Minicurso de arquivo

Apresentação com definições de arquivo e documento, tipos e classificações de arquivo, importância e formas de arquivar.

1. 1
Minicurso de Arquivo
Projeto Rondon 2014
Operação Portal da
Amazônia
Buritirana -MA

2. Comparação entre Arquivo e Biblioteca
(BELLOTO, 1991)
VARIÁVEIS ARQUIVO BIBLIOTECA
Tipo de suporte Manuscristos impresso, audiovisuais,
exemplar único
Impressos manuscritos, audiovisuais,
múltiplos exemplares
Tipo de conjunto Fundos; documentos unidos pela
origem
Coleção; documentos unidos pelo
conteúdo
Produtor Máquina administrativa Atividade humana individual ou
coletiva
Fins da produção Administrativos; jurídicos; funcionais;
legais
Culturais; científicos; técnicos;
artísticos; educativos
Objetivo Provar, testamunhar Instruir, informar
Entrada dos
documentos
Passagem natural [ou compra] de fonte
geradora única
Compra, doação, permuta de fontes
múltiplas
Processamento técnicoRegistro; arranjo; descrição: guias,
catálogos, etc.
Tombamento; classificação;
catalogação: fichários [ou
computador]
Público Administrador e pesquisador Grande público e pesquisador

3. 3
Arquivologia
Conjuntometódicoeorganizadodepráticas
destinadasaclassificar,ordenareconservartodos
osdocumentosrelevantesparaaatividadedeuma
organização.
Asfinalidadesbásicasdoarquivosão:aescolha
adequadadesuportesmateriaisdecomunicação
(livros,filmes,discos,jornais,etc.)ededocumentos
contendoregistrosdedadosouinformações,asua
conservaçãoesegurançaeasuadisponibilização
paraconsulta.

4. 4
O documento na empresa
Dadoqueaempresaapresentaatravésde
documentososfatosrelativosàsuaatividade,estes
constituemasuamemóriaeumfatorimportante
paraasuaeficiência.
Odocumentoéumregistroquereproduzou
representa,umacoisaouumapessoa,podendo
servirdemeiodeprovaoudeconfirmaçãodeum
acontecimento,situaçãoouocorrência.
Habitualmenteescrito,podetambémteroutro
suportematerialalémdopapel–registroem
disquete,CD,pendrive,microfilme,etc.

5. 5
Funções do documento
Representaçãodeumfatoousituação;
Conservação(subsisteposteriormenteaofatoque
lhedeuorigem).
Destasfunçõesresultaaseguinteclassificação:
Documentos detransmissão(informaçãoa
transmitir)
Notasdeencomenda,guiasderemessa,faturas,...
Documentosdeposição(informaçãoaconservar)
Fichasdeclientesefornecedores,contas-
correntes,documentosderegistroscontabilísticos,
...

6. 6
O arquivo e a informação
Asempresastêmnecessidadederecolher
ordenadamenteosdocumentosquecontêm
registrosdedadoseinformaçõesde
interesse,garantindoasuaconservaçãoe
assegurandoasconsultasprovenientesdos
seusdiversossetores.
Essa recolha, conservação e consulta são
asseguradas pelo arquivo.

7. 1.Quanto às entidades mantenedoras
•Públicos: Federal / Estadual / Municipal;
•Institucionais: Institutos educacionais /
Entidades Religiosas / Sociedades,
Associações, Fundações, ONGs;
•Comerciais (Privados):Empresas /
Corporações / Companhias;
•Familiares ou Pessoais
Classificação dos arquivos

8. 2.Quantoaoestágiodaevolução
•PrimeiraIdadeouCorrente:documentosde
consultafrequente,produzidosourecebidos,
conservadospróximoedefácilacesso;
•SegundaIdadeouIntermediário:documentos
nãoconsultadoscomfrequência,masquepodem
serutilizados;nãoprecisamserconservados
próximo;têmcaráterdepermanênciatransitória;
•TerceiraIdadeouPermanente:documentos
conservadosemrazãodevalorhistórico,
probatórioouinformativoparaopassado;têm
caráterdefinitivo
Classificação dos arquivos

9. 3.Quantoàextensãodaatuação
•Operacionais:documentoscujosprocessosde
trabalhoaindanãoseconcluíram(arqs.
Correntes);
•Setoriais:atreladosaosórgãosoperacionais
(arqs.Correntes/Intermediários);
•CentraisouGerais:locaisparadestinação
finaldosdocumentoscorrentes/intermediários
(arqs.Permanentes).
Classificação dos arquivos

10. 4.Quantoànaturezadosdocumentos
•Especial:guardadosdocumentossegundoo
formatofísicoousuporte;
•Especializado:guardadosdocumentos
segundoumaespecialidade,independentedo
formatoousuporte.
Classificação dos arquivos

11. 11
Arquivos Públicos
TorredoTombo(arquivocentralparaonde
sãotransferidososdocumentosdoEstadoe
dasAutarquias);
Alameda Universidade, 1649-010 Lisboa, Portugal

12. 12
Arquivos dos Ministérios (Imprensa Nacional
-Casa da Moeda, Tribunal de Contas, ...);

13. Arquivos Distritaise Municipais;
Arquivos Particulares (Misericórdias,
Hospitais, Igrejas, ...).
13

14. 14
Arquivo da empresa
Em termos empresariais, o arquivo
designa:
Oconjuntodetarefasqueanívelindividual,
degrupooudesetor,assegurama
organizaçãosistematizadadainformação,a
suaconservação,oseuacessoeconsulta;
Oconjuntodedocumentosquesão
conservadospelaempresasegundométodos
declassificaçãoeduranteperíodosdetempo
predeterminadospelaleioupelassuas
conveniências.
Olocalondeessesdocumentossão
conservados.

15. 15
Classificação dos arquivos
Os arquivos são normalmente classificados
quanto:
À forma de organização,
À frequência de consulta,
À posição dos documentos
E ao grau de informatização.

16. 16
Quanto à forma de organização
Centralizados–oarquivoencontra-se
normalmentecentralizadonumúnicosetor,
comumaosváriosdepartamentos.
Descentralizados – cada setor,
departamentotemumarquivopróprio,
havendoounãoduplicadosouacesso
informáticodapartedagestão.
Mistos-combinaçãodosdoissistemas.
Existênciadeumregulamentointerno(normasde
funcionamentoeresponsabilidades)
Funcionário
especializado

17. 17
Quanto à frequência de consulta
Ativos–documentosrecentes,relativosa
assuntosemcurso;
Semi-ativos–documentoscombaixoíndice
deconsulta,oudeconsultaperiódica.
Inativosou mortos –contêm
documentaçãoqueporrazõesdeordem
fiscal,jurídicaouhistóricadevemser
conservados,sendoasuaconsultaapenas
feitaemcasosespeciais.

18. 18
Quanto à posição dos documentos
Horizontais –documentos arquivados
horizontalmente,unsaseguiraosoutros,em
estantesouarmárioscomprateleiras(usam-separa
formatossuperioresaoA
4ouemarquivossemi-
ativos/inativos,umavezquesãodedifícilacesso);
Verticais–documentosarquivadosverticalmente
unsapósosoutros,fazendo-seaordenaçãoda
esquerdaparaadireitaedecimaparabaixo(usa-
separadossiers,caixasdecartão,livros,vídeos,
etc.);

19. Vertical
Horizontal
19

20. 20
Quanto à posição dos documentos
Suspensos-documentaçãocolocadaempastas
oubolsasdepapelkraft,dobradoemformadefole,
suspensaspelapartesuperioremclassificadores
quedeslizamnumaestruturametálica.Aspastas
podemapresentarvisibilidadesuperioroulateral,ou
encontrarem-seguardadasemgavetas(arquivosde
processos);
Rotativos-osdocumentossãopresosaum
sistemaquerodaemtornodeumeixo(verticalou
horizontal).Podesercombinadocomoarquivo
suspenso,sendonestecasonormalmente
guardadoemarmáriopróprio.

21. Suspensos
Rotativos
21

22. 22
Quanto ao nível de informatização
Não informatizados ou tradicionais;
Parcial
ou totalmente informatizados.
Ainformaçãochegaàempresasveiculadadeformasmuito
variadas:correionormal,e-mail,fax,imagensemvídeooufixas,
mensagensáudio,etc.
Hátendênciaparafazeroarquivotradicionaldosdocumentos
empapelearquivoeletrônicodamesmadocumentação.As
empresasdevemencontraramelhorsoluçãoparaestasituação.
Microfilmagem

23. 23
Microfilmagem
Oproblemadoespaço,aliadoàsexigênciasda
atuaçãoergonômica,originouanecessidadedeum
processodearmazenamentoqueexigissemenor
volumeparaosarquivoseficheiros,facilitando
simultaneamenteoseuacessoeconsulta.
Amicrofilmageméumprocesso/tecnologiaque
permiteainformatizaçãodainformação(ficheiros
electrônicos,basesdedados,etc.)ena
miniaturizaçãodaspáginasdosdocumentos,livros,
revistas,etc.,emsuportedemicrofilme.

24. 24
Vantagens da microfilmagem
Reduçãodovolumeecompactaçãodainformação;
Localizardeformarápidaumdocumento;
Transmitirainformaçãoparaqualquerterminalou
computadornarede;
Manteratualizadaainformação;
Obtercópiasdeboaqualidadedequalquer
documentoeevitarexcessosdeduplicação;
Procedimentos:fazerback-up’s(manter
duplicadosdainformaçãoarmazenadaparapermitir
asuarecuperação,nocasodefalhadosistema;
acessorestritoepreparaçãoadequadados
utilizadores).

25. 25
Fichas e Ficheiros
Asfichassãodocumentossintéticos,deformatose
disposiçãográficanormalizadosemmaterialconsistente
(cartolina),quepermitemarecolhaorganizadae
sistematizadadainformaçãoessencialdeformaa
facilitarasuaconsulta.
Umficheiroéumconjuntodefichascomomesmo
formatoeomesmotipodeinformação,colocadasnuma
ordempreviamentedeterminadaemcaixa,gavetaou
móvelpróprio.

26. 26
Tipos de fichas
Estáticas–contêmelementosque
nãosedestinamasofrer
alterações(fichasdebibliotecas);
Dinâmicas–empermanente
atualização(fichasdearmazém);
Cegas–asquesecolocam
sobrepostasouumasatrásdas
outras,ficandoapenasvisívela1ª;

27. Tipos de fichas
Parcialmentevisíveis–asque
permitemavisibilidadedo
título/outroselementosimportantes
queénecessáriodestacar;
Comsinalizadores-asquesão
acompanhadasdeseparadores,
indicativos, sinalizadores
numéricos, alfabéticos,por
assuntos,etc.
27

28. 28
Tipos de ficheiros
Horizontais -com fichas em posição vertical;
Verticais –em posição vertical;
De consulta direta;
Remissivos –remetendo para outros com
informações mais pormenorizadas;
Tradicionais;
Informatizados.

29. 29
Que tal uns exercícios?

30. 30
O que é?
Conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para
guarda permanente (BRASIL, 1991).
GESTÃO DOCUMENTAL

31. PARA QUÊ?
GESTÃO DOCUMENTAL
planejar e desenvolver atividades,
considerando o capital informacional prévio;
tomar decisões político-administrativas ou
pessoais baseadas em dados acumulados;
atender às necessidades legais e técnicas;
evitar a repetição completa ou parcial de
atividades, economizando recursos materiais e
humanos;
recuperar a história.

32. GESTÃO DOCUMENTAL
racionalização do trabalho
aumento de produtividade;
a recuperação rápida e precisa;
o impedimento do acréscimo indiscriminado
do volume de documentos;
a otimização de seus espaços físicos de
trabalho;
Vantagens:

33. GESTÃO DOCUMENTAL
Vantagens:
o controle do trâmite de processos desde
sua geração até a sua destinação final;
a facilidade de transferência ou eliminação
dos documentos;
a preservação e conservação dos
documentos;
preparo da documentação para a guarda
definitiva ou para a transferência.

34. ARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃO
•Arrumação:metodologiaindividualnão
precisadeProjeto;dispensaoProfissional
habilitadoeoscustossãomenores;
•Organização:metodologiacorporativa
necessitadeumProjeto/Planodeação;as
etapasdetrabalhosãoprogramadas;oscustos
imediatossãomaiores;osresultadossão
satisfatóriosegarantidos;possibilitaa
perpetuaçãodosistemadedocumentação

35. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Métodos: alfabético
numérico
alfa-numérico
geográfico
assunto
e por cores
metodologia que relaciona cores às atividades
desenvolvidas no Setor, permitindo o
gerenciamento visual dos documentos.

36. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
•Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas,
empresas. É um método de acesso direto
•Numérico: é um método de acesso indireto que se
baseia em atribuir códigos numéricos aos
documentos
•Alfa-numérico: utiliza a combinação de números e
letras
•Geográfico: utilizado p/ pesquisas por áreas
geográficas
•Assunto: é o método que indexa o documento por
assunto (problema: interpretação)

37. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
•João Barbosa Pedro Álvares Cabral
Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares
•Sobrenomes iguais:
Anibal Teixeira Marilda Teixeira
Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda
•Artigos e preposições a, o, d’, da, um …
Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade
Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’
Regras de alfabetação

38. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
•Sobrenomes com grau de parentesco:
Antônio Almeida Filho Paulo Ribeiro Neto
Almeida Filho, Antônio Ribeiro Neto, Paulo
•Empresas :
Embratel A ColegialUniversidade Federal do Maranhão
Colegial (A) Embratel Universidade Federal do Maranhão
Regras de alfabetação

39. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
•Documentos geográficos –principal elemento a ser
considerado é a procedência ou o local:
-Nome do estado, cidade e correspondenteas pastas
são guardadas em ordem alfabética pela cidade.
.Correspondência com outros países:
-país, capital e do nome do correspondenteas demais
cidades serão albfabetadas em ordem alfabética, após as
respectivas capitais dos países a que se referem.
Regras de alfabetação

40. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
•Documentos geográficos
-Nome do estado, cidade e correspondente
Estado Cidade Correspondente
Amazonas
Amazonas
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
São Paulo
São Paulo
Manaus (capital)
Itacoatiara
Rio de Janeiro (capital)
Campos
São Paulo
Lorena
Sobreira, Luísa
Santos, Antônio J.
Rodrigues, Isa
Almeida, José de
Corrêa Gilson
Silva, Alberto
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

41. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS
DOCUMENTOS
•Correspondência com outros países:
-país, capital e nome do correspondente
País Cidade Correspondente
França
França
Portugal
Portugal
Portugal
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
Silva, Aurélio
Vadim, Roger
Pereira, José
Albuquerque, Maria
Ferreira, Antônio
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

42. ATIVIDADE
Nomes Pessoais
WadenilsonGonçalves Santos
Zaira Cardoso Nunes
José de Maria de Oliveira
Laineda Silva
Márcio Santos Júnior
Marcelo Cardoso Neto
Ananias Figueiredo
Amanda Figueiredo
Vitória Albuquerque
Vitor Albuquerque
Nomes Pessoais
Santos, WaldenilsonGonçalves
Nunes, Zaira Cardoso
Oliveira, José de Maria de
Silva, Laineda
Santos Júnior, Márcio
Cardoso Neto, Marcelo
Figueiredo, Amanda
Figueiredo, Ananias
Albuquerque, Vitor
Albuquerque, Vitória

43. POR QUE IMPLANTAR UMA POLÍTICA DE
RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ?
ALA DOS
GUARDADORES
OBCECADOS
Fazer cópias para não
perder o controle
ALA DOS
OBCECADOS
DESCARTANTES
Ganhar trofeu por jogar
papel fora

44. -Reduçãoda massadocumental
-Racionalizarcustos(reduzircustos)
-Melhorarmazenamento(espaçofisico+
mobiliário)
-Melhororganização
-Permitea informatização
-Possibilitapesquisarápida
-Evitaextraviode documentos
-Garantea preservaçãodos
documentosde valor
-Aproveitamentodos recursoshumanos,
tecnológicos, etc.
POR QUE IMPLANTAR UMA POLÍTICA DE
RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ?

45. É um instrumento que define critérios de seleção de
documentos para fins de armazenamento
disciplinado, visando o aproveitamento racional de
todas as potencialidades que um acervo arquivístico
apresenta, enquanto fonte de informações
administrativas, gerenciais ou históricas que
compõem a trajetória da Organização.
TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL
O QUE É?

46. Exemplo de TTD
46

47. TTD –ELABORAÇÃO
1. Passo: Coleta de Informações
Preencher a “Ficha de Análise Documental”:
-registrar informações sobre cada documento
-referenciar os prazos legais ou de validade
Detalhar as informações sobre cada documento
através:
-entrevistas e levantamento do acervo documental

48. TTD –ELABORAÇÃO
2. Passo: Consolidação das Informações
O Documento é analisado nos aspectos legais,
fiscais, tributários etc;
Registrado na “Ficha de Análise Temporal”;
Formação da TTD (digitada para apreciação e
validação)

49. TTD –ELABORAÇÃO
3. Passo:Aprovação
Apresentação do primeiro formato da TTD;
Reunião para discussão e aprovação por
área;
Reunião para homologação com assinatura
pelo responsável...
Guardar uma cópia assinada.

50. TTD –ELABORAÇÃO
4. Passo:Formatação final
Registro em formato de tabela ou informatizado
dos Documentos Gerados nas diversas áreas:
-Pessoal, Contábil, Administrativa etc.
Descrição / Definição dos Documentos:
-Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica;
-Por setor/departamento;
-Por tipo, etc.
Referência da Legislação:
-Tributária, fiscal, trabalhista etc.

51. TTD -ELABORAÇÃO
5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento
Estabelecer Procedimentos para:
Utilização (Usuário):
-Consulta, Descarte, Segurança etc;
Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar):
-Manutenção;
-Formatação

52. TTD -Aplicação
A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu
crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE

53. TTD -Modelo
53

54. NORMAS E LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICA
•ISAD (G)–Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística
Serve para elaboração dos instrumentos de
pesquisa
•ISAAR (CPF)–Norma Internacional de Controle
de Autoridade para Corporações, Pessoas e
Famílias
NORMAS
Serve para elaboração das entrada
(cabeçalhos) das descrições dos instrumentos
de pesquisa

55. NORMAS E LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICA
LEGISLAÇÃO
•LEI 8.159/1991
•DECRETO 4.553/2000
•LEI 8.264/2005
Âmbito
Federal
Âmbito Estadual
Estesdocumentosregulamasdisposições
sobrearquivonasesferasfederaleestadual

56. ORGANIZAÇÃO DE
ARQUIVOS DIGITAIS
Relatórios
Correspondências
Projetos
Atas de reuniões
Fotografias
Atos
(deliberações,
portarias,
instruções)
Manuais
Boletins
Informativos em
websites
56

57. ORGANIZAÇÃO DE
ARQUIVOS DIGITAIS
Como
evitar esse
tipo de
situação?
57

58. CONSIDERAÇÕES
Produzidos
de forma
completa
58

59. CONSIDERAÇÕES
Armazenados
de forma a
serem
acessados
com
facilidade.
59

60. CONSIDERAÇÕES
Ter segurança
para não serem
corrompidos
60

61. CONSIDERAÇÕES
61
Avaliados para
armazenamento
temporário ou
permanente.

62. CONSIDERAÇÕES
62
Arquivos
Duplicados
Perda de
Documentos
Multiplicidade
de Versões

63. INSTRUÇÕES BÁSICAS DE
GESTÃO DE ARQUIVOS
DIGITAIS
63
1°-Organização de Diretórios
2°-Organização de Subpastas
3°-Nomenclatura de
Documentos
4°-Salvar Documentos

64. ORGANIZAÇÃO DE
DIRETÓRIOS
64
Secretaria do
Meio
AmbienteSecretaria da
Saúde
Secretaria do
Transporte
Secretaria da
Educação

65. ORGANIZAÇÃO DE
SUBPASTAS
65
... ...
...
Secretaria
da
Educação
Pautas
2012 2013
Atas
2012 2013
...
...
...

66. NOMENCLATURA DE
DOCUMENTOS
66
Ao produzir o documento, nomear as
versões e/ou minutas, utilizando o mesmo
padrão para nomes que representem o seu
conteúdo/atividade.
Ex.: Ata015_10-07
Ata017_20-07

67. SALVAR DOCUMENTOS
67
I) Ao salvar uma versão ou minuta do documento:
Utilize letras minúsculas e identifique versões de
um mesmo documento através de indicações
padronizadas, ao final de seu nome, como v1, v2,
v3 para evitar eliminações indevidas.
Ex: Formulario_v1 ..._v2 ..._v3

68. SALVAR DOCUMENTOS
68
II) Ao salvar o documento finalizado: salve-o
em extensão que assegure a
impossibilidade de sua alteração, tanto no
conteúdo quanto na forma (.PDF).