Pedoman Administrasi IMM oorganisasi.pptx

Pedoman Administrasi

1. Pedoman Administrasi Isnan Hari Mardika Bidang Kemahasiswaan STIE Ahmad Dahlan Jakarta

2. Isnan Hari Mardika | Bidang Kemahasiswaan STIE AD Jakarta SLIDE 2 Apa Itu Kesekretariatan? Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi. Pedoman Administrasi

3. Isnan Hari Mardika | Bidang Kemahasiswaan STIE AD Jakarta SLIDE 3 Tujuan Kesekretariatan? Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal. Mengamankan rahasia organisasi. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen. Pedoman Administrasi

4. Isnan Hari Mardika | Bidang Kemahasiswaan STIE AD Jakarta SLIDE 4 Fungsi Kesekretariatan ? Mengadakan pencatatan atau  recording  semua kegiatan organisasi . Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi Sebagai alat komunikasi organisasi. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi. Sentral teknologi transfer informasi. Sebagai pusat dokumentasi atau  master file. Pedoman Administrasi

5. Elemen Kesekretariatan Isnan Hari Mardika | Bidang Kemahasiswaan STIE AD Jakarta SLIDE 5 Sekretariat Pengurus Identitas Organisasi Sebuah ORGANISASI harus memiliki basecamp , yang berfungsi sebagai pusat administrasi serta tempat silaturahim, bekerja, dan berkoordinasi antar pengurus & juga perlengkapan standar minimum untuk bisa menjalankan fungsinya . , seperti : Lemari , komputer , peralatan kantor / alat tulis , dll Sebuah sistem tidak mungkin bisa dijalankan tanpa ada manusia yang menjalankannya, termasuk kesekretariatan ini. Sebuah ORGANISASI, sebaiknya memiliki divisi atau biro tersendiri yang SDMnya khusus mengelola sistem kesekretariatan. Biro ini biasanya bersifat internal karena bertugas mendukung kinerja intern organisasi. Identitas organisasi menjadi elemen penyokong eksistensi organisasi . Identitas organisasi merupakan tanda pengenal dasar atau ciri khusus dari suatu organisasi yang membedakannya dari organisasi lain. Biasanya, identitas organisasi direalisasikan dan divisualisasikan dengan sebuah logo/lambang ORGANISASI , papan nama , bendera , stempel , dll .

6. Isnan Hari Mardika | Bidang Kemahasiswaan STIE AD Jakarta SLIDE 6 Mengelola Kesekretariatan? Pengelolaan surat ( baik surat masuk dan keluar , meliputi ; Standarisasi pembuatan Surat masuk dan keluar , Pencatatan dan pendokumentasian surat , dan Penyimpanan surat ) Pengelolaan sarana komunikasi internal pengurus organisasi ( seperti papan informasi/ pengumuman, papan komunikasi, dan buku komunikasi ) Manajemen pengarsipan data dan informasi. Pedoman Administrasi

7. Pengelolaan Sistem Administrasi Organisasi Isnan Hari Mardika | Bidang Kemahasiswaan STIE AD Jakarta SLIDE 7 Sistem pengarsipan/penyimpanan data dan informasi harus dilakukan secara berkesinambungan selama organisasi masih terus berjalan. Kemajuan dan hasilhasil yang telah dicapai oleh organisasi dapat dilihat dari dokumen-dokumen yang disimpan dengan rapi dan baik. Sebaliknya, pengarsipan yang kacau dapat menghambat kemajuan organisasi yang bersangkutan. Hal ini dilakukan sebagai referensi kepengurusan organisasi selanjutnya - Arsip pendirian ORGANISASI ( AD/ART dll) - Proker dan LPJ per periode kepengurusan. - Proposal dan LPJ per kegiatan/ kepanitiaan. - Database pengurus/SDM. - Database pihak eksternal (Donatur dll). - Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk) Manajemen Pengarsipan data dan Informasi Data-data/ D okumen yang D iarsipkan Dalam bentuk dokumen tertulis (hardcopy ), minimal 2, satu buah untuk dipinjam atau dipelajari, sedangkan satu lagi untuk arsip sejati Dalam bentuk softcopy (Flashdisk, CD, dll.), backup CD (lebih tahan lama) & portable harddisk (harddisk yang dapat dibawa-bawa  kecil).

8. Bentuk Surat Isnan Hari Mardika | Bidang Kemahasiswaan STIE AD Jakarta SLIDE 8 Penomoran Surat Nomor : Nomor surat /ORGANISASI/BB/TT Nomor : 001/ IMAKSI / IV /201 7 Ket : Nomor surat = nomor urut surat yang dikeluaarkan ORAGNISASI = Organisasi yang mengeluarkan surat BB = bulan dikeluarkannya surat ( ditandai dgn angka romawi ) TT= tahun penerbitan