Rotinas Administrativas 2.pptx

rotinas admistrativas em empresas

1. O QUE SÃO ROTINAS ADMINIS T R A TI V AS? ⦿ T odo escritório, comércio o u empresa exige um profissional que saiba bem as diversas ROTINAS administrativas. Exigindo assim um profissional capaz de atender prontamente com habilidade e competência qualquer departamento da empresa. ⦿ Rotina administrativa é formada por vários processos que acontecem de forma sistemática e que requerem conhecimento técnico, científico e domínio de tecnologias.

2. ⦿ Conhecimento técnico - é o conhecimento adquirido sobre determinada coisa, bem específica. Esse conhecimento geralmente não é adquirido em nenhuma instituição, apenas se tem com os anos de experiência. ⦿ Conhecimento científico - conhecimento adquirido academicamente ou através do que se estudou na escola, cursos etc.

3. ⦿ Domínio de tecnologias – está relacionado ao uso de computadores, tablets, celulares, smartphones, internet etc.

4. ⦿ É necessário também distinguir atividades administrativas das atividades gerenciais, pois as atividades gerenciais constitui um processo que originará as atividades administrativas, ou seja, é para apoio gerencial que existem as atividades administrativas.

5. TÉCNICA NAS ROTINAS ADMINISTRATIVAS . ⦿ As funções básicas de uma empresa são a função comercial, a função técnica, financeira e pessoal. ⦿ Uma técnica administrativa bastante usada é a construção de organogramas, que identificam os departamentos da empresa e os níveis de hierarquia. ⦿ Hierarquia é uma ordem baseada na divisão em níveis de poder ou importância, de forma que um nível inferior é sempre subordinado a um nível superior

6. Documentos referentes as rotinas administrativas. ⦿ Os documentos referentes às rotinas administrativas são o manual de rotina e regulamento interno. ⦿ Nos manuais de rotina estão descritos quais as normas necessárias para execução de atividades específicas. ⦿ Já o regulamento ou regimento interno é um documento com um conjunto de diretrizes que definem a estrutura organizacional e as políticas da empresa. ⦿ Outros documentos que auxiliam as atividades administrativas são os relatórios que devem expor fatos e ocorrências para esclarecimento, dúvidas ou informação de problemas e outros documentos propostos para informações do interesse de um quadro de colaboradores são documentos como a CI (circular interna) e o ofício.

7. Modelo de relatório

8. CI – circular interna

9. Of í cio

10. QUALIDADE NAS ROTIN A S ADMINIS T R A TI V AS ⦿ A qualidade nos processos administrativos requer métodos, técnicas, normas e até inovações. ⦿ Os métodos são utilizados para que as ações nos processos sejam realizadas e atinjam os objetivos propostos. ⦿ Já os objetivos nos processos deve ser sempre o valor agregado e por isso, exige-se qualidade total em todos os processos, para isso faz-se necessário a implantação de metodologias e ferramentas da qualidade para que as organizações atinjam objetivos, conquiste o cliente e se torne competitiva mesmo em longo prazo. ⦿ Para isso, temos algumas ferramentas da qualidade que são de simples aplicação, mas rendem até uma certificação ISO, se forem implantadas com sucesso.

11. ISO - MUNDIAL ⦿ ISO é a sigla de International Organization for Standardization , ou Organização Internacional para Padr o n i zação , em portugu ê s. A I SO é uma entidade de padronização e normatização , e foi criada em Genebra, na Suiça, em 1947. ⦿ A ISO promove a normatização de empresas e produtos, para manter a qualidade permanente. Suas normas mais conhecidas são a ISO 9000, ISO 9001, estão relacionadas a um sistema de gestão da qualidade. ⦿ Aqui no Brasil a entidade responsável pela ISO é a ABNT ( Associação brasileira de normas técnicas).

12. AS EMPRESAS E SEUS DEPARTAMENTOS ⦿ As empresas são divididas em departamentos, nas suas rotinas diárias os departamentos se comunicam entre si, para soluções de problemas, e entre outros assuntos relativos a empresa.

13. Principais departamentos ⦿ Departamento Jurídico ⦿ Departamento de Marketing ⦿ Departamento de Compras ⦿ Departamento de Vendas ⦿ Departamento Administrativo ⦿ Departamento Operacional ⦿ Departamento de Recursos humanos (RH)

14. OUTRAS A TIVIDADES RELACIONADAS AS ROTINAS ADMINISTRATIVAS

15. ⦿ Realizar entrega de materiais diversos; ⦿ Manter documentos e material organizados; ⦿ Controlar a entrega e a saída de materiais; ⦿ Controlar registro de frequências de funcionários (ponto); ⦿ Int e ir a r do s s e rv i ç o s do s depa rtament o s d a e m p r e sa vi san do o ri e n t a r e facilitar a função de dados, documentos e outras solicitações dos superiores; ⦿ Atu a r como res p o n s áv e l f i sca l izad o r p e l a ma n ut e nção d a or d em nos ambientes; projetor multimídia; ⦿ Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, máquina de Xerox, ⦿ ⦿ ⦿ ⦿ Realizar e atender chamadas telefônicas; Emitir notas fiscais e recibos Emitir contra-cheques dos funcionários; Realizar depósitos dos salários