Remote PI Planning Tips & Tricks - Agile en Seine 2020

Présenté par Philippe Mérias, Audric Thevenet et Olivier Jeanneau à l'occasion des conférences Agile en Seine le 29 septembre 2020
http://agileenseine.com

Vidéo de la conférence disponible sur Youtube :
https://youtu.be/_p501g5cwqE

Comme près de 40% des français pendant le confinement, nos équipes ont été « forcées » de travailler à distance sur plusieurs semaines. Un challenge a relevé pour l’agilité dont l’un des principes est notamment la co-localisation des teams. Mais ce challenge est doublé quand ces dernières font en plus partie d’un train qui effectue des PI Planning !
Comment organiser et anticiper les choses en amont ? Quels outils utiliser ? Comment impliquer les équipes le jour-J ?
Nos RTE vous partageront leur organisation, leurs problématiques ou difficultés, leurs succès mais aussi leurs fiertés vécues lors de ces PI plannings atypiques. A travers 3 discours correspondant à 3 trains très différents de par leurs missions et leurs tailles (variant de 4 équipes à 27 équipes établies en France et en Inde), vous plongerez dans ce chamboulement qui révèle aussi de belles réussites.
Alors, PI planning et travail à distance font-ils bon ménage ?
Découvrez-le en assistant au Rex Société Générale.
Challenge Quels sont les challenges relevés par nos RTE dans l’organisation et la gestion des PI à distance ?

1. REMOTE PI PLANNING
TIPS & TRICKS
Audric THEVENET, Olivier JEANNEAU, Philippe MERIAS
1
er
Octobre 2020 à 13h00

2. MERCI AUX SPONSORS

3. NOS PARTENAIRES

4. * Hors clients des compagnies d’assurance du Groupe
** Arrondi. Effectif fin de période hors personnel intérimaire
UN LEADER EUROPÉEN
DES SERVICES FINANCIERS
Au premier plan des groupes européens de services financiers, nous affirmons notre rôle clé
de banquier : donner à tous nos clients les moyens d’avoir un impact positif sur l’avenir.
S’appuyant sur un modèle diversifié et intégré, le Groupe allie solidité financière, dynamique
d’innovationet stratégie de croissance durable afin d’être le partenaire de confiance de ses
clients, engagé dans les transformations positives du monde.
29 millions
*
de clients particuliers, entreprises
et investisseurs institutionnels
+ 138 000**
collaborateurs
62 pays
4,1 milliards €
de Résultat net sous-jacent
24,7 milliards €
de revenus
12,7%
Ratio Common Equity Tier 1
C0│PRÉSENTATION DU GROUPE –SEPTEMBRE 2020
Données financières au 31.12.2019 -Certains chiffres ont été arrondis

5. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 5
BASES : ÊTRE AGILE
1-Individus et leurs interactionsplutôt que processus et outils
4-Adaptation au changementplutôt qu'exécution d’un plan
--Valeurs du Manifeste Agile

6. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 6
ÉQUIPE
5-11 PERSONNES
TRAIN
5-12 ÉQUIPES
50-125+ PERSONNES
SOLUTION TRAIN
2+ TRAINS
SCRUM
SAFe{
BASES : SCRUM ET SAFE

7. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 7
RTE
SM PO ÉQUIPE
PM SYS ARC MÉTIERS
SOLUTION TRAIN
BASES : RÔLESSCRUM ET SAFE

8. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 8
BASES : PI PLANNING SAFE
ITÉRATION
2 SEMAINES
PI -PROGRAM INCREMENT
10-12 SEMAINES
INNOVATION
& PLANNING
2 SEMAINES
PI PLANNING
2 JOURS

9. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 9
PHILIPPE OLIVIER AUDRIC
TRAINS x1 x1 x3
COLLABORATEURS
74 PERS.
6 ÉQUIPES
60 PERS.
6ÉQUIPES
300 PERS.
27ÉQUIPES
EXPÉRIENCE DU TRAIN
AVEC PI PLANNING SUR SITE + À DISTANCE
2+1PI 2+3PI11+2PI
DURÉE DES PI PLANNINGS 1 JOUR 1 JOUR 3 JOURS
ON A TESTÉ POUR VOUS LE PIP À DISTANCE !
3 RTE
VOUS DÉVOILENT LEURS TRUCS
XP :XP :XP :

10. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 10
PI PLANNING À DISTANCE
TRUCS & ASTUCES

11. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 11
LA CHECKLIST
UNE ASTUCE? NON, UN CHEAT CODE !

12. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 12
CHEAT CODE : CHECKLIST
3. FINALISATION
CONTRÔLE
❑Règlesde saisievs Trust & Control
❑Qualité: les moulinettes
RÉTROSPECTIVE
❑Sur site vs Remote
❑Idées+ likes
CAPITALISATION
❑Workshop sur les retours
❑Optimiserà chaudle prochain PIP
2. PI PLANNING
INFORMATIONS
❑Agenda & fuseauxhoraires
❑Gestion des Pauses
❑Liens et contacts
❑Salle virtuelle: Klaxoon, …
PROGRAM BOARD
❑SAFe vs Custom
❑Liaison à l’outilprojet
TEAM BOARDS
❑SAFe vs Custom
❑Boiteà messages
❑Liaison à l’outilprojet
TEAM BREAK OUTS
❑Guidagepar étapes
❑Revue des Business Owners
❑Votes par équipe
1. PRÉPARATION
CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES
❑Construction & tests avec SM & PO
❑Nombre d’outils à limiter
❑Aide intégrée
❑Solutions de secours
❑Sessions de priseenmain pour tous
COMMUNICATIONS
❑Respect de la confidentialité
❑Choix du support de présentation
❑ConférencesAudio/Vidéo
❑Questions & Réponses
❑Conversations historisées
❑Meetings Audio/Video
PRÉPARATION DU PRODUIT
❑Objectifstrain
❑Definition of Ready
❑WSJF
❑Pre-grooming
CENTRALISATION DES DONNÉES
❑Outilprojet: Jira, Weekan, …
❑Documentation & Tutoriels

13. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 13
LA CHECKLIST
3. FINALISATION
▪RETROSPECTIVE AUTO-PORTEUSE
▪SYSTÈME DE VOTE
2. PI PLANNING
▪SALLE VIRTUELLE
▪PROGRAM BOARD
▪TEAM BOARD
▪GUIDER PAR ETAPES
1. PRÉPARATION
▪CHOISIR LES BONS OUTILS
▪PRE-GROOMING

14. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 14
1. PRÉPARATION
Affaires vecteur créé par upklyak -fr.freepik.com

15. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 15
UN BON OUVRIERA DE BONSOUTILS
▪FOCALISATION
▪TRANSPARENCE
▪UTILISATION FACILE
SÉLECTIONNER LES BONS OUTILS
ASTUCE
DÉTAILS
SLIDES SUIVANTES

16. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 16
LES OUTILSD’UN PI PLANNING À DISTANCE
COMMUNICATIONS
SKYPE
TEAMS
ZOOM
PRÉSENTATIONS
EXCEL
POWER POINT
RÉFÉRENTIELS/DOCS
WORD
INTRANET
TUTOS
CONTRIBUTIONS
KLAXOON
JIRA
WEKAN
MATÉRIEL
ÉCRANS
MICRO CASQUES

17. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 17
1 3
2 4
5
TENUE EN CHARGE
LAGS
PERFORMANCE
CONNECTIVITÉ
INTERACTIVITÉ
RÉSERVATIONS
AIDE
ACCESSIBILITÉ
GOLDEN SOURCE
PLAN B
STOCKAGE ET
RÉSILIENCE
CONFIDENTIALITÉ
CONFORMITÉ
SÉCURITÉ
BUDGET
MODÈLE DE FACTURATION
PRIX
SUR QUELS CRITÈRES CHOISIR ?

18. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 18
RÉALISERCERTAINESTÂCHESDU GROOMING ENAVANCE
PRÉPARER LE TRAVAIL EN AMONT
ASTUCE
DÉTAILS
SLIDES SUIVANTES
▪TENIR L’AGENDA DU PI PLANNING
▪+ DE TEMPS POUR GÉRER LES ALÉAS
▪+ DE TEMPS EN SÉANCE POUR LES WORKSHOPS

19. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 19
PRE-GROOMER C’EST QUOI ?
ITÉRATION INNOVATION & PLANNING
BESOIN
PRIORISÉ
PI PLANNING
GROOMING

20. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 20
PRE-GROOMER C’EST QUOI ?
ITÉRATION INNOVATION & PLANNING
BESOIN
PRIORISÉ
PI PLANNING
GROOMINGAVANCER LA
PRIORISATION
DES BESOINS

21. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 21
PRE-GROOMER C’EST QUOI ?
ITÉRATION INNOVATION & PLANNING
BESOIN
PRIORISÉ
PI PLANNING
GROO-
MING
RÉALISER PENDANT L’I&P
UNE PARTIE DU GROOMING
PRE-
GROOMING
ATTENTION
MOINS DE TEMPS POUR L’I&P

22. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 22
PRE-GROOMER C’EST QUOI ?
ITÉRATION INNOVATION & PLANNING
BESOIN
PRIORISÉ
PI PLANNING
GROO-
MING
PRE-
GROOMING
GROOMING
+ COURT
PI PLANNING
+ COURT

23. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 23
QUELLES ÉTAPES DU GROOMING RÉALISER EN AVANCE ?
ÉTAPES DU GROOMING TEAM 1 TEAM 2 TEAM 3 TEAM 4 TEAM 5
VÉLOCITÉ
DÉCOUPAGE
ESTIMATION
DÉPENDANCES
RISQUES
PLANIFICATION

24. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 24
UN PRE-GROOMING ADAPTÉ PAR CHAQUE ÉQUIPE
ÉTAPES DU GROOMING TEAM 1 TEAM 2 TEAM 3 TEAM 4 TEAM 5
VÉLOCITÉ
DÉCOUPAGE
ESTIMATION
DÉPENDANCES
RISQUES
PLANIFICATION

25. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 25
OPTION : CURSEUR ATTENDU PRE -PI PLANNING POUR LE TRAIN
ÉTAPES DU GROOMING TEAM 1 TEAM 2 TEAM 3 TEAM 4 TEAM 5
VÉLOCITÉ
DÉCOUPAGE
ESTIMATION
DÉPENDANCES
RISQUES
PLANIFICATION
?
✓NIVEAU ATTENDU MINIMUM DÉFINI
✓AUTO-AJUSTEMENTS PAR LES ÉQUIPES SELON EXPÉRIENCE

26. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 26
2. PI PLANNING
Design vecteur créé par macrovector -fr.freepik.com

27. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 27
SALLE VIRTUELLE
▪VISION D’ENSEMBLE
▪INTERACTIONS FACILES
▪TRANSPARENCE
SALLE COMMUNE VIRTUELLE
AVEC AIDES INTÉGRÉES
ASTUCE
DÉTAILS
SLIDES SUIVANTES

28. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 28
SE CRÉER UN MODÈLE DE SALLE VIRTUELLE

29. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 29
ZOOM SUR LA TIMELINE
COMMENT
UTILISER
LES
OUTILS
AGENDA
LIENS
CONF &
SLIDES
QUESTIONS
OBJECTIFS
TRAIN
PRÉPARATION INFORMATIONS PLÉNIÈRES

30. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 30
ZOOM SUR LA TIMELINE
PROGRAM
BOARD
PROGRAM BOARD SYNCHRONISATION
GUIDAGE
PAR
ÉTAPES
RÉTRO
RÉTRO-
SPECTIVE

31. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 31
2 EXEMPLES DE SALLE VIRTUELLE

32. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 32
PROGRAM BOARD
▪RÉPONSE À LA VISION
▪CLARIFICATION PAR OBJECTIF
▪PROXIMITÉ PLAN/RISQUES
CUSTOMISER SELON SES BESOINS
LES PROGRAM BOARDS SAFE
ASTUCE
DÉTAILS
SLIDES SUIVANTES

33. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 33
EXEMPLE : PROGRAM BOARDS SAFE
LISIBLE SI PEU
DE DÉPENDANCES

34. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 34
EXEMPLE : PROGRAM BOARD PAR OBJECTIF
PERMET UN SUIVI EFFICACE PAR OBJECTIF CLÉ

35. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 35
TEAM BOARD
▪SÉPARATION CLAIRE DES FEATURES/ENABLERS
▪RÉPARTITION TEMPORELLE EFFICACE
▪ENGAGEMENT AJUSTABLE
CUSTOMISER SELON SES BESOINS
LES TEAM BOARDS SAFE
ASTUCE
DÉTAILS
SLIDES SUIVANTES

36. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 36
TEAM BOARD SAFE
TEAM NAME
PI OBJECTIVES
STRETCH OBJECTIVES
VELOCITY
ITERATION 1
ITERATION 2
ITERATION 3
ITERATION 4
I&P
RISKS
R O
A M
VELOCITY
VELOCITY
VELOCITY
VELOCITY
FEATURES ?
LIEN FEATURE---STORIES ?
LIEN OBJECTIF---FEATURES ?

37. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 37
TEAM BOARD CUSTOM
UN MODÈLE PLUS EFFICACE

38. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 38
TEAM BOARD CUSTOM
DES ENGAGEMENTS CLAIRS ET AJUSTABLES

39. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 39
GUIDER ÉTAPE PAR ÉTAPE
▪ÉTAPES CLAIRES
▪INDICATEURS D’AVANCEMENT
POSER LES RAILS
ASTUCE
DÉTAILS
SLIDES SUIVANTES

40. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 40
EXEMPLE : GUIDAGE PAR ÉTAPES
UNE VRAIE BARRE DE PROGRESSION
- 100% 100% 30%
- 100% 100% 30%
- 100% 90%
- 100% 100% 80% 70% 100% 50%

41. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 41
3. FINALISATION
Livre vecteur créé par macrovector -fr.freepik.com

42. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 42
RÉTROSPECTIVE
▪OPTION : ENERGIZER
▪AUTONOMIE
▪DISPONIBILITÉ
PROPOSER UNE RÉTROSPECTIVE
FUN ET AUTO-PORTEUSE
ASTUCE
DÉTAILS
SLIDES SUIVANTES

43. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 43
EXEMPLE –LE KICKSTARTER
SIMPLE , EFFICACE , AUTO-PORTEUR
Mode d’emploi
Etapes décrites

44. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 44
EXEMPLES RÉTROSPECTIVE À DISTANCE
VARIER LES FORMATS
GARDER TOUJOURS LE MODE D’EMPLOI

45. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 45
RÉTROSPECTIVE
▪FEED-BACKS PAR ÉQUIPE OU PAR TRAIN
▪PRIORISATION
▪PLAN D’ACTION
UTILISER UN SYSTÈME DE VOTE
OPTION : QUOTAS, PAR ÉQUIPE
ASTUCE
DÉTAILS
SLIDES SUIVANTES

46. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 46
UTILISER UN SYSTÈME DE VOTE
Sélectionnerune
idéeetliker
mode liste,
trié par nb de like
Vote par like Vote par post-it
10
8
Adapté pour les rétros avec beaucoup de participants Adapté aux petites équipes
Créer un post itavec le nb de point

47. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 47
BONUS
SUR SITE
A DISTANCE
RETROSPECTIVE & FEEDBACKS
Un lien vers la salle
virtuelle commune
Une mise en perspective
A distance vs sur site
Le ROTI (Return On
Time Invested)

48. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 48
POUR CONCLURE
DES RÉSULTATS
PROMETTEURS

49. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 49
MERCI POUR VOTRE
ATTENTION
PLACE AUX QUESTIONS
Feel free to contact us on linked-in : Audric THEVENET, Olivier JEANNEAU, Philippe MERIAS

50. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 50
RAPPEL DE LA CHECKLIST
3. FINALISATION
CONTRÔLE
❑Règlesde saisievs Trust & Control
❑Qualité: les moulinettes
RÉTROSPECTIVE
❑Sur site vs Remote
❑Idées+ likes
CAPITALISATION
❑Workshop sur les retours
❑Optimiserà chaudle prochain PIP
2. PI PLANNING
INFORMATIONS
❑Agenda & fuseauxhoraires
❑Gestion des Pauses
❑Liens et contacts
❑Salle virtuelle: Klaxoon, …
PROGRAM BOARD
❑SAFe vs Custom
❑Liaison à l’outilprojet
TEAM BOARDS
❑SAFe vs Custom
❑Boiteà messages
❑Liaison à l’outilprojet
TEAM BREAK OUTS
❑Guidagepar étapes
❑Revue des Business Owners
❑Votes par équipe
1. PRÉPARATION
CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES
❑Construction & tests avec SM & PO
❑Nombre d’outils à limiter
❑Aide intégrée
❑Solutions de secours
❑Sessions de priseenmain pour tous
COMMUNICATIONS
❑Respect de la confidentialité
❑Choix du support de présentation
❑ConférencesAudio/Vidéo
❑Questions & Réponses
❑Conversations historisées
❑Meetings Audio/Video
PRÉPARATION DU PRODUIT
❑Objectifstrain
❑Definition of Ready
❑WSJF
❑Pre-grooming
CENTRALISATION DES DONNÉES
❑Outilprojet: Jira, Weekan, …
❑Documentation & Tutoriels

51. REMOTE PI PLANNING –TIPS & TRICKS │PUBLIC │2020.10.01 | 51