PRESENTACION RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONARIOS FRENTE A LOS BIENES MUEBLES.pptx

persentacion sobre responsabilidades

1. BIENES MUEBLES

2. OBLIGACIONES FUNCIONARIOS PÚBLICOS FRENTE A RESPONSABILIDADES DE LA TENENCIA DE BIENES MUEBLES OFICINA DE ALMACEN GENERAL

3. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN GENERAL

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES

5. RESPONSABILIDAD SERVIDOR PÚBLICO: De conformidad con la ley, es deber de los servidores públicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente según los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente cuenta de su utilización y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la administración. Son responsables administrativa y físicamente todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen elementos de propiedad de la Alcaldía Municipal de Pasto, de otras entidades o de particulares puestos al servicio de la Alcaldía .

6. RESUMÉN CIRCULAR No. 007 de Mayo de 2024 RESPONSABILIDAD EN LA TENENCIA DE BIENES DEVOLUTIVOS DE PROPIEDAD DE LA ALCALDIA MUNICIPAL . El funcionario que firmó y recibió el bien, será el único responsable ante Almacén General, en caso de cualquier menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida o uso indebido de los bienes que los funcionarios tengan registrados en su inventario y podrá acarrear investigaciones disciplinarias, fiscales y/o penales, dependiendo de las diferentes situaciones , Según el Articulo 38 numerales 22 y 23 de la ley 1952 de 2019 (Código Disciplinario Único) . RECOMENDACIONES: • Los bienes usados por contratistas y pasantes, que laboran en la administración municipal, estarán bajo la responsabilidad de los SECRETARIOS, SUBSECRETARIOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, JEFES Y COORDINADORES DE OFICINA, en donde se encuentren prestando sus servicios. • En caso de reubicación de personal en otra dependencia de la administración municipal, no podrá trasladar elementos, que los tiene en servicio.

7. RESUMÉN CIRCULAR No. 007 de Mayo de 2024 RESPONSABILIDAD EN LA TENENCIA DE BIENES DEVOLUTIVOS DE PROPIEDAD DE LA ALCALDIA MUNICIPAL. • En caso de ser autorizado el traslado de equipos de cómputo, éste deberá ser coordinado entre el responsable del bien y con la Subsecretaria de Sistemas de Información de cada área, para efectos del cambio de responsable, debe diligenciarse el formato AL-F 006 denominado acta de entrega y recibo de bienes. • En el evento de presentarse pérdida de bienes, el responsable del bien reportará el hecho a Almacén General.   Con el propósito de mejorar la administración de bienes en la Administración municipal, se solicita a los SECRETARIOS, SUBSECRETARIOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, JEFES Y COORDINADORES DE OFICINA, asignar a una persona de cada dependencia, como funcionario enlace con la Oficina de Almacén General para el tema de inventarios y comunicar dicha asignación mediante correo electrónico [email protected] .

8. TRASLADOS ENTRE FUNCIONARIOS

9. TRASLADO DE FUNCIONARIOS O DEPENDENCIAS 1. Cuando un funcionario de una dependencia se retira de ella, debe hacer entrega, a la persona que lo reemplace o en su defecto al superior inmediato de los elementos que se encuentran a su cargo. 2. El funcionario que recibe o su delegado practicará el conteo de los bienes y cruzará las cifras contra el detalle contemplado en los registros suministrado por el almacén, revisando que los bienes físicamente concuerdan con lo especificado; sí se encuentran faltantes, elementos inservibles u obsoletos o de características diferentes, informará de tales hechos a la Oficina de Almacén 3. Los funcionarios que pasan a disfrutar de periodos de vacaciones o licencias de algún tipo, deberán trasladar formalmente ante su jefe inmediato o a quien este designe, los bienes a su cargo, traslado que se registrará a nombre del jefe inmediato o de la persona que le reemplazará temporalmente. Al reintegrarse oficializará un nuevo traslado a su nombre.

10. HURTOS O PÉRDIDAS DE BIENES

11. HURTOS: 1. Reportar la matriz mensual de hurto o pérdida formato Al_F_046. 2. En caso de hurto o perdida el funcionario a quien le ocurrió el evento o aquel a cuyo cargo estaban los bienes, procederá a realizar la denuncia ante las autoridades competentes, diligenciando el formato de Hurto Al_ F_ 005, para efectos de la investigación pertinente y reclamación a la aseguradora . 3. Cuando la pérdida o daño definitivo suceda por caso fortuito o fuerza mayor, quien tenía en uso el bien en el momento del evento o aquella persona que lo tiene a su cargo, presentará informe pormenorizado ante el responsable del Almacén quien tramitará la reclamación ante la aseguradora. 4. Cuando se trate de pérdida por hurto, el valor de la recuperación o reclamación ante la aseguradora será por el valor asegurado. 5. Para el caso en que se identifique un responsable por daño, pérdida o hurto, el valor será el establecido a través de los mecanismos que define el Manual de Responsabilidades vigente y los procedimientos establecidos al interior de la entidad.

12. SALIDA DE BIENES MUEBLES PARA REPARACIÓN, USO EN OTRA DEPENDENCIA, MANTENIMIENTO. Todas las Dependencias de la Administración Municipal, deberán a través del formato al_f_049_autorizacion_salida_bien-mueble_v1 solicitar ante el Almacén General o su jefe inmediato la salida de bienes muebles para ser trasladados de dependencia, para el debido mantenimiento o reparación. Este formato será presentado ante la empresa de vigilancia quién llevará un registro en bitácora y posterior entrega de los mismos al Almacén general con el propósito de llevar un control sobre los bienes muebles de la Administración municipal. Este formato se encuentra publicado en la página de la Intranet de la Alcaldía de Pasto.

13. PAZ Y SALVO DE ALMACÉN

14. PAZ Y SALVO Normatividad Basados en la constitución política, artículos 122, 345, 209, y 269-Ley 87 de 1993 - ley 1952 de 2019 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011 y el manual de procesos y procedimientos de Almacén General. En caso de presentarse el retiro de un funcionario de una dependencia o de la entidad, y con el fin de salvar cualquier responsabilidad futura, este deberá presentarse ante el área de Almacén General, a legalizar la entrega de los bienes que tenía a cargo y así obtener la autorización o el documento que le permita quedar a paz y salvo, con la Alcaldia Municipal de Pasto. .