SEI | Ministério da Cultura | Procedimentos Documentais

Manual de Procedimentos Documentais no Sistema Eletrônico de Informações do Ministério da Cultura. Saiba mais no Curso SEI: https://goo.gl/IQ1r79

1. 1

Manual de procedimentos documentais do
Sistema Eletrônico de Informações (SEI-MinC).
Versão 1.0

PERFIS DE ACESSO

1. Os perfis de acesso ao SEI-MinC são:

1.1. Administrador Geral: responsável por criar, parametrizar, cadastrar e descadastrar, com o
apoio das Unidades envolvidas:
a) as unidades administrativas;
b) os usuários internos;
c) os tipos de processos;
d) os tipos de documentos;
e) os padrões oficiais de documentos;
f) as classificações por assuntos (classificação arquivística);
g) as hipóteses legais de classificação de sigilo de informações; e
h) demais funções de gerenciamento do Sistema;

1.2. Administrador de unidade: representante da unidade protocolizadora, responsável por:
a) cadastrar a qualificação de assinaturas de sua unidade;
b) garantir o descredenciamento dos usuários que não estejam em exercício na unidade;
c) cadastrar, liberar o acesso e orientar o usuário externo para utilizar o SEI-MinC;
d) conceder acesso externo para vista aos processos públicos; e
e) manter atualizados os dados cadastrais da unidade

1.3. Básico, destinado aos usuários que executem atividades de criação, instrução e tramitação
de processos, bem como produção e assinatura de documentos.

1.4. Colaborador, destinado aos usuários que necessitem realizar todas as atividades do perfil
Básico, com exceção da assinatura de documentos.

2. Os perfis de acesso poderão ser criados ou alterados pelo Administrador Geral, a qualquer
tempo, em conformidade com as necessidades do MinC, desde que as solicitações estejam
devidamente fundamentadas pela Unidade solicitante.

DO CREDENCIAMENTO E ACESSO
USUÁRIO INTERNO

3. Deverá ser atribuído perfil de acesso Básico ao servidor ou empregado público em
exercício no MinC, que necessite utilizar o SEI-MinC para realizar suas atividades
profissionais e executar suas atribuições legais.

2. 2

4. Deverá ser atribuído perfil de acesso Colaborador ao estagiário, menor aprendiz ou
prestador de serviço terceirizado do MinC, que necessite utilizar o SEI-MinC para realizar
suas atividades e executar suas atribuições legais.

5. Nos casos em que for necessária a assinatura do Colaborador no SEI-MinC, poderá ser
conferido acesso como usuário externo ou utilizar a assinatura manual em papel,
digitalizando-se posteriormente o documento e inserindo-o no SEI-MinC.

6. O acesso do colaborador ao SEI-MinC será concedido pelo Administrador de Unidade,
mediante solicitação do chefe imediato, via email, desde que tenha cadastro do colaborador
em rede.

7. Para acessar o SEI-MinC, o usuário interno credenciado deverá acessar o endereço
http://sei.cultura.gov.br/sei, informar o seu CPF no campo login e a sua senha no campo
correspondente.

8. A alteração de lotação do usuário interno implicará no ajuste de sua vinculação à unidade
administrativa no SEI-MinC, cabendo ao administrador de unidade verificar quaisquer
problemas durante o processo.

9. O credenciamento do usuário interno poderá ser realizado em mais de uma unidade, desde
que o Titular da(s) demai(s) unidade(s) autorize(m) a inclusão, e que as Unidades pertençam a
mesma Secretaria ou Diretoria.

10. O usuário interno será descredenciado pelo administrador de Unidade do seu perfil de
acesso, nos seguintes casos:
I - alteração de exercício para outro órgão ou desligamento do servidor e empregado público;
II - desligamento do colaborador.

11. São responsabilidades dos usuários internos:
I - manter o sigilo da senha, pessoal e intransferível, não cabendo, em qualquer hipótese, a
alegação de uso indevido;
II - consultar diariamente o SEI-MinC, a fim de verificar o recebimento de processos
eletrônicos;
III - não divulgar as informações a que tiver acesso em função de seu credenciamento no SEI-
MinC.
USUÁRIO EXTERNO

12. Na medida em que forem disponibilizados meios para credenciamento de usuários
externos, o perfil poderá realizar as seguintes atividades:
I - encaminhar requerimentos, petições e documentos;
II - acompanhar o trâmite de processos;
III - receber ofícios e notificações; e
IV - solicitar vistas.

3. 3

13. O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e será realizado pelo
Administrador da Unidade.

14. Excepcionalmente, enquanto não apreciada a solicitação de credenciamento, o usuário
externo poderá encaminhar documentos em meio físico.

15. O Administrador da Unidade poderá solicitar documentação complementar para
efetivação do cadastro.

16. O resultado da análise da documentação será informado pelo Administrador da Unidade
ao usuário externo por mensagem eletrônica.

17. A autorização para o credenciamento de usuário externo será indeferida nos casos de
descumprimento de prazos ou de não atendimento às exigências de apresentação de
documentação.

18. A não obtenção de acesso ou credenciamento no SEI-MinC, bem como eventual falha de
transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do SEI-MinC, não
servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.

19. Poderá ser concedido acesso externo a órgãos de controle e auditoria, para vistas ao
processo eletrônico, mediante a disponibilização de link externo.

20. Para o cadastramento referido acima, a unidade deve indicar à CODIN, via memorando,
servidor responsável que liberará o link para acesso externo do órgão de controle e auditoria.

21. O credenciamento de usuário externo será realizado para assinatura de documentos em
processos do MinC por órgãos e entidades públicas e privadas, sendo ato pessoal e
intransferível.

22. São responsabilidades do usuário externo:
I - aceitação das condições regulamentares que disciplinam o processo eletrônico no MinC
que tem como consequência a responsabilização administrativa, civil e penal pelas ações
efetuadas;
II - o sigilo da senha de acesso ao SEI-MinC, não sendo oponível, em qualquer hipótese,
alegação de uso indevido;
III - a atualização de seus dados cadastrais no SEI-MinC; e
IV - o acompanhamento de informações no sítio do Ministério da Cultura na internet sobre o
SEI-MinC.

NÍVEIS DE ACESSO DOS PROCESSOS

23. Todo documento ou processo criado ou inserido no SEI-MinC deverá, obrigatoriamente,
ser classificado nos níveis de acesso como público, restrito ou sigiloso.

4. 4

24. Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS do
MinC estabelecer os procedimentos a serem seguidos para os documentos referidos acima.

25. Os processos e documentos classificados como públicos poderão ser visualizados por
todos os usuários internos, sendo permitido o acesso externo mediante solicitação de vista
processual.

26. Será classificado como restrito aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto
ou por onde tramitou, mediante indicação no campo correspondente, o acesso a:
I - documentos preparatórios;
II - Documentos que contenham informações pessoais; e
III - Documentos que contenham outras hipóteses legais de restrição de acesso, tais como
sigilo fiscal, bancário e industrial, com exceção das informações elencadas no Art. 23 da Lei
nº 12.527/2011.

27. Podem ser considerados documentos preparatórios, aqueles documentos que subsidiem
atos que ainda não foram assinados pela autoridade competente.

28. A restrição temporária de acesso ao documento preparatório é prevista no art. 20 do
Decreto nº 7.724/2012 e aplica-se somente até o momento em que haja uma posição final
sobre o assunto que é objeto do documento ou processo, ou, ainda, quando seja editado o ato
que aquele documento ou processo subsidiou.

29. A restrição de acesso a documento preparatório será temporária e findará logo que haja
posicionamento definitivo sobre o objeto do documento ou processo, ou até que seja editado o
ato subsidiado pelo documento ou processo restrito, o qual deverá ter sua classificação de
acesso alterada de restrito para público pela unidade detentora.

30. Logo, quando expirar a causa da restrição deve ser alterada a classificação do processo ou
documento de restrito para público.

31. Documentos que contenham informações pessoais são aqueles que trazem informações de
determinada pessoa identificada ou identificável.

32. A restrição de acesso a documentos que contenham informações pessoais respeita o
disposto no art. 55 do Decreto nº 7.724/2012, que garante proteção às informações pessoais
relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem que estejam na posse dos órgãos e
entidades. Nesse caso, as informações são restritas aos agentes públicos legalmente
autorizados e à própria pessoa.

33. A análise quanto à existência de informações pessoais deve ser feita diante de um caso
concreto. Entretanto, seguem alguns exemplos de informações pessoais a título de ilustração:
a) Dados relativos a documentos de identificação pessoal (RG, CPF, Título de Eleitor,
Documento de Reserva etc.);
b) Informações sobre o estado de saúde do servidor ou familiares;

5. 5

c) Informações financeiras ou patrimoniais de determinada pessoa;
d) Informações sobre alimentados, dependentes ou pensões;
e) Endereço pessoal ou comercial de determinada pessoa;
f) Número de telefone ou endereço eletrônico de determinada pessoa;
g) Origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções religiosas, filosóficas ou morais;
opiniões políticas, filiação sindical, partidária ou a organizações de caráter religioso,
filosófico ou político.

34. Cabe destacar que a inclusão de um documento restrito em um processo público torna
aquele processo restrito, mas é possível acompanhar o trâmite de processos restritos. Só não
será possível que todas as pessoas tenham acesso absoluto ao teor dos documentos constantes
daquele processo.

35. Será classificado como sigiloso, o documento ou processo:
I - abrangido pelas hipóteses legais de sigilo tais como sigilo fiscal, bancário, industrial, entre
outras, sendo necessário indicar, no campo correspondente, qual é a hipótese legal que
fundamenta o sigilo; e
II - submetido temporariamente à restrição de acesso em razão de sua imprescindibilidade
para a segurança da sociedade e do Estado.

36. O acesso a documento ou processo classificado como sigiloso será limitado aos usuários
para os quais foi atribuída a permissão específica de acesso, mediante aposição da respectiva
senha.

37. Poderão ser classificados com o nível de acesso “Sigiloso” do SEI-MinC documentos cujo
acesso deve ser limitado a pessoas a quem a informação se referir e a agentes públicos
legalmente credenciados.

38. Ao usuário identificado no item acima será atribuída permissão específica por servidor
credenciado.

39. Cada processo sigiloso terá seu rol de usuários credenciados.

40. A inclusão de documento restrito em processo público tornará este restrito, a ser alterado
pelo usuário, sendo ainda possível acompanhar seu trâmite. Só não será possível que todas as
pessoas tenham acesso absoluto ao teor dos documentos constantes daquele processo.

41. As correspondências físicas identificadas como sigilosas deverão ser encaminhadas
lacradas diretamente ao destinatário ou superior hierárquico, cabendo ao mesmo providenciar
sua abertura e registro.

42. Caberá ao destinatário da correspondência recebida como particular, ao verificar tratar-se
de assunto oficial, retorná-la ao setor responsável para o devido registro.

43. Não deverão ser digitalizados no SEI, exceto se identificado a necessidade:

6. 6

I - jornais, revistas, livros, panfletos promocionais e demais materiais que não são
caracterizados como documentos arquivísticos; e
II - correspondências particulares.

44. Os registros dos documentos acima descritos se farão por meio de memorando, ou outro
tipo documento, gerado no SEI registrando as informações possíveis do envelope e
informando que o físico seguirá á unidade de destino; tramitar o memorando criado para a
unidade de destino do documento; se estiver de fácil identificação o memorando poderá ser
atribuído ao nome do destinatário; a unidade de destino deverá monitorar a chegada do
documento lacrado.
45. Os documentos recebidos em meio físico deverão ser digitalizados e capturados para o
SEI-MinC de acordo com os requisitos de operacionalização dos equipamentos de scanner,
disponível no hotsite do SEI-MinC, http://sei.cultura.gov.br/ajuda/, com o objetivo de garantir
o máximo de fidelidade entre o representante digital gerado e o documento original, levando
em consideração suas características físicas e estado de conservação.

46. Caso o envelope tenha a finalidade de comprovar a data de postagem ou contenha
endereço atualizado do remetente poderá ser incluído e digitalizado no processo eletrônico.

47. O registro de documento externo ao SEI-MinC digitalizado deverá ser acompanhado da
conferência da integridade, com a finalidade de registrar se foi apresentado documento
original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia
simples.

48. Os documentos resultantes da digitalização de originais terão valor de cópia autenticada
administrativamente e os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em
cartório, cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia
simples.

49. A conferência de que trata o item acima deverá ser informada no SEI-MinC no campo
“Tipo de Conferência (para documentos digitalizados)” e registrado no documento físico
original, por meio da aposição de carimbo próprio e assinatura do servidor responsável pela
digitalização, na primeira página do documento, para controle.

50. O carimbo acima referido deverá conter a seguinte informação:
“Documentos Digitalizado
Data:
Nome do servidor
Matrícula”

51. Colaborador poderá proceder a digitalização, porém será necessário apor o carimbo acima
referido pelo servidor para validar a documentação.

52. Conforme condições de operacionalização do Protocolo, os documentos recebidos em
meio físico que necessitam ser digitalizados poderão:

7. 7

I – ser digitalizados imediatamente e devolvidos ao interessado;
III - ser recebidos em papel para posterior digitalização, considerando que os documentos em
papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório poderão ser
devolvidos ao interessado quando do envio de resposta ou mantidos sob guarda do Arquivo
Central do MinC.


O PROCESSO ELETRÔNICO

53. Conforme disposto no Art. 39 da Portaria nº 26, de 1º de abril de 2016, publicada no DOU
do dia 4/4/2016, Seção 1, págs. 58 a 60, todas as unidades deverão produzir, tramitar e
receber documentos e processos no SEI-MinC.

54. O processo eletrônico inicia-se com a autuação de um documento produzido
eletronicamente ou digitalizado.

55. Todos os documentos produzidos ou inseridos no SEI-MinC constituirão ou se vincularão
a um processo eletrônico, sendo de responsabilidade exclusiva dos usuários os seus registros.

56. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos, na
forma estabelecida nesta Instrução, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

57. Os documentos digitalizados e inseridos no processo eletrônico por usuário interno
autorizado têm a mesma força probante dos originais, por meio da aposição de carimbo
próprio e assinatura do servidor responsável pela digitalização, na primeira página do
documento, para controle.


58. A ordenação dos documentos no processo eletrônico deve respeitar a sequência
cronológica.

59. Caso seja necessário reordenar os documentos, por solicitação da autoridade competente,
deverá ser aposto despacho justificando o procedimento.

60. No SEI-MinC, os processos serão concluídos pelo setor responsável e arquivados de
forma eletrônica.

61. A função “Concluir processo na unidade” poderá ser utilizada quando não houver mais
nenhuma ação a ser tomada no âmbito da unidade.

62. Os autos de processos eletrônicos que tiverem de ser remetidos a outros órgãos e
entidades públicas que não disponham de sistema compatível poderão ser enviados em
formato eletrônico ou impressos em papel.

8. 8

63. Quando a opção mais adequada for imprimir os autos do processo eletrônico em papel
para o posterior envio, o documento que encaminha o processo deve ser assinado
eletronicamente no SEI-MinC.

64. Caberá ao órgão ou entidade receptor realizar os procedimentos de protocolo necessários,
na forma da legislação em vigor.

65. Para a abertura de um processo eletrônico no SEI-MinC, deverão ser inseridos dados que
possibilitem a sua localização, recuperação e tratamento documental, mediante o
preenchimento dos campos próprios do Sistema, observados os seguintes requisitos:
I - escolher adequadamente o tipo de processo, o qual poderá ser alterado, em caso de
incorreção, por qualquer unidade na qual o processo esteja aberto;
II - descrever a especificação de forma objetiva, clara e ortograficamente correta; e
III - informar o(s) interessado(s) no processo, verificando antes se cada um destes já encontra-
se no rol disponível no Sistema, caso em que deverá ser selecionado e não inserido com nova
denominação, a fim de não gerar duplicidade de registros na base de dados do SEI-MinC.

66. As pessoas físicas devem ser registradas com o nome completo, sem abreviação, seguido
do Cadastro de Pessoa Física (CPF), se houver, entre parênteses, não devendo ser utilizados
pontos ou traços.

67. As pessoas jurídicas deverão ser registradas com o nome completo, sem abreviação,
seguido do Cadastro de Pessoa Jurídica (CNPJ) entre parênteses, se houver, não devendo ser
utilizados pontos ou traços.

68. Os órgãos e entidades públicas e privadas, deverão ser registrados com o nome completo,
sem abreviação, seguido da sigla entre parênteses, se houver, não devendo ser utilizados
pontos ou traços.

69. Quando houver mais de 03 (três) interessados, deverá ser utilizada a expressão “e outros”
que não deverá ser cadastrada junto com o nome dos demais.

70. Para complementar a descrição será possível utilizar o campo “Observações desta
unidade”, visível para as unidades que tiverem acesso ao processo. As informações desse
campo somente poderão ser recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu.

71. A ordenação dos documentos no processo eletrônico deverá respeitar a sequência
cronológica e sua reordenação exigirá a solicitação da autoridade competente e despacho
justificando o procedimento.

72. Documentos resultantes da digitalização de processos em papel não podem ser
reordenados na árvore de documentos do processo de modo a desfazer a sequencia
cronológica original da numeração de folhas.

9. 9

73. A classificação por assunto será automaticamente inserida conforme a escolha do tipo de
processo no ato da abertura do processo e não deverá ser alterada. Todos os processos
eletrônicos do SEI-MinC serão classificados com base no Código de Classificação de
Documentos de Arquivo do MinC, para as atividades-meio e fim.

74. Na inclusão de documento, a classificação por assunto é facultativa, uma vez que
predomina a classificação atribuída ao processo.

75. Para o registro de documentos de proveniência externa ao MinC o campo “Número/Nome
na Árvore” deverá ser preenchimento somente com o número do documento, não sendo
permitido inserir outras informações como unidade, órgão ou ano.

PRODUÇÃO, NUMERAÇÃO E REGISTRO

76. Os processos eletrônicos produzidos no SEI-MinC receberão um Número Único de
Protocolo - NUP automático, quando se tratar de um novo processo ou informado
manualmente, quando se tratar de documento ou processo já existente em meio físico.

77. Os processos físicos seguirão de forma híbrida e serão cadastrados no SEI-MinC. Deverão
ter o número de protocolo original informado, incluindo a data de autuação ou criação
original constante dos mesmos.

78. Para a criação de um processo eletrônico no SEI-MinC devem ser inseridos dados que
possibilitem a sua localização, tratamento e recuperação, mediante o preenchimento dos
campos de registro próprios do Sistema, observados os seguintes requisitos:
I - escolha adequada do tipo de processo;
II - descrição da especificação de forma objetiva, clara e ortograficamente correta;
III - preenchimento adequado do campo “Interessado”, de modo a não criar duplicidade de
registros e facilitar a busca.

79. Para complementar a descrição é possível utilizar o campo “Observações da unidade”, que
só fica disponível para a Unidade que gerou o documento.

80. Todo documento oficial produzido no MinC deverá ser gerado no editor de texto do SEI-
MinC.

81. O SEI-MinC possui modelos de diversos documentos, sendo possível novas inclusões
mediante solicitação da unidade responsável à CODIN.

82. Quando o documento a ser produzido exigir formatação incompatível com o editor de
textos do SEI-MinC, deverá ser convertido em formato PDF, preferencialmente, e inserido
como documento externo.

10. 10

83. Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção de documentos no SEI-
MinC, estes poderão ser produzidos em papel, digitalizados e inseridos como documentos
externos quando do retorno da disponibilidade do Sistema.

84. Caso haja processo cadastrado no SEI-MinC referente ao documento recebido, este deverá
ser digitalizado e inserido no processo já existente.

85. Quando não for localizado no SEI-MinC processo relativo ao documento recebido ou
quando o processo, embora identificado, estiver tramitado para unidade distinta da que
recebeu o documento, deverá ser cadastrado novo processo, o qual deve ser anexado ao
processo original pela unidade responsável, tão logo seja possível.

86. Documento que possua processo antecedente originalmente em papel cadastrado no SAD,
deve ser realizado os seguintes procedimentos, a fim de dar prosseguimento ao original:
I - digitalizar o documento em papel e o documento recebido conforme padrões definidos
nesta Norma Operacional;
II - abrir um processo no SEI-MinC com o mesmo Número Único de Protocolo (NUP);
III - preencher os demais campos da função “Iniciar Processo”; e
IV - anexar ao processo criado no SEI-MinC o(s) arquivo(s) digitalizados em papel.

RECEBIMENTO E DIGITALIZAÇÃO

87. As correspondências, os processos administrativos e os documentos em geral de origem
externa ao MINC, recebidos pelo Protocolo Central de forma presencial, deverão ser
digitalizados e encaminhados às unidades destinatárias, registrados no SEI-MinC e
distribuídos eletronicamente.

88. O Protocolo enviará a documentação física ao Arquivo Central para proceder ao
arquivamento da documentação física, que cumprirá os prazos estabelecidos na Tabela de
Temporalidade do MinC.

89. Caberão as unidades destinatárias dos documentos cadastrados pelo Protocolo verificar no
SEI-MinC se já existe processo cadastrado do mesmo assunto para proceder a juntada.

90. Os documentos deverão ser registrados no SEI-MinC no prazo máximo de vinte e quatro
horas contados do recebimento, salvo quando este ocorrer às sextas-feiras, véspera de feriados
ou pontos facultativos.

91. Correspondências, processos administrativos e os documentos em geral de origem externa
ao MinC recebidos em meio físico nas unidades, deverão ser encaminhados ao Protocolo
Central, para a realização dos procedimentos de abertura, digitalização, registro e distribuição
no SEI-MinC.

11. 11

92. Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, a digitalização poderá
ser efetuada em até cinco dias úteis, desde que devidamente justificado pela Unidade
responsável.

93. Não deverão ser digitalizados dos no SEI:
I - jornais, revistas, livros, folders e demais materiais que não são caracterizados como
documentos arquivísticos;
II - documentos eletrônicos superiores a 500 megabytes.

94. Os documentos particulares, identificados como tal, serão cadastrados por meio de
memorando, ou outro tipo de documento, pelo Protocolo, porém não serão digitalizados e
enviados em meio físico. Constará no memorando citado a informação do envio de forma
física do documento.

95. Os documentos eletrônicos superiores a 500 megabytes serão informados nos respectivos
processos no SEI e arquivados no Arquivo Central responsável pelo documento, para
consulta.

96. A digitalização deverá ser realizada, preferencialmente, mediante a utilização da
funcionalidade Reconhecimento Óptico de Caracteres – OCR, em boa qualidade e
legibilidade.

97. Será facultada, até o dia 31 de dezembro de 2016, a digitalização de processos acima de
50 folhas, desde que a unidade se responsabilize pela qualidade e legibilidade de todas as
folhas digitalizadas.

98. Será obrigatória a digitalização de documentos avulsos elaborados antes da data de início
do SEI e de processos que contenham até 50 folhas.

99. Na medida do possível, os processos administrativos que forem digitalizados, que
contenham volumes deverão ter a estrutura original mantida na digitalização, compondo, cada
volume, um arquivo eletrônico, sendo que o número único de protocolo, número do volume e
o intervalo de folhas deve constar no campo “Número/Nome na Árvore”. Exemplo:
03710.00001/2012-01 Vol. 1 fls. 001 a 100.

100. O número SEI-MinC e a classificação arquivística atribuída pelo Sistema devem ser
anotados a lápis, no canto superior direito do documento físico ou da capa do processo.

101. Nos casos em que a digitalização for inviável, devido às características intrínsecas do
suporte ou mau estado de conservação, é possível a tramitação do documento ou processo em
meio físico, mediante registro e atualização do andamento do trâmite no SEI-MinC.

102. A digitalização e a inserção de documentos no processo eletrônico poderão ser efetuadas
por servidores e empregados em exercício no MINC ou por colaboradores.

12. 12

103. Salvo na hipótese de indício fundado de irregularidade, fica dispensada a autenticação
dos documentos digitalizados.

CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA, ARQUIVAMENTO E AVALIAÇÃO

104. Todos os processos do SEI-MinC serão classificados com base no Código de
Classificação de Documentos de Arquivo do MinC. O Código de Classificação da área meio
já está disponível no SEI-MinC e da área fim estará disponível até o final de 2016. Portanto,
documentos registrados que se enquadram nas atividades fim do MinC serão classificados a
partir da disponibilidade do Código de Classificação no SEI-MinC.

105. A classificação por assunto será automaticamente inserida conforme a escolha do tipo de
processo no ato da abertura do processo e não deverá ser alterada. Todos os processos
eletrônicos do SEI-MinC serão classificados com base no Código de Classificação de
Documentos de Arquivo do MinC, para as atividades-meio e fim.

106. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda
definidos nas tabelas de temporalidade de documentos de arquivo.

107. A eliminação de documentos e processos eletrônicos será promovida pelo Arquivo
Central do MINC e executada de acordo com os procedimentos definidos na legislação
arquivística.

108. Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de
preservação de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações.


TRAMITAÇÃO

109. Toda entrada e saída de processos no âmbito das unidades administrativas do MinC
deverão ser realizadas por meio do SEI-MinC.

110. A tramitação interna de processos físicos entre as unidades do MinC respeitará as regras:
I - Será inserido no processo cadastrado no SEI-MinC o Guia de Tramitação de Documentos
Físicos, que será enviado junto com o processo virtual à área destinatária, para que ao receber
o processo de forma virtual haja ciência da existência da parte física para acompanhar e
aguardar a chegada da parte física na unidade de destino;
II - No final do processo físico deverá ser anexado o Termo de Encerramento de Processo
Físico e continuação de processo no SEI;
III - A partir da anexação do Termo de Encerramento de Processo Físico ao último volume do
processo os demais documentos deverão obrigatoriamente seguir no SEI-MinC;
IV - Documentos externos que forem inseridos pelo Protocolo aos processos que se
enquadram na situação descrita serão enviados ao Arquivo Central com a anotação no canto
superior direito do número de processo NUP ao qual pertence o documento; e

13. 13

V - Os documentos que se enquadram na situação acima ficarão no arquivo Central
aguardando a chegada do processo físico, quando ocorrer o arquivamento, e serão anexados
ao processo para arquivamento definitivo até cumprido os prazos de guarda estabelecidos na
Tabela de Temporalidade do MinC.

111. A CODIN auxiliará as unidades do MinC para definição de regras de fluxo de tramitação
de processos entre as unidades do MinC e disponibilizará as informações na página do SEI-
MinC na intranet.

112. A tramitação de processos internos no SEI-MinC deverá ser realizada exclusivamente
por meio da função “Enviar Processo”, não sendo permitido o uso de recursos substitutivos
como o envio de documento por correio eletrônico.

113. Em caso de erro na tramitação do processo eletrônico, a área de destino deverá promover
imediatamente:
I - o seu adequado direcionamento; ou
II - a sua devolução ao remetente.


114. Para acompanhar as atualizações do processo, deverá ser utilizada, preferencialmente, a
função “Acompanhamento Especial” optando pela manutenção do processo aberto somente
em caso de trabalho colaborativo entre unidades, no qual seja possível a manifestação
simultânea em expedientes administrativos autônomos entre si.

EXPEDIÇÃO

115. Os autos de processos eletrônicos deverão ser expedidos exclusivamente pelos Apoios
Administrativos ou pelo Protocolo Central e deverão ser acompanhados da Guia de
Tramitação de Documentos Físicos gerada no SEI-MinC que informa o número do processo,
unidade de origem e local de destino, número de folhas e existência de anexos.

116. Os Apoios Administrativos deverão realizar a impressão e acondicionamento dos
documentos destinados à expedição, bem como inserir etiquetas de remetente e destinatário
no envelope.

117. Identificada inconsistência nos procedimentos descritos acima, a correspondência deverá
ser devolvida para correção.

118. Não deverão ser expedidos documentos de caráter particular.

119. Processos não digitais recebidos deverão ser devolvidos ao órgão ou entidade de origem
no seu formato original, com a devida inserção dos documentos produzidos no MinC e após
os trâmites necessários.

14. 14

ENCERRAMENTO DO PROCESSO ELETRÔNICO E ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS NÃO DIGITAIS

120. O encerramento do processo no SEI-MinC ocorrerá nas seguintes situações:
I - por deferimento ou indeferimento do pleito;
II - pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou
III - por decisão motivada de autoridade competente.

121. Quando não houver mais nenhuma ação a ser tomada no processo, a unidade responsável
pelo último andamento deverá encerrá-lo por meio da função “Concluir processo na unidade”.

122. Caso o processo não seja concluído, o tempo em que permanece aberto
desnecessariamente na unidade é computado como efetivo andamento para fins de estatística
no SEI-MinC.

123. A reabertura de processo eletrônico, por expressa solicitação da autoridade competente,
será realizada quando houver necessidade de retomar ou dar continuidade à ação
administrativa.

124. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram os prazos de guarda definidos
nas tabelas de temporalidade de documentos de arquivo.

125. A contagem de temporalidade inicia-se quando todas as unidades nas quais o processo
esteja aberto indicarem sua conclusão diretamente no Sistema.

126. A eliminação de processos eletrônicos será promovida pelo Arquivo Central do MinC e
executada de acordo com os procedimentos definidos na legislação arquivística.

127. Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de
preservação, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações.

128. Após a digitalização e captura para o SEI-MinC do documento recebido, deverão ser
anotados no canto superior direito da folha o número SEI, o código de classificação por
assunto e o NUP do processo.

129. Os documentos deverão ser ordenados por código de classificação e acondicionados em
caixa padrão arquivo, as quais deverão ser enviadas ao Arquivo Central mediante
preenchimento de Guia de Transferência constante da Norma de Arquivo.

SOBRESTAMENTO, RELACIONAMENTO E ANEXAÇÃO DE PROCESSOS

130. O sobrestamento é a interrupção temporária formal do andamento do processo a fim de
aguardar a realização de providência necessária ao prosseguimento do mesmo e deverá ser
precedido de determinação formal da autoridade competente, registrada no próprio processo
objeto do sobrestamento.

15. 15


131. O sobrestamento deve ser precedido de determinação formal da autoridade competente,
registrada no próprio processo objeto do sobrestamento.

132. O documento no qual consta a determinação formal e seu teor resumido devem constar
do campo “motivo para sobrestamento” do processo no SEI-MinC.

133. O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o
determinou ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação.

134. O relacionamento de processos será realizado quando houver a necessidade de associar
um ou mais processos entre si, com o objetivo de facilitar a busca e complementar
informações.

135. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não
havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma
autônoma.

136. A anexação ocorrerá quando houver necessidade de unificação permanente de processos
com mesmo interessado e assunto, para que sejam analisados e decididos de forma conjunta.

137. A anexação de processos somente poderá ser revertida pelo Administrador de Unidade.

138. Uma vez anexado ao processo principal, o processo acessório deixa de ter
independência, não sendo mais possível realizar nenhuma ação isolada no mesmo.

PEDIDO DE VISTAS AO PROCESSO

139. As solicitações de vistas a processos, recebidas preferencialmente pelo SIC, deverão ser
dirigidas ao Administrador de Unidade, por meio eletrônico. Em atenção à Lei de Acesso à
Informação e seus regulamentos.

140. As disponibilizações de acesso devem obedecer à legislação pertinente ao acesso à
informação, bem como às disposições da Política de Segurança da Informação e
Comunicações do MinC.

141. Atendidos os requisitos formais, o Administrador de Unidade encaminhará o pedido de
vistas para análise do setor competente.

142. Qualquer pessoa poderá solicitar vistas aos processos eletrônicos classificados como
públicos.

143. Nos casos em que o solicitante não possuir endereço eletrônico, o Administrador da
Unidade deverá assegurar a vista mediante uma das seguintes opções:
I - a disponibilização de recursos necessários para solicitar a vista;

16. 16

II – a impressão e disponibilização dos documentos solicitados.

144. Poderão ser enviados por e-mail arquivos de até 10 megabytes utilizando ferramenta
interna de envio de correspondência eletrônica do SEI.

145. É vedado conceder acesso externo, para fins de vistas a processo, por prazo superior a 10
dias corridos.

146. Enquanto não houver meios tecnológicos para apresentar, na internet, a informação sobre
o trâmite dos processos no SEI-MinC, o Administrador da unidade na qual estiver o processo
deverá disponibilizar a informação aos usuários externos.

147. A informação poderá ser produzida utilizando a opção “consultar andamento” no SEI-
MinC.


CANCELAMENTO E EXCLUSÃO

148. Poderão ser cancelados ou excluídos:
I - documentos sem assinatura; e
II - documentos assinados, ainda não vistos por outras unidades e que o processo do qual faça
parte não tenham sofrido trâmite e conclusão na unidade; e
III - processo, desde que não tenha sido enviado para outra unidade e não possua documentos.

149. Os documentos e processos excluídos deixam de ser exibidos na árvore de documentos
do processo e não podem ser recuperados.

150. Os documentos já abertos em outras unidades poderão ser cancelados mediante
justificativa.

151. É vedado o cancelamento de documento declarado nulo, tendo em vista a necessidade de
acesso para fins de comprovação da instrução processual.

152. É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de fundamentação para a
produção de decisões ou manifestações técnicas.

153. O documento cancelado continua a ser apresentado na árvore de documentos do
processo, porém, torna-se inacessível.

154. Os cancelamentos e exclusões serão registrados no SEI-MinC com os dados do
responsável pela ação.

155. É vedada a exclusão e cancelamento de documentos assinados por outras unidades
administrativas.

17. 17

156. Uma vez cancelado o documento, não é possível gerar uma cópia do mesmo.

PRAZOS

157. Os prazos começam a correr a partir da data do recebimento excluindo-se da contagem o
dia do começo e incluindo-se o do vencimento.

158. Para efeito de contagem do prazo acima mencionado, considerar-se-á efetuado o
recebimento da comunicação:
I - no dia em que o usuário efetivar a consulta eletrônica ao teor da comunicação,
devidamente registrada no processo; ou
II - nos casos em que não efetuada a consulta referida no inciso I, dez dias corridos após a
data de encaminhamento da comunicação.

159. Considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil seguinte se o vencimento cair em
dia em que não houver expediente ou este for encerrado antes do horário normal.

160. Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio de
petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até às 23h59 (vinte e três
horas e cinquenta e nove minutos) do último dia, conforme horário oficial de Brasília.

161. Considera-se realizado o envio eletrônico de documentos no dia e hora do respectivo
registro eletrônico no SEI-MinC, conforme horário oficial de Brasília.

162. Os processos recebidos no sistema que contenham parte física considerar-se-á recebido
definitivamente no momento em que a parte física for recebida.

163. Processos que contenham parte física deverá ser acompanhando pela unidade
destinatária, e no prazo de 48h em caso de não recebimento da parte física deverá comunicar à
área remetente.

TRANSIÇÃO DO DOCUMENTO FÍSICO PARA O ELETRÔNICO

164. Será obrigatória a digitalização de documentos avulsos elaborados antes da data de início
do SEI e de processos que contenham até 50 folhas, conforme Portaria nº 32 de 28/4/2016,
publicado no DOU de 29/4/2016, Seção 1, pág. 4 e 5.

165. Os processos com mais 50 folhas poderão ser tramitados de forma híbrida, desde que
respeitados os seguintes prazos:
I – Processos com 51 a 200 folhas, até 2 de junho de 2016;
II – Processos com 2 a 5 volumes, até 2 de agosto de 2016; e
III – Processos com 6 ou mais volumes, até 31 de dezembro de 2016.

166. A conversão de processo físico pela unidade responsável deverá seguir os seguintes
procedimentos:

18. 18

I - digitalizar o processo físico.
II – cadastrar o processo no SEI-MinC com o mesmo Número Único de Protocolo (NUP) do
processo físico por meio da opção Protocolo Informado e informar a data de autuação que
consta no processo físico.
III - preencher os demais campos na opção Iniciar Processo;
IV - criar um documento eletrônico do tipo “Termo de Encerramento de Processo Físico”; o
qual informa que a partir daquela data o processo passará a ser tramitado eletronicamente pelo
SEI-MinC, bem como o local onde estará arquivado o processo em papel.
V - Imprimir o “Termo de Encerramento de Processo Físico” criado no SEI e anexar na
ultima folha do último volume do processo físico;
VI - anexar no SEI-MinC o arquivo gerado pelo disposto no inciso I;
VII – registrar o encerramento do processo físico no SAD, para que constem as informações
de localização para consulta tanto internamente quanto externamente, por meio do SAD, no
seguinte padrão: “Movimentação física do processo encerrada no SAD e continuada em meio
eletrônico no Sistema SEI-MinC, mantendo-se o mesmo Número único de Processo (NUP).
VIII - Os processos físicos digitalizados deverão ser ordenados por código de classificação e
acondicionados em caixa padrão arquivo, os quais deverão ser enviadas ao Arquivo Central
mediante preenchimento de Guia de Transferência constante da Norma de Arquivo. Esse
procedimento será definido por meio de visitas técnicas pelo Arquivo Central.

167. Para documento avulso originalmente em papel cadastrado no SAD deve ser realizado os
seguintes procedimentos:
I - digitalizar o documento em papel e o documento recebido conforme padrões definidos;
II - abrir um processo no SEI-MinC com o novo Número Único de Protocolo (NUP), por
meio da opção Protocolo Automático;
III - preencher os demais campos da função “Iniciar Processo”;
IV - anexar ao processo criado no SEI-MinC o(s) documento(s) digitalizados em papel,
disposto no inciso I;
V - registrar o encerramento do trâmite físico do documento avulso no SAD no campo
“Resumo”, no seguinte padrão: “Movimentação física do documento encerrada no SAD e
continuada no SEI-MinC”.
VI - Os documentos físicos digitalizados deverão ser ordenados por código de classificação e
acondicionados em caixa padrão arquivo, os quais deverão ser enviadas ao Arquivo Central
mediante preenchimento de Guia de Transferência constante da Norma de Arquivo. Esse
procedimento será definido por meio de visitas técnicas pelo Arquivo Central.


DA ASSINATURA ELETRÔNICA

168. Os documentos produzidos no âmbito do SEI-MinC terão sua autoria e integridade
asseguradas mediante a utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:
I - assinatura cadastrada, mediante identificação de usuário e senha; ou
II - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de
Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

19. 19

169. O uso de assinatura digital é obrigatório para atos de conteúdo decisório ou que
necessitem de comprovação de autoria e integridade em ambiente externo ao Ministério,
adotando-se, nos demais casos, a assinatura cadastrada mediante identificação de usuário e
senha, ressalvado o disposto em normas que disciplinem procedimentos eletrônicos
específicos no âmbito do MinC.

170. A senha de acesso ao SEI-MinC e o certificado digital são de uso pessoal e
intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

171. O disposto neste artigo não se aplica a situações onde seja necessário o anonimato ou
que permitam identificação simplificada do administrado.

172. É vedada a assinatura de documentos no âmbito do SEI por terceirizado ou estagiário.

173. A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada em endereço do
MinC na internet indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio
documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC.

174. A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das normas sobre o assunto
pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido.


DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

175. O Sistema de Acompanhamento de Documentos (SAD) permanecerá disponível somente
para consulta, sendo vedado o seu uso para registro de novos documentos.

176. Em caso de dúvidas sobre procedimentos documentais contate o Administrador na sua
unidade ou a Coordenação de Documentação e Informação (CODIN/CGLOG/SPOA/SE).
177. Em caso de dúvidas sobre sistema contate o Administrador na sua unidade ou a
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação (CGTI/SPOA/SE).

20. 20

DEFINIÇÕES E TERMOS TÉCNICOS

I - ANEXAÇÃO: união definitiva de um ou mais processo(s) a um outro processo
(considerado principal), com vista à continuidade da ação administrativa com a formação de
um único processo, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o
mesmo assunto;
II - ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de suas
atividades, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos;
III - ARQUIVO CENTRAL: unidade responsável por executar as atividades de arquivo
intermediário e permanente;
IV - ASSINATURA ELETRÔNICA: é o registro realizado eletronicamente, por usuário
identificado de modo inequívoco com vistas a firmar documentos, e se dará pelas seguintes
formas: a) assinatura digital: baseada em certificado digital emitido por autoridade
certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil; e b)
assinatura cadastrada: mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com
fornecimento de login e senha;
V - ATIVIDADE DE PROTOCOLO: conjunto de operações que visam o controle dos
documentos produzidos e recebidos externamente, assegurando sua localização, recuperação e
acesso, tais como: recebimento, classificação, registro, distribuição, digitalização, tramitação
interna e externa;
VI - AUTENTICAÇÃO: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num
determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por parte de
uma pessoa investida de autoridade para tal.
VII - AUTENTICIDADE: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi
produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração.
VIII - CAPTURA: consiste em declarar um documento como arquivístico ao incorporá- lo no
SEI, a partir das seguintes ações: digitalização, registro, classificação, indexação, atribuição
de metadados e arquivamento;
IX - CATEGORIAS DE ACESSO: forma de controle de documentos e de processos
eletrônicos no SEI, classificados quanto ao nível de acesso em público, restrito ou sigiloso,
nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 e do Decreto nº 7.724, de 16 de
maio de 2012;
X - CREDENCIAL DE ACESSO À INFORMAÇÃO CLASSIFICADA: credencial gerada no
âmbito do SEI que permite acesso a processos sigilosos ao usuário interno em razão de suas
atribuições, sendo validada com a confirmação de vinculação do usuário à unidade
administrativa;
XI - CREDENCIAL DE SEGURANÇA: certificado que autoriza pessoa para o tratamento de
informação classificada;
XII - DESPACHO: ato processual por meio do qual a autoridade competente dá continuidade
a uma ação administrativa ou firma decisões;
XIII - DIGITALIZAÇÃO: conversão da fiel imagem de um documento para código digital;

21. 21

XIV - DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO: documento produzido ou recebido por pessoa física
ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de
organicidade;
XV - DOCUMENTO ELETRÔNICO: documento armazenado sob a forma de arquivo
eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização;
XVI - DOCUMENTO EXTERNO: documento de origem externa carregado no SEI;
XVII - DOCUMENTO INTERNO: documento produzido no SEI.
XVIII - DOCUMENTO NATO DIGITAL: documento criado originalmente em meio
eletrônico;
XIX - DOCUMENTO PREPARATÓRIO: documento formal u tilizado como fundamento da
tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas;
XX - GESTÃO DE DOCUMENTOS: o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
XXI - INFORMAÇÃO PESSOAL: informação relacionada à pessoa natural identificada ou
identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem;
XXII - NÚMERO DO DOCUMENTO: código numérico sequencial gerado para identificar as
sequências de tipo de documento;
XXIII - NÚMERO SEI: código numérico sequencial gerado automaticamente pelo SEI para
identificar individualmente um documento dentro do sistema;
e exclusiva, cada processo produzido ou recebido;
XXIV - ÓRGÃOS de Assistência Direta e Imediata ao Ministro de Estado: Gabinete,
Secretaria-Executiva e Consultoria Jurídica;
XXV - PEÇA PROCESSUAL: documento que, sob diversas formas, integra o processo;
XXVI - PETICIONAMENTO ELETRÔNICO: envio, por parte de usuário externo, de
documento visando formar novo processo, compor um já existente, requerer informação ou
solicitar vista de processo, por meio de ferramenta específica disponibilizada pelo MP;
XXVII - PROCESSAMENTO: todo trabalho realizado pelo apoio administrativo;
XXVIII - PROCESSO ELETRÔNICO: conjunto de documentos e atos processados,
armazenados e disponibilizados por meio eletrônico;
XXIX - PROCESSO PRINCIPAL: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir
a anexação de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisão;
XXX - PROTOCOLO CENTRAL: setor responsável por executar as atividades de protocolo
no âmbito do MinC.
XXXI - SOBRESTAMENTO: é a interrupção formal do andamento do processo, em razão de
determinação existente no próprio processo ou em outro.
XXXII - SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI: sistema oficial de
informações, documentos e processos eletrônicos no âmbito do MinC;
XXXIII - REMESSA: ato de envio do documento ou processo para destinatário externo ao
MINC;
XXXIV - SUPORTE: material no qual são registradas as informações. Exemplos: papel,
filme, fita magnética, disco, etc.
XXXV - TRAMITAÇÃO: movimentação do processo de um setor a outro, por meio do SEI;
XXXVI - USUÁRIO EXTERNO: pessoa física autorizada a assinar documentos eletrônicos
no SEI;

22. 22

XXXVII - USUÁRIO INTERNO: servidor, empregado público, estagiário ou prestador de
serviço terceirizado em exercício no MinC, que necessite utilizar o SEI-MinC para realizar
suas atividades profissionais e executar suas atribuições legais.