PROSEDUR TENDER.pptx okeeenhsioksskkkkkkkkkkkkkkkkksjj

the best

1. PROSEDUR TENDER PT.SARIATA MULA JAYA PT.TAIRAN HAHAI MANDIRI

2. TERIMA RFQ DARI OIL COMPANY Cek Bid Closing Date. Cek important notes & special note, seperti : Certificate provide on delivery Delivery time, delivery point and incoterms Partial quote is allowed or no Cek deskripsi material => Brand, P/N or Model or Type, Attechment ( jika ada ) and Quantity. Note: Apabila Spesifikasi tidak lengkap maka segera kirim email pada buyer prihal kelengkapan spesifikasi dari material yang dibutuhkan Buat List Material dalam bentuk Ms. Excel

3. Sourcing Sumber materials Sumber Sourcing: Database Email / Previous Record ( jika ada ) Google Kata Kunci Brand / Manufacture Name P/N or Model Number or Type or SN Description Sumber yang dicari Pabrik Agent Distributor Re-seller / Stockist Note: alamat email dan kontak person ( diperlukan )

4. Kirim inquiry ( permintaan harga ) Buat draft email inquiry menggunakan format standard company Yang perlu diperhatikan : Subject email List of Material List yang dibutuhkan Closing date ( dibuat satu hari sebelum actual closing date) Delivery point Alamat email Attention ( nama kontak person yang dituju ) Lampiran ( jika ada ) Special note Print draft inquiry untuk dicheck dan diapprove Jika sudah “OK” maka kirim dan print masukan kedalam file

5. Follow up Lakukan follow up untuk memastikan bahwa email yang dikirim sudah diterima Lakukan follow up jika dalam satu hari belum menerima respon dari sumber barang (principal) Kemungkinan respon yang diterima : Klarifikasi Quotation Jika menerima klarifikasi dari principal, report kepada bos dan lakukan diskusi prihal klarifikasi . Lalu kirim email klarifikasi tersebut kepada buyer. Note: lakukan follow up untuk memastikan bahwa email telah diterima dan dijawab sebelum waktu closing

6. Menerima quotation Buat tabulation sheet atau tabel perbandingan dalam bentuk Ms. Excel Lakukan analisa quotation, yang perlu diperhatikan : Technical Spesifikasi yang ditawarkan ( bandingkan dengan yang diminta ) Quantity Catalog / Data Sheet / Drawing, etc Certificate yang akan diprovide saat pengiriman barang Comercial Currency Validity Berat dan volume Payment terms delivery point Delivery time, delivery point Biaya pendukung (packing, shiping , certificate, etc ) Special terms & condition of quotation

7. Menerima quotation ( lanjutan ) Jika ada perbedaan spesifikasi antara yang diminta dan yang ditawarkan maka : Beri tanda spesifikasi yang berbeda untuk memudahkan analisa Laporkan problem tersebut kepada bos lalu diskusikan Kirim email klarifikasi pada principal Jika ada informasi technical / comercial yang kurang atau tidak jelas maka lakukan klarifikasi by email kepada principal Note: follow up untuk memastikan email sudah diterima dan mendapatkan jawaban sebelum waktu closing Lakukan pengisian biaya pada tabulation sheet: Ppn => Jika material dibeli dari principal lokal ( indonesia ) Pajak 1%=> Pajak 1% yang harus dibayar dari total nilai penjualan Trucking warehouse => Biaya pengiriman sampai lokasi tujuan Air / sea freight cost => Biaya pengiriman dari luar ke dalam negeri ( biaya didapat berdasarkan perhitungan berat dan volume Overhead cost => Biaya operasional kantor Penalty => Biaya atas denda keterlambatan pengiriman barang (0.01/ hari max 5%) Cost of money => Biaya atas bunga bank Biaya lain-lain => certificate packing, etc Jika spesifikasi yang diminta dan yang ditawarkan sudah sesuai , data technical, commercial dan pengisian biaya sudah lengkap maka lakukan diskusi untuk menentukan harga jual yang akan di submit.

8. persiapan dokumen tender Baca ITB atau IPT ( instruksi Peserta Tender) untuk panduan dokumen apa saja yang dibutuhkan . Dukumen tender dibagi menjadi : Administrasi Legalitas perusahaan ( akte , SIUP TPD, Pajak , etc ) Statement-statement (format oil company) Technical Detail spesifikasi yang ditawarkan Catalog / data sheet / drawing, etc Support latter Sample certificate, etc Commercial TKDN form Quotation Bid bond ( jika ada ) Statement harga Note: dokumen administrasi dapat dipersiapkan pada saat menunggu quotation dari principal

9. Persiapan dokumen tender ( lanjutan ) Penting diperhatikan : Administrasi Judul dan nomor tender harus sesuai dengan yang tertera di RFQ Tanggal dokumen Nama perusahaan (THM / SMJ) Cap perusahaan Nama dan alamat oil company Isi statement yang diminta , etc Technical Detail spesifikasi yang ditawarkan Catalog ( beritanda material yang ditawarkan ) Certificate yang dibutuhkan dan yang akan di provide, etc Commercial Nilai quotation Validity Payment terms Delivery point Incoterms Min. TKDN Nomor quotation

10. Submit tender Tender E- Proc Yang perlu diperhatikan Pastikan koneksi internet stabil Pastikan browser telah terinstal di dalam komputer ( croome , mozila , internet exploer ) Luangkan waktu 1-1/2 jam sebelum closing ( tergantung banyaknya item yang akan disubmit ) Pastikan hasil scan dapat terbaca dengan jelas Pastikan seluruh dokumen yang akan disubmit berada dalam satu folder agar memudahkan dalam pencarian dalam melakukan submit dokumen Langkah-langkah Submit Penawaran Buka website oil company yang dituju Masukan ID dan password Masukan N o. Tender Submit penawaran dengan mengikuti panduan website masing-masing oil company Note: ikuti langkah-langkah sesuai prosedur Yang perlu diperhatikan Pastikan koneksi internet stabil Pastikan browser telah terinstal di dalam komputer ( croome , mozila , internet exploer ) Luangkan waktu 1-1/2 jam sebelum closing ( tergantung banyaknya item yang akan disubmit ) Pastikan hasil scan dapat terbaca dengan jelas Pastikan seluruh dokumen yang akan disubmit berada dalam satu folder agar memudahkan dalam pencarian dalam melakukan submit dokumen

11. Submit tender ( Lanjutan ) Tender Dokumen (Submit Hard Copy) Pendukung dokumen tender yang perlu disiapkan : Amplop Tanda terima Surat kuasa ( jika diperlukan ) Note : hal-hal di atas hanya diperlukan untuk submit dokumen hard copy Yang prelu diperhatikan : Luangkan waktu 1-1 ½ jam ( tergantung lokasi oil company) Pastikan seluruh dokumen dapat terbaca secara jelas Pastikan seluruh dokumen yang akan disubmit telah di fotocopy untuk dokumen pertinggal Kumpulkan seluruh pertinggal dan masukan ke dalam file tender sesuai dengan no dan subject tender masing-masing Pastikan seluruh dokumen tender telah disiapkan Setelah seluruh dokumen siap maka dokumen tender siap untuk disubmit