minutes-of-meeting.pptx. ( pulong)

MINUTES OF MEETING

1. KATITIKAN NG PULONG

2. KATITIKAN NG PULONG Ang pulong ay mababalewala kung hindi maitatala ang napag usapan o napagkasunduan . ang opisyal na tala ng isang pulong ay tinatawag na katitikan ng pulong na kalimitang isinasagawa ng pormal obhetibo at komprehensibo . ang katitikan ng pulong rin ay maaaring magamit bilang "prima facie evidence" sa mga legal na usapin 2

3. 3 SAYSAY AT GAMIT NG KATITIKAN NG PULONG

4. MAHAHALAGANG BAHAGI NG KATITIKAN NG PULONG 4

5. 5 1. Paunang Pagpaplano – Ang maayos na plano bago ang pulong ay nakakatulong para maging malinaw at organisado ang takbo nito . Dito tinutukoy ang agenda, iskedyul , oras , lugar , mga usaping may prayoridad , at inaasahang mosyon o desisyon upang mas maging epektibo ang pagpupulong .

6. 6 2. Pagrekord ng mga Napag-usapan – Bago magtala , alamin kung alin sa mga usapin ang mahalagang maisama sa katitikan . Itala ang iskedyul at oras , tala ng mga dumalo at di dumalo , mga naging resulta ng desisyon , mga hakbang na isinagawa , at mga bagong usapan . Hindi kailangang isama ang maliliit at di mahalagang detalye .

7. 7 3. Pagsulat ng Napag-usapan o Transkripsyo n – Agad isulat ng kalihim ang mahahalagang impormasyon matapos ang pulong batay sa notes o recording. Siguraduhing malinaw at kumpleto ang desisyon , mosyon , at hakbang , gumamit ng tamang panahunan , at iwasan ang pagbibigay ng personal na opinyon .

8. 8 4. Pamamahagi ng Sipi ng Katitikan – Responsibilidad ng kalihim na ipamahagi ang aprubadong kopya ng katitikan sa mga opisyal ng samahan . Siguraduhing naipasa ito sa tamang oras gamit ang hard copy, e-copy, o shared file para madaling ma-access ng lahat.

9. 9 5. Pag- iingat ng Sipi o Pagtatabi – Mahalaga ang pagtatabi ng kopya bilang opisyal na rekord ng organisasyon . Ito ay nagsisilbing sanggunian sa mga nakaraang desisyon at hakbang , at nakatutulong sa pagsubaybay sa pag-unlad ng samahan .

10. 10

11. HEADING - naglalaman ng pangalan ng kompanya , samahan , organisasyon o kagawaran . makikita din dito ang petsa at lokasyon at oras ng pagsisimula ng pulong 11 1

12. MGA KALAHOK O DUMALO- dito nakalagay ang mga nanguna sa pagpapadaloy ng pulong at pangalan ng lahat ng dumalo 12 2

13. PAGBASA AT PAGPAPATIBAY NG NAGDAANG KATITIKAN NG PULONG - dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng pulong ay nag patibay o may mga pagbabagong isinagawa sa mga ito 13 3

14. ACTION ITEMS O USAPING NAPAGKASUNDUAN- dito makikita ang mahahalagang tala hinggil sa paksang tinalakay kasama sa bahaging ito ang mga hindi pa natapos o nagawang proyektong bahagi ng nagdaang pulong 14 4

15. PABALITA O PATALASTAS- hindi ito laging makikita sa katitikan ng pulong ngutin kung mayroon mang pabalita o patalastas mula sa dumalo ay maaring ilagay dito 15 5

16. ISKEDYUL NG SUSUNOD NA PULONG- nakatala sa bahaging ito kung saan gaganapin at kailan ang susunod na pulong 16 6

17. PAGTAPOS- inilalagay sa bahaging ito kung anong oras nag wakas ang pulong 17 7

18. LAGDA - mahalagang ilagay sa bahaging ito ang pangalan ng taong kumuha ng katitikan ng pulong at kung kailan ito isinumite 18 8

19. MGA DAPAT GAWIN NG TAONG NAATASANG KUMUHA NG KATITIKAN NG PULONG 19

20. MGA DAPAT GAWIN NG TAONG NAATASANG KUMUHA NG KATITIKAN NG PULONG ayon kay Bargo (2014), dapat tandaan ng sinumang kumukuha ng katitikan ng pulong na hindi niya trabahong ipaliwanag o bigyang interpretasyon ang mga napag usapan sa pulong , sa halip ang gagawin nya lamang ay itala at iulat ito . mahalagang ito maging obhetibo at orgnasido rin 20

21. MGA DAPAT GAWIN NG TAONG NAATASANG KUMUHA NG KATITIKAN NG PULONG ayon kay Sudprasert (2014) na " english for the workplace 3) ang kumukuha ng katitikan ng pulong ay kinakailangang : 21

22. 22 HANGGAT MAARI AY HINDI PARTICIPANT SA NASABING PULONG. - hindi madali ang pagkuha ng katitikan ng pulong kaya napaka halaga na ang naatasang kumuha nito ay may sapat na atensiyon sa pagtatala . 1

23. 23 UMUPO MALAPIT SA TAGAPANGUNA O PRESIDER NG PULONG- magiging madali para sa kanyang linawin sa tagapanguna ang mga ilang mga bagay na hindi niya lubos maunawaan kapag siya ay malapit rito 2

24. 24 MAY SIPI NG MGA PANGALAN NG MGA TAONG DADALO SA PULONG- mahalaga na malaman kung sino sino ang dumalo sa pulong at maging ang mga liba . 3

25. 25 HANDA SA MGA SIPI NG ADYENDA AT KATITIKAN NG NAKARAANG PULONG - kung hindi naipamahag nang maaga ang adyenda na pag uusapan sa pulong . mahalagang maibahagi ito kasama ang sipi ng katitikan ng nagdaang pulong upang mas maging organisado at sistematiko ang daloy ng pulong 4

26. 26 NAKAPOKUS O NAKATUON LAMANG SA NAKATALANG ADYENDA- bilang kalihim mahalagang mabantayan lahat ng tinatalakay na paksa sa pulong ay yaon lamang kasama o nakasaad sa adyenda upang hindi masayang ang oras 5

27. 27 TIYAKING ANG KATITIKAN NG PULONG NA GINAGAWA AY NAGTATAGLAY NG TUMPAK AT KUMPLETONG HEADING- kailangang malinaw na nakatala ang pangalan , samahan o organisasyon , petsa , oras at lugar ng pulong 6

28. 28 GUMAMIT NG RECORDER KUNG KINAKAILANGAN- makatutulong ng malaki kung gagamit ng recorder kung may puntos na nais balikan 7

29. 29 ITALA ANG MGA MOSYON O PORMAL NA SUHESTIYON NANG MAAYOS- ang mga mosyon o mga suhestiyong nabanggit sa pulong at sinusugan ng iba pang kasapi at dapat maitala ng maayos sa katitikan ng pulong . 8

30. 30 ITALA ANG LAHAT NG PAKSYA AT ISYUNG NAPAGDESISYUNAN NG KOPONAN- mahalaga na matala lahat ng paksa at isyu gaano man ito kaliit o kalaking bagay 9

31. 31 ISULAT O ISAAYOS AGAD ANG MGA DATOS NG KATITIKAN PAGKATAPOS NG PULONG- ang pag oorganisa at pagsusulat ng katitian ng pulong ay dapat na maisagawa agad upang hindi makaligtaan 10

32. 32 TATLONG URI NG ESTILO SA PAG SULAT NG KATITIKAN NG PULONG

33. Sa ganitong uri lahat ng detalyeng napag usapan sa pulong ay nakatala . maging ang pangalan ng nagsalita o tumalakay sa paksa . ULAT NG KATITIKAN 33

34. Uri na mahahalagang detalye lamang ng pulong ang isinasalaysay at maituturin na ligal na dokumento SALAYSAY NG KATITIKAN 34

35. Nakasaad lamang sa katitikan na ito ang lahat ng isyung napag kasunduan ng samahan lamang . RESOLUSYON NG KATITIKAN 35

36. Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong 36

37. Bago ang Pulong • Magpasiya kung anong paraan ng pagtatala ng katitikan ang iyong gagamitin . • Tiyaking nasa maayos na kondisyon ang kasangkapan na gagamitin . • Gamitin ang adyenda para gawin ang balangkas ng katitukan ng pulong nang mas maaga . Makakatulong dito ang paglalaan ng espasyo sa bawat paksa . 37

38. Habang Isinasagawa ang Pulong • Magpaikot ng listahan ng mga taong kasaMa sa pulong at hayaang lagdaan ito ng bawat isa. • Kilalanin ang bawat isa upang mas mapadali angpagkilala sa kung sino ang nagsasalita sa oras ng pulong . • Itala kung anong oras nagsimula ang pulong 38

39. Habang Isinasagawa ang Pulong • Itala lamang ang mga mahahalagang ideya o puntos . Tandaan na ang katitikan ng pulong ay isang opisyal at legal na dokumento ng isang samahan o organisasyon . • Itala ang mga suhestiyon o mosyon , pangalan ng taong nagbanggit , ang mga sumang ayon at ang resulta ng botohan . 39

40. Habang Isinasagawa ang Pulong •Itala ang mga mosyong pagbobotohan at pagdedesisyunan sa susunod na pulong • Itala kung anong oras natapos ang pulong . 40

41. Pagkatapos ng pulong • Maiiging gawin agad ang katitikan ng pulong pagkatapos na pagkatapos habang sariwa pa sa isip ang mga tinalakay . • Itala ang pangalan ng samahan o organisasyon , komite , uri ng pulong at maging ang layunin nito . • Itala ang oras kung kailan ito nagsimula at natapos . 41

42. Pagkatapos ng pulong • Isama ang listahan ng mga dumalo lalo na ang pangalan ng nanguna sa pagpaoadaloy ng pulong . Ilagay ang " Isinumite ni :" kasunod ang iyong pangalan sa katapusan ng katitikan . 42

43. Pagkatapos ng pulong • Basahing muli ang katitikan ng pulong para sa huling pagwawasto nito . • Ipasa ang sipi ng katitikan ng pulong sa kinauukulan o sa taong nanguna sa pagpapadaloy nito . 43

44. “PULONG NA WALANG KATITIKAN, PARANG RELASYON NA WALANG COMMITMENT – WALANG PATUTUNGUHAN” - PANGKAT 3 44

45. 45 MARAMING SALAMAT PO!