materi untuk Latihan Dasar Kepemimpinan.pptx

materi LDKS

1. Administrasi dan kesekretariatan Oleh Irma Kusmaya , S.S.

2. ADMINISTRASI Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan oleh sekolompok orang secara bersama-sama untuk mencapai tujuan KESEKRETARIATAN Kesekretariatan adalah keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran ( surat menyurat ) dan tugas dalam rangka mencapai tujuan organisasi

3. Administrasi dan kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas bantuan lain dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian organisasi .

4. Tujuan Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke pihak internal dan eksternal Mengamankan rahasia administrasi Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi .

5. Fungsinya ? Mengendalikan informasi Sebagai alat komunikasi Sebagai pusat dokumentasi

6. Surat Menyurat Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat , yaitu : Pendahuluan, Isi (Tubuh), dan Penutup. Bahasa yang digunakan harus singkat, padat, dan jelas. Harus memperhatikan keindahan, kerapian dan ketelitian dalam membuat surat. Harus mengikuti kaidah/aturan main organisasi tersebut.(kop surat,stampel,model dll) Ada yang bertanda tangan dan paling bagus apabila dibubuhi stempel.

7. Jenis berkas surat Surat masuk dan surat keluar Surat masuk surat yang diterima dari pihak luar organisasi Harus di arsipkan Buku kendali surat masuk

8. Surat Keluar Surat keluar terdiri dari surat khusus dan surat umum Surat khusus adalah surat keputusan yang dikeluarkan oleh ketua organisasi Surat umum terdiri dari surat eksternal dan surat internal

9. Surat umum dibedakan menjadi : Surat permohonan Surat undangan Surat izin Surat penghargaan Surat tugas Surat rekomendasi Surat perjanjian dll

10. Surat Khusus Setiap surat yang dikeluarkan oleh ketua organisasi memuat urutan-urutan sebagai berikut : Memperhatikan Menimbang Mengingat Memutuskan menetapkan

11. Penomoran surat Penomoran surat terdiri dari : A/B/C/D/E/F/G A= Nomor urut B= kode Jenis Surat C= ruang lingkup Surat (A= untuk Internal.B = untuk ekternal D= Kode lembaga Yang ditetapkan perguruan tinggi E= Nama Lembaga F=BULAN G=TAHUN CONTOH : 01/SK/UN51.03/BEMFEUBT/I/2012 PANPEL : 02/UND/UN51/PANPEL_BEMFEUBT/I/2012

12. SEKRETARIAT-TEMPAT MELAKUKAN AKTIVITAS ORGANISASI YANG DI DALAMNYA TERDAPAT ALAT PENUNJANG PENCAPAIAN TUJUAN ORGANISASI SEKRETARIS bertugas mengatur surat menyurat bersama kesekretariatan dan bertanggung jawab terhadap administrasi Mengatur jadwal pertemuan Penerimaan tamu rapat

13. II. PENDANAAN KEGIATAN Dokumen Kelengkapan 1. Proposal 2. Pertanggungjawaban & Penggunaan Dana 3. Laporan Kegiatan

14. 1. PROPOSAL a. ISI PROPOSAL Latar Belakang / Rasional Dasar Kegiatan Maksud dan Tujuan Manfaat Sasaran ( Siapa & Jumlah Peserta ) Pemateri (Siapa/lembaga) Rencana Kegiatan (bentuk, waktu, dan tempat kegiatan) Penyelenggara/Pelaksana (susunan panitia) Rencana Anggaran Dana (dibuat rinci dan rasional) Penutup b. LEGALISASI/TANDA TANGAN Ketua Pelaksana Kegiatan & Pembina Organisasi/Ketua Organisasi Stempel Organisasi di sebelah kiri menyentuh ttd Pembina Organisasi/Ketua Organisasi Bukan lampiran

15. 2. Pertanggungjawaban Penggunaan Dana Belanja ATK, bahan habis pakai , fotokopi , dll : kwitansi di stempel dan ditandatangani pemilik toko / usaha , konsumsi kegiatan : di stempel rumah makan /depot/ warung dilampiri nota, surat undangan , dan daftar hadir kegiatan Untuk konsumsi ( jasa katering ) Transportasi / kontribusi / akomodasi : dilampiri surat tugas ( distempel dan tanda tangan instansi tempat tujuan ), bukti tiket ( transportasi ), bukti kuitansi pembayaran ( kontribusi / akomodasi )

16. 3. PELAPORAN a. ISI LAPORAN Latar Belakang / Rasional Dasar Kegiatan Maksud dan Tujuan Manfaat Peserta ( Siapa & Jumlah ) Pelaksanaan Kegiatan (bentuk, waktu, dan tempat kegiatan) Pemateri (Siapa/lembaga) Penyelenggara/Pelaksana (susunan panitia) Laporan Dana Hasil Kegiatan Penutup Lampiran : Daftar Hadir Peserta , Panitia , dan Pemateri  ; Kuitansi ; Persuratan ; Dokumentasi ; Sertifikat -bila menggunakan ) b. LEGALISASI/TANDA TANGAN Ketua Pelaksana Kegiatan & Ketua Organisasi/Pembina Organisasi Stempel Organisasi di Ketua Organisasi/Pembina

17. ALUR USULAN PENDANAAN KEGIATAN USULAN Organisasi : - Proposal - Surat pengantar ( diajukan minimal 2 minggu sebelum kegiatan ) Persetujuan dari Pembina Organisasi Persetujuan dari Kepala Sekolah Bendahara Sekolah Staf Pelaksana Proses realisasi dana, proses surat tugas , ijin kegiatan

18. Kelengkapan Sekretariat Program Kerja Tahunan Buku agenda surat masuk Buku agenda surat keluar ( arsip ) Stempel Buku keuangan ( penerimaan & pengeluaran dana) Buku ekspedisi

19. TERIMA KASIH