OPTIMALISASI PENTAAN DATA ARSIP PBJ MELALUI PEMBUATAN APLIKASI STARDUST .pptx

RANCANGAN AKTUALISAASI

1. Peserta Latsar Golongan III Angkatan V Kelompok 2 Pemerintahan Daerah K abupaten Tanggamus SEMINAR RANCANGAN AKTUALISASI OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP DOKUMEN PBJ MELALUI PEMBUATAN APLIKASI STARDUST (SISTEM TEKNOLOGI ARSIP DIGITAL UNIVERSAL DAN STABIL) PADA BAGIAN PENGADAAN BARANG DAN JASA SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN TANGGAMUS PELATIHAN DASAR CPNS TAHUN 202 4 GOLONGAN III ANGKATAN V KELOMPOK 2 BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PROVINSI LAMPUNG SITI FATIMAH, S.Kom 199 01017 202 504 2 00 3

2. SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN TANGGAMUS Jalan J endral S. Parman No. 1 Kota Agung Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Tanggamus adalah salah satu dari sepuluh bagian yang ada di Sekretariat Daerah Tanggamus yang dipimpin oleh seorang Kepala Bagian dan mempunyai tanggungjawab untuk menyelenggarakan proses pemilihan penyedia barang/jasa di seluruh Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanggamus. BAGIAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

3. SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN TANGGAMUS Bagian Pengadaan Barang dan Jasa adalah "Menjadi Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa yang Tertib , Modern, Berdasarkan Prinsip , Etika , dan Tata Nilai Pengadaan untuk Mendukung Pembangunan yang Optimal, Transparan , Efektif, Efisien , Profesional, Akuntabel, dan Tidak Diskriminatif. MISI (1) Mewujudkan bagian pengadaan barang dan jasa sebagai "centre of excellence“ ( 2) Melaksanakan pengadaan barang dan jasa sesuai peraturan yang berlaku dengan memegang prinsip Efektif, Efisien, Transparan , Terbuka, Bersaing , Adil, dan Akuntabel, serta memegang etika pengadaan (3) Melaksanakan pengadaan barang dan jasa secara modern, berintegritas , profesional, berdedikasi tinggi, dan fokus pada layanan yang tepat, cepat , serta tertib , ( 4) Mengembangkan sistem kerja dan sistem informasi pengadaan yang modern dan terintegrasi , (5) Membangun sumber daya manusia yang berintegritas dan profesional . NILAI ORGANISASI (1) Transparan , (2) Eektif dan Efesien , (3) Profesional, (4) Akuntabel , ( 5) tidak diskriminatif , ( 6 ) A daptif VISI BAGIAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

4. Bagian Pengadaan Barang dan Jasa adalah "Menjadi Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa yang Tertib , Modern, Berdasarkan Prinsip , Etika , dan Tata Nilai Pengadaan untuk Mendukung Pembangunan yang Optimal, Transp A aran , Efektif,Efisien , Profesional, Akuntabel, dan Tidak Diskriminatif. TUGAS POKOK JABATAN FUNGSIONAL PBJ Revieu Dokumen Persiapan Pengadaan Penyusunan dan Penjelasan Dokumen Pemilihan Evaluasi Penawaran Penilaian Kualifikasi Pengadaan Langsung Pengadaan secara “e-purchasing” Negosiasi harga Mengidentifikasi permasalahan penggunaan sistem informasi Menyusun Laporan

5. LATAR BELAKANG Pengarsipan Dokumen PBJ masih dilakukan secara manual atau masih berbentuk kertas sehingga terjadi penumpukan dokumen arsip serta tercecernya arsip tersebut yang dapat mengakibatkan hilang dan rusaknya dokumen arsip . Dokumen tidak tertata sesuai klasifikasi Sulitnya pencarian arsip saat di butuhkan Risiko kehilangan atau kerusakan arsip penting Minimnya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam pengelolaan arsip Digitalisasi arsip menjadi solusi strategis untuk mendukung reformasi birokrasi dan pelayanan publik yang prima.

6. IDENTIFIKASI ISU T idak Adanya SDM Khusus dan SOP Pengarsipan Keterbatasan Produk dan Penyedia di E ‑Katalog Belum Optimalnya Penataan Arsip Dokumen PBJ pada Bagian Barang dan Jasa Setda Tanggamus Keterlambatan / Penundaan Pengajuan RUP Kurangnya Pemahaman Teknis dalam Pengisian RUP

7. NO ISU A P K L KETERANGAN 1 Belum Optimalnya Penataan Arsip Dokumen PBJ pada Bagian Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kaupaten Tanggamus + + + + Memenuhi Syarat 2 Tidak Adanya SDM Khusus dan SOP Pengarsipan + + + + Memenuhi Syarat 3 Kurangnya Pemahaman Teknis dalam Pengisian RUP + + + + Memenuhi Syarat 4 Keterlambatan / Penundaan Pengajuan RUP + - + + Tidak Memenuhi Syarat 5 Keterbatasan Produk dan Penyedia di E ‑ K atalog + - - + Tidak Memenuhi Syarat IDENTIFIKASI ISU DENGAN TEKNIK APKL Keterangan : A: Aktual P: Problematik K: Khalayak L: Layak

8. No Masalah Kriteria Penilaian Total Nilai Peringkat Urgency Seriousness Growth 1 Belum Optimalnya Penataan Arsip Dokumen PBJ pada Bagian Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kaupaten Tanggamus 5 5 5 15 I 2 Keterlambatan / Penundaan Pengajuan RUP 4 3 3 10 II 3 Kurangnya Pemahaman Teknis dalam Pengisian RUP 5 4 4 13 III Adapun perhitungannya menggunakan sklaa likert , yaitu: 1 = sangat kecil/rendah pengaruhnya | 2 = kecil pengaruhnya | 3 = sedang/cukup pengaruhnya 4 = besar/tinggi pengaruhnya | 5 = sangat besar/tinggi pengaruhnya. IDENTIFIKASI ISU DENG A N TEKNIK USG Belum Optimalnya Penataan Arsip Dokumen PBJ pada Bagian Pengadaan Barang dan jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Tanggamus

9. IDENTIFIKASI ISU DENG A N TEKNIK FISHBONE Process People Kurang memahami pentingnya pengarsipan yang baik   Belum Optimalnya Penataan Arsip Dokumen PBJ Pada Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Setda Tanggamus     Arsip dokumen hanya disimpan dan ditumpuk di dalam map yang menyebabkan Arsip Menumpuk tidak rapi     Ruang Penyimpanan Fisik Terbatas   Belum Optimalnya perangkat/alat yang mempermudah proses pengarsipan   System Belum ada SOP Khusus terkait pengarsipan   Surroundings/Evironme n t  

10. GAGASAN PEMECAHAN ISU OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP DOKUMEN PBJ MELALUI PEMBUATAN APLIKASI STARDUST (SISTEM TEKNOLOGI ARSIP DIGITAL UNIVERSAL DAN STABIL) PADA BAGIAN PENGADAAN BARANG DAN JASA SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN TANGGAMUS

11. DAMPAK JIKA ISU TIDAK SEGERA DIPECAHKAN Akses pencarian dokumen lambat dan menghambat proses pengadaan Dokumen semakin menumpuk karena hanya ditumpuk dan simpan didalam map Dokumen bisa rusak , tercecer dan risiko kehilangan dokumen penting

12. RENCANA KEGIATAN KEGIATAN 1 Menyusun rencana kegiatan Aktualisasi . KEGIATAN 2 Menyusun data-data apa saja yang akan di Simpan pada aplikasi STARDUST KEGIATAN 3 Pembuatan Aplikasi STARDUST KEGIATAN 4 Mengumpulkan dan merapikan Arsip dokumen PBJ Tahun 2025 KEGIATAN 5 Melakukan Scanning dan mengunggah hasil Scanning arsip dokumen PBJ dalam bentuk pdf ke dalam Aplikasi STARDUST KEGIATAN 6 Melaksanakan Sosialisasi dan implementasi Aplikasi STARDUST KEGIATAN 7 Evaluasi Hasil Kegiatan

13. PENGUATAN NILAI – NILAI ORGANISASI Professional Dan T ransparan TAHAPAN KEGIATAN Melakukan konsultasi dan Koordinasi kepada Mentor Membuat konsep rencana Aktualisasi Mendapat persetujuan mentor Mendokumentasikan kegiatan OUTPUT Notulen konsultasi Konsep Kegiatan Aktualisasi Surat persetujuan mentor Foto Kegiatan NILAI DASAR BerAKHLAK Akuntabel Kompeten Harmonis Adaptif Kolaboratif KEGIATAN 1 Menyusun R encana Kegiatan Aktualisasi . Berkontribusi pada misi organisasi yaitu membangun sumber daya manusia Pengadaan yang berintegritas dan professional , mewujudkan Bagian pengadaan sebagai Centre of excellence KONTRIBUSI TERHADAP VISI MISI INSTANSI

14. s PENGUATAN NILAI – NILAI ORGANISASI TAHAPAN KEGIATAN Konsultasi dan Koordinasi dengan mentor Menentukan Parameter apa saja yang akan dimasukan kedalam aplikasi STARDUST Menyuusun Parameter Data Mendokumentasikan Kegiatan OUTPUT Notulen Konsultasi Daftar Parameter yang akan dimasukan kedalam Aplikasi STARDUST Dokumen Hasil Penyusunan Parameter Foto s NILAI DASAR BerAKHLAK Berorientasi Pelayanan Akuntabel Kompeten Harmonis Adaptif Loyal Kolaboratif KEGIATAN 2 Menyusun Data- D ata Apa Saja Yang Akan Di Simpan Pada Aplikasi STARDUST Berkontribusi pada misi organisasi yaitu membangun sumber daya manusia Pengadaan yang berintegritas dan professional , mewujudkan Bagian pengadaan sebagai Centre of excellence KONTRIBUSI TERHADAP VISI MISI INSTANSI Transparan Efektif dan E fisien

15. KEGIATAN 3 Pembuatan Aplikasi STARDUST Aplikasi STARDUST dapat meningkatan kinerja personil bagian pengadaan PENGUATAN NILAI – NILAI ORGANISASI TAHAPAN KEGIATAN Konsultasi dan koordinasi kepada mentor membuat Diagram Alur SOP dan Logika Aplikasi Membuat Aplikasi dengan bekerjasama rekanan yang siap membantu OUTPUT Notulen Konsultasi Diagram A lur SOP dan Diagram Alur Aplikasi Tangkapan layar STARDUST Foto kegiatan NILAI DASAR BerAKHLAk Berorientasi Pelayanan Akuntabel Kompeten Kolaboratif Berkontribusi pada Visi bagian pengadaan barang dan jasa Setda Tanggamus adalah menjadi UKPBJ yang berintegritas , profesional,modern , berdasarkan prinsip , transparan , efektif , akuntabel , dan tidak diskriminatif KONTRIBUSI TERHADAP VISI MISI INSTANSI

16. KEGIATAN 4 Mengumpulkan Dan Merapikan Arsip dokumen PBJ Tahun 2025 TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT Mengumpulkan Dokumen Arsip PBJ yang Akan di digitalisasi Mengecek kelengkapan Dokumen tersebut Merapikan Dokumen tersebut sesuai dengan klasifikasinya dan diurutkan sesuai dengan urutan Tanggal Bulan dan Tahunnya Mendokumentasikan Kegiatan NILAI DASAR BerAKHLAK Berorientasi Pelayanan Akuntable Harmonis Kompeten Loyal Arsip Dokumen PBJ Data Terkroscek Arsip Dokumen tersusun Foto kegiatan Berkontribusi pada Visi bagian pengadaan barang dan jasa Setda Tanggamus adalah menjadi UKPBJ yang berintegritas , profesional,modern , berdasarkan prinsip , transparan , efektif , akuntabel , dan tidak diskriminatif KONTRIBUSI TERHADAP VISI MISI INSTANSI PENGUATAN NILAI – NILAI ORGANISASI Mengumpulkan Arsip Dokumen PBJ sesuai dengan nilai Profesional , Akuntabel

17. TAHAPAN KEGIATAN Melakukan Scanning (Proses Digitalisasi ) Melakukan Unggah Data ke Aplikasi STARDUST Mendokumentasikan K egiatan OUTPUT File Arsip Dokumen PBJ berbentuk pdf Data tersimpan di Aplikasi STARDUST Foto Kegiatan Harmonis Adaptif Kompeten Akuntabel NILAI DASAR BerAHLAK KEGIATAN 5 Melakukan Scanning Dan Mengunggah Hasil Scanning Dokumen Arsip PBJ Dalam Bentuk Pdf Pada Aplikasi STARDUST PENGUATAN NILAI – NILAI ORGANISASI Berkontribusi pada Visi bagian pengadaan barang dan jasa Setda Tanggamus adalah menjadi UKPBJ yang berintegritas , profesional,modern , berdasarkan prinsip , transparan , efektif , akuntabel , dan tidak diskriminatif KONTRIBUSI TERHADAP VISI MISI INSTANSI Dengan terkumpulnya dokumen arsip ini dapat mewujudkan layanan menejemen administrasi pada Bagian Pengadaan Barang / Jasa Setda Tanggamus

18. TAHAPAN KEGIATAN Melakukan Konsultasi dan Koordinasi dengan Mentor Membuat Presentasi untuk Aplikasi STARDUST Membuat Daftar Hadir Sosialisasi Mengirim Undangan Sosialisasi melalui WA Melaksanakan Sosialisasi kepada seluruh Pegawai Pengadaan OUTPUT Notulen konsultasi Slide Presentasi Daftar hadir Tangkapan Layar Undangan Sosialisasi Dokumentasi Kegiatan Berorientasi Pelayanan Akuntable Harmonis Kompeten Loyal Adaptif NILAI DASAR BerAKHLAK KEGIATAN 6 Melaksanakan Sosialiasasi dan Implementasi Aplikasi STARDUST PENGUATAN NILAI – NILAI ORGANISASI KONTRIBUSI TERHADAP VISI MISI INSTANSI Dengan dilakukannya Sosialisasi kegiatan dapat mewujudkan pelayanan manajemen administarsi Pada Bagian Pengadaan barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Tanggamus Melakukan evaluasi kegiatan sesuai dengan nilai professional, akuntabel, sinergi, transparan dan inovatif

19. PENGUATAN NILAI – NILAI ORGANISASI Transparan Efektif dan Efisien TAHAPAN KEGIATAN Melakukan Konsultasi Dengan Mentor Menyiapkan Bahan evaluasi Medokumentasikan Kegiatan OUTPUT Notulen Laporan Aktualisasi Foto Kegiatan Akuntabel Kompeten NILAI DASAR BerAKHLAK KEGIATAN 7 Evaluasi Hasil Kegiatan KONTRIBUSI TERHADAP VISI MISI INSTANSI Dengan dilakukannya evaluasi kegiatan dapat mewujudkan pelayanan manajemen administarsi Pada Bagian Pengadaan barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Tanggamus

20. JADWAL KEGIATAN No Kegiatan Minggu Habituasi ke September Oktober 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 Menyusun Rencana kegiatan Aktualisasi                     2 Menyusun data-data apa saja yang akan di Simpan pada aplikasi STARDUST                     3 Pembuatan Aplikasi STARDUST                   4 Mengumpulkan dan merapikan Arsip dokumen PBJ Tahun 2025                     5 Melakukan Scanning dan mengunggah Hasil Scanning Arsip Dokumen PBJ dalam bentuk pdf ke dalam Aplikasi STARDUST                     6 Melaksanakan Sosialiasasi dan Implementasi Aplikasi STARDUST                     7 Evaluasi hasil Kegiatan                    

21. KESIMPULAN STARDUST merupakan solusi tepat untuk mewujudkan pengadaan tanpa kertas yang lebih aman, efisien, transparan, dan dapat di andal kan . Pemanfaatannya relevan dengan tuntutan digitalisasi, mendukung tata kelola pemerintahan yang baik, serta sejalan dengan nilai BerAKHLAK ASN.

22. TERIMA KASIH