Metodos de-arquivamento-e-guarda-de-documentos

Arquivologia

1. I Métodos de arquivamento
e guarda de documentos

Fabrício Mariano

Métodos de arquivamento - antes de 1950

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminología Arquivstica (ARQUIVO
NACIONAL, 1992), Método de Arquivamento é uma sequéncia de operagóes
que determina disposiçäo dos documentos de um arquivo ou colegäo, uns
em relaçäo aos outros, e a identifiacáo de cada unidade.

Método alfabético
E subdividido em: específico, geográfico, mnemônico e variadex.

u Específico: é representado por palavras dispostas alfabeticamente, €
um dos mais dificeis processos de arquivamento, pois, consistindo em
agrupar as pastas por assunto, apresentaa dificuldade de se escolher o
melhor termo ou expressäo que defina o assunto a ser arquivado.

m Geográfico: método de ordenacáo que tem por elxo aspectos geográ-
ficos. Esse método é muito aconselhável quando o objetivo é ordenar a
‘documentaçäo de acordo coma divisäo geográfica, que pode envolver
a busca por regido, estado, municipio, bairo, rua e local específico,

1 Mnemônico: busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar
a memória na busca da informagáo no material de arquivo,

u Variadex: tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores
diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para
buscara informaçäo. As cores podem variar de pais para país, mas a
regra geral é que as cores devem ser claras e contrastantes.

Método numérico

E um método de arquivamento indireto, pois é necessário que seja rea-
lizada uma consulta anterior a um indice ou arquivo de fichas para localizar

‘te material pate integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A, y

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2. ‘o número atribuido ao assunto em questéo. E mais demorado, porém, mais
sigiloso. Divide-se em numérico simples e duplex.

= Numérico simples: método de ordenaçäo que tem por exo o número
atribuido 8s unidades de arquivamento. As pastas devem ser numera-
das em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhu-
ma consideraçäo à ordem alfabética dos mesmos, dispensando, assim,
‘qualquer planejamento anterior do arquivo. Para que esse método te-
ha sucesso, os indices devem ser organizados em fichas, e devem ser
organizados dois indices em fichas:

= emum grupo de fichas seráo arquivadas alfabeticamente, para que
se saiba que número recebeu o correspondente ou assunto dese-
jad;

nO outro grupo serdo arquivadas numericamente, de acordo com
0 número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o ar-
quivo. Esse índice arquivado numericamente é considerado tombo
(registro) de pastas ocupadas, que indica qual oltimo número pre-
enchido e, consequentemente, o número seguinte.

= Duplex: método de ordenacáo que tem por eixo a distribuigáo dos
documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutiva:
mente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas, median-
te o uso de números justapostos com tragos de unio.

Método alfanumérico

Método de ordenaçäo que usa a combinagáo de letras enúmeros. Combi
a a simplicidade do método alfabético com a rapidez do numérico. Divide-
se em decimal, automático e automático modemo.

u Método decimal: método de ordenaçäo que tem por eixo um plano
prévio de distribuiçäo dos documentos em 10 grandes classes, cada
uma podendo ser subdividida em 10 subclasses e assim por diante.

= Método automático e automático moderno: método bastante usa-
do para arquivamento, parte-se de uma tabela preparada na qual se
associam todas as letras do alfabeto a números.

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3. Métodos de arquivamento -
após 1950 (métodos flexíveis)

A partir de 1950, os métodos de arquivamento passaram a ser determina-
dos pela natureza dos documentos a serem arquivados, e pela estrutura da
entidade. Dividem-se em básicos e padronizados.

Método alfabético

E o mais simples e mais antigo, baseia-se na ordem alfabética. Quando
o método alfabético envolve nome de pessoas, pode ser chamado método
nominal.

Regras de alfabetaçäo
= Nome + sobrenome
Luiz Carlos Olvera
Arquiva-se:OLIVEIRA, Luiz Carlos

= Artigos e preposigöes, tais como: a, o, de, d da, do, e, um, uma
(náosáo considerados)

André Luiz de Olivera
Arquiva-se:OLVEIRA, André Luiz de

= Prefixos DE, DE LA, LE VON, MAC, M, D (náo se separa)
Stefan De La Rua

Arquiva-se: DE LA RUA, Stefan

Observaçäo: alguns autores falam que as partículas dos nomes estran-
geiros podem ou náo ser consideradas. O mais comum é consideré-las como
parte integrante do nome, quando escritas com letras malüsculas.

Exemplo:
Esteban De Penedo
Arquiva-se: De Penedo, Esteban

Este material & put integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A,
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4. Giulio di Capri
Arquiva-se: Capri, Giulio di

= Títulos honoriferos, científicos e profissionais liberais:a titulaçäo
únáo faz parte da regra de alfabetaçäo

Presidente Fernando Henrique Cardoso
Arquiva-se: CARDOSO, Fernando Henrique (Presidente)

= Sobrenomes compostos: nesse caso, segue-se uma ideia de subs-
tantivo + adjetivo

André Castelo Branco
Arquiva-se: CASTELO BRANCO, André
Heitor Vila-Lobos

Arquiva-se: VILLA-LOBOS, Heitor

= Grau de parentesco como neto, filho, sobrinho, júnior segue a
ideia acima

Paulo Carlos Filo
Arquiva-se:CARLOS FILHO, Paulo

= Sobrenomes com a palavra Santo, Santa e Sáo náo seseparam
Luciano Santo Cristo

Arquiva-se:SANTO CRISTO, Luciano

Os nomes espanhóis sáo registrados pelo penúltimo sobrenome
que corresponde ao sobrenome da familia do pai

Francisco de Pina de Mello
Arquiva-se: PINA DE MELLO, Francisco de

iu Nomes orientais, Japoneses, chineses e árabes arquivam-se como
se apresentam

UYutang

Arquiva-se: Li Yutang (do mesmo modo)

ma intormagdes wine

5. = Nomes com sobrenome repetido arquivam-se pela ordem alfabé-
tica dos mesmos

Vasconcelos
John Vasconcelos
JeilVasconcelos
Arquiva-se:
VASCONCELOS,
VASCONCELOS, Jil
VASCONCELOS, John

= Empresas: nome de firmas, empresas, instituigóes e órgáos gover
namentais devem ser transcritos como se apresentam

EMBRATEL
Arquiva-se:EMBRATEL

= Empresas com arti

OGlobo
Arquiva-se: Globo (0)

Observaçäo: alguns autores admitem arquivar O Globo exatamente
como se escreve, mas na hora da procura o arquivista procura pela letra G.

1m Títulos de congressos, conferéncias, reuniöes, assembleias deve-
ráo ser arquivados de modo que a numeragäo náo faça parte da
regra de alfabetagäo, e a procura seja feita em ordem alfabética

Segunda Conferéncia de Física
Terceio Congresso de Geofísica
Arauiva-se

Conferéncia de Fisica (Segunda)

Congresso de Geofisica (Terceiro)

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6. Método geografico

E um sistema direto, em que a busca € feta diretamente no documento.
0 preferido quando o principal elemento do documento é a procedencia
ouo local

Método numérico

© principal elemento é o número. Dividido em simples, cronológico e
digito-terminal.

u Método numérico simples: corresponde à atribuigáo de um número
à cada correspondente ou cliente, obedecendo à ordem de entrada
ou registro, sem qualquer preocupacáo com a ordenaçäo alfabética,
Nesse método, quando se anula um registro, este 6 aproveitado para
‘outro arquivamento.

= Método numérico cronológico: nesse caso, além da ordem numéri-
a, deve observar-se a data da producáo do documento. Nesse méto-
do, quando se anula um registro, só se aproveita o número se for na
mesma data

= Método numérico digito-terminal: esse método surge em decor-
réncia da necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande
volume, cujo elemento principal de identificagäo & o número. Os do-
cumentos säo numerados sequencialmente, dispostos em trés grupos.
de dois dígitos cada um, lidos da direita para a esquerda. Exemplo:
524375:

= grupo primärio: 75;
= grupo secundärio: 43

= grupo terciârio:52.

Método ideogräfico ou temätico

Método de ordenagäo que tem por eixo os assuntos presentes, expicita-
mente ou ndo, nos documentos,

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7. 1m Enciclopédico: faz prevalecer a classficacáo pelos assuntos básicos ou
temas que admitem diversas decomposicbes. É muito indicado quan-
do a departamentalizacáo é por processo e existem campos técnicos
bem definidos.

= Método dicionário: despreza a clssificaçäo por assuntos correlatos
em subcampos, procedendo-se apenas rigorosa ordenacáo alfabéti-
ca. E aconselhável para pequenos arquivos.

= Método duplex: utlizado com o estabelecimento de um código nu-
mérico para os diversos títulos e subtitulos de assuntos principais e
correlatos.

u Método de classificagäo decimal: o conhecimento é dividido em 10
classes, e estas podem ser divididas em outras 10 subclasses.

= Unitermo ou indexaçäo coordenada; o método consiste em atribuir
a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem
crescente, de acordo com a sua entrada. Esse número, denominado
número de registro, 6 controlado através de lio próprio, deve seras-
sinalado no documento em local visive e previamente determinado.

Sistemas padronizados

1m Variadex: esse método foi padronizado pela“Remington Rand é con-
siderado uma variaçäo do sistema alfabético, Para um grupo de letras
é definida uma cor associada. O método náo € fix, ou seja, as cores
podem variar de pais para pais.

= Método soundex: método baseado no som das palavras, em fungáo
da pronúncia e da letra inicial, método criado pela lingua inglesa. Bus-
ca de sons próximos e semelhantes.

u Método róneo: conhecido também como método híbrido, é um mé-
todo que está em franco desuso. O seu mecanismo consiste na combi
naçäo do método alfanumérico com o numérico ordinário.

= Método automático: após 1950, as empresas estavam em um novo
momento administrativo e os materais de arquivos tiveram que ter
novas metodologias, ou seja, ser flexiveis para atender a massa docu-
mental que cresceu exponencialmente.

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8. Outro método de arquivamento

u Método de vigéncia contínua: é também conhecido como follow-up.
Tem grande valor para o controle de informaçäo solicitada, encomen-
das de materiais. A sua indicaçäo 6 recomendada quando se precisa,
entre outras coisas, evitar o procedimento errado de muitos chefes,
que prendem documentos importantes em seu poder.

Resolugáo de questóes

1. (BNDES) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método nu-
mérico simples, a preocupagäo inicial recai somente na atribuisáo de
nümeros à cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas
à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1 - Alba
Santos Silva; 2 - Bárbara Assungäo; 3 - Banco Nacional do Desenvol-
vimento Económico e Social 4 - Alcedo Costa; 5 - Ricardo Alves; e 6
= Banco do Brasil. Como se observa, essa é a ordem em que os docu-
mentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recupera-
ao dos documentos, 6 necessärio elaboraro indice alfabético remissi-
vo, que é a seguinte sequénc

a) 1,2,3,4,5,6,
b) 1,4,6,2,3,5.
4 364521
d 526,341
e) 654321
Soluçäo:
Colocando os nomes segundo as regras de alfabetaçäo, temos:
1 Alba Santos Silva - Santos Silva, Alba
2- Bárbara Assuncáo - Assungdo, Bárbara

3 - Banco Nacional do Desenvolvimento Económico e Social - Banco
Nacional do Desenvolvimento Económico e Social

4- Alcedo Costa - Costa, Alcedo

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9. 5 Ricardo Alves - Alves, Ricardo
6 ~ Banco do Brasil Banco do Brasil
Gabarite: 0

2. Osmétodos de arquivamento dicionário ee
considerados

iclopédico sáo métodos

a) básicos e geográficos.
b) padronizados eideogräficn.
©) alfabéticos e herarquizados.
4) afabéticos eideográficos.
e) básicos enuméricos

Solugáo:

O método dicionário é considerado alfabético, e o enciclopédico €
ideogréfico.

Gabarito:D
3. Qual o método que combina letras e cores?
a) Cobrex.
b) Soundex.
©) Vaviadex
4) Visualex
©) Alfacors.
Solugäo:
O método que combina letras e cores € vaiadex.
Gabario:C
4. Sáoexemplos de métodos de arquivamento numéricos eideogrfcos
a) numérico simples e unitermo,

b) unitermo e digito-terminal.

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10. ©) duplexe indexaçäo desordenada.
4) cronológico e decimal

e) decimal e unitermo.

Soluçäo:

O método decimal é um método numérico, e o unitermo é um méto-
doideográfico.

Gabarito: E

Guarda de documentos

Instalagöes

arquivo deve er localizado próximo dos escrtérios administrativos € téc-
nicos, possibiltando que a busca seja rápida. Por motivo de segurança, deve
ficar afastado de canos e esgotos. Quanto ao modo de armazenar os docu-
mentos, deve haver fexiilidade do sistema de arquivamento, com arquivos
verticals horizontas, gavetas, mesas adaptadas e estantes Para a conservagáo
dos documentos, deve haver luz ehigienizagäo adequada e controle dos fato-
res físicos, químicos e biológicos que possam afetar a massa documental.

1 lluminagáo: o arquivo exige bastante luz, convindo, de preferéncia,
banhado pela luz solar, a qual além de iluminar adequadamente, traz
‘outras vantagens, como higienizar o ambiente de trabalho. Entretanto,
0 excesso de luz pode gerar a queima do papel do material de arqui-
vo, Se possivel, utilizar método de iluminado indireta para iluminar 0
ambiente,

= Arejamento: deve-se procurar ventilagäo natural, constante, ou util
zar processos auxiliares de ventlaçäo artificial, se necessári.

u Higienizagáo: necessitam de uma higienizaçäo perfeit, vigiláncia e
desinfecçäo continuadas.

= Disposigäo (layout) ao planejar 0 arquivo, o técnico deve considerar
uma flexibilidade do sistema de arquivamento: arquivos verticais, ar-
quivos horizontais, gavetas de mesas adaptadas - arquivamentos, es-
tantes para arquivo inativo.

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11. Preservacáo/conservacáo/restauracáo
de documentos

Fatores químicos

Valor do ph grau de concentraçäo de fons de hidrogénio num suporte.
E expresso numa escala logarítmica de 0a 14, sendo 7 0 ponto neutro. Os
valores acima de 7 caracteizam o estado alcalino, eos inferiores a acidez.

Fatores físicos

Luz solar, infravermelho que agridem as fibras do papel, umidade relativa
doar, variagäo de temperatura.

Fatores biológicos

Evitar poeira, higienizar o lugar com ventilaçäo para evitar o acúmulo de
poeira e alergias, para quem manuseia a massa documental, ventilagáo e ar
condicionado, para evitar aparecimento de fungos, bactérias e insetos que
degradem o material de arquivo.

Principais operacóes de conservacáo
de documentos

Restauraçäo

Exige do profssional da área conhecimento dos papéise tintas emprega-
dos. O método objetiva aumentara resisténcia do papel ao envelhecimento
natural e às agressöes externas do ambiente (mofo, pragas, manuseio etc
Conjunto de procedimentos específicos para recuperago reforço de docu-
mentos deteriorados e danificados.

Banho de gelatina
Esse método consiste em mergulhar o documento em gelatina ou col,
obitivando aumentara resistencia do documento, no prejuicando a vist

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12. bilidade e flexibilidade, proporcionando a passagem dos raios ultravioletas
einfravermelhos.

Alisamento

Esse método consiste em colocar os documentos em bandejas de ago
inoxidável, expondo-0s à aco do ar e com umidade variando de 90 a 95%,
por um período de uma hora, em uma cámara de umidificacáo; posterior-
mente, será passado a fero folha por folha, em máquinas eltricas.

Desinfestagáo

€ o combate aos insetos através da fumigagäo, que consiste em urizar
‘uma substáncia química de modo que venha a garantir a integridade do
papel eda tinta sobre sua açäo.

Encapsulagáo

Processo de preservagäo no qual o documento € protegido entre folhas
de poliéster transparente, cujas bordas sio seladas.

Desacidificagáo

Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7,
com vistas sua preservaçäo.

Laminaçäo

Proceso de rsturcho que consiste no refrge de documentos dete
rondes ou ges colocando os entre olhas de papel de baa gramatur,
trades por adesr natural semisinático ou ttc, por melo de dere
tes técnicas manuals ou mecca.

Silking

Esse método utiliza tecido - crepeline ou musseline de seda - de grande
durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido afeta suas qua-

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13. lidades permanentes, Tanto a legibilidade quanto aflexibilidade, a reprodu-

40 e 0 exame pelos rios ultravioletas e infravermelhos säo pouco prejudi-
cados" (PAES, 2005).

Resolucáo de questóes

1. Aconservaçäo adequada dos documentos serve para preservé-los por
mais tempo, além de disponibilizá-os aos consulentes sem maiores
preocupaçôes. Acerca do assunto, assinale a assertiva incorreta.

a) Näo umedega o dedo com a saliva para vrar as páginas de um I
vro, Isto pode afetar a sua saüde, além de provocar o desenvolvi-
‘mento de micro-organismos na documentaçäo.

b) Tintas e grafites podem causar danos à documentaçäo, manchan-
do, causando riscos, perfuracóes ou rasgos.

e) Utilizar aparelhos de ar-condicionado, pelo menos durante o dia,

4) Evite cópias xerox de documentos. À luz ultravioleta causa danos
cumulativos irreversiveis, e o manuseio provoca dobras e rasgos
nas lombadas.

e) O ar seco e a temperatura enfraquecem o papel, e esta provoca
mofo.

Soluçäo:

Aaltemativa C a única incorreta, pois, caso o ambiente tenha venti-
laçäo natural adequada, nao é necessärio ar-condicionado,

Gabario:C
2. Säo consideradas operagóes de conservagdo,exceto
3) banho de gelatina.
b) restauro.
©) limpeza,
4) desinfestagäo.
©) alisamente

‘te material pate Intogrante do acervo do IESDE BRASILS.A,
mal informa wende com br

14. Soluçäo:

Alimpezanäo éuma operaçäo de conservaçäo, mas sim uma prática à
ser mantida.

Gabarito:C

3. Uma das operagóes de conservaçäo exige conhecimento profundo
dos papéis € tintas empregados, que é

a) orestauro.
b) adesinfetizacáo.
9 alimpeza,

4) oalisamento.
e) aespecializacáo.
Solucáo:

Pararestaurar documentos, é imprescindivel que o profissionalconhe-
a profundamente os papéls e tintas empregadas, para que possa rea-
lizar procedimentos de recuperacáo adequados,

Gabarito: A

4. Acerca das instalagóes e localizagáo dos arquivos, a única alternativa
errada 6:

a) a localizagáo dos arquivos correntes deve ser próxima dos escritó-
rios administrativos e técnicos.

bb) a luz deve ser forte no local do arquivo para iluminaçäo do am-
biente e da documentagáo,

e), verificarse no local do arquivo náo passam canos ou esgotos, pois
sua ruptura pode gerar perda dos documentos.

) verificar a higienizaçäo do ambiente.

e) conseguir ventilagáo natural constante.

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15. Soluçäo:

A luz deve ser adequada, pois, se for forte demais, pode danificar as
fibras do papel

Gabarito: 8
5. (BR Distribuidora) Para recuperarmos documentos danificados ou ata-
ados por pragas, temos algumas técnicas arquivítica, indique a que

apresenta a característica a utlizagäo de tecidos (crepeline ou musse-
line de seda) de grande durabilidade:

a) desinfestacáo.
b) banho de gelatina,
©) tecido,
d) siling.
e) laminagáo mecanizada.

Solugäo:
O método que utlizatecidos & 0 siking.
Gabarite: 0

6. (TRE/MS Técnico Judiciário - FCC) Alongevidade de documentos em
suporte papel supôe açôes preventivas, como

2) 0 emprego de tintas ferrogalicas.
b) aexposigéo’ luz natural do Sol
© ouso constante de fungicidas.
4) amanutençäo do pHneutro.

e) areenfbragem ea laminaçäo.

Solugäo:

A durabilidade do papel é aumentada quando se mantém o pH neutro
(próximo a7).

Gabarito: 0

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16. Dica de estudo

MARIANO, Fabricio. Arquivologia para Concursos, Rio de Janeiro: Academia,
2010.

Referéncias

BELLOTTO, Heloisa Liberali, Arquivos Permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: FGV, 2004,

DDISPONIVEL EM: <wnnwsigaarquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20
mensuraca0%20de% 20documentos%20textuais pdf. Acesso em: 15 jan, 2010.

DICIONARIO de Termos Arquivisticos: subs!
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.

para uma terminología brasileira,

FARIA, A. Nogueira de. Organizaçäo de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.
AES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática, Rio de Janeiro: FGV, 2005.

SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: principios e técnicas. Rio de
Janeiro: FGV, 2005.

Este material & put integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A,
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17. ‘te matr parte integrante do acervo do ISDE BRASIL S.A,
ma intormagdes vont com.