutuhkan tempat fisik , seperti lemari arsip atau rak . Aksesibilitas :   Membutuhkan waktu dan tenaga untuk mencari dan mengakses dokumen . Pengelolaan :   Perlu perawatan fisik dan rentan terhadap kerusakan (air, api , dll .). Keamanan :   Lebih rentan terhadap pencurian atau kehilangan

17. Dokumen Elektronik: Media:  File digital, disimpan di komputer , server, atau cloud. Penyimpanan :  Tidak membutuhkan tempat fisik , hemat ruang . Aksesibilitas :   Mudah diakses dan dicari secara digital. Pengelolaan :   Mudah dikelola dan diatur dalam sistem . Keamanan :  Dapat dilindungi dengan berbagai sistem keamanan digital

18. Sumber : shutterstock.com Resep dokter yang ditulis menggunakan media kertas merupakan dokumen konvensional karena masih dibuat secara manual.

19. 3. Fungsi Dokumen Sumber : pixabay .com Adanya dokumen berfungsi memberikan keterangan tambahan atau penguatan suatu pernyataan sehingga hal yang disampaikan dapat dianggap valid. Artinya , dokumen juga memberikan kemudahan .

20. Beberapa fungsi dokumen

21. 4. Dokumentasi Sumber : canva .com Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumentasi adalah pengumpulan , pemilihan , pengolahan , dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan . Secara ringkas , dokumentasi adalah kegiatan atau proses menyediakan berbagai dokumen dengan memanfaatkan bukti yang akurat .

22. Ruang Lingkup Dokumentasi Dokumen literer :   Dokumen berbentuk tulisan, seperti surat , laporan , atau buku . Dokumen korporil :   Dokumen berbentuk benda fisik , seperti artefak , foto , atau rekaman . Dokumen privat :   Dokumen yang bersifat pribadi atau rahasia , seperti catatan harian atau surat pribadi . Ruang Lingkup Dokumentasi

23. 5. Pengelolaan Dokumen Sumber : canva .com Pengelolaan dokumen merupakan upaya yang dilakukan untuk melestarikan keberadaan dokumen sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi seseorang atau sekelompok orang. Hal tersebut terkait dengan bagaimana suatu manajemen pengelolaan mampu menjaga dokumen agar selalu dapat digunakan .

24. Metode sentralisasi dilakukan dengan memusatkan pengelolaan dokumen pada satu unit khusus yang biasa disebut dengan kearsipan . a. Metode sentralisasi Metode desentralisasi diterapkan dengan memberi wewenang dan tanggung jawab kepada setiap unit dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk mengelola dokumennya masing-masing . b. Metode desentralisasi Metode ini gabungan dari metode sentralisasi dan desentralisasi . Metode gabungan biasanya digunakan oleh organisasi / perusahaan besar yang menghasilkan dan menerima banyak dokumen . c. Metode gabungan