Selekcja i skontrum

Dla bibliotekarzy, informacja o najważniejszych zagadnieniach, zwiazanych z przeprowadzaniem i dokumentowaniem selekcji i skontrum w bibliotekach szkolnych.

1. Sopot 2012 SELEKCJA I SKONTRUM Ewa Różańska PBW Filia Sopot

2. E widencja ubytków (czyli materiałów wyłączonych ze zbiorów): Sumaryczna : zapisy w rejestrach ubytków , prowadzonych oddzielnie dla każdej grupy zbiorów (czyli: ile rodzajów ksiąg inwentarzowych, tyle osobnych rejestrów) Szczegółowa : protokoły ubytków dla materiałów niezwróconych, za które otrzymano inne materiały lub zapłatę p rotokoły komisji w sprawie ubytków dla zbiorów: niezwróconych, za które nie otrzymano ekwiwalentu wycofanych w wyniku selekcji spisanych jako braki bezwzględne

3. SELEKCJA Wzór protokołu ubytków Wzór protokołu komisji

4. REJESTR UBYTKÓW czyli informacja o: i lości materiałów przeprowadzonych przez ubytek o gólnej wartości tych materiałów p rzyczynach powstawania ubytków

5. D opuszczalne przyczyny ubytkowania: zniszczone (zaczytane lub zniszczone przez czytelnika) niezwrócone (brak możliwości wyegzekwowania od czytelnika zwrotu książki) wycofane jako zbędne w bibliotece: zdezaktualizowane wieloegzemplarzowe n ieodnalezione w czasie skontrum (braki bezwzględne) i nne (przyczyna podana w protokole selekcji)

6. Kolejność działań: wyselekcjonowanie grupy materiałów do ubytkowania: w spólna przyczyna w spólny czas zainwentaryzowania: przed 1995 rokiem (łączna wartość protokołu podlega denominacji) p o 1995 roku (bez potrzeby denominacji) s porządzenie protokołu (wg podanych wzorów) p rzekazanie protokołu do zatwierdzenia p rzekazanie ubytkowanych materiałów zgodnie z decyzją dyrektora (makulatura, inna biblioteka itp.) n adanie pozycjom z protokołu kolejnych numerów ubytków wykreślenie ubytków z ksiąg inwentarzowych z apis w rejestrze

7. SKONTRUM Nazwy: Skontrum zbiorów bibliotecznych Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych Rewizja zbiorów bibliotecznych Znaczenie: KONTROLA ZBIORÓW

8. CELE : Porównanie zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym Stwierdzenie różnic Wyjaśnienie tych różnic ( korekta ) Ustalenie ewentualnych braków Wyciągnięcie wniosków (jak przeciwdziałać dalszym brakom)

9. P odstawa (niezbędne materiały i dokumenty) do przeprowadzenia porównania ze stanem faktycznym zbiorów: Księgi inwentarzowe (lub ich odpowiedniki – komputerowe bazy danych, katalogi topograficzne itp.) Dokumentacja książek wypożyczonych i przeniesionych (karty książek, karty czytelników, rewersy, dowody przekazania do introligatora, spisy materiałów przekazanych do pracowni itp.) Dokumentacja ubytków (rejestry ubytków, protokoły)

10. Kiedy ? „wolny dostęp do półek” – co najmniej raz na 5 lat i nny system udostępniania w wypadku zbiorów, które nie przekraczają 100 tysięcy – co najmniej raz na 10 lat i nny system udostępniania w wypadku zbiorów przekraczających 100 tysięcy – kontrola ciągła (etapami)

11. Kto ? Komisja skontrowa m inimum 2 osoby (ale nie bibliotekarz przekazujący zbiory) p rzewodniczący (nie osoba odpowiedzialna za zbiory ani pracownik księgowości) c złonek (lub kilku członków) s kład ustala/zatwierdza dyrektor szkoły

12. Jak ? Według zatwierdzonego przez dyrektora szkoły REGULAMINU skontrum

13. Jak? Wybraną przez komisję metodą uzależnioną od: w ielkości zbiorów i ch organizacji i ch ustawienia METODY: Arkusze skontrowe (tradycyjna) Katalog topograficzny (bardzo rzadka) Programy biblioteczne np. MOL (coraz częstsza) Programy komputerowe , np. Excel Metoda mieszana ( arkusze + kartki , dawniej najczęstsza)

14. Kolejne kroki : Sprawy formalne (skład komisji, Regulamin, Zarządzenie) Wybór metody Porównanie zapisów ewidencyjnych ze stanem faktycznym (według wybranej metody) : o dnotowanie ubytków (chociaż ubytki warto uzgodnić z protokołami i księgami inwentarzowymi przed zamknięciem biblioteki ze względu na czas) o dnotowanie książek poza biblioteką (wypożyczone, przekazane do pracowni, u introligatora itp.) o dnotowanie książek z półek s porządzenie sumarycznego zestawienia zbiorów

15. ustalenie i spisanie braków : w zględnych (nieodnalezione podczas trwającego skontrum po raz pierwszy) b ezwzględnych (uznanych w czasie poprzedniego skontrum za braki względne, czyli nieodnalezionych ponownie) sporządzenie protokołu kontroli zbiorów wykreślenie z księgozbioru braków bezwzględnych (po zatwierdzeniu protokołu) ewentualne ponowne zainwentaryzowanie odnalezionych dokumentów (a przed skontrum uznanych za ubytki)

16. METODA TRADYCYJNA Sprawy formalne jak przy innych metodach Ponumerowanie arkuszy kontrolnych U stalenie znaków umownych - najczęściej kolorowe kreski ukośne , np.: c zerwona – ubytek z ielona – dokument poza biblioteką (wypożyczenie itp.) n iebieska – dokument na półce c zarna – numery pominięte w księdze b rak kreski – dokument nieodnaleziony

17. O dznaczenie na arkuszach kontrolnych: u bytków numerów pominiętych w księgach inwentarzowych dokumentów znajdujących się poza biblioteką d okumentów znajdujących się w bibliotece z djęcie książki z półki i odczytanie numeru inwentarzowego, autora i tytułu s prawdzenie tych danych z zapisem w inwentarzu wykreślenie umownym znakiem numeru na arkuszu Podliczenie kolumn poszczególnych arkuszy w pionie i poziomie Zsumowanie danych ze wszystkich arkuszy Ciąg dalszy jak przy innych metodach

18. Metoda mieszana (arkusze + kartki) Sprawy formalne jak przy innych metodach Przygotowanie arkuszy, ustalenie znaków i odnotowanie ubytków, numerów pominiętych i dokumentów poza biblioteką jak w metodzie tradycyjnej Ponumerowanie regałów i półek 1 2 1 2 3 4 5

19. Spisywanie po kolei książek z półek na osobnych karteczkach u góry numer inwentarzowy n iżej pierwszy wyraz tytułu n a dole numer regału / numer półki Uporządkowanie kartek numerami inwentarza Sprawdzanie zgodności z zapisem z ksiąg, ewentualna korekta Wykreślanie na arkuszach kontrolnych Ciąg dalszy jak przy innych metodach

20. METODA KATALOGU Topograficznego Warunek – posiadanie katalogu topograficznego, czyli katalogu pomocniczego: na kartach katalogowych skrócone opisy bibliograficzne, w miejscu sygnatury wyraźny numer inwentarzowy karty książek, będących ubytkami, przekreślone czerwoną kreską, u dołu numer ubytku w szystkie karty uszeregowane numerami inwentarza Porównujemy stan faktyczny księgozbioru z dokumentacją ewidencyjną, wyciągając z katalogu karty sczytywanych dokumentów Przekładamy wyciągnięte karty do pudełek: p udełko dla kart ubytków p udełko dla dokumentów poza biblioteką p udełko dla dokumentów z półek Karty, które zostaną w katalogu, uznaje się za braki C zynności rozpoczynające, podsumowujące i zamykające skontrum – jak w innych metodach

21. METODY wspomagane KOMPUTEREM Programy biblioteczne np. MOL (coraz częstsza ) postępujemy zgodnie z instrukcją, właściwą dla danego programu Programy komputerowe , np. Excel m etoda omówiona w „Bibliotece w Szkole”: www.bibliotekawszkole.pl DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ („to już jest koniec, możemy iść, jesteśmy wolni, bo nie ma już nic”)   