Pengelolan dan prosedur arsip Pemerintah.pptx

Kearsipan

1. ARSIP DAN JENIS-JENIS ARSIP H. ASMAN DAYDY, S.Sos

2. Pengertian ARSIP & KEARSIPAN Arsip berdasarkan Bahasa Yunani : Archium , peti untuk menyimpan sesuatu Berdasarkan bahasa latin : Felum ( bundel ) yang artinya tali / benang Bahasa Inggris : yaitu Archive yang berarti warkat Bahasa Belanda : yaitu Archief yang berarti warkat Bahasa Jerman : Archivalen yang berarti warkat

3. A RSIP MENURUT THE LIANG GIE Warkat yang disimpan secara teratur dan terencana karena mempunyai suatu kegunaan , dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan

4. PENGERTIAN KEARSIPAN Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan , pengumpulan , pengaturan , pemeliharaan , dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu , sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah

5. Berdasarkan Bentuk Fisiknya Berdasarkan Masalahnya Berdasarkan Pemilik nya Berdasarkan Sifatnya Berdasarkan Fungsinya JENIS-JENIS ARSIP

6. JENIS ARSIP BERDASARKAN BENTUK FISIKNYA Arsip yang berbentuk lembaran . Contoh : Surat, Kwitansi , Faktur Arsip yang tidak berbentuk lembaran . Contoh : Disket , Flasdisk , Mikro Film, CD

7. Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya Financial Record : Arsip yang berisi catatan mengenai masalah keuangan . Contoh : kwitansi , giro , cek , dan kartu kredit Invetory Record : Arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris . Contoh : Tentang jumlah barang , merek , ukuran dan harga Personal Record : Arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian . Contoh : CV, surat lamaran kerja , absensi , dan surat keputusan Sales Record : Arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan . Contoh : daftar nama agen Production Record : Arsip yang berhubungan dengan masalah produksi . Contoh : tentang jenis bahan baku , alat yang digunakan , kualitas barang

8. Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya Arsip tidak penting , yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi . Contoh : surat undangan , surat pemberitahuan Arsip Biasa , yaitu arsip yang semula penting , akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu . Contoh : surat lamaran kerja , surat tagihan Arsip Penting , yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang , sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh : surat perjanjian dan surat kontrak Arsip sangat penting (vital) , yaitu arsip yang dijadikan alat pengingat selama-lamanya ( bernilai sejarah / ilmiah ). Contoh : naskah proklamasi , surat keputusan hasil penelitian ilmiah Arsip rahasia , yaitu arsip yang han ya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi . Contoh : hasil penilaian pegawai

9. Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya 1. Arsip dinamis , yaitu arsip yang di pergunakan secara langsung dalam perencanaan , penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan administrasi negara. Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut : Arsip aktif : arsip yang dipergunakan secara terus menerus Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun , tetapi kadang-kadang masih diperlukan Arsip inaktif : arsip dinamis yang sudah jarang digunakan 2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan , penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan administrasi negara

10. NILAI GUNA ARSIP Nilai penerangan , yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi , pemberitahuan . Contoh : surat pengumuman Nilai yuridis , yaitu arsip yang digunakan sebagai bahan / alat pembuktian dalam peristiwa hukum . Contoh : akta kelahiran , surat perjanjian Nilai historis , yaitu yang dapat menggambarkan suatu kejadian / peristiwa dari masa lampau . Contoh : teks proklamasi Nilai ilmiah , yaitu arsip yang digunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan . Contoh : hasil karya tulis Nilai guna fiskal , yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan . Contoh : kwitansi dan bukti pembayaran pajak

11. TUJUAN KEARSIPAN Agar arsip terpelihara dengan baik , teratur dan aman Agar mudah ditemukan Kembali Untuk menghemat tempat penyimpanan Untuk menjaga kerahasiaan arsip Untuk menjaga kelestarian arsip

12. Tiga Cara Dalam Penyimpanan Arsip Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan / penyimpanan arsip / dokumen dilakukan secara mendatar , dimana arsip saling bertumpuk pada rak / laci Pengarsipan vertikal , yaitu penempatan / penyimpanan arsip / dokumen dilakukan secara tegak lurus dimana arsip disusun berderet menyamping Pengarsipan Lateral, yaitu penempatan / penyimpanan arsip / dokumen dilakukan secara berdiri dimana arsip disusun berderet menyamping

13. PERALATAN KEARSIPAN Filling Cabinet, Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci Lemari Arsip , Lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai berbagai bentuk arsip Rak Arsip , lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral ( menyamping ) Rotary ( alat penyimpanan berputar ) Stopmap Folio, map yang terdapat daun penutup pada setipa sisinya Map snelhecter , map yang mempunyai penjepit di tengah map Folder, map tanpa di lengkapi dengan daun penutup

14. Guide, lembaran kertas tebal / karton yang digunakan sebagai penunjuk / pemisah dalam penyimpanan arsip Ordner , map besar dengan ukuran punggung sekitar 5cm yang didalamnya terdapat besi penjepit Stapler, alat yang digunakan untuk menyatukan kertas Perforator, alat untuk melubangi kertas / kartu Numerator, alat untnuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen Label, alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder Alat penyimpan khusus

15. Jenis Perlengkapan Kearsipan Kartu indeks , yaitu kartu yang berisi identitas suatu arsip / warkat yang disimpan , gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip . Kartu indeks mencatat informasi tentang : Judul / nama surat Nomor surat Hal surat Tanggal surat Kode surat Kode kartu indeks

16. Pengurusan / Penanganan Surat Langkah-Langkah pengurusan surat masuk : Penyortiran dan penelitian surat , meliputi : Pekerjaan pemisahan dan pengolongan surat dan dokumen berdasarkan jenis dan golongannya Memisahkan antara surat dinas dan surat pribadi Menggolongkan surat dinas berdasarkan keamanan isinya ; surat rahasia , surat biasa , dan surat penting Penyortiran dilakukan sebelum dikirimkan / didistribusikan pada unit yang berkepentingan atas surat tersebut

17. Penyortiran dilakukan sebelum pembukaan sampul surat Surat di teliti menurut sumber surat dan cara pengiriman surat Pembagian surat Setelah surat disortir dan diteliti cara pengirimannya , selanjutnya adalah dengan pembagian surat Pencatat surat Kegiatan dalam pencatatan surat meliputi hal-hal sebagai berikut : Membuka dan membaca isi surat , serta menuliskan pokok surat Memeriksa lampiran , apakah sesuai dengan jumlah lampiran Membubuhkan tanggal dan paraf penerima surat Mengagendakan surat masuk ke dalam buku agenda tunggal atau buku agenda kembar

18. Buku Agenda Suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu tahun . Tiga macam buku agenda: Buku agenda tunggal / campuran : Buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus secara berurutan Buku agenda berpasangan : buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk sebelah kiri dan surat keluar pada halaman sebelah kanan Buku agenda kembar : pencatatan surat masuk dicatat pada buku agenda surat keluar dan surat masuk dicatat pada buku agenda surat keluar

19. Buku Ekspedisi Buku yang dipergunakan untuk mengantarkan surat sekaligus sebagai tanda terima surat Kartu Arsip Kartu yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan , terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing

20. Lembar Disposisi Perintah / instruksi pimpinan secara tertulis dan singkat kepada bawahannya yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk TAKLIK Paraf kecil dari petugas yang bertanggung jawab untuk meneliti surat keluar yang baru di ketik sebelum ditanda tangani oleh pimpinan

21. Kartu Kendali Berfungsi sebagai pencatatan , penyampaian , penemuan kembali sekaligus sebagai alat penyerapan arsip Kartu kendali ada 3 warna : putih , kuning , dan merah

22. Lembar Pengantar Lembar yang digunakan untuk menyampaikan surat sebagai pengganti buku ekspedisi LEMBAR TUNJUK SILANG Lembar isian untuk mencatat surat yang memuat lebih dari satu masalah , sebagai alat penunjuk tempat penyimpanan surat

23. Lemari Pinjam Arsip (Out Slip) Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3 antara lain : Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang disimpan , sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman Lembar ke-3 untuk petugas arsip ( arsiparis ) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan

24. Map Pengganti (Out Folder) dan Buku Arsip Map pengganti adalah jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat , tetapi satu map yang berisikan surat-surat , maka perlu dibuat satu map pengganti dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi . Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip

25. Sistem Abjad Sistem Subjek Sistem Tanggal Sistem Wilayah Sistem Nomor MACAM-MACAM SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

26. SISTEM ABJAD Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan Abjad Daftar klasifikasi dalam sistem abjad dapat diartikan sebagai pengelompokan arsip berdasarkan nama orang/badan/ organisasi secara sistematis dan logis

27. SISTEM TANGGAL Ad alah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari , tanggal , bulan dan tahun

28. SISTEM SUBJEK Adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama masalah / subjek pada isi surat Daftar klasifikasi subjek adalah daftar yang berisi tentang pengelompokkan arsip berdasarkan masalah-masalah , secara sistematis dan logis , serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek , masalah yang dibagi menjadi beberapa tingkatan ; Tingkat I : masalah utama Tingkat II : sub masalah ( masalah yang lebih kecil dari masalah utama Tingkat III : sub-sun masalah ( masalah yang lebih kecil dari sub masalah )

29. SISTEM WILAYAH Sistem wilayah adalah system penyimpanan dan penemuan Kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat . Nama tempat berupa nama kota , nama negara, nama wilayah khusus , dsb Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokkan wilayah menjadi wilayah utama , sub wilayah dan sub-sub wilayah. Wilayah-wilayah disusun berurutan sesuai urutan abjad

30. SISTEM NOMOR Adalah sistem dimana nomor atau angka menjadi pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip Sistem nomor terbagi menjadi 2 system : Sistem nomor dewey Sistem nomor digit

31. Langkah Klasifikasi Arsip Menurut Sistem Nomor Dewey Seluruh arsip dibagi menjadi 10 bagian utama yang diberi nomor ratusan mulai nomor (000-900) Tiap bagian utama dibagi lagi menjadi 10 bagian dan diberi kode puluhan (00-90) Tiap bagian utama dibagi lagi menjadi 20 sub bagian dan diberi kode satuan (0-9)

32. Contoh Sistem Nomor Dewey 1. Lajur Pembagian Utama 000 Personalia Keuangan Pemasaran 300 Produksi 400 Perlengkapan 500 Pendidikan dan Latihan 600 Penelitian dan Pengembangan 700 Perjalanan Dinas 800 Akomodasi 900 Kesejahteraan 700 Perjalanan Dinas 710 Perjalanan Dinas Presiden 720 Perjalanan Dinas Menteri ke Daerah 730 Perjalanan Dinas Pejabat Tinggi 740 Perjalanan Dinas Para Pegawai 750 Perjalanan Dinas Tamu Asing 760 Perjalanan Dinas Gubernur 770 Perjalanan Dinas Anggota DPRD I 780 Perjalanan Dinas Ketua Lembaga Tinggi Negara 790 Perjalanan Dinas Pegawai Keluar Negeri 2. Lajur Pembagian Pembantu

33. 790 0 Perjalanan Dinas Pegawai Keluar Negeri 790 1 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Amerika 790 2 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Singapura 790 3 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Malaysia 790 4 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Thailand 790 5 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Afrika 790 6 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Vietnam 790 7 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Arab Saudi 790 8 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Mesir 790 9 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Prancis 3. Lajur Kelompok Kecil Kode Surat Disimpan Dalam Kode Laci Guide No. Folder PD.P 790.0 700 790 PD.P.A 70.1 700 790 1

34. MENGIMPLEMENTASIKAN SISTEM KEARSIPAN Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

35. Pengurusan dan Pengendalian Arsip Tahapan Penerimaan Surat Hal- hal yang harus dilakukan dalam kegiatan Penerimaan Surat : Menandatangani bukti pengiriman Memeriksa ketepatan alamat yang dituju , jika surat salah harus segera dikembalikan kepada petugas pengirim surat Menyampaikan surat kepada petugas pencatat surat Tahapan Penyortiran Perbedaan antara surat pribadi dengan surat dinas : Sampul surat , sampul surat pribadi tidak ada kepala surat , tidak ada stemple/cap perusahaan , tidak ada nomor surat , sedangkan surat dinas ada salah satunya

36. Alamat luar . Alamat luar surat pribadi ditujukan kepada nama karyawan , bukan jabatan . Surat dinas menggunakan bahasa resmi , ditujukan kepada nama orang yang disertai jabatan dan nama perusahaan Alamat pengirim . Alamat pengirim surat pribadi tertulis hanya nama orang, atau sebutan kekeluargaan . Surat dinas dari nama perusahaan , dan nama orang yang disertai jabatan . Tahapan Pencatatan / Registrasi Tujuan Pencatatan Surat : Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari Untuk mengetahui perkiraan tentang adanya jumlah surat yang diterima setiap hari , setiap bulan dan setiap tahun

37. Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain maupun dibuat oleh perusahaan Agar tertib administrasi Tahap Pendistribusian Adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan tujuan surat 5. Tahapan Penyimpanan dan Penemuan Kembali

38. Pemanfaatan Arsip untuk dapat mengetahui berapa banyak arsip yang diperlukan dapat ditemui , maka dapat digunakan rumus Sistem penyimpanan yang baik , apabila angka kecermatan tidak melebihi dari 0,5% Apabila angka kecermatan mencapai 3% atau lebih , maka mengisyaratkan agar mengadakan perbaikan pengelolaan arsip , yang mencakup system dan prosedur penyimpanan , peralatan yang digunakan , keterampilan petugas , prosedur pemakaian arsip , dan kebijakan pemindahan dan pemusnahan arsip Angka Kecermatan = x 100%  

39. Penyusutan Arsip (Records Disposal) Pengertian Penyusutan Arsip Menurut PP No. 34 Tahun 1979 sebagai berikut : Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI atau BAD Tujuan Penyusutan Arsip Efisiensi dan Efektivitas Pengelolaan Arsip Menjamin tersedianya informasi dan ( arsip ) yang benar-benar bernilai guna Menjamin Keselamatan Bahan Pertanggungjawaban Nasional

40. TEKNIK PENYUSUTAN ARSIP Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Adalah suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanen dan musnah . JRA disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari para pejabat yang memahami benar tentang kearsipan , fungsi dan kegiatan organisasinya . MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

41. Contoh Jadwal Retensi Arsip Golongan Arsip Arsip Usia Arsip Keterangan Aktif Inaktif VITAL 1. Akta Pendirian Perusahaan - - Abadi 2. Akta Tanah - - Abadi 3. Daftar Saham - - Abadi 4. Surat Keputusan - - Abadi PENTING Keuangan 5 Tahun 25 Tahun Dimusnahkan 2. Cek bekas 5 Tahun 25 Tahun Dimusnahkan 3. Surat Perjanjian Sesuai Kebutuhan Sesuai Kebutuhan Dimusnahkan BERGUNA 1. Laporan Tahunan 2 Tahun 10 Tahun Dimusnahkan 2. Neraca 2 Tahun 10 Tahun Dimusnahkan TIDAK BERGUNA Undangan 1 Bulan Dimusnahkan 2. Pengumuman 1 Bulan Dimusnahkan MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

42. TEKNIK MEMBUAT JADWAL RETENSI ARSIP 1. Inventarisasi, adalah pendataaan atau pencatatan fisik arsip (foto, film, rekaman) maupun nonfisik (jangka waktu, jumlah, volume arsip) MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

43. No Jenis Subjek 1 Surat Cuti Berguna 2 Surat Lamaran Kerja Berguna 3 Surat Tagihan Tidak Berguna 4 Surat Undangan Tidak Berguna 5 Laporan Keuangan Penting 6 Proposal Kegiatan Penting 7 Data Penjualan Penting 8 Akta Tanah Vital 9 Surat Pesanan Penting 10 Rekap Kehadiran Penting 2. Penyusutan Daftar Jenis Arsip, yaitu daftar yang berisi tentang jenis-jenis arsip yang telah disimpan MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

44. PENILAIAN ARSIP Menurut Betty R. Rick, penilaian arsip adalah suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip dalam menentukan nilai guna setiap series arsip organisasi Menurut F. Gerald Ham, Penilaian arsip adalah suatu proses yang dilakukan oleh arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tersebut dapat memberikan sumbangan kepada kepijakan perusahaan MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

45. Untuk melakukan penilaian arsip, harus menggunakan rumus : Suatu arsip dinilai baik apabila : Persentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum 15%) Warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat (Bernilai) Masih aktif membantu jalannya perusahaan Angka pemakaian =   MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

46. Penilaian arsip dapat mempergunakan kriteria penilaian ALFRED, yaitu : Administrative Value Legal Value Financial Value Research Value Education Value Documentary Value MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

47. Nilai ALFRED berkisar antara 0% s.d 100% dengan Penggolongan Arsip : Arsip VITAL (90% s.d 100%) Arsip PENTING (50% s.d 89%), arsip ini disimpan dalam file aktif selama 5 tahun dan di file inaktif selama 25 tahun Arsip BERGUNA (10% s.d 49%), arsip ini disimpan dalam file aktif selama 2 tahun dan di file inaktif selama 10 tahun Arsip TIDAK BERGUNA (0% s.d 9%), paling lama arsip ini disimpan selama 3 bulan di file aktif MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

48. Penentuan Nasib akhir hanya ada 2 pilihan : arsip disimpan permanen atau arsip akan dimusnahkan Penyusunan Konsep Pengesahan Pelatihan Kontrol Penggunaan dan Penyempurnaan MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

49. T E R I M A K A S I H