Pertemuan 8 - Fungsi Pengawasan Dalam Manajemen.pptx

Fungsi Pengawasan Dalam Manajemen

1. Pengertian, Cakupan, Ruang Lingkup, dan Proses Pengawasan dalam Ilmu Manajemen Memahami fungsi pengawasan sebagai elemen kunci dalam kesuksesan manajemen organisasi modern

2. Bab 1 Memahami Pengawasan dalam Manajemen Pengawasan merupakan fondasi utama dalam memastikan organisasi beroperasi sesuai dengan rencana strategis dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Apa Itu Pengawasan? Definisi Dasar Proses menetapkan ukuran kinerja dan mengambil tindakan untuk memastikan hasil sesuai rencana yang telah ditetapkan Menurut Winardi Aktivitas manajer memastikan hasil aktual sesuai rencana melalui monitoring dan evaluasi berkelanjutan Posisi dalam Manajemen Fungsi pengawasan sebagai tahap akhir sekaligus siklus dalam fungsi manajemen yang terintegrasi

4. Pentingnya Pengawasan dalam Manajemen Jaminan Pencapaian Target Menjamin pekerjaan diselesaikan sesuai target waktu dan standar kualitas yang ditetapkan organisasi Pencegahan Penyimpangan Mencegah terjadinya penyimpangan dan penyelewengan dalam pelaksanaan tugas dan penggunaan sumber daya Kunci Keberhasilan Menjadi kunci utama keberhasilan perencanaan dan pencapaian tujuan organisasi secara berkelanjutan

5. Jenis-Jenis Pengawasan dalam Manajemen Intern vs Ekstern Internal dilakukan pihak dalam perusahaan, ekstern oleh auditor atau regulator eksternal Preventif vs Represif Preventif sebelum pelaksanaan tugas, represif sesudah pelaksanaan untuk evaluasi dan koreksi Aktif vs Pasif Aktif melalui pengawasan langsung dan interaksi, pasif melalui laporan dan sistem monitoring

6. Bab 2 Cakupan dan Ruang Lingkup Pengawasan Memahami dimensi dan area yang dicakup dalam sistem pengawasan organisasi yang efektif dan menyeluruh.

7. Cakupan Pengawasan Pengawasan Kinerja Meliputi pengawasan terhadap kinerja karyawan, efisiensi proses kerja, dan kualitas hasil akhir yang dihasilkan Pengawasan Kuantitas Memastikan jumlah output dan produktivitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam rencana kerja Pengawasan Kualitas Memastikan mutu produk atau jasa memenuhi standar kualitas dan kepuasan kebutuhan pelanggan

8. Ruang Lingkup Pengawasan Pengawasan Melekat (Waskat) Pengendalian yang dilakukan oleh atasan langsung secara preventif dan represif dalam aktivitas sehari-hari Supervisi langsung oleh pimpinan Monitoring aktivitas harian Evaluasi kinerja berkala Pengawasan Rutin/Reguler Dilakukan oleh badan pengawas khusus sesuai dengan kewenangan dan prosedur yang telah ditetapkan Audit internal berkala Inspeksi formal Pelaporan sistematis Pengawasan mencakup berbagai fungsi organisasi: administrasi, keuangan, dan operasional untuk memastikan integritas sistem.

9. Fungsi Pengawasan dalam Manajemen Menjaga Kepatuhan Memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan peraturan yang berlaku dalam organisasi Mengendalikan Kinerja Mengawasi administrasi dan kinerja pegawai untuk memastikan produktivitas optimal dalam mencapai tujuan organisasi Menjamin Kualitas Memastikan pelayanan publik dan kualitas hasil kerja memenuhi standar yang diharapkan oleh stakeholder

10. Hambatan dalam Pengawasan Resistensi Karyawan Karyawan sering menunjukkan resistensi terhadap sistem pengawasan yang dianggap mengganggu kebebasan kerja mereka Standar Tidak Jelas Kurangnya standar operasional dan prosedur yang jelas menyulitkan implementasi pengawasan yang efektif Keterbatasan Sumber Daya Keterbatasan sumber daya manusia, teknologi, dan anggaran untuk mendukung sistem pengawasan yang komprehensif

11. Bab 3 Proses Pengawasan dalam Manajemen Mengeksplorasi tahapan sistematis dalam melaksanakan pengawasan yang efektif dan berkelanjutan dalam organisasi.

12. Tahap-Tahap Proses Pengawasan 01 Menetapkan Standar Menetapkan standar kinerja yang jelas dan terukur sebagai tolok ukur evaluasi pencapaian hasil 02 Mengukur Pelaksanaan Melakukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara objektif dan sistematis menggunakan metode yang tepat 03 Membandingkan Hasil Membandingkan hasil aktual yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan untuk mengidentifikasi gap 04 Tindakan Korektif Mengambil tindakan perbaikan dan korektif yang tepat jika terjadi penyimpangan dari standar yang ditetapkan

13. Contoh Proses Pengawasan 100 Target Produksi Unit per hari sesuai standar yang ditetapkan 90 Realisasi Aktual Unit per hari yang berhasil diproduksi Tindakan Korektif: Melakukan analisis mendalam terhadap penyebab penurunan produktivitas dan implementasi perbaikan proses produksi secara sistematis.

14. Metode Pengawasan Pengawasan Kualitatif Fokus pada aspek mutu, kepuasan pelanggan, dan kualitas layanan yang diberikan kepada stakeholder Evaluasi kepuasan pelanggan Assessment kualitas produk Review proses pelayanan Pengawasan Kuantitatif Fokus pada data numerik, volume produksi, statistik kinerja, dan indikator yang dapat diukur secara matematis Analisis data produksi Monitoring KPI numerik Evaluasi statistik kinerja

15. Pengawasan berdasarkan waktu pelaksanaan Feedforward Control ( Umpan -Maju pencegahan masalah dengan mengantisipasi potensi masalah sebelum aktivitas dimulai dan mengambil tindakan untuk mencegahnya Kapan dilakukan ? Sebelum suatu kegiatan atau proses dimulai . Contoh ? Melakukan tes narkoba secara berkala pada karyawan untuk mencegah penyalahgunaan narkoba di tempat kerja

16. Pengawasan berdasarkan waktu pelaksanaan Concurrent Control ( Serentak ) dilakukan secara langsung dan bersamaan dengan kegiatan yang sedang berlangsung untuk memantau dan melakukan penyesuaian real-time Kapan dilakukan ? Selama kegiatan berlangsung . Contoh ? Proses pencicipan bumbu saat memasak hidangan yang rumit untuk menyesuaikan rasa dan waktu memasak secara aktif .

17. Pengawasan berdasarkan waktu pelaksanaan Feedback Control ( Umpan -Balik dilakukan setelah suatu kegiatan atau proses selesai , fokus pada evaluasi hasil akhir dan melakukan tindakan koreksi untuk perbaikan di masa depan Kapan dilakukan ? Setelah kegiatan selesai . Contoh ? Mengevaluasi kinerja setelah suatu proyek selesai untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan untuk proyek berikutnya .

18. Peran Pemimpin dalam Pengawasan Memberikan Arahan Memberikan panduan jelas dan contoh nyata dalam pelaksanaan tugas sehari-hari Supervisi Berkala Melakukan supervisi dan evaluasi secara rutin untuk memastikan kualitas kerja Budaya Disiplin Mendorong terciptanya budaya kerja disiplin dan akuntabilitas dalam tim

19. Pengawasan dan Pengendalian: Perbedaan Penting Pengawasan Aktivitas memantau, mengamati, dan menilai pelaksanaan kegiatan untuk mengidentifikasi penyimpangan Pengendalian Tindakan aktif mengambil langkah korektif untuk mengoreksi masalah dan mencegah terulangnya kesalahan Kedua konsep ini saling melengkapi dalam menciptakan sistem manajemen yang efektif dan responsif terhadap perubahan.

20. Manfaat Pengawasan dalam Organisasi Efisiensi Kerja Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja melalui optimalisasi proses dan eliminasi pemborosan Kualitas Produk Memperbaiki kualitas produk dan layanan secara konsisten sesuai standar yang ditetapkan Mitigasi Risiko Mengurangi risiko kesalahan operasional dan mencegah terjadinya kecurangan dalam organisasi

21. Studi Kasus: Pengawasan di Perusahaan XYZ 15% Peningkatan Produktivitas Implementasi pengawasan melekat berhasil meningkatkan produktivitas karyawan 20% Penurunan Kesalahan Pengawasan preventif efektif menurunkan tingkat kesalahan produksi Sistem pelaporan real-time yang diimplementasikan berhasil mempercepat proses pengambilan keputusan strategis dan meningkatkan responsivitas organisasi.

22. Prinsip-Prinsip Pengawasan Efektif 1 Independensi 2 Konsistensi 3 Transparansi & Akuntabilitas Independensi dan Objektivitas: Pengawasan harus dilakukan secara netral tanpa bias atau kepentingan pribadi Konsistensi dan Berkelanjutan: Dilaksanakan secara teratur dan berkesinambungan dengan standar yang konsisten Transparansi dan Akuntabilitas: Proses dan hasil pengawasan harus terbuka dan dapat dipertanggungjawabkan

23. Tantangan dan Solusi dalam Pengawasan Modern Tantangan Utama Teknologi berubah dengan sangat cepat Resistensi budaya organisasi terhadap perubahan Kompleksitas operasional yang meningkat Solusi Inovatif Digitalisasi sistem pengawasan dan monitoring Program pelatihan SDM berkelanjutan Implementasi komunikasi terbuka dan partisipatif

24. Bab 4 Kesimpulan dan Rekomendasi Merangkum pembelajaran penting tentang pengawasan dan memberikan panduan implementasi untuk organisasi modern.

25. Kesimpulan Fungsi Vital Pengawasan adalah fungsi vital dalam manajemen untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi Proses Sistematis Melalui proses pengawasan yang sistematis, organisasi dapat mengelola sumber daya secara efektif dan efisien Integrasi Kepemimpinan Pemimpin harus mengintegrasikan pengawasan dengan kepemimpinan untuk hasil yang optimal "Mari terapkan sistem pengawasan yang tepat dan efektif untuk mendorong kemajuan dan kesuksesan organisasi kita bersama!"