presentation power point BANQUETTING.pptx

banquetting

1. BANQUETTING

2. BANQUET adalah bagian dari Food & Beverage Service Department yang melayani pelaksanaan function ( jamuan atau pertemuan ) tertentu di hotel tersebut , yang dipersiapkan atas dasar kesepakatan dengan pelanggan

3. Banquet  merupakan   sarana  yang  tidak   jauh berbeda   dengan   restoran   baik    perlengkapan ,  peralatan serta   tata   saji  yang disuguhkan Banquet akan diselenggarakan setelah   adanya persetujuan dan jaminan dari pihak   pemesanan   yang  akan menyelenggarakan acara tersebut

4. Penyelenggaraan  Banquet   Sebelum Penyelenggaran Pada   saat terjadi penawaran dan permintaan suatu event, pihak  Banquet  menawarkan berbagai produk pelayanan dengan berbagai fasilitas disertai rincian biayanya . Pihak pelanggan akan memilih produk yang ditawarkan oleh pihak  Banquet  sesuai dengan keinginanya . TENTATIVE BOOKING

5. Kedua belah pihak akan saling mengadakan pendekatan dan penyesuaian Pihak hotel akan diwakili oleh  Banquet Sales and Representative  atau  Banquet Manager. Pelanggan akan diwakili oleh tuan rumah atau panitia   pelaksana (Event Organizer ). 

6. Menandatangani   surat perjanjian setelah dicapai   kesepakatan bersama Kedua belah pihak menandatangani surat perjanjian berisi hak dan kewajiban masing-masing pihak . DEFINITIVE BOOKING Memelihara   kesepakatan   dengan   komunikasi ,  mulai   dari   saat   penandatanganan   perjanjian   sampai   dengan   hari   dimana acara   berlangsung

7. KESEPAKATAN MELIPUTI : •   Hari / tanggal dan jam pelaksanaan acara •   Jumlah peserta yang hadir •   Macam-macam acara  yang diinginkan pelanggan . •   Tahapan penyelenggaraan acara •  Tata ruang •   Jenis pelayanan •   Fasilitas lain yang dinginkan •   Sistem pelayanan •   Sistem pembayaran

8. B.E.O (Banquet Event Order) Banquet Bulletin Sheet / Banquet Memorandum BEO dibuat setelah terjadi kesepakatan final tentang acara yang akan diselenggarakan B.E.O. dipergunakan untuk mencatat semua informasi yang diperlukan untuk sebuah function

9. BEO akan dibuat oleh Banquet Manager dan disetujui oleh F&B Manager BEO akan di distribusikan kepada semua department yang terkait di dalam acara tersebut Setiap perubahan akan dibuatkan BEO yang baru

10. BANQUET EVEN ORDER NAME of FUNCTION : DATE : TIME : PLACE : PRICE : CLIENT NAME : ADRESS : : PHONE : SPECIAL REQUEST ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ Cc : GM, HK, ACOUNTING, FO. KITCHEN, BAR, STEWARD Menu Beverage

11. B. Saat Pelaksanaan Acara Tahap ini merupakan tahap pelaksanaan atas dasar   kesepakatan yang telah dibuat bersama Urutan tahapan ini adalah sebagai berikut : Preperation ( Persiapan menjelang pelaksanaa ) Service  ( pada saat acara berlangsung ) Clear up  ( begitu acara selesai segera dibersihkan dan dirapikan kembali   seperti semula )

12. C. Tahapan Setelah Selesai Acara   Sejumlah rekening harus deselesaikan oleh pihak pelanggan Banquet Manager meminta saran dan keluhan dari pihak pelanggan untuk perbaikan dan   peningkatan mutu pelayanan dan produk Merupakan kesempatan yang  baik untuk menyampaikan ucapan terima kasih

13. BANQUET STRUKTUR ORGANISASI

14. BANQUET MANAGER ASSISTANT BANQUET MANAGER BANQUET SUPERVISOR BANQUET SECRETARY BANQUET CAPTAINT BANQUET WAITER BANQUET BUS BOY

15. Tugas   dan Tanggung Jawab

16.   BANQUET MANAGER  Bertanggung jawab atas  banquet section yang dipimpinnya . Mengkoordinir seluruh staff yang berada di bawahnya serta memberikan   pembinaan secara rutin agar pelayanan dibanquet   selalu memuaskan tamu . Melaksanakan   tugas-tugas   administrasi . Menggambarkan denah acara Memeriksa kesiapan tugas dan seluruh bawahannya . Menangani keluhan-keluhan tamu Mengawasi operasional banquet  sampai selesai .

17. ASSISTANT BANQUET MANAGER   Pada dasarnya tugas dan tanggung jawab dari  Banquet Manager   dalam menangani tugasnya sehari-hari juga memikul tanggung jawab dari Banquet Manager apabila berhalangan datang .  Memberikan  briefing   serta pengawasan selama berlangsungnya acara .

18. BANQUET SECRETARY   Membantu   tugas-tugas Banquet manager dalam menengani pemasukan dan pembalasan surat . Membuat   laporan-laporan yang masuk ,  baik dari hasil rapat maupun laporan yang berasal dari pihak luar , termasuk pengaduan-pengaduan dan saran-saran dari tamu yang ada . Selain itu   bertugas sebagai perantara sebelum bertemu dengan  Banquet Manager, terutama yang menggunakan telepon .

19. BANQUET SUPERVISOR Mengkoordinir segala kegiatan , mulai dari menyiapkan kebutuhan acara sampai pelayanan kepada tamu . Menangani segala keluhan dari tamu atau permintaan yang dibutuhkan tamu Membantu  Banquet Manager jika mengalami kesulitan . Membuat  “Time Schedule” Mengawasi cara kerja semua bawahannya selama  function  berlangsung .

20. BANQUET CAPTAINT   Bertanggung   jawab   terhadap section nya Mengkoordinir   para  waiter Mengontrol semua   persiapan   sebelum   acara dimulai . Menyambut tamu  yang akan datang sebelum menyerahkan lebih lanjut kepada  waiter . Membuat   laporan   harian . Melaporkan   hasil   kegiatan   kepada   supervisior dan banquet manager  tentang hal-hal yang di anggap pincang di dalam operasional kerja .

21. BANQUET WAITER   Melaksanakan tugas yang telah diinstruksikan oleh  banquet captain. Bertanggung jawab   terhadap areal yang merupakan bagian tugasnya , misalnya kebersihan dan kerapian . Memeriksa   semua   kelengkapan   peralatan   yang  dibutuhkan   untuk   keperluan event  Mengatur ruangan kembali dengan sempurna setelah tamu meninggalkan ruangan .

22. BANQUET BUSH BOY Untuk tugas-tugas  Bush boy  umumnya adalah membantu dari pada tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh  waiter , karena itu  waiter   harus selalu membimbing dan mengarahkan serta memberi contoh yang baik , juga sabar dan teliti terhadap  bush boy

23. Jenis-jenis perjamuan / function dapat dilihat dari : 1.  Tujuan penyelenggaraan 2. Tata cara penyelenggaraan / pelaksanaannya 3. Menurut model pengaturan meja dan kursi .

24. 1.  Tujuan penyelenggaraan , a.   Social event ( gathering, birthday, wedding ) b.   Business event (sales promotion, product launching) c.    Holiday event ( Christmas, new year ) d.   Others event ( state banquete / state functions )

25. 2. Tata cara penyelenggaraan / pelaksanaannya a. Standing Party, dalam ruangan yang digunakan dalam acara ini tidak   disediakan meja makan dan kursi , makan dan minum dinikmati sambil berdiri . Contoh : Cocktai Party, Standing Buffet. b. Sitting Party, dalam acara ini semua tamu menikmati makanan dan minuman dengan duduk sebagaimana layaknya dan dilayani oleh pramusaji . Contoh :  Set Menu Dinner, Sitting Buffet.

26. 3.  Menurut model pengaturan meja dan kursi . a.      Theater style b.      Classroom style c.       Restaurant style.

27. MENATA RUANGAN DAN MENGATUR LETAK MEJA BANQUET

28. BEBERAPA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN Jumlah tamu yang akan dilayani Jenis atau tema banquet Menu dan jumlah makanan serta penyusunannya . Jumlah jalur pelayanan Bentuk meja yang tersedia . Hiasan yang sesuai dengan tema acara Bentuk dan ukuran i ruangan yang akan digunakan Keinginan dari pihak penyelenggara

29. penataan meja function

30. penataan meja buffet MAIN COURSE DESSERT SOUP APPETIZER