Rancangan Analisis Beban Kerja Pada Karyawan

Analisis beban kerja adalah proses untuk mengukur, menganalisis, dan mengevaluasi jumlah serta jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh individu atau tim dalam jangka waktu tertentu untuk menentukan jumlah personel yang dibutuhkan dan beban kerja yang tepat. Tujuannya adalah untuk memastikan efisiensi dan efektivitas operasional dengan menetapkan jumlah jam kerja yang dibutuhkan, menyeimbangkan beban kerja antar karyawan, serta menyusun deskripsi pekerjaan yang akurat dan struktur organisasi yang optimal.
Tujuan utama
Menentukan kebutuhan pegawai: Menghitung berapa banyak karyawan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara efektif.
Mendistribusikan beban kerja: Memastikan distribusi pekerjaan yang merata agar tidak ada karyawan yang kelebihan atau kekurangan beban kerja.
Meningkatkan efisiensi: Menyempurnakan prosedur kerja, deskripsi pekerjaan, dan struktur organisasi untuk meningkatkan produktivitas.
Mencegah kelelahan karyawan: Menghindari beban kerja berlebih yang dapat menyebabkan stres dan burnout.
Variabel inti
Norma waktu: Waktu standar yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas.
Volume kerja: Jumlah tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan dalam periode tertentu (variabel tidak tetap).
Jam kerja efektif: Jumlah jam kerja yang tersedia setelah dikurangi waktu istirahat dan tugas-tugas non-kerja.
Metode pelaksanaan
Observasi: Mengamati langsung karyawan saat bekerja.
Wawancara: Melakukan dialog dengan karyawan untuk menggali informasi mengenai pekerjaan mereka.
Kuesioner: Mengajukan serangkaian pertanyaan kepada karyawan untuk mendapatkan data.
Studi dokumen: Menganalisis dokumen seperti deskripsi pekerjaan, prosedur kerja, dan laporan kinerja.

1. RANCANGAN ANALISIS BEBAN KERJA PT ECO PAPER INDONESIA HRM TEAM 2025

2. LATAR BELAKANG Problem di Eco Paper Indonesia: Ketidakseimbangan output p ekerjaan, dan terjadi BottleNeck di proses kerja tertentu sehingga terdapat p enghambatan proses produksi converting . Tingkat lembur tinggi dan tidak merata, tanpa ada standarisasi target yang jelas di masing-masing bagian / proses kerja di converting sehingga p erlu dilakukan analisa dan standarisasi target. Kualitas kerja karyawan menurun, Terdapat Kondisi karyawan Pilih-pilih pekerjaan. Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis) “Tidak adanya workload analysis menciptakan ketidakjelasan dan ketidakadilan dalam pengelolaan sumber daya manusia’

3. Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis) No Manfaat Analisis Beban Kerja 1. Peluang Meningkatkan Efisiensi Kerja 2. Peluang Menemukan Identifikasi Kualifikasi Setiap Job Position 3. Peningkatan Efektivitas Man Power Planning 4. Meningkatkan Efektivitas Kerja & Menurunkan Tingkat Overtime 5. Menurunkan Stress, Burnout, Kecelakaan kerja Hingga Tingkat Turnover Karyawan LATAR BELAKANG Beban Kerja? Kegiatan yang harus diselesaikan oleh pekerja dalam waktu tertentu dengan keadaan yang wajar.[1] Berapa lama?[2] 7 - 8 Jam/Hari 173 Jam/Bulan 2076 Jam/Tahun [2]Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan [1]Yasmin, Z. A., & Ariyanti, S. (2019). Analisis Beban Kerja Pada Maintenance BD-Check Dengan Metode Full Time Equivalent. Jurnal Ilmiah Teknik Industri,

4. KAJIAN TEORI DAN METODE ANALISIS [3]Zadry, H. R. (2015). Analisis dan Perancangan Sistem Kerja. Padang: Andalas University Press [4]Matiro, M. A. D., Mau, R. S., Rasyid, A., & Rauf, F. A. (2021). Pengukuran Beban Kerja Menggunakan Metode Full Time Equivalent (FTE) Pada Divisi Proses PT. Delta Subur Permai. [5]Sutalaksana, I. Z. (2006). Teknik Tata Cara Kerja. Laboratorium Tata Cara Kerja & Ergonomi. Dep. Tek. Ind. Inst. Teknol. Bandung Full Time Equivalent (FTE) Waktu yang dibutuhkan menyelesaikan seluruh kegiatan pekerjaan serta dibandingkan terhadap waktu kerja efektif yang tersedia.[3] Westinghouse System Rating (Penyesuaian) Standarisasi waktu toleransi berdasarkan 4 faktor penilaian melalui Keterampilan, Usaha, Kondisi Kerja dan Konsistensi.[5] Allowance (Kelonggaran) Waktu yang dibutuhkan karyawan pada saat untuk melakukan aktivitas diluar pekerjaan seperti kelonggaran pribadi, kelonggaran kelelahan, dan lain-lain.[4] FAKTOR KOREKSI

5. Total Waktu Aktivitas: Allowance: Total Waktu Tersedia: Total waktu kegiatan kerja dalam satu tahun (Satuan Menit). % Kelonggaran X total waktu kerja Efektif yang tersedia dalam satu tahun (Satuan Menit). Total waktu kerja efektif tersedia dalam satu tahun (Satuan Menit). FULL TIME EQUIVALENT Full Time Equivalent (FTE)[6] Total Waktu Aktivitas + Allowance Total Waktu Tersedia [6]Sutalaksana, I. Z. (2006). Teknik Tata Cara Kerja. Laboratorium Tata Cara Kerja & Ergonomi. Dep. Tek. Ind. Inst. Teknol. Bandung

6. WESTING HOUSE SYSTEM RATING (Penyesuaian) Penambahan factor Koreksi Penyesuaian, Akan Menghasilkan Waktu Normal sebelum nanti ditambahkan Faktor Kelonggaran

7. PERHITUNGAN ALLOWANCE (Kelonggaran)

8. PERHITUNGAN ALLOWANCE (Kelonggaran)

9. PERHITUNGAN ALLOWANCE (Kelonggaran) Penambahan factor Koreksi Kelonggaran, Akan Menghasilkan Waktu Baku (Waktu Final yang akan dijadikan perhitungan Beban Kerja)

10. METODE PENGAMBILAN DATA Wawancara PIC Job Position Observasi Setiap Elemen Kerja Wawancara Atasan Terkait Allowance (Toleransi)

11. METODE SAMPLING DATA Pencatatan waktu siklus Pengukuran waktu setiap elemen pekerjaan dilakukan berulang sehingga menghasilkan data aktual berdasarkan rata-rata waktu dari setiap sampel BERBEDA SHIFT BERBEDA GROUP BERBEDA KARYAWAN Metode Sampling ini Bermanfaat untuk Meningkatkan objektivitas data dari hasil observasi

12. METODE PENGOLAHAN DATA Waktu Siklus Rata-rata Waktu Siklus Waktu Normal Waktu Baku (Standar) Faktor Penyesuaian Faktor Kelonggaran Frekuensi x Durasi Pekerjaan Rata-rata dari total Sampel yang diambil Contoh: Skill, Kondisi Contoh: Kebutuhan pribadi, Keadaan lingkungan. Waktu Final

13. REVIEW HASIL DAN ACTION Pengolahan data melalui Platform Microsoft Excel dengan menggunakan perhitungan sesuai dengan rumus berdasarkan teori Full Time Equivalent (FTE) Kategorisasi Full Time Equivalent [7] Score Index Kategorisasi TINDAKAN 0 - 0.99 Underload Memberikan Pekerjaan tambahan 1 - 1.28 Inload Ideal > 1.28 Overload Penggunaan alat bantu, Training Skill. Penambahan ManPower [7]Sutalaksana, I. Z. (2006). Teknik Tata Cara Kerja. Laboratorium Tata Cara Kerja & Ergonomi. Dep. Tek. Ind. Inst. Teknol. Bandung CONTOH PERHITUNGAN

14. PROGRESS ACTIVITY WORK LOAD ANALYSIS 25 April 2025 Tim HRM Support telah melakukan observasi terkait Load kerja di area Single Cutter, Converting . kegiatan observasi tersebut meliputi: Mencatat keseluruhan aktivitas pekerjaan di area single cutter. Menghitung waktu yang dibutuhkan dalam mengerjakan setiap aktivitas pekerjaan. Melakukan analisis melalui observasi lapangan terkait apa saja kendala, hambatan maupun hal yang dapat menurunkan produktivitas bagian single cutter.

15. NO TEMUAN SEBAB REKOMENDASI 1 Kesalahan dalam memprioritaskan mesin yang harusnya berjalan dulu, 1.1. Karyawan tidak Memiliki pengetahuan tentang skala prioritas di SC 1.1.1. Pemberian training/Pelatihan kepada operator SC terkait operational dan skala prioritas berdasarkan target yang telah ditentukan 1.2. Kurangnya pengawasan dari atasan. 1.2.1. Memasukan jobdesc kepada atasan operator untuk memantau ketika salah satu mesin berhenti. 1.3. Tidak terdapat SOP/Ik yang memastikan bahwa operator mesin memprioritaskan jalannya produksi terlebihdahulu disamping pekerjaan yang lain. 1.3.1. Membuat SOP & Ik tentang apa yang harus dilakukan operator sambal menunggu jalannya proses produksi, dan ketika terjadi trouble. Dan disosialisasikan 2 Kecepatan Mesin tidak sama. 2.1. Umur Mesin 2.1.1. Melakukan modifikasi / pembaharuan terhadap part mesin 2.2. Kerusakan pada part mesin 2.2.1. Melakukan maintenance dan pengecekan berkala. 3 Kertas yang mudah putus, terlipat atau tidak sesuai standar. 3.1. Penggunaan bahan baku dengan kualitas rendah 3.1.1. Tinjauan ulang tentang kualitas yang dapat diterima sebagai bahan baku di sc, dan melakukan pengecekan terhadap roll yang diterima 4 Waktu Strapping kurang Efisien 4.1 Penggunaan alat Strapping masih manual. 4.1.1. Mengajukan pembelian alat strapping otomatis seperti di rewinder TEMUAN DAN REKOMENDASI BERDASARKAN OBSERVASI LAPANGAN

16. THANK YOU